おすすめ名刺管理の方法6選|アプリやソフト、Excelなどあなたに合った方法はどれ?

普段、名刺管理はどのようにしていますか?
ビジネスの中で、名刺交換は日常的におこなわれます。そのため、いつの間にか大量に溜まり、管理が大変に思ったり、いざ利用したいというときに困ったりするという人は多いのではないでしょうか。
このように、名刺を探す作業で時間を取られないためにも適切に管理することは重要です。
今回は、アナログやデジタルの名刺管理の方法をまとめました。自分に合った方法でしっかりと管理しましょう。

名刺を上手に管理する3つのポイント

名刺をうまく管理するためには、いくつかポイントがあります。
まずはこのポイントをしっかりと押さえましょう。

名刺管理のポイント①:ルールを決める

名刺管理は、名刺を必要なときにすぐに見つけ出せるようにすることが重要です。そのため、ただまとめているだけでは意味がありません。管理をするためのルールを決めましょう。
ルールというのは名刺を並べる順番です。名刺を規則的に並べると後から探し出す際に役立つでしょう。

50音順で並べる

会社名や氏名で50音順に並べる方法です。
この並べ方は、名前を覚えていれば探しやすいという点がメリットです。しかし、名前を覚えていない場合は、名刺を探すのにとても苦労します。
そのため、名前を確実に覚えているような固定の取引先がいくつもある場合などにおすすめです。

日付順で並べる

名刺交換をした日付順で並べる方法です。
この方法では、だいたいの時期や季節を思い出すことができれば、名刺を簡単に探すことができます。また、時期や日付と紐付けて、過去の訪問を連想することができるでしょう。
例えば、同じ日に同じ会社の人と名刺交換をしていれば、同じ訪問で会ったということもわかります。

業界別・役職別に並べる

名刺交換をした人の業界や役職別で並べる方法です。
さまざまな業界や役職の人とお付き合いがある人はこの方法で並べるのが1番名刺を探しやすいかもしれません。業界や役職別でカテゴリー分けをして、その中で50音順でも並べれば、より名刺を管理しやすいのではないでしょうか。

このように、規則を決めて並べるだけで名刺を探す時間を短縮することができます。
名刺を並べる順番は下で紹介する名刺管理の方法によって異なります。
そのため、自分に合った方法とどのような管理方法かに合わせて名刺の並べる順番を工夫しましょう。

名刺管理のポイント②:定期的なアップデート

名刺は多いほど良いというわけではなく、名刺が増えれば増えるほど管理するのは大変になります。そのため、名刺を捨てる判断・決断をすることは重要です。
今後、関わりのなさそうな人の名刺は約1年を目途にシュレッダーで処分をして、整理していきましょう。
このように定期的に大量の名刺をアップデートしていくことも名刺を管理するうえで重要です。

名刺管理のポイント③:情報を残す

名刺は持っていても活用できなければ意味がありません。そのため、名刺を後から活用できるように管理する必要があります。
例えば、名刺が増えてくると名刺を後から見直したときに「〇〇さんって誰だっけ?」「どんな人だったか思い出せない・・・」となってしまうこともあると思います。
そうならないためにも、名刺に書かれていること以外にも情報を残しておくことが重要です。
残しておくべき情報とは、その人との関係性、その人の顔の特徴、印象などです。これらを名刺にメモ書きしておけば、後から思い出すのに役立つでしょう。

以上3つのポイントを踏まえたうえで、自分に合った名刺管理の方法を選んでください。

アナログで名刺を管理する方法

アナログでの名刺管理は、コストがかからず、誰でも導入しやすいです。
また、自分の好みや利用のしやすさに合わせて自由にカスタマイズできる点もメリットとして挙げられます。
名刺自体に印をつけたり、ペンで自分の好きなようにメモ書きを残しておける点も良いのではないでしょうか。

名刺管理の方法①:名刺ホルダー

名刺ホルダーの種類
トルテオ編集部

名刺ホルダーで管理するのはメジャーな方法なので、この方法で管理しているひとも多いのではないでしょうか。
名刺ホルダーには、ファイルタイプと回転タイプ、ボックスタイプがあります。
同じ名刺ホルダーでも用途によって使い分けるのも良いかもしれません。

ファイルタイプの名刺ホルダー

ファイルタイプの名刺ホルダーでの管理方法は、冊子の中のビニールポケットに1枚ずつ名刺を差し込んでいきます。
ファイル方式の名刺ホルダーで管理するメリットは、冊子になっているため、後から見直すときに見やすい点です。また、見開きで複数の名刺を1度に見ることもできます。

この方法では、名刺を交換した日付順に名刺を追加していくのがおすすめです。
そうすることで、その時期のページを開いて名刺を探すことができます。

一方でデメリットは、差し込むのを忘れたなどで後から名刺を追加したい場合や、名刺の並び順を変えたい場合は手間がかかる点です。
また、名刺の数が増えると冊子の数も増え、量がかさばってしまうのもデメリットの1つなので、定期的に処分していく必要があるでしょう。

