Webアンケートシステムとは?導入をおすすめする6つの理由

Webアンケートシステムとは、アンケートの配布から分析までの流れをすべてインターネット上で完結できるサービスのことです。従来ならアンケートの内容を考えて紙に印刷して郵送したり、アルバイトを雇って配布したりしていた作業を、ネット上で完結できます。
Webアンケートシステムを導入することによって得られるメリットや活用法、システム選びのポイントをご紹介します。

Webアンケートシステム=ネットでアンケートを回収できるサービス

パソコン操作する
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Webアンケートシステムとは、顧客の好みや製品に対する意見などのアンケートを、Web上で実施できるサービスのことです。カスタマーサポートやマーケティング、従業員に対する意識調査など幅広い用途で活用できます。

そんなWebアンケートシステムの基本的な機能は、以下の通りです。

  • アンケート項目の作成
  • アンケート回答用URLの配布・共有
  • 回答結果の回収
  • アンケート結果の分析

ただし、Webアンケートシステムには無料のものから有料のものまで様々な種類があり、機能やサポートなどに差があります。アンケート機能に制限があったり、データ管理やサポートに不安が残ったりするものもあるため、どのシステムを選んでも良いというわけではありません。

また、どの程度の規模のWebアンケートが必要なのかによって、おすすめのシステムが変わってくる点にも注意が必要です。Webアンケートシステムを導入する場合は、導入コストやアンケートの頻度等を考えたうえで、サービスを選びましょう。

Webアンケートシステムの導入メリットは経費や時間の削減など

Webアンケートを書く
©jannoon028 – shutterstock

Webアンケートシステムを導入すれば、従来のアンケートシステムを運用するために必要だった「印刷費用」「発送費用」等を削減しつつ、アンケートの作成や配布といった作業そのものも楽にすることができます。紙のアンケートシステムを頻繁に利用している企業ほど、Webアンケートシステムを導入するメリットは大きいです。

ただ、これまで利用していないツールを導入する場合、まずは上司や周囲の理解を得る必要があります。ここからは、Webアンケートシステムの導入によって得られる6つのメリットを押さえていきましょう。

1. オープンソースのシステムなら無料で利用できる

Webアンケートシステムの大きなメリットは、コストの安さです。
いわゆる従来のアンケート、つまり紙を使ったアンケートでは、アンケート用紙の印刷費用に加えて、回答者の元へアンケート用紙を配布し、返送してもらうための送料も必要でした。アンケートの規模を広げ、より多くの人から回答を得ようとすればするほど、これらのコストは高くなってしまいます。

さらに、紙ベースのアンケートは、集計作業も手作業です。当然のことながら、社員やアルバイト等を使ってアンケート結果を集計する場合、人件費も発生してしまいます。

その点、Webアンケートシステムはデジタルデータのやり取りなので、原本となるアンケートさえ作ってしまえば、1,000件でも10,000件でも一括で配布することが可能です。アンケート結果の回収もインターネット経由でできるため、書類を送ったり返送してもらったりする費用もかかりません。Webアンケートシステムの導入でコストを抑えれば、アンケートの頻度や規模を増やすことができるでしょう。

Webアンケートシステムには、オープンソース(ソースコードが公開されており、有志が自由に改良できるソフトウェア)のものも存在します。オープンソースのソフトウェアは、原則として無料で利用可能です。無料のサービスを選ぶことで、これまでアンケートを実施していなかった企業も手軽にアンケートを取れるようになるでしょう。

2. リアルタイムでアンケートの回答結果を確認できる

Webアンケートシステムならではのメリットが、リアルタイム性です。
通常のアンケートシステムでは、配布したアンケート用紙は順次返送されてきます。アンケート結果を集計・分析する場合、届いた回答をパソコン等に入力する作業が必要なので、リアルタイムでの集計は現実的ではありません。

しかし、Webアンケートシステムなら、回答者数や回答の内容がリアルタイムでわかります。届いた回答の中で気になるものをすぐに関係部署や上司と共有したり、現時点で出揃っている回答結果から集計や分析作業を進めたりできるので、よりスムーズな対応が可能です。

