オンライン商談のコツは?資料作成のポイントやおすすめのシステムも!

新型コロナウィルスの影響により、訪問や対面での商談がおこないにくくなっている今、Web会議システムなどを利用したオンラインでの商談が多くの企業に導入されています。リアルな対面ではないオンラインの商談は、相手の雰囲気を感じ取れないと感じることもあるでしょう。この記事では、オンライン商談を上手く進めるコツや資料作成のコツについて紹介していきます。

オンライン商談のコツ

オンライン商談を成功させるには、いくつかコツがあります。それぞれ7つに分けて詳細に解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

事前に会議のURLや資料を送る

オンラインでもオフラインでも会議前の事前準備はとても重要です。オフラインの場合はメールなどで挨拶をして、日程を決めて当日に訪問という流れが一般的ですが、オンライン商談の場合は会議のURLを事前に送っておくのがマナーとなります。

また、資料に関してもオフライン時とは異なって、訪問の際に紙で見せるということはせず、オンラインでの共有となるので事前に送付しておくと良いでしょう。

オンライン商談では、対面とは違ったコミュニケーションになるので、双方の相違が起きないように資料内に質問事項を設けたり、事前に資料を見てもらって疑問点はないか考えておいてもらうのもおすすめです。

Web会議用のURLと資料の送付を忘れないようにリマインダーの設定をしておくと良いでしょう。前日までに送付するのがベストですが、送り忘れていないかの確認のためにも、会議当日には一度確認をするようにリマインドしておくと、落ち着いて商談を進めることができます。

カメラ・マイクを確認する

オンライン商談を進める前に、カメラとマイクの機能を事前に確認しておきましょう。オフラインのようにその場で目を見ながら話すことができないので、画面や音声が乱れると商談をスムーズに進めることが難しくなります。

  • 相手側の表情は自分に見えているか
  • 自分のカメラは機能しているか
  • 音声は相手側に届いているか
  • 相手側の声が聞こえているか
  • ネット環境での問題はないか

上記の点に気をつけて事前に確認をします。使用するWeb会議ツール内で確認ができる場合もありますが、重要な商談の場合には、社内のメンバーなどに協力を得て動作確認をおこないましょう。

また、自分と相手のカメラや音声を気にするだけでなく、周りの環境にも目を向けて、雑音などは入っていないか、背景画面がごちゃごちゃしていて集中しづらくなっていないかなどといった点にも注意して、商談に臨むのがおすすめです。

聞き取りやすい速度やトーンを心がける

オンライン商談では、話し方や声のトーンの調節が必要です。機械を通しての対話になるので、対面に比べて声が伝わりにくくなります。オフラインで話す時よりも抑揚をつけて話すように心がけましょう。

声の大きさにも注意します。本題に入る前に、声の大きさや聞き取りにくいところはないか、確認をします。逆に相手側の声が聞き取りにくい場合もあるので、先に解決しておきましょう。

話す速度については、少しゆっくりめを心がけます。オンラインで相手の反応が見えにくいため、理解はできているか確認をしながら丁寧に商談を進めていくのが良いです。
オンラインでの商談は「間」が苦手と感じてしまう人もいますが、資料を確認してもらう時や顧客に考える時間を設ける時など、間はとても重要になってきます。その点を考慮し、ゆっくりと丁寧に商談を進めましょう。

画面共有や資料をすぐに出せるようにする

オンラインでの商談は、素早く簡単に資料を共有できるのもメリットのひとつです。スムーズに画面共有ができるように準備をしておきましょう。会議が始まる前に自分の画面上で先に開いておくのがおすすめです。

商談の内容により必要になってくる資料は異なるので、最終決定の商談であれば契約書のファイルなども素早く出せるように準備をしておくと、受注につながりやすくなる可能性があります。

利用するWeb会議ツールによって、画面共有の方法も異なってくるので、会議中にもたつくことがないように自分の利用するWeb会議ツールの使い方を理解しておきましょう。

商談中に話した内容を共有した資料上で書き込んだり、説明している箇所がわかるようにポインターを使いながら進めるなどして、顧客にオンラインのストレスを感じさせないように注意しておくことも重要です。

