経費精算システム『rakumo ケイヒ』とは|特徴や料金、評判など

経費精算は処理をおこなう側も申請をする側も、双方に手間のかかる業務といえます。特に出張費などで経費精算を頻繁におこなう営業担当は、申請を煩わしく感じたことがあるのではないでしょうか。経費精算もシステム化することで、効率的におこなうことができます。
本記事では、経費精算システム「rakumo ケイヒ」の特徴や費用、使い方について解説します。評判や口コミも紹介するため、ぜひ参考にしてください。

rakumo(ラクモ)とは?

HPより

rakumoはGoogle WorkspaceとSalesforceに連携が可能なクラウド型拡張ツールです。導入実績は2020年12月末の時点で、約2,000社、860,000ライセンスで利用されています。

日本企業向けに見やすく、使いやすくカスタムできる拡張ツールとして、「rakumo カレンダー」「rakumo ケイヒ」「rakumo ワークフロー」などがあります。rakumo カレンダーは、予定閲覧・空き施設閲覧・予定種別色分けなど、さまざまな機能があり、rakumo ワークフローは申請や決済を電子化することが可能です。

rakumoシリーズの中でも今回紹介するのは、経費精算業務に特化したツールの「rakumo ケイヒ」です。

rakumo ケイヒを導入することで、経費精算業務の効率化を図ることができます。それでは、特徴や使い方などを確認していきましょう。

rakumo ケイヒの特徴

©Graphics Master – shutterstock

rakumo ケイヒは、Google Workspaceと連携して活用できるサービスです。スケジュールと自動連携したり、乗り換え案内と連携して経費登録をおこなえたりするなど、さまざまな便利な機能があります。

ここでは、rakumo ケイヒの特徴を3つに分けて紹介していきます。

スケジューラーと連携したスピーディーな経費精算

rakumo ケイヒは、営業・経理・システム担当のそれぞれが感じる経費精算業務の煩わしさを解消します。日々スケジューラーに登録する予定から、交通費を自動計算するため、手動で経費精算をする必要がありません。
そのため、外回りの多い営業担当などは、経費入力・申請に割いていた時間を大幅にカットすることができます。

乗り換えルートの正確性も高く、定期区間の自動控除機能もあるため、経理部門の集計・仕分け作業の効率化も図ることが可能です。

NAVITIMEとの連携

NAVITIMEと連携すれば、運賃・乗り換え情報を用いて入力することができます。出発駅と到着駅を入力するだけで、運賃とルートが表示されるため、入力者は選択するだけで経費申請が完了します。

もちろん定期区間は自動的に控除されるため、請求ミスなども防ぐことができ、交通費の計算を楽におこなうことができます。

また、操作性もシンプルで、PC操作が苦手な社員でも感覚的に入力することが可能です。電車・飛行機・バス・タクシーなど、どの交通手段であっても、出発地と到着地を入力して選択するだけで経費を追加できます。

その他rakumoシリーズとのシナジー

rakumo カレンダーや、rakumo ワークフローと連携することで、経費精算業務を更に効率化することも可能です。
rakumo カレンダーとの連携では、外出予定の登録と同時に交通費を自動計算し、経費登録することが可能です。そのため、経費精算時に改めて計算する手間が省けます。

連携することで経費の記入漏れやミス、超過申請なども防ぐことができ、経理部門も確認がしやすくなるというメリットもあります。

また、rakumoワークフローとの連携では、経費精算の申請と経費承認の申請を同時におこなえます。
経費承認申請を上長に提出し、承認後はそのまま経費申請書を経理部門へ送ることができるため、申請承認をする上長も、経理部門の負担も大幅に削減可能です。

