Web会議システム「Microsoft Teams」の特徴や口コミ評判を詳しく紹介

テレワークの需要が高まる今、Web会議や情報共有ツールは不可欠となっています。
なかでもマイクロソフト社が提供する「Microsoft Teams」は、Web会議・チャット・ファイル共有などテレワークに欠かせない機能が揃っていて、オンラインによるチームの共同作業を行うのに適しています。
今回は、Microsoft TeamsのWeb会議機能に焦点をあて、その使い方や口コミなどについて解説します。

Microsoft TeamsのWeb会議で使える機能

Web会議をするビジネスパーソン
©Blue Planet Studio – shutterstock

Microsoft TeamsでのWeb会議では、以下のような機能が使用できます。

  • 音声通話(電話のように音声のみで会話)
  • ビデオ通話(カメラを使い、互いの顔を見て会話・最大9人まで同時表示)
  • 画面共有(参加メンバーが同じ資料を見ながら会議できる)
  • 会議は最長24時間まで開催可能
  • 会議は開催予約が可能
  • Web版・デスクトップ版、アプリが使用可能(スマホやタブレットからでも使用可能)
  • ゲスト(メンバー外の人物)を会議に招待
  • 背景の変更
  • ホワイトボード使用可能(Microsoft Whiteboardと連携)
  • 議事録に使える(会議のメモ)機能
  • 会議の録画・録音が可能
  • 参加者の話した内容をライブキャプション表示(Web版・英語のみ)

Microsoft Teamsでは1対1もしくは複数人のメンバーがWeb会議に参加(最大300人)できます。
開催時期は即時開催(いますぐ会議)と予約開催が選べます。

チャットなどで意思疎通が難しいと感じたら、すぐにWeb会議を開けますし、予約機能を使ってあらかじめ決めた日時に会議を開催し、参加してもらうこともできます。

Microsoft Teamsではチームのメンバー以外の人もゲストとして招待すれば、会議に参加可能です。PCだけではなく、アプリでスマホやタブレットからも会議に参加できるのも便利です。

また、Web会議に参加する際に自室の様子が背景に映るのが気になる人もいるでしょう。
Microsoft Teamsには会議中の背景をバーチャル背景用画像や写真などに設定する機能があります。

プレビュー機能もあるため、変更した設定を適用する前に確認もできるので安心です。

オフラインの会議では、会議室にあるホワイトボードに文字や図形などを書き込むケースも多いですが、Microsoft TeamsのWeb会議ではMicrosoft Whiteboardなどと連携することによって、画面上に書き込んだホワイトボードを会議参加者と共有可能です。
ペンの色も黒・赤・緑・青と色分けしたり、消しゴムで消したりもできます。

同じようにPower Pointで作成したスライドなどを共有するのも簡単です。

PCでMicrosoft Teamsを使うならデスクトップ版がおすすめ

Microsoft TeamsはWeb版・デスクトップ版とアプリがありますが、通話もビデオ会議もWeb版でサポートしているブラウザはGoogle ChromeとMicrosoft Edgeのみで、バージョンも最新のものと2つ前のものに限られます。

古いバージョンのブラウザや、Firefox、Safari、Internet Explorerなどのブラウザはサポートされていないので注意が必要です。

また、背景の変更や画面分割にも対応していないため、PCの容量に余裕がある場合はインストールして使用するデスクトップ版の使用をおすすめします。

より便利にMicrosoft TeamsのWeb会議機能を使うには有料版がおすすめ

Microsoft Teamsには無料版と有料版があり、無料版では以下の機能が制限されます。

  • Web会議の録音・録画
  • Officeアプリ(デスクトップ版)による共同作業
  • ファイルストレージの追加
  • セキュリティとコンプライアンスのレベル
  • 電話またはWebによるサポート

Web会議機能を使う際に関係があるものでは、会議の録音・録画や会議の予約が無料版に対応していない点です。

会議のメモ機能などを活用して議事録をとったり、チャットなどで会議の予定日時を知らせて待機してもらった状態で会議を開催するなどの方法をとれば、無料版でもそれほど不自由は感じないでしょう。
ゲストの招待などは無料版でも可能です。

しかし、Web会議以外の機能(情報共有・Microsoft365などを使った共同作業など)も使用したい場合や、よりスムーズにテレワークを行いたい場合には有料版へのアップグレードも検討しましょう。

Microsoft Teams有料版はMicrosoft365のプランによって機能や仕様が異なる

Microsoft Teamsを有料版にアップグレードするには、Microsoft365の契約が必要です。
有料版Microsoft Teamsをもっとも安く利用できるのはBusiness Basicプランで、1ユーザー年間契約の1カ月あたりの料金が540円です。(税別・2021年1月現在)

