オンライン商談に必要なものは?おすすめのツールも紹介!

現代、主流になってきているオンライン商談ですが、実際に使用する際にはどんなものが必要になってくるのでしょうか。最低限必要なものから、あった方がスムーズに進められるものまで、オンライン商談で必要なものについて紹介していきます。
またこの記事では、オンライン商談ツールの比較も記載しているので、現在検討している人はぜひ参考にしてみてください。

オンライン商談に必要なもの

ここでは、オンライン商談の際に、最低限準備しておくと良いものについて紹介していきます。
まだオンライン商談をしたことがない人やこれから取り入れようとしている人はぜひ読み進めてみてください。

オンライン商談ツール

オンライン商談をおこなう際には、一般的にWeb会議やリモートワークに利用されているビデオツールではなく、商談用に開発されたオンライン商談ツールを利用するのがおすすめです。
オンライン商談に特化したツールは、名刺交換ツールやログ機能、資料の共有機能などオンライン商談に必要な機能がツール内に備わっていることが多いので、とても便利で使いやすいでしょう。

また、オンライン商談用のツールであれば、Web会議ツールとは異なり、日々の営業活動が可視化されることにより、管理者がメンバーの活動を把握しやすくなります。個々の成長を促すことにもつながり、会社の売上にもより貢献することができるでしょう。

このように豊富な機能が備わっており、非常に便利なオンライン商談ツールですが、種類がたくさんありすぎて迷ってしまうということもあります。事前相談や資料請求を活用して、それぞれのツールでどんな違いがあるのか、費用対効果はあるのかなどを確認して検討しましょう。

SFA・MA・名刺管理ツール

普段のオフラインでの商談でも利用している人もいますが、SFA、MA、名刺管理ツールなどは営業活動で必要になってくるでしょう。
SFAツールは営業支援ツールの略称で、顧客管理や営業活動の進捗などを一元管理することが可能です。報告などの時間が軽減され、効率的な管理とコスト削減できるのがメリットです。

MAツールは、マーケティングオートメーションツールの略称で、売上アップを目的としたマーケティングの活動を自動化し、各顧客に合わせたやりとりや最適なコミュニケーションをとることができ、業務効率を手助けしてくれるツールです。

名刺管理ツールとは、商談の際に交換する名刺を管理しておくことのできるツールです。オフラインでの商談の際には、紙の名刺で交換をおこない、その名刺の情報をスキャンをして溜めていましたが、オンライン商談ではその手間を削減することができます。
オンライン上での名刺交換なので、そのままオンライン上で保存が可能となり、社内での共有もしやすくなるメリットがあります。

オンライン商談を取り入れる際は、ぜひこの3つのツールも検討してみましょう。オンライン商談ツールと連携しているツールもあるので、ぜひ取り入れて効率化につなげてみてください。

高品質のカメラ・マイク

オンラインの商談をする際に重要となってくるのが、音声や画面などではないでしょうか。商談をスムーズにおこなって、顧客に好印象を与えるためにもマイクやカメラは高品質のものにしておくのがおすすめです。

商談の途中で、音声が聞こえにくなったり画面が乱れたりすると集中が途切れてしまい、取引も成功しづらくなってしまう可能性があるので、注意しましょう。自分だけでなく、相手側の音声が聞き取りづらいといったこともあるので、イヤホンやヘッドホンも高性能なものにして、商談の妨げにならないようにします。

オンライン商談ツールの機能

オンライン商談のツールを利用するメリットとして、機能面の充実があります。
では、実際にどのような機能が搭載されているのか、見てみましょう。

画面共有機能

画面共有機能は、オンライン商談では必須の機能で、顧客とスムーズに商談を進めるのに重要な役割を果たします。一般的なWeb会議ツールにも画面共有機能は搭載されている場合も多いですが、オンライン商談ツールは、商談に特化しているので使い勝手が良いです。

ツールによっては、以下のような機能が備わっているものもあります。

  • 資料にメモのような書き込みができる
  • ワンクリックでの共有が可能
  • ポインター表示や資料めくり機能がついていてオフラインのような臨場感がある

商談中、操作に手間取って画面共有をスムーズにおこなえなかったりすると、取引に悪影響を及ぼす場合もあるので、シンプルな操作方法で使いやすいオンライン商談ツールを利用するのがおすすめです。

トークスクリプト

オンライン商談に特化したツールでおすすめの機能が、トークスクリプト機能です。
相手には見せずにトークスクリプトを表示することが可能で、営業トークをサポートする役割があります。
この機能を使えば、大きな商談で緊張する取引の場合でも、トークスクリプトを見ながら安心した状態で商談を進めることができます。

また、教育の一環としてトークスクリプトを社内のメンバーで共有をし、上司や成果の出ているメンバーのノウハウを共有することで、個々のレベルを上げる手助けにもなります。

対面での商談では、トークスクリプトを見ながら商談を進めるのは難しいでしょう。また、オンライン商談でも、トークスクリプト機能がないWeb会議ツールでは、デスクトップ共有をすると自分のPC画面が相手に共有されるため、トークスクリプトを開くことも困難です。
トークスクリプト機能を搭載しているオンライン商談ツールであれば、トークスクリプトは相手には見えないので利用しやすいでしょう。