要所で確認や質問をする

前述でも記載の通り、オンライン商談では相手の反応がなかなか伝わりづらいという難点があるので、要所要所で確認や質問を投げかけるようにしましょう。

相手の表情や視線に注意し、疑問点などの払拭にいつも以上に気を使いましょう。相手の反応が見えないと一方的に話しがちですが、そうなってしまうと受注にはつながりにくいでしょう。
どの商談でも重要となってくるのは、現在顧客の抱えている問題や悩みなので、「いかがでしょうか」「どのようにお考えですか」など、対話を心がけるようにしましょう。

また、商談内容の理解が追いついてないということもあるので、ひと区切りつくごとに「ここまでで何かわからない点やご質問などはございませんでしょうか」と顧客に問いかけるようにしましょう。

すべて話し終わってからだと、資料や話を巻き戻して見ていく必要があるので、ひとつの議題が終わるごとに質問していくのがおすすめです。

録音・録画して商談内容を振り返りできるようにする

オンライン商談での最大のメリットともいえる、録画機能や録音機能を使いこなしましょう。
オフラインの商談であれば、顧客との間に「言った言わない」の問題が起きることもしばしばありますが、録画機能のあるオンライン商談では起こる可能性は少ないでしょう。

録画、録音が議事録代わりとなり、顧客のサービス内容や会議中の質問事項など、振り返って再度確認することができ、議事録をとるコストも軽減できます。たくさんの顧客を相手にしている企業でもひとつひとつの商談を振り返って、内容が理解できるのでおおすすめの機能です。

データとして残しておけるので、録画を見ながら、次回の商談に向けて話す内容をメンバーや上司と話し合って考えることもできます。
社内メンバーへのマネジメントや管理に利用でき、受注できた顧客への商談内容、失注してしまった顧客への商談内容など、トークリストを作成することによって受注率を上げることも可能になるでしょう。

お礼メールを送付する

オンラインでの商談後でもお礼メールは送付をしましょう。相手の記憶が新鮮なうちに、簡易的な会議の内容と双方のアクションプランを記載して、時間を割いてくださった感謝とともにメールを送ります。

その際、対面でなくオンラインでの商談を快く承諾してもらったことへのお礼も記載すると好印象となる可能性があります。

議事録に関しては、相違のないように画面録画などを確認し、おさらいをしてから記載するようにします。フォルダに格納して、録画した動画も一緒にお送りすると親切かもしれません。

メールの件名はシンプルに「お打ち合わせのお礼【会社名】」などで作成をしましょう。メールを送る場合は、ひと目見て送った内容や目的が伝わるような件名にするのがベストです。

会議後のお礼メールはできるだけ早めを心がけます。当日中がベストですが、すぐに対応ができない場合は遅くても翌日の午前中には送りましょう。

オンライン商談の資料のコツ

商談に必須な資料ですが、オンラインの場合はどのような資料が良いのでしょうか。ここでは、オンライン商談の資料の4つのコツについて解説しています。ぜひ資料作成の参考にしてみてください。

1スライド1メッセージを心がける

商談用の資料では、見やすさを重視しましょう。顧客は話を聞きながら資料にも目を向けなければならないので、文章が多く見にくいと話が入って来ないでしょう。

オンライン商談では画面共有で資料を見せる場合が多く、Web会議ツールを使用するとどのツールも参加者のカメラの映像が映りつつ、資料が共有される状況となります。なので、オフラインの商談時よりも小さく見えてしまう可能性があるのです。

なので、資料の書き方については、シンプルを基本に1スライド1メッセージを心がけます。細かい部分や詳細に伝えたい箇所に関しては口頭で伝えるを基本とし、資料には「これだけは伝えたい」という部分だけ載せるようにしましょう。

また、強調する部分は目立たせることも意識し、色や文字の大きさを変えるなどして顧客を飽きさせないように工夫しましょう。

画面共有でも読めるように大きな文字で作成する

オンライン商談は、画面共有で資料を見せることが多いので、相手の持っているパソコンによって大きさが変わったり、自分が思っている以上に小さくなった状態で共有するという場面も多いです。

顧客が資料を見た時に、読むのに時間がかかりそうだと感じる見た目であれば、相手が飽きてしまうでしょう。また、口頭でも説明をしている中で、相手が資料に集中してしまっていると重要な内容も聞いてもらえなくなってしまう可能性があります。

資料の内容によって、文字サイズは変わってきますができる限り見やすく大きめの文字で作成をするようにしましょう。
文字だけでなく、画像やグラフなどが入っているページの文字サイズは注意してください。画像やグラフ、文字同士の位置関係を見ながら見やすいと感じる資料を作成するのをおすすめします。

