おすすめの名刺管理方法を紹介!具体的な管理方法もあわせて解説

「名刺をもらうことが増えたけれど、うまく管理する方法がわからない」という方もいるのではないでしょうか。今回は、名刺管理の方法をアナログとデジタルに分けて紹介します。名刺管理アプリを利用したり、EvernoteやOneNoteのようなドキュメント管理サービスを利用する方法もあります。このようなドキュメント管理サービスの活用方法も詳しく解説していきます。ここで紹介する名刺管理の方法のなかから、自分に合ったものを探してみてください。

更新日:2020.4.30

名刺管理に年間20.5時間費やしている!

名刺管理に年間20.5時間費やしている!
©Tanyastock – shutterstock

仕事をするうえで、名刺管理の負担に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。名刺は増えれば増えるほど、どこに誰の名刺があるのかわからなくなっていってしまうものです。

名刺管理サービスを提供しているSansan社がビジネスパーソンを対象におこなった「ビジネス名刺実態調査」によると、ビジネスパーソンは名刺を探している時間だけで年間20.5時間も費やしているようです。この時間をもったいないと感じる方もいるのではないでしょうか。名刺管理の方法はアナログやデジタルでさまざまな方法があります。本記事を読んで、自分に合った名刺管理方法を取り入れてみましょう。

アナログで名刺を管理する3つの方法

アナログな名刺管理の方法
©ESB Professional – shutterstock

それでは、アナログで名刺を管理している人はどのような方法を取っているのでしょうか。ここでは、アナログの名刺管理で一般的な方法を紹介します。

アナログな名刺管理の方法①:名刺ファイルにまとめる

一般的な方法として、名刺ファイルにまとめるという管理方法が挙げられます。名刺ファイルにまとめておくと、もらった名刺を一覧で確認できるため、名刺を探すのにかかる時間を短くすることができます。
ただ、フォルダにまとめるときに1つひとつ名刺を差し込む必要があるため、収納する工数が多くかかってしまいます。また、名刺の並び替えが必要になった際に、その入れ替え作業で多くの時間を割かれるといったデメリットもあります。

アナログな名刺管理の方法②:名刺ボックスで管理する

アナログで管理している人のなかには、名刺ボックスで管理している人も多いのではないでしょうか。名刺ボックスは、上から差し込むだけで良いため、収納する工数を抑えることができます。また、あいうえお順や業界別など好みの分け方で管理できるため、自由度高く管理することができます。
しかし一方で、卓上に名刺ボックスをおいて管理していると、名刺の枚数が増えてきたときにスペースを取ってしまうというデメリットもあります。

アナログな名刺管理の方法③:秘書やアシスタントに頼む

大企業では役員などの役職者には秘書がつくことがあります。また、特定の役割の人にはアシスタントがついたり、サポートのメンバーがいたりすることもあるでしょう。そのような場合、名刺管理などの事務作業を秘書やアシスタントに頼むことができます。
秘書やアシスタントに名刺管理を依頼することで、煩雑な管理にかかる工数を削減したり、細かな要望をお願いしたりすることができるでしょう。秘書やアシスタントがすでにいる方、新たに確保する余裕のある方は秘書やアシスタントに名刺管理を依頼しても良いかもしれません。

デジタルで名刺を管理する3つの方法

デジタルな名刺管理の方法
©THE YOOTH – shutterstock

ここでは、デジタルで名刺を管理する方法を紹介します。デジタルでの管理にも一長一短あるので、ここでそれぞれの特徴を押さえておきましょう。

デジタルな名刺管理の方法①:Excelにまとめる

デジタルに名刺管理をするとき、最も一般的な方法は、Excelを使うやり方です。
Excelで管理することで紙の名刺を管理する必要がなくなるため、名刺を管理するために必要としていたスペースを確保することができます。また、入力した名刺情報のなかからほしい情報を抽出することができるため、名刺を探す際にかかる工数を少なくすることができます。

Excelで名刺管理をおこなう場合、以下の手順でシートを作成し、活用してみてください。

  1. 必要な見出し項目を設定する
  2. テーブルを設定する
  3. フリガナの自動入力を設定する
  4. Excelブックへのアクセスを制限する

ステップ①:必要な見出し項目を設定する

Excelで名刺管理する方法
トルテオ編集部

Excelで名刺管理をおこなう場合、まずはじめに見出しとなる項目を洗い出しておきましょう。社名や本人の氏名、連絡先などを見出し項目として設定すると良いでしょう。
Excelで名刺を管理すると、ある程度手作業でデータを入力する必要が出てきます。そのため、名刺管理にかかる工数を必要以上に多くしてしまわないよう、見出し項目は必要最低限に収めておくことが大切です。名刺管理をおこなう目的や管理したい名刺の枚数に合わせて見出し項目を設定していきましょう。

