電子契約システムとは?基礎知識と導入時の注意点を総まとめ!

近年急速に導入が進んでいる電子契約システム。しかし、電子契約システムとはどのようなシステムで、どのようなメリットがあるのか、わかりにくく感じる方もいるのではないでしょうか。この記事では、電子契約システムの基本的な知識や、導入のメリット、導入に際しての注意点についてご紹介します。

電子契約システムとは?

電子契約システムとは
©Golden Sikorka – shutterstock

電子契約とは

電子契約システムについて解説する前に、電子契約とは何かを確認しておきましょう。電子契約とは、書面でおこなっていた契約の締結をオンライン上でおこなうこと、もしくはその契約のことをいいます。また、オンライン上でおこなう申込や注文なども、広い意味での電子契約に該当します。

電子契約システムとは

電子契約を可能にするシステムは、電子契約システムと呼ばれています。ペーパーレス化や業務効率化の観点から、電子契約システムを導入する企業は増えています。電子契約システムを利用することで、印刷にかかる費用を削減できるだけでなく、契約書の管理にかかる工数を削減することもできます。

書面契約と電子契約の違い

従来の書面での契約と電子契約とではどのような違いがあるのでしょうか。

書面契約と電子契約ではさまざまな部分において違いがありますが、特に大きな違いといえるのが、契約書の媒体と署名方法の違いです。従来では、契約書として紙で作成し、原本を保管する必要がありました。しかし、電子契約の場合、電子データで契約書を作成し、データとして保管することができます。

書面契約の場合、契約の証拠性を示すものとして、記名・押印が必須となります。電子契約システムの場合、電子署名(※1)とタイムスタンプ(※2)がその役割を果たします。また、書面契約の場合、押印された印鑑が本人のものであるという証明に印鑑証明書が使われますが、電子契約では、これに相当するものとして電子証明書(※3)がその役割を果たします。

※1:電子署名
電子文書に対しておこなう電子的な署名のこと。書面契約における記名や押印に相当する役割を持つ。電子署名法によって法的効力が認められている。

※2:タイムスタンプ
その時刻に電子データが存在していたことやデータが改ざんされていないことを証明できる技術。日本データ通信協会により一定の技術、運用、設備を満たした事業者を認定している。

※3:電子証明書
オンライン上でのやり取りや電子データにおいて、本人であることを電子的に証明するもの。用途によって異なるが、印鑑証明書やパスポート、運転免許証などの役割にあたる。電子契約システムにおいては、電子署名が本人なのか確認(検証)するために使われる。国が認める認証局(認証業務)で発行ができる。

書面契約と電子契約の違い
項目 書面契約 電子契約

媒体

電子データ

署名方法

記名・押印

電子署名

締結日時の証明

日付の記入

タイムスタンプ

本人の確認

印鑑証明書

電子証明書・メール認証

印紙

必要

不要

契約書の渡し方

郵送・持参

インターネット上での電子データによる受け渡し

保管方法

ファイルやキャビネットなどで保管

自社サーバー・外部サーバーでの保管

電子契約の種類:電子署名と電子サイン

電子契約には、その性質によって、電子署名方式と電子サイン方式という2つの方法がとられます。

電子署名は、電子証明書によって押印が本人によるものであることを証明します。電子署名は国が認める認証局で発行される電子証明書を用いるため、証拠能力が高くなります。そのため、重要な契約書類での利用に適しています。

一方、電子サインは、メールやSMSなどによって本人であることを確認します。そのため、電子署名よりも証拠能力は劣るものの、広範囲で利用することができるでしょう。また、電子サインは電子証明書の発行が不要のため、取引相手の負担が軽くなります。

項目 電子署名 電子サイン

電子証明書の発行

必要

不要

本人性の担保

電子証明書

メールやSMSなど

証拠能力

電子契約システムを導入するメリット

電子契約システムを導入するメリット
©MarcoVector – shutterstock

法律的にも技術的にも注意が必要な電子契約システムですが、電子契約システムを導入することによるメリットはたくさんあります。ここでは、電子契約システムを導入することでどのようなメリットが得られるのかを解説します。