スマートフォンのアプリを使えば、申請や承認もスマホでおこなうことができ、経費精算業務をシンプルにおこなえます。

rakumo ケイヒの費用|料金体系

©wutzkohphoto – shutterstock

続いてrakumo ケイヒの費用を確認していきましょう。

rakumoシリーズ全体のサービスが利用できるお得なパックプランと、rakumo ケイヒ単体の料金体系となっています。

プラン 内容 月額

rakumo Suiteパック

Google Workspase版のrakumoシリーズ全製品(以下のサービス)をまとめて導入
・カレンダー
・ケイヒ
・ワークフロー
・コンタクト
・ボード
・キンタイ

780円/1ユーザー

rakumo Basicパック

Google Workspase版のrakumoシリーズの情報共有系サービスをまとめて導入
・カレンダー
・ワークフロー
・コンタクト
・ボード

390円/1ユーザー

rakumo ケイヒ単体

rakumo ケイヒのみ導入

300円/1ユーザー

上記料金は税別の価格となっており、契約の際は12カ月単位での契約が必要となります。単体での申し込みは、rakumo ケイヒのみではなく、カレンダー・ワークフローなどそれぞれのサービスで申し込みすることができます。

また、初期導入費用は、rakumoの利用開始時に必要な初期設定を各製品に合わせておこなっています。rakumo ケイヒでは、勘定科目設定、定期区間の登録、仕訳データの設計、その他初期設定全般といったサポート内容で150,000円からサポートしています。企業に合わせて導入の仕方をサポートすることが可能なため、一度相談してみるとよいでしょう。

また、無料プランはありませんが、2週間無料で試すことができる無料トライアルをおこなっているため、導入を検討している場合は、導入前に操作性や機能を確認しておきましょう。

rakumo ケイヒと他社サービスとの比較

©Ribkhan – shutterstock

経費精算システムには、rakumo ケイヒの他にもさまざまなサービスがあります。ここでは、機能面や料金体系、サポートなどについて他社サービスと比較する際の参考にしてください。

機能面

rakumo ケイヒの大きな特徴は、Google Workspaceと連携している点です。そのため、すでにGoogle Workspaceを利用している場合は、より使いやすく効率化を図ることができるでしょう。

Google Workspaceなどに足りない機能を補うアプリケーションとして便利な機能が揃っているため、機能を最大限活用することで生産性を向上させます。

また、他社サービスは機能が多様なゆえに使いづらい場合もありますが、rakumo ケイヒはシンプルな機能・操作性で、PC操作が苦手でも使いこなせる点も特徴です。

料金体系

rakumo ケイヒは1ユーザーから利用可能で、初期費用もかかりません。月額費用もわかりやすく、サポートを受けることもできるため、導入のハードルは低いといえるでしょう。

無料トライアル期間があることも、rakumo ケイヒの特徴です。操作性や機能などを試してみて、導入を検討しましょう。お試し期間中もしっかりとサポートをしてくれるため、安心して機能を試してみて下さい。

サポート

サポートについては、rakumoのサポートサイトが非常に充実しているため、毎回サポートセンターに問い合わせる必要がありません。また、初期導入支援や、トレーニング講座が用意されているため、企業の希望に合わせてサービスを受けることが可能です。

トレーニング講座は、管理者向け・ユーザー向けに加えて、契約サービスに合わせてトレーニング講座内容をカスタマイズすることが可能です。運用マニュアルの作成まで幅広くサポートがあるため、安心して導入することができるでしょう。

rakumo ケイヒの使い方

©David MG – shutterstock

rakumo ケイヒは使いやすくシンプルなUIも特徴の1つです。特にGoogle WorkspaceでGoogle カレンダーとの連携やワークフローとの連携の際は、わずかなステップで業務を完了できます。

申請側(社員)の使い方

申請方法は簡単で、経費精算書メニュー画面から「新しい精算書を作成する」をクリックして精算書を作成し、精算書タイトルと内容を記入していきます。

交通費の追加であれば、費目・経費発生日時・交通手段・金額・目的などがあり、必要情報を記入し、「+経費を追加する」をクリックすると精算書に経費が追加されます。

この際、rakumo カレンダーと連携している場合は、予定に登録してある経路に合わせて自動で計算されます。

その他の経費を追加する際も、費目・経費発生日・金額・領収書・内容など必要情報を記入し、「+経費を追加する」をクリックして追加することが可能です。領収書はjpg形式の画像を添付することができます。