たとえば、新製品の見た目や品質について早い段階で悪い反応が出ていたら、開発部に伝えて製品やサービスの改良を協議することができます。インターネットが高度に発達している現代のビジネスでは、時間の遅れが新製品・新サービスの売上を左右することも少なくありません。とくに、先進的な商品やサービスを出す場合、他社から先に同じような商品が出てしまうと、それだけで商品価値が薄れてしまいます。

アンケートで集めた情報をビジネスに役立てたい場合は、リアルタイム性の高いWebアンケートシステムがおすすめです。

3. 作業時間を短縮できリアルタイム集計も可能

Webアンケートシステムによって、作業時間も短縮できます。
そもそも印刷や発送といって手間がありませんし、万が一、内容に不備があった場合も、データを書き換えるだけで対応可能です。「○時に一斉配布する」といった設定をしておけば、アンケートの配布時間に待機しておく必要もありません。

回答者がアンケートに答えてくれれば、その時点で回答データが手元にデジタルデータとして手元に届くので、「手書きの文字をパソコンの表計算ソフトに打ち込む」といった面倒な作業も不要です。分析機能が付いたWebアンケートシステムなら、届いたデータを流し込んでいくだけで、結果を分析したりグラフを作ったりすることができます。

アンケートの発案から集計・分析までに必要な時間が短いため、「新製品の提案を補強するために、市場でどの程度のニーズがあるのか事前にアンケートを取ってみる」といった使い方もしやすくなるでしょう。

また、過去のアンケート結果を、用語やタイトルで検索することも可能です。アンケート用紙を取っておいたり、資料室に保管しておいて大量の書類の中から必要なものを探したりする作業がなくなります。

4. 大規模なアンケート調査を自社でできるようになる

Webアンケートシステムを企業におすすめする理由のひとつが、「自社で作業を完結できる」という点です。
これまで、ある程度規模の大きいアンケートをおこなう際、調査会社を利用していた企業は多いでしょう。

当然のことながら、外部に委託するということはコストがかかるということです。予算によっては、アンケートの規模を狭める必要も出てくるでしょう。また、外部に任せていると、アンケートのノウハウが社内に残りません。

アンケートは、配布するターゲットの属性や配布する時間等によっても回答結果に違いが出てくる調査方法です。いざ自社で小規模なアンケートを取ることになった場合、アンケートを配布するノウハウがないと、前回の結果と比較できない回答を溜め込むことになってしまいます。

とくに、自社製品やサポートの対応に関する顧客満足度など、過去の調査と比較して良くなっているかどうかをチェックするアンケートに関しては、「同じ条件でアンケートを取れるノウハウ」の蓄積が必要不可欠です。外部委託に頼りすぎると、委託先が倒産したり経営者が変わったりしたときにアンケートのとり方が変わってしまうので、リスクを避けるなら自社内でアンケートを取るスキルを習得しておく必要があります。

その点、Webアンケートシステムであれば印刷代等のコストカットが可能です。また、元データさえ作ってしまえば大量にアンケートを配布・回収できるので、自社のみで大規模アンケートを定期的に実施できます。配布したアンケートに対する反応もすべて自分たちで共有できるので、アンケートの設問や文章、デザイン等の改善も検討することができます。社内でアンケートのテンプレートを共有しておけば、担当者が変わってもアンケートの品質や内容を維持することができるでしょう。

5. セキュリティが強固で情報流出のリスクが少ない

サービスにもよりますが、Webアンケートシステムは紙ベースのアンケートよりもセキュリティが強固です。

書類形式のアンケートは、周囲の人に記入内容を盗み見されてしまったり、郵送中に紛失したり、盗難被害にあったりする可能性があります。一方、Webアンケートシステムの回答方式は、パソコンやスマホの画面で必要事項を入力していくだけなので、画面を近くで覗き込まれない限り記入内容はわかりません。

とくに、入力時に個人情報の入力を求めるアンケートを取る場合、セキュリティが脆弱なシステムを使っていると、それだけで回答してくれる人を逃してしまいます。個人情報を預かる以上、企業として中途半端な対応はできないので、安全性を重視するなら紙ベースのアンケートからWebアンケートシステムへの乗り換えがおすすめです。