電子契約システムのメリット①:印紙税や事務経費の削減ができる

書面での契約の場合には印紙税がかかりますが、電子契約では印紙税はかかりません。また、電子契約では契約書の送付は電子データであるため、契約書の印刷や郵送にかかる費用を削減することができます。電子契約システムを導入することで、契約にかかっていたコストを大幅に削減することができます。

電子契約システムのメリット②:契約業務の時間を短縮できる

書面で契約を交わす場合、取引先に原本を郵送し、先方が押印して郵送するまでに数週間という時間がかかっていました。電子契約システムではオンライン上でやり取りをおこなうため、これらの業務時間を削減することができます。

電子契約システムのメリット③:契約書の紛失リスクを減らすことができる

書面での契約の場合、契約書をファイルやキャビネットで保管します。そのため、契約書を探す手間や紛失のリスクがありました。しかし、電子契約システムは契約書を電子データで保管し、オンライン上で一元管理することができます。そのため、契約書を誤って紛失してしまうリスクを減らすことができます。

電子契約システムを導入するうえでの注意点

電子契約システムを導入するうえでの注意点
©MarcoVector – shutterstock

電子契約システムの導入でさまざまなメリットが得られる一方、注意しておきたいこともあります。電子契約システムをおこなう際は、以下のような点に注意して導入を検討しましょう。

電子契約システム導入の注意点①:取引先の理解が必要になる

電子契約システムを利用する際は、社内だけではなく取引先からの理解も得る必要があります。なぜなら、電子契約システムを利用するには、取引先に電子証明書を発行してもらったり、システムの利用登録をしてもらったりする必要があるからです。電子契約システムのなかには契約書の受信側が無料であるものも多く、電子証明書を必要としない認証方式を採っているものもあります。取引先に負担が掛からないシステムを選ぶことも重要です。

電子契約システム導入の注意点②:書面契約との並行運用が必要になる

電子契約の利用が増えてきたといっても、依然として書面契約を採用している企業は多いでしょう。前述のとおり、契約締結は自社のみで完結するものではないため、取引先の理解が必要になります。もし、取引先に電子契約の理解が得られなければ、書面での契約をせざるを得ません。電子契約システムを導入する際は、このようなケースを想定し、書面契約にも対応した業務フローを残しておく必要があります。

電子契約システムの導入の手順

電子契約システムの導入の手順
©MarcoVector – shutterstock

これまで、電子契約システムを導入するときの注意点を解説してきました。ここでは、電子契約を導入するまでの手順を解説します。

電子契約システム導入の手順①:電子契約システムを比較・検討する

電子契約システムにはさまざまなものがあり、多くのものは法令が定める技術的要件に対応しています。しかし、万が一、法令が定める技術的要件に対応していないシステムを導入してしまった場合、取引先との契約にも大きな悪影響を及ぼします。そのため、導入を決める前に、そのシステムの安全性をしっかりと確認するようにしましょう。

自社で取り扱われる契約書の種類や、契約業務のフローなどによって、自社に適している電子契約システムは異なっていきます。自社の導入目的に合わせて最適な電子契約システムサービスを選定しましょう。

電子契約システムの導入の手順②:業務フローの策定

電子契約システムを導入するうえで、契約に関わる業務フローを見直す必要があります。電子契約システムによっては社内稟議をシステム上でおこなえるものや、外部システムと連携できるものもあります。導入する電子契約システムに合わせて業務フローを策定することで、導入後の運用をスムーズにすることができます。

電子契約システムの導入の手順③:社内・取引先への周知

電子契約システムをスムーズに運用するには、事前に社内・取引先へ周知することが大切です。
社内に対しては、業務フローの変更点や電子契約システムの使い方などを説明し、スムーズに電子契約システムに移行できるようにしましょう。取引先にも契約の電子化についてしっかりと説明して、簡単にわかるマニュアルのようなものを用意しておくと良いでしょう。取引先にも合意を得て、滞りなく操作できるように体制を整えておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

おすすめの電子契約システム比較4選

これまで解説したように、電子契約システムはさまざまなメリットがある一方で、把握しておかなければいけなかったり、導入の体制を整備する必要があったりします。最後に、おすすめの電子契約システムサービスを紹介します。どのシステムを導入してよいかわからないという方は、ここで紹介するもののなかから検討してみてください。