Microsoft TeamsのWeb会議で使える機能や仕様は、Microsoft365のプランによって異なります。違いをまとめました。

プラン Business Basic Business Standard Microsoft 365 E3

1カ月の料金 ※

540円

1,360円

2,170円

ユーザー数

300人まで

300人まで

50万人まで

ファイル共有

組織全体で1TB+ライセンスごとに10GB

組織全体で1TB+ライセンスごとに10GB

組織全体で1TB+ライセンスごとに10GB

ビデオ通話

画面共有

会議の録画・録音

会議の予約

会議参加人数

最大300人

最大300人

最大300人

※料金は年間契約した場合の1ユーザー・1カ月あたりの金額(税別)

Microsoft TeamsでWeb会議機能を使うケースだけを考えると、Business Basicがコストを抑えられますが、デスクトップ版のExcelやWordを使用したい場合はBusiness Standard以上のプランにする必要があります。Business Basicでは、Web版のみ使用可能です。

有料版にアップグレードする場合の2つの注意点

Microsoft Teamsを有料版にアップグレードする場合、今まで使用していた無料版のデータは引き継がれます。
ただし、アップグレードには注意すべき点が2つあります。

  1. アップグレードした後は無料版に戻せない(ダウングレード不可)
  2. 組織内の一部だけをアップグレードさせることはできない

一旦有料版にアップグレードした場合、無料版には戻れません。
また、組織内で一部のメンバーだけを有料版にすることはできません。

アップグレードする場合は、組織内のメンバー全員をアップグレードする必要があります。

Microsoft Teamsを使ったWeb会議の開き方

会議室
©hrui – shutterstock

ここからはMicrosoft Teamsを使ってWeb会議を開く方法を解説します。

Web会議の開催はリンク共有や予定表への追加で設定する

Web会議を開催するには3つの方法があります。

  1. 今すぐ会議を始める
  2. リンクを共有し、後で会議を始める
  3. 予定表に会議を予約する

今すぐ会議を始めたい場合は、以下の手順を行います。

  1. Microsoft Teamsの画面左の操作パネルから「会議」を選択
  2. 「今すぐ会議」を選択
  3. 会議のロビー画面が表示されたら「今すぐ参加」ボタンを押す

リンクを共有する場合は、以下の手順を行います。

  1. 画面左の操作パネルから「会議」を選択
  2. 「会議をスケジュールする」を選択
  3. 表示されたダイアログボックスに会議名と会議の時間を設定し「スケジュール」ボタンを押す
  4. 「会議のスケジュールが設定されました」というダイアログボックスが表示されたら、他のユーザーとの共有方法に「会議出席依頼をコピー」を選択
  5. 会議に参加して欲しいメンバーへのチャットなどにペーストして送信する
  6. 4.の段階で「Googleカレンダーで共有」を選んだ場合は、Googleカレンダーが表示されたら、会議に参加して欲しいメンバーを追加して「保存」ボタンを押す
  7. Googleカレンダーに予定が追加されるので、参加する場合は「会議に参加するにはここをクリックしてください」を押す

予定表に会議を予約する場合には、以下の手順で行います。

  1. 画面左の操作パネルから「予定表」を選択し「新しい会議」ボタンを選択
  2. 「新しい会議」の詳細画面が表示されたら、タイトル・必須出席者・日付と時間・チャネル・場所などを入力し、「保存」ボタンを押す

Microsoft Teamsを使ったWeb会議に参加する方法

Microsoft Teamsを使ったWeb会議に参加するには、次の4通りの方法があります。

  1. 会議のリンク(URL)から参加
  2. 予定表から参加
  3. メールから参加
  4. 着信から参加

会議の開催者からチャットなどで共有された会議のリンクから参加します。
ブラウザが開き、招待された会議のロビーが表示されたら「今すぐ参加」ボタンを押せば参加できます。

事前に会議の開催者からGoogleカレンダーの予定を共有された場合は、予定の時間に「会議に参加するにはここをクリックしてください」を押します。
会議の参加方法を選択する必要があります。

「このブラウザーで続ける」を選べばダウンロードやインストールが不要で、すぐに会議に参加できます。
メールから参加する場合も、招待メールに書かれているURLをクリックすればブラウザで会議のロビーが表示されます。

「今すぐ参加」を押して参加します。

会議の開催者から着信によって会議へ招待された場合は、着信時に「○○さん(開催者の名前)が会議に参加するよう勧めています」といった画面が表示されます。

「承諾」か「拒否」を選びます。
参加する場合は「承諾」を選べば、ブラウザで会議のロビー画面が表示されます。あとは「今すぐ参加」ボタンを押すだけです。

ゲストとして会議に参加する方法

ここまで紹介してきた参加方法は、Microsoft Teamsのアカウントを持っている場合でした。
アカウントを持っていない場合でも、ゲストとして会議に参加できます。