ステップ②:テーブルを設定する

Excelで名刺管理する方法
トルテオ編集部

見出し項目を決めたら、次は一覧を見やすくするために、テーブルを設定しましょう。
テーブル機能は、一覧を見やすくするだけでなく、フィルター(絞り込み)や並び替えを簡単におこなうことができます。そのため、名刺の検索性を向上させることができます。さらに、テーブルは、行が増えたときにもスクロールしたときに、見出しが列番号の部分に表示されます。
テーブルの設定方法は、以下のとおりです。また、「表示」から「目盛線」のチェックを外すとExcelの罫線が表示されなくなります。

  1. 一覧部分のを範囲選択をする
  2. メニューの「挿入」から「テーブル」を選択する
  3. 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックをして、「OK」を選択する
  4. テーブルの範囲を広げたい場合は、テーブルの右下を選択し範囲を広げる

ステップ③:フリガナを自動入力する

Excelで名刺管理する方法
トルテオ編集部

名刺管理をExcelでおこなうとき、名刺情報を手入力しなければなりません。とはいっても、できるだけ入力作業は省略したいものです。Excelの関数には、読みを自動で返す関数があります。これを使用することで、漢字からフリガナを表示することができます。
連絡したい人がいるけれど、漢字が正しいのかわからないということもあるでしょう。そのようなとき、フリガナで検索できるようにしておくと、連絡取りたい人をすぐに見つけることができます。
フリガナの自動反映は以下の手順で設定することができます。

  1. フリガナを表示したいセルを選択する
  2. 「数式」のタブを開く
  3. 「その他の関数」を開く
  4. 「情報」を開く
  5. 「PHONETIC」を選択する
  6. フリガナを振りたい文字が記載されているセルを選択する
  7. 「OK」ボタンを押す

ステップ④:Excelブックへのアクセスに制限をかける

Excelで名刺管理する方法
トルテオ編集部

名刺情報も個人情報にあたります。そのため、Excelで名刺情報を管理する場合は、セキュリティ対策が施されたパソコンで情報を管理する必要があります。場合によっては個人だけでなく、部署やグループで管理するということもあるでしょう。複数人で情報を共有する場合、より一層、情報管理に気を付ける必要があります。このような場合は、Excelにロックをかけて、情報にアクセスできる人を限定するという方法があります。その方法は以下のとおりです。
「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」で、入力担当者と閲覧者を分けるなどの、制御も可能になります。

  1. 「ファイル」を選択する
  2. 「名前を付けて保存」を選択する
  3. 「その他のオプション」を選択すると、「名前を付けて保存」というダイアログが表示される
  4. 「ツール」のプルダウンの中から「全般オプション」を選択する
  5. 「全般オブション」のダイアログで、「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」を任意で設定する
  6. 「OK」を選択する

Excelでの名刺管理は、直接入力しなければならないという手間が発生します。しかし、自分やグループメンバーが見やすい形式で、残しておきたい情報を管理することができます。
上記で紹介したExcelテンプレートはこちらからダウンロードができます。Excelで独自の名刺管理方法を試してみのも良いかもしれません。

➤ ダウンロードはこちら

デジタルな名刺管理の方法②:EvernoteやOneNoteを活用する

EvernoteやOneNoteなどのドキュメント管理サービスを利用して名刺管理するという方法もあります。2つのサービスは名刺管理のみならず、あちこちに散らばっているメモやデータを一元管理するツールです。情報の収拾がつかなくなってしまいがちな方は、この機会にドキュメント管理サービスを導入してみても良いかもしれません。

Evernoteで名刺を管理する方法

Evernote
HPより

➤ App Storeでチェック
➤ Google Playでチェック

Evernoteで名刺管理をするには、「名刺スキャン」の機能を利用すると良いでしょう。名刺スキャン機能はEvernoteプレミアムで提供されています。名刺情報を保存するには、スマホカメラで撮影する方法とスキャナーで読み込む方法があります。ここでは、手軽に利用できるスマホカメラでの管理方法を解説します。

Evernoteでの名刺管理はとても簡単で、スマホカメラに映すだけで名刺と認識し、自動で名刺情報を取得してくれます。読み込んだ名刺情報は連絡先ノートに保存されており、取り出したい情報にすぐにアクセスすることができます。

プラン 料金 スマホアプリ タブレット PCブラウザ デスクトップアプリ 最大名刺登録枚数

ベーシック

0円

プレミアム

月額600円

BUSINESS

月額1,100円/1ユーザー

OneNoteで名刺を管理する方法

Onenote
HPより

➤ App Storeでチェック
➤ Google Playでチェック

Evernoteと並んで名刺管理に用いられるアプリとして、OneNoteがあります。OneNoteは、マイクロソフト社が提供しているドキュメント管理サービスです。
OneNoteで名刺を管理するには、以下の手順を踏む必要があります。

