経費精算とは?その流れや方法など押さえておくべき基礎知識

備品の購入や交通費などの必要経費を従業員が立て替える場合、後に経理に申請書を提出して払った費用を精算することになります。この一連の作業を「経費精算」といい、基本的にどんな企業でも必要となる業務です。
本記事では、いまさら聞けないと感じている人も多い、経費精算の基礎知識について解説していきます。

経費精算とは?

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正しく経費精算をおこなうためには、経費精算の概要について知っておくことが大切です。まずは、経費精算の基本的な考え方について解説します。 

経費精算は、従業員が支払った業務に必要な費用を精算すること

経費精算とは、あらかじめ従業員が立て替えておいた、業務に必要な費用を経理部などに申請して払い戻してもらう手続きのことを指します。

営業が取引先訪問の際に支払った交通費や手土産代、事務所で使う文房具や客人に出すお茶代など、事業に必要な費用の多くは経費だとみなされます。従業員は、支払った金額が経費であることを証明するためにも、領収書などといった証票とともに申請書を提出し、支払った金銭を精算してもらうのです。

経費の精算は、経理部が管理している現金のほか、部署ごとに設置されている少額の現金「小口現金」を用いておこなわれることがあります。また、出張などで多額の経費がかかる場合、あらかじめ申請しておくことで仮払いを受けられるケースがあります。

経費として精算できる費用

「事業に必要な費用の多くが経費に含まれる」と先述しましたが、どんなものでも全て経費にできるというわけではありません。従業員が経費にできる費用としては、おもに以下のようなものが挙げられます。

  • 旅費・交通費…営業や出張にかかる交通費など
  • 接待交際費…取引先との会食代や手土産代など
  • 会議費…会議にかかる会場費や、1人あたり5,000円以下の飲食代など
  • 事務用品費…ボールペンやコピー用紙など、事務に関する消耗品の購入費など
  • 消耗品費…取得価格が10万円未満の消耗品購入費など
  • 新聞図書費…情報収集や調査のために取得する書籍や有料サイトにかかる費用
  • 雑費…クリーニング代など、頻度が少なくて金額が小さい支出

業務内容や会社形態によって、経費になる費用としては上記以外にもさまざまなものが発生します。どんなものが経費になるのかは企業の社内規定によって異なるため、しっかりと確認しておくようにしましょう。

経費精算の基本的な方法

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経費精算を実際におこなうときは、4つのプロセスを踏むことになります。ここからは、経費精算の基本的な方法について解説していきます。

1.【従業員】申請業務

はじめにおこなわれるのが、立て替えをおこなった従業員による申請業務です。従業員は経費にあたる金銭を立て替えたあと、社内に戻って経費精算申請書を作成します。

申請書類には「いつ、どこで、何のために、何に対して、いくら」経費を使ったのかについて明記することが重要です。たとえば、取引先訪問時の手土産を購入した場合、「購入日・購入した店・取引先企業名・購入物・金額」を記入して申請書を作成します。

申請書には経費の証票として領収書を貼り付け、上司などの管理者に提出してください。

2.【管理者】承認業務

次におこなわれるのが、上司などの管理者による承認業務です。従業員から提出された申請書を確認し、申請書の不備や金額の誤りがないか、正当性のある経費かどうかを確認していきます。

ここで問題がなければ、申請書を経理に提出して実際に精算してもらいます。

3.【経理】精算業務

経理に申請書が回ってきたら、最後に経理担当者が申請書をチェックします。たとえ管理者の承認を得ているものであっても、しっかりと社内規定に照らし合わせると、経費として認められないものであると判明するケースがあります。

そのため、社内規定について熟知したスタッフが再度チェックし、経費にできるかどうかを判断するプロセスは欠かせません。

最終判断で問題がなければ、立て替えた費用の精算をおこないます。精算は、現金を従業員に手渡しする方法と、月に1度まとめて振り込みで精算する方法の2種類があります。

4.【経理】仕訳・記帳業務

申請した従業員は、立て替えた金銭を返してもらったら経費精算手続きは終わりです。しかし経理担当者は、お金を精算したあとに会計処理をおこない、精算によって生じたお金の流れを明確にしておく必要があります。

経理が会計処理をおこなう際は、申請ごとに勘定科目や税区分を確認し、取引内容を帳簿や会計ソフトに残していきます。全従業員の全ての申請に対して会計処理をおこなう必要があるため、経費精算の会計処理は非常に手間と時間のかかる作業なのです。

会計処理まで終われば、経費精算のフローは完了となります。

経費精算をおこなうときの3つの注意点

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経費精算では企業のお金をやり取りする以上、正しく処理をするためにもいくつかの注意点について留意しておく必要があります。ここからは、経費精算をおこなうときの注意点について3つ解説していきます。

1.経費の社内規定を周知しておく

そもそも従業員間で経費に対する認識が異なると、経費精算の際にトラブルに発展してしまう危険性があります。

  • 経費にできると思って買ったのに経理に断られた
  • 6カ月前の領収書で申請されたが、1カ月以上経ったものは受け付けられない

社内規定が曖昧だと、上記のように従業員にとっても経理にとっても混乱が生じやすくなってしまうのです。

「この場合は経費にならない」「経費精算は1カ月以内に」など、経費に関する社内ルールは明確に制定しておきましょう。そのうえで、経費に関する社内規定についてわかりやすくまとめた資料を各従業員にデータなどで配布し、社員全員が確認できるように周知しておくことが重要です。