伝えたいことを明確にする

オンライン商談の資料作りのコツとしては、伝えたいことを明確にするようにしましょう。顧客に対して、わかりやすく見やすい資料を作成することが重要です。
資料内にあれもこれもと詰め込みたくなりますが、あまりに文章量が多かったりたくさんの情報を入れると、相手側もこちらが何を伝えたいのかわからなくなってしまいます。

資料の各ページの役割を明確化することも商談をスムーズに進めるコツです。「このページでは課題」「このページは解決策」という風に、そのページによって伝えたいことを明確にすることによって、受注することによる顧客へのメリットを可視化することができます。

また、担当者が理解できていても、契約の際に上司などに見せる場合もあるので、専門用語などはなるべく使用せずに作成するのが良いでしょう。

文字よりもビジュアルで伝える

オンライン商談は、基本的にパソコンを使用しておこなうことが多いので、資料はパソコンで見た時に見やすいビジュアルにしておきましょう。
文字だらけの単調なスライドであれば、顧客はすぐに飽きてしまう可能性があります。写真や図、スマートアートなどを活用して、相手の印象に残る資料が作成できると相手も飽きずに耳を傾けてくれるでしょう。

また、口頭説明を前提とした、会話を後押ししてくれるようなビジュアルでの資料作成がおすすめです。資料内だけでは理解が及ばず、口頭で細かいところを補足していくのが商談のメインなのでそれを考えた上で資料を作成してみるのが良いでしょう。

無料で使えるオンライン商談ツール

オンライン商談に無料で使えるツールについて、ZoomとGoogle Meetの2種類を紹介していきます。

Zoom

zoomのホームページ
HPより

「Zoom」は、Zoomビデオコミュニケーション社が提供しているWeb会議システムです。
あらゆるデバイスで場所を問わずにWeb会議を可能し、ミーティングの参加をシームレスでおこなえます。

無料で利用することができ、1対1のWeb会議は無制限で、複数人でのWeb会議は制限時間が40分です。有料プランでは、1対1でも複数人でも時間は無制限で、最大人数も300人から500人まで利用可能なプランもあります。

有料プランは3種類あり、プロプラン、ビジネスプラン、エンタープライプランです。プロプラン、ビジネスプランはWeb会議用のプランで、エンタープライズプランはウェビナー用のプランとなっており、ライブ用の機能などがついています。

機能

  • 録画データを保存できる機能があり、クラウド上だけでなくデスクトップへのローカル保存も可能
  • SlackやChatWork、Googleカレンダーとの連携が可能でリマインダーなどに使える
  • 会議を一緒に管理して進めるための共同ホスト機能があり、大人数での会議などは設定を任せることが可能
  • Zoom内にチャット機能があり、全体宛か個人宛かを選択してチャットを送ることができる

Google Meet

GooglemeetのHP
HPより

「Google Meet」は、Google社が提供しているWeb会議システムです。
Googleアカウントを持っていれば、ブラウザを起動するだけでWeb会議が無料で開催できるシステムです。
無料で100人まで参加できるWeb会議を作成し、最大60分まで利用することができます。無料でも回数制限はありません。

有料プランであれば、参加人数が150人から最大250人まで参加することができ、会議の長さも最長300時間となります。また、365日24時間対応のオンラインサポートがあり、いつでも質問が可能です。
有料プランは2種類で、その中でもGoogle Workspace Enterpriseプランでは、ライブ配信機能があり、最大10万人の視聴が可能となっています。コラボレーション機能で、Googleドライブとの共有も有料プランであれば利用できます。

機能

  • 会議内での自動字幕機能がリアルタイムで表示される機能があり、英語のみ対応
  • 主催者向けの管理機能があり、他の参加者を固定したり、削除したりできる
  • 参加者と画面を共有して、共同編集をしたりできる
  • GoogleやMicrosoft Officeのアプリなどとの連携機能が豊富で会議をスムーズに進めることができる

オンライン商談に役立つツール比較

この見出しでは、有料でオンライン商談に役立つツールを解説しています。比較して、ぜひ検討してみてください。

Calling

Calling
HPより

Callingの詳細はこちら

「Calling」は、ネオラボ社が提供しているWeb会議システムです。
今すぐ話したいといったコミュニケーションのスピードを維持しながらも、滑らかにWeb会議をおこなえるように日々進化を続けています。