  1. セクションを作る
  2. 撮影した名刺画像を挿入する

セクションとは、Evernote内に設置する1つのフォルダのことです。名刺をまとめて格納するセクションをつくり、そのなかに名刺情報を保存していきます。
スマートフォンで名刺管理する場合、「Office Lens」というアプリを利用すると良いでしょう。Office Lensでは、名刺の輪郭に合わせて自動でスキャンすることができます。Office Lensでスキャンした名刺データを最初に作成したセクションのなかに保存すれば、名刺情報の登録が完了します。

料金 スマホアプリ タブレット PCブラウザ デスクトップアプリ 最大名刺登録枚数

デジタルな名刺管理の方法③:名刺管理アプリを利用する

名刺管理アプリとは、カメラで名刺を撮影して自動で名刺データを抽出し、一括管理できるアプリのことです。また、登録されているデータから検索で探し出すこともできます。
名刺管理アプリではデータ入力の際も写真を撮影するだけで完了するため、データ入力の工数と検索にかかる工数をどちらも削減することができます。

名刺管理アプリを利用するメリット

名刺管理アプリを利用するメリット
©SAKORN. SUKKASEMSAKORN – shutterstock

名刺管理アプリは、写真を撮影するだけで名刺情報を入力することができたり、検索で対象者を探し出すことができたりといったメリットがあります。ここでは、名刺管理アプリを利用するメリットを紹介します。

名刺管理アプリを利用するメリット①:名刺管理を効率化できる

まず第一に、名刺管理アプリを利用すると名刺管理業務を効率化することができます。数ある名刺管理アプリのなかには、複数枚同時に撮影しても正確に名刺データを読み込めるものもあり、これまでの管理方法と比べて格段に効率を上げることができるでしょう。また、スマホアプリで利用するため、オフィスにいない外出中などの時間でもデータ入力できることは名刺管理アプリの魅力の1つです。

名刺管理アプリを利用するメリット②:検索で対象者を探すことができる

名刺管理アプリでは、連絡を取りたい人を検索で探し出すことができます。Sansan社が公表した「ビジネス名刺実態調査」で年間20.5時間も名刺を探しているという結果が出たように、アナログで名刺を管理していると名刺を探すことにも多くの時間を割いてしまいます。
アプリを利用することで検索して対象者を探すことができ、探すためにかかっていた時間を削減することができるでしょう。

名刺管理アプリを利用するメリット③:スペースを確保できる

名刺管理アプリはデジタルで名刺を管理できるため、紙の名刺を管理するために必要だったスペースを有効活用することができます。デスクが綺麗に整頓されていると仕事が捗るとよく言われるように、スペースを確保することで仕事が捗るようになるでしょう。

おすすめ名刺管理アプリ3選

名刺管理アプリを利用するメリットを理解していただいたうえで、おすすめの名刺管理アプリを3つ紹介します。アプリによって特徴がさまざまであり、なかには名刺管理アプリにSNS機能を搭載しているものもあります。自分の使い方に合ったアプリを利用してみてください。

おすすめ名刺管理アプリ①:Eight

Eight
HPより

➤ App Storeでチェック
➤ Google Playでチェック

  • Sansan社が提供する個人向け名刺管理アプリ
  • 登録者同士はチャットでコミュニケーションを取れる
  • 相手の名刺が更新されれば通知が届き、転職や昇進の情報がわかる
料金 スマホアプリ タブレット PCブラウザ デスクトップアプリ 最大名刺登録枚数

無料
Eightプレミアム:480円/月、または4,800円/年

×

おすすめ名刺管理アプリ②:Wantedly People

Wantedly People
HPより

➤ App Storeでチェック
➤ Google Playでチェック

  • 1回の撮影で10枚まで同時に名刺データを読み取ることができる
  • LINEやメールなどで名刺データを社内共有できる
  • AIを活用して自分の仕事に関わるニュースが表示される
料金 スマホアプリ タブレット PCブラウザ デスクトップアプリ 最大名刺登録枚数

無料

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無制限

おすすめ名刺管理アプリ③:myBridge

myBridge
HPより

➤ App Storeでチェック
➤ Google Playでチェック

  • myBridgeに登録している人同士であれば、連絡先を登録していなくても着信があったときに相手の名刺情報が表示される
  • 登録した名刺情報をスマホやGoogle連絡帳、Excelファイルにダウンロードすることができる
  • 名刺情報をLINEやメールで簡単に共有できる
料金 スマホアプリ タブレット PCブラウザ デスクトップアプリ 最大名刺登録枚数

無料

×

無制限

今どきの名刺管理はアプリで完結!

いかがでしたか。
今回はアナログなスタイルの名刺管理とデジタルなスタイルの名刺管理をどちらも紹介しました。アナログな名刺管理方法にも始めやすさなどの魅力はありますが、業務効率を考えるとドキュメント管理サービスや名刺管理アプリを利用したほうが良いかもしれません。これまで名刺管理にかかっていた時間を削減するためにも、この機会に今回紹介したアプリを利用してみてください。

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