2.正確な精算を徹底する

経費精算をおこなう際は、常に正確な手続きをするように心がけてください。手作業で申請書を作成する場合、書き間違いや勘違いなどのヒューマンエラーによるミスは防げません。

各プロセスで申請書の金額と領収書の金額に相違がないか、不足している項目がないかなどについてしっかりと確認の上、精算をおこなうようにしましょう。

とくに気をつけたいのが、交通費の精算です。乗車区間の間違いや、定期区間を控除していない金額で計算してしまうなど、交通費の精算にはミスが多い傾向にあります。

こういったチェック作業には手間も時間もかかるため、交通費を自動的に計算してくれる経費精算システムの導入が非常におすすめです。

3.経費精算はこまめにおこなう

経費精算は経理にとって大きな負担となる業務なため、従業員はできるだけこまめに精算をおこなっておくようにしましょう。領収書を溜めて月末などにまとめて提出されてしまうと、経理担当者がほかの業務に充てる時間を捻出できなくなってしまうためです。

1人分のものでも大変な経費精算業務ですが、多くの従業員が同じ時期にまとめて申請書を提出してしまえば、経理担当者の負担は計り知れません。一度に処理する書類が増えるほどミスも増え、業務効率も低下するでしょう。

経費精算はこまめにおこない、経理担当者の負担を分散させるようにしましょう。

経費精算システム導入の3つのメリット

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経費精算は多くのプロセスやチェック事項を要し、正確性が求められるミスの許されない業務です。こういった経費精算業務を負担に感じ、プロセスの簡略化や効率化を図りたいと考えている担当者は多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、経費精算システムの導入による精算業務の削減です。経費精算システムを導入すれば、申請のシステム化や仕訳の自動化が図れ、経理の負担を大幅に軽減することが可能です。

ここからは、経費精算システム導入のメリットについて3つ解説します。

1.いつでもどこでも申請・承認ができるようになる

経費のネックになっているのが、申請・承認業務が社内でしかできないことではないでしょうか。外出が多い従業員や管理者の場合、日中は外出の仕事で経費精算手続きができず、就業時間後の夜間に社内に戻って申請・承認業務をするケースも珍しくはありません。

実際、クラビス社がおこなった「仕事の効率に関する調査」によれば、6人に1人が勤務時間外に申請作業をしていることが判明しています。(※1)

※1:【1000人アンケート】もっとも面倒な社内業務は「経費精算」 6人に1人が経費精算のために残業!|STREAMD

なかなか経費申請を社内でおこなう時間が取れない従業員が多い場合は、クラウド型経費精算システムを導入すれば、場所を問わずに経費申請ができるようになります。クラウド上で経費申請ができるため、外出先の移動時間や待ち時間を有効活用できます。

申請は、スマホによる必要事項の入力と領収書の画像を添付することで可能です。サービスによっては、承認作業もスマホからおこなうことができます。

いつでもどこでも申請・承認ができるようになれば、随時申請が可能となり、経理の業務負担集中も避けられるようになるでしょう。

2.精算・仕訳業務の自動化

経費精算システムを導入すれば、経理がおこなう精算・仕訳業務を自動することが可能です。面倒な交通費の金額は自動でおこなわれますし、給与と一緒に経費を自動で振り込むこともできるのです。

また、従業員が申請時に経費の内訳を入力すれば、仕訳も自動で完了します。会計システムと連携できる経費精算システムであれば、帳簿の作成や会計書への反映も自動的におこなわれるでしょう。

経費精算システムの活用は経理作業の負担を大幅に削減し、経理担当者がコア業務に集中する手助けをしてくれます。

3.経費精算のキャッシュレス化にも対応

近年、電子マネーやテレワークの普及により、経費支払いのキャッシュレス化が進んできております。実際、SBペイメントサービス社の調査によると、業務の経費を支払う際にクレジットカードを使った経験がある人は、全体の8割にも上ることがわかっています。(※2)

実は、経費精算システムはキャッシュレス化と非常に相性が良好です。経費精算システムには、クレジットカードやICカードの使用履歴を取り込み、自動的に仕訳をする機能が備わっているためです。

自動仕訳機能を活用することで、経費の計上漏れや金額の転載ミスなどを防ぐことが可能になります。キャッシュレス決済に対応した経費精算システムを使えば、時代の変遷に沿ったよりスムーズな経理業務をおこなえるでしょう。

※2:勤務先における、クレジットカード決済や請求書払いの利用実態に関する調|SBペイメントサービス株式会社

手間のかかる経費精算は工数の削減がカギ!

経費精算とは、従業員が立て替えた業務に必要な費用を精算する手続きのことを指します。経費精算の際は申請者や管理者、経理による手続きが必要となるため、非常に手間と時間がかかる作業になります。

経費精算にかかる工数を減らすためには、経費精算システムや連携できる会計システムなどの導入が有効です。もしも今経費精算の手続きに煩雑さを感じているのであれば、ぜひ自社に最適な経費精算システムの導入をご検討ください。

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