6. ネットアンケートなので時間や場所を問わない

Webアンケートシステムは、時間や場所を問わずいつでもどこでもアンケートを配布できます。
回答自体もパソコンやスマホを使ってすきま時間で入力できるので、紙ベースのアンケートより相手側のストレスになりづらく、回答を得やすいです。

また、システムに翻訳機能が付いていれば、日本語以外の多言語でアンケートを配布することができます。人種・性別・言語を問わずアンケートを送付できるので、大規模調査や、海外展開している現地での評判を知りたい場合などにも対応可能です。

市場調査などに使える!Webアンケートシステムの具体的な活用シーン

スマホでWebアンケート
©Monster Ztudio – shutterstock

Webアンケートシステムは、マーケティングや顧客満足度調査、自社社員に対する待遇等の評価、ABテスト等に使えます。社内のプレゼンや新商品の開発会議など、様々な場面で活躍してくれるサービスなので、代表的な利用事例を知っておきましょう。

1. マーケティングや商品開発に向けた市場調査

Webアンケートシステムを利用して、市場の需要や消費者の好みを調べるというやり方です。
例えば、新商品を開発する際に、どのようなものがほしいのかを直接ユーザーに聞くことができれば、需要のない商品を出してしまうリスクを避けられます。定期的に同じようなアンケートを取っておくことで、市場全体の動向を把握し、いち早く商品・サービスの改善につなげるといった使い方もおすすめです。

また、社内でプレゼンをする際に、参考資料として小規模なWebアンケート結果を添付するという手もあります。アンケートがあると、提案する商品やサービス、既存サービスの改善案が市場のニーズを反映しているのかを数字で示せるので、プレゼンでも優位に立てるでしょう。

2. デザインやコピー等のABテスト

ABテストとは、同じ商品やサービスに対して、AというパターンとBというパターンの2種類を用意し、どちらのほうがより顧客に受け入れられるかをチェックする手法です。
内容が全く同じものでも、例えば商品のパッケージデザインの色や名前によって売上は変わります。客観的に、市場に受け入れられるのはどちらかを確かめられるABテストは、新商品開発や既存商品のアップデート等に欠かせないテストです。

その他、いわゆる相手に直接URLや回答フォームを共有して答えてもらう形式のアンケートだけでなく、サイトを訪問した人にポップアップメッセージを表示して、回答や行動をチェックするといった方法もあります。広告のデザインやサイズ、文字の配置にメッセージを消すボタンの有無などによって、同じことを聞くメッセージでもサイトの滞在時間等は変わってくるものです。

公式サイトから自社サービスの案内をしていたり、自社商品の販売サイトを持っていたりする場合、ユーザーインターフェースの細かい違いで問い合わせ率に差が出てくるので、より良いデザインやコピーライティングを追求するという目的でも、Webアンケートシステムが役立ちます。

3. 提供している商品・サービスの満足度調査

企業として提供している商品やサービスに対して、顧客がどの程度満足しているのかを調べるのが顧客満足度調査です。アンケートを誰に送付するかによって、様々な情報を集めることができます。
例えば、既存顧客に限定してWebアンケートを配布すれば、商品のリピート率や他社製品と比べた場合のメリット、逆にリピートされない理由である製品の不満等を拾い上げることができるでしょう。

企業側が良いものだと考えていても、消費者側がどう判断しているかは実際に聞いてみないとわからないので、直接意見を出してもらえるアンケートは非常に有効な調査方法です。クレームや商品に対する不満点も、うまく使えば現場対応の改善や商品・サービスのブラッシュアップに役立ちます。

受け止めた意見を参考にどのような変更を加えたのかを積極的に発信すれば、「顧客の意見を聞く企業である」というブランドイメージづくりにもつながるので、Webアンケートシステムを導入するなら、顧客満足度調査にも力を入れましょう。

4. NTTなどの企業もおこなっている従業員満足度調査

従業員満足度調査は、匿名で回答できるようにした社内向けのアンケートです。
実名を記入する必要がないため、現在の仕事に対する考えや人間関係、給与のほか職場内での評価やキャリアプラン等に関する率直な意見を集めることができます。