7日間の無料トライアルがあり、有料プランは、定額プランで通話無制限となっています。導入前には、説明会や個別レクチャーなどの充実したサービスがあり、導入後もメールや電話で即日対応のサポートがあり安心です。無料トライアル中でも、すべての機能が利用できるので実際に利用した際と同じ内容でWeb会議を進めることができます。

また、Callingはセキュリティの強化に日々取り組んでおり、導入前に公式サイトからセキュリティチェックシートをダウンロードして、確認をすることができます。

機能

  • ホワイトボード機能で、画面共有中の資料に書き込みが可能
  • 録音、録画機能があり、Web会議後にはその動画をURLで共有できる機能がある
  • Web会議終了後にアンケートを取ることができるアンケート機能がある
  • ルームごとに必ずパスワードを設定しなければならず、セキュリティ面でも安心して使える

B-Room

B-Roomのホームページ
HPより

B-Roomの詳細はこちら

「B-Room」は、Bloom Act社が提供しているWeb会議システムです。
オンライン商談のシステムとして特化しており、ブラウザだけを使い、インストール不要で対面と同じような打ち合わせができるオンライン商談システムです。B-Roomは初期費用がなく、ルームごとの料金設定となっています。

プランは3種類で、1ルーム、3ルーム、20ルーム以上と分かれています。100ルーム以上の場合は、特別料金でのプランもあるので、大規模でも利用の場合は問い合わせてみましょう。1ルーム単位での追加も可能となっており、シンプルな料金設定です。

機能

  • Web上での名刺交換が可能となっており、画面上で名刺の情報を渡せる機能がある
  • プレゼン時にカンペとして、トーク内容を自分側だけに表示できる
  • オフラインでの訪問の商談と比べてオンライン商談でコストがどれだけ削減されたのか、自動計算できる機能が備えられている
  • 連携機能があり、普段利用しているGoogleカレンダーなどでリマインダーできる機能がある

どこでもSHOWBY

どこでもSHOWBYのHP
HPより

どこでもSHOWBYの詳細はこちら

「どこでもSHOWBY」は、かんざし社が提供しているWeb会議システムです。
いつも電話での商談にプラスしてオンライン商談ができるサービスです。

独自の機能が豊富にあり、商談に限らずコールセンターの補助ツールとしてなど、さまざまな場面で利用することができます。90日間の無料トライアルがあり、どのプランも初期費用はありません。

プランは2種類から選ぶことができ、ルーム課金タイプとユーザー課金タイプがあります。社内での使用頻度が高い場合はユーザー課金、使用頻度は低いが、社内で確保していつでも利用できるようにしておきたい場合は、ルーム課金がおすすめです。

ルーム課金について注意しなければならないことは、リアルな会議室のように利用できるので社内でその部屋が先に別の予約で埋まっていれば使えず、空いていれば利用可能となっています。

機能

  • バーチャルエントランス機能があり、オフラインでの訪問と同じように相手を迎え入れることができる
  • LINEやChatWorkとの連携が可能で、通知を受け取ることができる機能がある
  • 管理者は、ログ機能を確認することができ、各メンバーの商談時間やチャットなどの活動量を把握することが可能
  • ノートという議事録機能があり、商談履歴とともに一緒に保存されるので、後日見返すことが可能

bellFace

bellface
HPより

「bellFace」は、ベルフェイス社が提供しているWeb会議システムです。
シンプルな設定でネットが苦手な顧客にも利用可能なサービスです。連携機能で商談の際に契約が決まれば、その場で契約締結をすることができます。

bellFaceに関しては、初期費用がかかります。有料プランは月額費用で固定となっていますが、ID数やルーム数によって異なるため、問い合わせが必要でしょう。無料トライアルは現在はおこなっていないので、無料見積もりを依頼しましょう。

機能

  • 明るさなど調整できるビューティーモード機能が搭載されており、商談で重要となる見た目の印象をよくすることができる
  • CRMツールとの連携機能があり、顧客管理や営業の数値、進捗管理が一元化できる
  • 録画を振り返る際、倍速再生機能がついているので効率的に振り返りをおこなうことができる
  • シンクロプレゼンテーション機能で、双方が自由に資料の操作ができる

コツをつかんでオンライン商談を成功させよう

オンライン商談で成功するコツや実際に商談に利用できるシステムについて紹介してきました。新型コロナウィルスにより、訪問による感染リスクが高くなっている今、オンラインでの商談を導入するにはいい時期かもしれません。
コストや時間が削減でき、商談に特化したサービスもあるのでぜひ検討してみてください。

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