回転タイプの名刺ホルダー

回転タイプの名刺ホルダーは、360度回転する名刺ホルダーの袋の中に1枚ずつ名刺を差し込んでいくというものです。
ファイルタイプとは異なり、回転するホルダーで管理するため、カテゴリーに分けておくと名刺を探す手間を削減することができます。
回転タイプの名刺ホルダーは、多くの名刺をスタイリッシュに管理でき、探しやすい点がメリットです。

ボックスタイプの名刺ホルダー

名刺ホルダ―にはボックスタイプのものもあります。
ボックスタイプの名刺ホルダーは、名刺専用の箱に整頓して入れていきます。ボックスで管理するメリットは、後からでも名刺を追加しやすい点です。
ボックスタイプの名刺ホルダーは、50音順、時系列順など、どの順番で並べいても、名刺を簡単に追加することができます。

逆にデメリットとしては、箱型であるため、どうしても管理するための場所を取ってしまう点です。
また、ボックスタイプの名刺ホルダーでは名刺を箱から出さなければ見ることができません。そのため、細かくカテゴリーに分けなければ探すのが面倒であるという点はデメリットといえるでしょう。

名刺管理の方法②:Excel

名刺管理をExcelでおこなっている人もいると思います。
Excelでの管理方法は、会社名や氏名を入力して管理します。Excelでの管理は、検索するのが簡単、並べ替えができる、名刺のデータを年賀状やはがきに利用できるなどの点がメリットとして挙げられます。
しかし、Excelで管理しやすいようにはじめにフォーマットを作ったり、名刺が追加されるたびに自分で入力をしたりしなければならないという手間があります。

名刺管理の方法③:ノート

名刺をノートで管理する方法もあります。
この管理方法ではノートに名刺を貼っていきます。
ノートで管理するメリットは、名刺と一緒にノートの余白にメモを残したり、オリジナルにカスタマイズしたりできる点です。
しかし、名刺が大量になると管理がとても大変になるので、名刺の数が少ない人におすすめです。

デジタルで名刺を管理する方法

アナログでの名刺の管理方法をいくつか紹介しました。
アナログの方法でもメリットはありますが、名刺の量が増えてしまうと管理するのが大変になってしまいます。大量に増えてしまった名刺をアナログの方法で管理するのは限界があるでしょう。

デジタルでの名刺管理方法は、大量の名刺を簡単に登録と管理ができ、そして、そのまま顧客情報として企業のマーケティングに活用できるものもあります。
ここでは、デジタルでの名刺管理の方法を紹介します。

名刺管理の方法④:名刺管理ソフト・アプリ

アプリで名刺管理をしている人
©GaudiLab – shutterstock

デジタルで名刺を管理する方法は、名刺管理のためのソフト・アプリを利用します。
名刺管理のソフト・アプリを利用すれば、これまでのデータ入力、管理、検索などの工程を簡単にすることができます。
そして大量の名刺を1つの場所で管理をすることができる点がメリットです。

名刺管理のソフト・アプリはデータを取り込む方法として、名刺をスキャンする方法と、写真を撮る方法があります。

スキャン

名刺をスキャンする方法では、専用のスキャナーに名刺を通して、会社名や氏名、メールアドレスなどの名刺に書かれている情報を自動で読み込み保存します。
この方法は、大量の名刺を簡単にデータとして取りこむことができる点が特徴です。
アプリやソフトによっては、両面をスキャンし、データを取り込むことができたり、一度に多くの名刺データを取り込むことができたりするものもあるため、名刺のデータ入力の手間と時間をかなり削減することができます。

写真

名刺管理のアプリでは写真を撮ってデータを取り込むタイプもあります。
専用のスマホやタブレットのアプリを利用すれば、名刺の写真を撮るだけで自動でデータ化し保存することができます。
スマホやタブレットで写真を撮るだけなので、馴染みが深く利用しやすい点がメリットです。しかし、スキャンしてできるものに比べて1度に多くの名刺を読み込むことができません。

誰かに頼む方法

名刺管理の方法⑤:秘書やアシスタントに頼む

大企業では役員には秘書がつくことがあります。また、特定の役割の人にはアシスタントがついたり、サポートのメンバーがいたりする企業もあるでしょう。
そのような場合は、名刺管理などの事務作業は秘書やアシスタントに頼むことができます。
しかし、秘書やアシスタントも名刺管理だけをおこなっているわけではないため、秘書によっては結局管理がおろそかになってしまうかもしれませんね。

名刺管理の方法⑥:外注する

名刺管理は量が多くなればなるほど管理が大変になってしまいますよね。名刺データを入力したり名刺を整理したりするのに「時間がない」「人手が足りない」という場合は、外注するのも1つの方法です。
名刺管理を外注すると、指定したフォーマット通りにデータ入力を代行してもらうことができます。
1枚あたり約20円程の値段で利用できるため、時間や人手で困っている場合は利用してみても良いのではないでしょうか。

名刺管理の方法を見直しみては?

今回はアナログ、デジタルなどさまざまな名刺管理の方法を紹介しました。
アナログにもメリットはいくつかありますが、名刺が大量になると管理するのは大変で、限界もあります。
また、名刺は、営業やマーケティングなど企業の経営活動として活用できる重要な顧客の情報です。
これらを踏まえて、名刺管理をデジタル化して一括で管理、活用できる仕組みを導入してもよいかもしれませんね。

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