また、より多くの電子契約システムのなかから選びたいという方はこちらをご覧ください。

おすすめの電子契約システム|価格比較表

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料

GMO電子印鑑Agree

お試しフリー

無料

電子サイン:
無料(月間 / 10文書まで)

契約印プラン
(電子サイン)

10,000円

電子サイン:
100円/文書

実印&契約印プラン


※電子証明書:年間8,000円/枚

20,000円

電子サイン:
100円/文書
電子署名 :
300円/文書

クラウドサイン

Standard

10,000円

200円/件

Standard plus

20,000円

200円/件

Business

100,000円

200円/件

クラウドスタンプ

ライトプラン

お問い合わせ

お問い合わせ

お問い合わせ

ベーシックプラン

お問い合わせ

お問い合わせ

お問い合わせ

BtoBプラットフォーム 契約書

フリープラン

無料

0円(月5件まで)

シルバープラン

10,000円

50円/通

ゴールドプラン

30,000円

0円(100通まで)
500円/通(101通以上)

おすすめの電子契約システム①:GMO電子印鑑Agree

GMOAgreeのHP
HPより

➤ 公式サイトでチェック

GMO電子印鑑Agreeは、「実印」と「契約印」に相当する2つの電子契約(電子署名・サイン)を採用している電子契約サービスです。契約手続きのステータス状況の可視化により、契約業務の効率化が実現されて、最短数分で契約を締結させることができます。

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料

GMO電子印鑑Agree

お試しフリー

無料

電子サイン:
無料(月間 / 10文書まで)

契約印プラン
(電子サイン)

10,000円

電子サイン:
100円/文書

実印&契約印プラン


※電子証明書:年間8,000円/枚

20,000円

電子サイン:
100円/文書
電子署名 :
300円/文書

おすすめの電子契約システム②:クラウドサイン

クラウドサインのHP
HPより

➤ 公式サイトでチェック

クラウドサインは、弁護士ドットコム社が運営している電子契約システムで、面倒な契約業務をたった3ステップで完了させることができます。マルチデバイス(パソコン・タブレット・スマホ)に対応しており、kintoneやSalesforceとの連携が可能です。

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料

クラウドサイン

Standard

10,000円

200円/件

Standard plus

20,000円

200円/件

Business

100,000円

200円/件

おすすめの電子契約システムサービス③:クラウドスタンプ

クラウドスタンプのHP
HPより

➤ 公式サイトでチェック

クラウドスタンプは、専門スタッフによる契約から稼働までの徹底的なサポートが特徴の電子契約システムです。数分で契約を締結させることができ、今までかかっていた印刷費や印紙税、保管などのコストを削減することが可能です。また、オプションで経営面での相談や導入についての電話サポートを受けることができます。

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料

クラウドスタンプ

ライトプラン

お問い合わせ

お問い合わせ

お問い合わせ

ベーシックプラン

お問い合わせ

お問い合わせ

お問い合わせ

おすすめの電子契約システムサービス④:BtoBプラットフォーム 契約書

BtoBプラットフォーム契約書
HPより

➤ 公式サイトでチェック

BtoBプラットフォーム 契約書は、契約書の締結から保管までをクラウド上でおこなうことができる電子契約システムです。高い証拠力を持つ電子署名とタイムスタンプを利用しています。ワークフロー機能も持ち、社内稟議をスムーズにおこなうことができます。

サービス名 プラン 初期費用 月額費用 送信料

BtoBプラットフォーム 契約書

フリープラン

無料

0円(月5件まで)

シルバープラン

10,000円

50円/通

ゴールドプラン

30,000円

0円(100通まで)
500円/通(101通以上))

最適な電子契約システム選びでスムーズな導入を!

今回は、電子契約システムについて解説してきました。
電子契約システムは、今までかかっていた金銭的・時間的コストを削減することができ、契約業務を大幅に短縮できるメリットがあります。一方で、電子契約システムを導入する際には、注意点や導入のハードルも考える必要があります。電子契約システムにはさまざまなものがあります。自社の状況や導入目的を考慮しながら、自社に最適な電子契約システムを選定することが重要です。

こちらの記事では、さまざまな電子契約サービスを比較・紹介しています。ぜひご覧ください!

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