経費精算をExcelで管理する方法や注意すべきことを解説

ほとんどの職種では、仕事をしていく過程で経費が発生します。業務が忙しくて、つい経費精算を後回しにすると、あとあと大変なことになってしまいます。また、経費が発生したらこまめに精算する人、ある程度まとめて精算する人など精算パターンがさまざまですと、経理担当者の負担も大きくなります。
そこで、今では経費精算の主流となっているExcelで管理する方法とそのメリット・デメリットについて解説します。

更新日:2021.8.27

経費精算をExcelで管理すれば精算業務の効率化がはかれる

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経費精算は、主に外回りや出張などで必要となった交通費などを立て替えた従業員が行うもので、正確な経路や金額などを所定の用紙に記入して申請するケースが一般的です。

Excelのシートで用意された経費精算テンプレートに記入したあとは、上長や経理担当者にメールで送信すれば、いちいち紙に記入して印をもらって経理部署に提出するなどの手間が省けます。

手書きの数字が読みづらい場合など、その都度確認する必要もなくなるでしょう。

経費精算をExcelで管理する4つのメリット

経費精算をExcelで管理する主なメリットは以下の通りです。

  1. Excelは日常業務で使用頻度が高く、従業員が使い慣れている
  2. 市販のマニュアルやテンプレートが豊富
  3. ペーパーレス化促進や業務効率化に有効
  4. 新たな経費精算システムを導入するよりコストが抑えられる

Excelは業務で日常的に使われているソフトですから、申請データ入力もスムーズに行われるでしょう。PCにプリインストールされているケースも多く、導入コストがかかりません。

経費精算をExcelで管理しても実際は経理担当者の負担があまり変わらない

Excelで経費精算を管理するメリットがあるのは事実です。しかし、実際はExcelで経費精算を管理しても、経理担当者の負担についてはそれほど変わらない可能性があります。

経理担当者はExcelで作成された経費精算の申請データを見ながら、会社の会計ソフトに入力しなおす必要があります。その時点で、金額の入力ミスが起こる可能性が考えられます。

また、従業員が申請した経費の内訳が適正なものかどうか、1つずつ確認しなくてはなりません。私用の外出や通勤定期との重複がないかなどを調べ、ミスがあれば従業員へ戻す必要があります。

経路検索アプリなどを活用して調べたり、メールの未送信や誤発送などの可能性も考えると、紙の申請書で精算するのと比べても経理担当者の負担はそれほど軽減されないでしょう。

経費精算はExcel管理より専用システムがおすすめ

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経費精算はExcelで管理するよりも、経費精算の専用システムの活用をおすすめします。Excelよりもコストはかかりますが、経費の内訳チェックなどを経理担当者が調べる必要がなくなるからです。

ミスや不正の可能性がある入力データには、適正な数値や項目が入力されるまで申請手続きが完了しない機能を持ったシステムもあります。

また、精算を申請する従業員もICカードをかざすだけで履歴が確認でき、申請もその流れで可能になりますから、時間も手間も省けます。経理担当者による入力ミスも防げます。

申請された経費の承認で必要だった押印も、画面上からワンクリックで可能な機能に対応したシステムもあります。
社外からも作業ができるのも、大きなメリットです。

経費精算システムを選ぶ際の注意点

経費精算システムはExcelで管理するより効率的で、経理担当者の負担も大幅に軽減できますが、以下のように注意するべきポイントもあります。

  • 月額制サービスが基本のため、ずっとコストがかかる
  • 多様なシステムの中から自社にあったものを選ぶ必要がある

経費精算システムは月額制サービスが一般的なため、使っている期間はずっとコストがかかります。ただし、運賃改定や新線開通など日々変化する情報もその都度アップデートされているため、買い切りよりも便利な点もあります。

ただし、従業員数が少ない、業務上の外出がほとんどない、今まで経費精算の不正やミスがほとんど起きていない企業の場合、コストをかけてまで経費精算システムを導入するメリットはそれほどないでしょう。

精算業務の効率化はExcelよりも経費精算システムがおすすめ

近年では、さまざまな経費精算システムが存在しています。そんな中、現在も経費精算をExcelで管理している企業は、コストが抑えられる、テンプレートが豊富、使い慣れているといった理由からでしょう。

しかし、実際のところ経費精算データを会計ソフトに入力し直す際のミスや、適正な経費かどうかの確認業務など、経理担当者の負担は紙の時とそれほど変わらない可能性もあります。

経費精算システムを導入すれば、面倒な確認業務の自動化や会計ソフトとの連携も可能となり、大幅な業務効率化につながります。基本的に月額制サービスのためコストがかかるのが難点ですが、それ以上の利便性が期待できるでしょう。

ただし「従業員数が少ない」「業務上の外出がほとんどない」「今まで経費の不正やミスがない」といった企業の場合は、システム導入をしてもメリットがあまり感じられない可能性もあるため注意が必要です。

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