承認・確認側(上長や経費部門)の使い方

申請者からの経費精算書は、画面上で原本・申請内容を並べて確認することができます。そのため、視認性も高まり、承認ミス防止につながります。

経費部門は、今までチェックが大変だった確認作業を最低限の時間で行うことが可能です。

利用開始までの流れもシンプルで、複雑な手続きなどないため、まずは無料トライアルを申し込み、2週間のお試し期間でUIや機能を確認しましょう。自社に必要な機能は揃っているか、経費申請を毎月おこなう従業員や経理担当者に試してもらい、利便性を確認することが大切です。

お試し期間中に利用していたユーザーはそのまま利用することができ、契約後もサポートを受けながらサービスを継続利用できます。

rakumo ケイヒの評判・口コミは?導入事例から紹介

©garagestock – shutterstock

最後にrakumo ケイヒの評判・口コミを導入事例から紹介します。rakumoシリーズは、ミクシィ社・ソフトバンクグループ・WOWOW社などの大手企業から中小企業まで、幅広く導入されています。自社と似たような状況の導入事例を確認することで、導入のイメージを持つことにつながるでしょう。

参考:rakumo 導入事例|rakumo

交通系ICカード対応の経費精算システムより導入しやすい価格が決め手

ビジュアル・プロセッシング・ジャパン社の事例をご紹介します。

こちらの企業は、さまざまな経費精算システムを比較し、rakumo ケイヒの導入を決めました。決め手は、交通系ICカード対応の経費精算システムより価格を抑えることが可能であった点です。

以前利用していた経費精算システムは、交通系ICカードに対応しており、連携して経費精算可能なサービスでしたが、コストがかかる点がデメリットでした。rakumo ケイヒを導入することで、機能性と合わせて価格面でも満足のいく結果となっています。

申請書類を減らし、ペーパーレス化を実現

JTOWER社の事例では、rakumo ケイヒと合わせてrakumo ワークフローを導入することで、シンプルかつ効率的なシステムを構築しました。

以前はExcelで入力、紙にプリントして判子をもらう形をとっていましたが、rakumo ワークフローとケイヒが連携する形となり申請書類が減り、ペーパーレス化につながりました。管理側としても、圧倒的に経理業務が楽になるというメリットがあります。

rakumoはシンプルな使い勝手でユーザビリティもよく、PC作業が苦手な人でもすぐに慣れて使いこなせるため、紙から電子化への移行もスムーズに行えるでしょう。

不透明だった口頭決済の改善、多岐にわたる経費申請の一元管理が可能に

最後に、アタラ社の事例です。社員数があまり多くない企業では、上長に口頭で経費申請をおこない承認をもらうという場合もあるかもしれません。少ない人数であれば問題はないかもしれませんが、社員が増えるにしたがって、必要経費の全体像が不透明になることなど、問題が出てきます。

rakumo ケイヒは、そのような不透明さも、申請と経費処理のズレが生まれることも防ぐことが可能です。アタラ社では、経費の流れが見えるようになったため、経理部門はもちろん、経営層にとっても経営の見える化が進んだというメリットがありました。

rakumo ケイヒを活用して、経費精算業務の圧倒的な効率化を実現しよう

rakumo ケイヒは、分かりやすい料金体系とシンプルな操作性が特徴の経費精算システムです。特に、Google Workspaceを利用している企業は、そのサービスが更に使いやすくなるため、導入の検討をおすすめします。

また、rakumoシリーズであれば、社内の情報共有やワークフローの効率化もできるため、既存のシステムから乗り換えてrakumoに1本化を進める企業も一定数存在します。

rakumo ケイヒが気になっている方は、まずは無料お試し期間を利用して操作性や機能を確認し、本格的な導入を検討していくのが良いでしょう。その他の経費精算システムに関しては、ぜひ以下の記事を参照してください。

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