売上が良く、対外的に見てうまくいっている企業でも、内部の問題を無視していると社員が離れてサービスを維持できなくなってしまうため、優秀な社員を確保するために必要な施策です。なお、従業員満足度調査は、NTTグループを始めとした大企業でも実施されています。集めたデータは、社員のモチベーション維持や人間関係の改善、パワハラ・セクハラといったハラスメントの早期対応にも使えるので、ある程度人数の多い企業にはとくにおすすめの使い方です。

5. 展示会や説明会等のイベント

新卒者向けの就職説明会や、企業として出展するイベント・展示会等でアンケートを取ることもできます。
ただし、多くの場合、企業が出展するようなイベントはある程度規模が大きく、ブースも複数あるため、訪問者を長く留めておくことができません。大規模なイベントでは、パンフレットなどの配布物があることから、基本的に利用者の手がふさがっていることも多いです。紙を抑えたり、記入に時間がかかったりする紙形式のアンケートは、回答者側の負担が大きいので思うように回答をもらうことができません。

しかし、Webアンケートシステムを使えば、タブレットを置いて、画面にタッチしてもらうだけで回答を集めることができます。QRコード経由でネットに接続してもらい、訪問者のスマホやパソコンで回答をもらうことも可能です。

ポイントは求める機能があるかどうか!Webアンケートシステムの選び方

Webアンケートの会議
©tsyhun – shutterstock

Webアンケートシステムを選ぶときは、必要十分な機能を持っているかどうかを重視しましょう。
アンケートの目的は、集めた情報を使って対応や商品・サービス等を改善したり、市場の動向を掴んだりすることです。そのため、「マーケティングに使いたい」「社内の調整を考えている」など、目標や目的を決めたうえで、必要な機能を持ったWebアンケートシステムを導入する必要があります。

また、顧客の回答を預かる以上、セキュリティ対策も必須です。価格と機能性のバランスも含めて、自社に合ったWebアンケートシステムを選ぶポイントを押さえておきましょう。

1. 必要な機能や制限の有無で選ぶ

Webアンケートシステム選びにおいて、重要なのが機能性です。
多くのWebアンケートシステムは、「テンプレートの登録」「複数の回答方法に対応したアンケートの作成」「デザインの変更」などに対応しています。しかし、すべてのWebアンケートシステムが、必要な機能を満たしているとは限りません。

サービスによっては、デザインに不満が出てきたり、登録できるテンプレートの数に制限があったりする場合もあります。また、集計結果の分析をどれくらい細かくしてくれるのかも、サービス次第です。すでに使っているシステムとの組み合わせやすさなども違ってくるため、迷ったときは資料を取り寄せ、機能をひとつひとつ比較しましょう。

2. セキュリティ対策やサポートの充実度合いで選ぶ

情報流出を避けられるように、セキュリティ対策の充実度を重視するのもおすすめです。
セキュリティに関する認証を得ているサービスを選んだり、データベースややり取りする情報の暗号化をしていたりするサービスであれば、ある程度安心して利用できます。

その他、サポートが手厚いサービスを選ぶのもおすすめです。セキュリティに不安がある場合や、新しいシステムの使い方を教えてもらいたい場合は、有料のWebアンケートシステムを選んだほうが良いでしょう。

3. 価格と機能性のバランスを見る

Webアンケートシステム選びでは、価格と機能性のバランスを取ることも重要になってきます。
ごく小規模な匿名のアンケートを取るだけなら、無理に予算を確保して有料のツールを使う必要はありません。一方、数千人・数万人にアンケートを一斉配布する必要があるなら、許容量が大きく処理も早いシステムの導入が必要です。

アンケートの頻度や規模に応じて、予算をどこまで確保すべきかを考えましょう。

Webアンケートシステムを導入してマーケティングや業務を加速しよう

Webアンケートシステムは、低コストで大量の情報を集められる顧客サポートツールであり、マーケティング用のツールです。

ただし、システム自体は無料のものから有料のものまで無数にあり、どのサービスを選んでも良いというわけではありません。
どの程度アンケートを活用するかによって、適したシステムは変わってくるので、Webアンケートの頻度や必要な機能を見極めたうえで、自社に適したツールを導入しましょう。

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