先ほど紹介した4つの参加方法で会議に招待してもらい、会議のロビー画面を表示させます。

「名前を入力」のところに会議中に表示したい自分の名前を入力し「今すぐ参加」ボタンを押します。
すると、会議参加者にあなたが待機していることが通知されます。

あとは、開催者が参加承認すれば会議に参加できます。
このとき、開催者側には、ゲストが待機していることが通知され「ロビーを表示」または「参加許可」を選べます。

Web会議中の背景を変更する方法

Microsoft TeamsでWeb会議に参加する場合、背景を任意のものに変更できます。
自室など映したくない場合は覚えておきましょう。

会議の前に背景を変更するには、以下の手順で行います。

  1. 会議のロビー画面にある「背景の効果」をオンにする
  2. 表示された「背景の設定」から好きな背景画像を選択する
  3. 選択した画像が背景に反映されたら「背景の設定」の右上にある「×」を押す

会議中に背景を変更するには、以下の手順で行います。

  1. 設定画面下にある「…」ボタンを押す
  2. 表示されたメニューから「背景効果を表示する」を選択
  3. 「背景の設定」が表示される。好きな背景画像を選択して「適用」ボタンを押す
  4. 反映されたことを確認し、右上の「×」ボタンを押す

⒊のとき「プレビュー」ボタンを押すと、適用する前にどのような感じになるか確認できます。
プレビュー時は画像が反転されて表示されますが、適用後は戻ります。

好きな写真や画像を背景に使用したい場合は、背景を追加できます。

  1. 背景の変更と同じように「背景の設定」を表示させる
  2. 「背景の効果」をオンにして、表示された「背景の設定」の上の方にある「新規追加」ボタンを押す
  3. 「開く」ダイアログボックスが表示され、アップロードしたい画像ファイル(JPG・PNG・BMP)を選び、「開く(O)」ボタンを押す
  4. 追加した画像が表示されたら選択する

ただし、アプリやブラウザ版、仮想デスクトップでは背景の変更ができません。また、ハードウェア要件を満たしていないPCの場合は変更が反映されませんので注意が必要です。

Microsoft TeamsでWeb会議を録画する方法

Microsoft Teamsでは、会議中の音声と映像を好きなタイミングで録画する機能があります。
録画した内容は、会議終了後にダウンロードが可能です。

録画する前に必ず、参加者全員に録画することを伝えましょう。
国や地域によっては同意を得ない録画は違法となるケースもあるからです。

録画は以下の手順で行います。

  1. 「…(その他の操作)」ボタンを押す
  2. 「レコーディングを開始」を選択すると録画が開始する(録画中は会議の経過時間の左側に赤い丸が表示されるのを確認)
  3. 会議が終了し参加者全員が退席すれば自動的に停止する。または、「…」を押して「レコーディングを停止」を選択する
  4. 「レコーディングを停止しますか?」と確認画面が出たら「レコーディングを停止」ボタンを押す

録画は会議のチャットから「ダウンロード」リンクを押せばダウンロードできます。
会議の参加者は録画にアクセス可能なので、共有も簡単です。

会議に参加していないユーザーに共有したい場合は、チャットにある録画ファイルの「…」を押して「共有」を選択します。
「このレコーディングを組織内の全てのユーザーが利用できるようにしますか」と確認画面が表示されたら、「共有」ボタンを押します。

リンクが作られるので、それを共有したい相手に伝えればダウンロード可能になります。

Web会議システムとしてのMicrosoft Teamsの口コミ

送信ボタンを押す指
©Venus78 – shutterstock

Microsoft TeamsのWeb会議についての口コミをいくつかまとめてみました。

Microsoft TeamsはWordやExcelなどで有名なMicrosoftのサービスなので、日頃業務で使用しているソフトとの親和性が高い点や、社外のゲストに対するセキュリティー面で安心できるといった口コミが目立ちました。

一方、他のWeb会議システムと比べてはっきりと差別化できるような特徴が少ないので、今後のアップデートを期待するという声も多くみられました。

Microsoft Teamsはテレワークの利便性を高めてくれるおすすめのツール

Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供しているサービスで、Web会議のほかにもチャットやファイル共有など、昨今需要が高まっているテレワークの利便性を高めてくれるツールです。
PCだけではなく、スマホやタブレットで利用可能な点も大きなメリットとなるでしょう。

今回はその中でもWeb会議機能に焦点をあてて解説しました。
機能によっては無料版では対応していないものもありますが、会議の予約やメンバー外の人物を招待可能であったり、会議の録画や背景の変更も可能であるなどWeb会議に必須な機能がそろっています。

会議を開催する方法、参加する方法、背景を変える方法、会議を録画する方法などMicrosoft TeamsでWeb会議をするのに必要な基本的な手順も紹介していますので、ぜひ覚えて活用してください。

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