録音・録画機能

オンライン商談ツールの中には、録音・録画機能のついたものも多く、日々の営業活動では非常に有用でしょう。
各商談の振り返りやメンバー間での共有、教育に役立てることも可能です。

過去に録画した動画や音声が保存でき、そのままツール内で管理ができるので、後日活用する際に見つけやすく情報が散らばらないというのもメリットでしょう。

ツールによっては、録画した動画がワンクリックで共有できるので、ぜひ活用してみましょう。
成約につながった商談と失注してしまった商談を見比べて、何が違っているのかを確認してみると、商談の改善につながります。また、録音・録画機能を使うことで教育にも生かしやすくメンバーも成長します。

スケジュール連携

オンライン商談に特化したツールでは、外部サービスとの連携も可能です。そのなかでもカレンダー機能のついたサービスとの連携は重宝できる機能でしょう。

自分が普段使っているカレンダーとの連携機能があれば、登録も簡単です。顧客とのスケジュールシェアもすることができ、スケジュール内に商談のURLを記載しておけば、別途連絡をする手間も省け、簡単に商談に参加してもらうことが可能となります。

また、リマインダーの機能がついているカレンダーと連携ができれば、自分で時間を設定して商談の開始を通知することができるので、おすすめです。1日に複数回商談があるような忙しい日でも、ブッキングしたり忘れたりすることなく、商談を進めることができるでしょう。

議事録機能

オンライン商談ツールでは、商談の内容を自動でテキスト化してくれる自動議事録機能があります。

議事録機能とは、商談中の音声をAIが自動的に読み取り、テキストに起こしてくれる機能です。商談中に議事録をとったり、商談後にテキスト化するという時間も省くことができ、業務の効率化にもつながる有能な機能でしょう。

また、自動でテキスト化してくれるので、情報が相手に正しく伝わっているか、うまく話せていたのかなど商談の内容を確認をすることができ、顧客との間に齟齬が生まれていないか正確に判断することができ、おすすめの機能です。

オンライン商談ツール比較

オンライン商談ツールの機能について詳しく紹介してきましたが、ここからはオンライン商談ツールについて比較をしていきます。オンライン商談のツールをどれにしようか悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。

Calling

Calling
HPより

Callingの詳細を見る

「Calling」は、ネオラボ社が提供しているWeb会議システムです。ビジネス利用に特化したオンライン商談ツールとして利用されています。機能もシンプルで使いやすいのがメリットです。
Callingは、価格設定もわかりやすくなっており、初期費用と基本プランにID数の料金を追加していくといった料金体系となっています。

機能制限がなく、基本プランですぐに商談や会議を始めることができます。また、基本プランの中に豊富な導入サポートも組み込まれており、アカウント設定、サーバー構築、運用サポート、トラブルサポート、キックオフMTGを無料で受けることができるので、検討中の際や導入後も安心して利用することができるでしょう。

機能

  • ホワイトボード機能があり、ペンツールでの書き込みをしたり、書き込んだ内容を顧客と共有したりできる
  • 録音・録画機能があり、URLを作成して共有することができる
  • Web会議終了後にアンケートをとることができ、参加者の意見を聞いて次回の商談につなげることができる
  • 商談中の画面表示を日本語、英語から選ぶことができ、海外での商談などにも利用可能
  • カメラのオンオフ機能があり、管理者は参加者のカメラ機能をオフにすることもできる

B-Room

B-Roomのホームページ
HPより

B-Roomの詳細を見る

「B-Room」は、Bloom Act社が提供しているオンライン商談ツールです。B-Roomは、ブラウザだけで対面と変わらない商談ができるオンライン商談ツールとして利用されています。
初期費用がかからず、シンプルな料金体系でわかりやすいのも魅力でしょう。

1ルームから契約可能で、3ルームのプラン、10ルームのプラン、20ルーム以上のプランがあります。追加は1ルーム単位でも可能となっており、100ルーム以上利用したい場合には特別価格でのプランもあるので、問い合わせてみましょう。

1つのルームを複数人で利用することが可能で、アカウントがあれば何度でも予約可能となっています。アカウントごとに、履歴が追える機能もあり、管理がしやすいのもメリットのひとつです。

機能

  • オンラインでの名刺交換機能があり、画面を通してその場で名刺データを渡すことができる
  • プレゼンモード機能で、ポインター表示やページめくりができ、対面で商談をしているかのような雰囲気を作り出すことができる
  • 画面上で顧客には見えずに、社内メンバー向けに共有できるメモ機能があり、その中で会話などのやりとりもできる
  • 自動リマインド機能があり、打ち合わせの前日に自分と顧客両方にリマインドメールを自動送信してくれる

どこでもSHOWBY

どこでもSHOWBYのHP
HPより

どこでもSHOWBYの詳細を見る

「どこでもSHOWBY」は、かんざし社が提供するオンライン商談ツールです。他社ではあまり見られない機能があり、商談をより快適におこなえるツールでしょう。
トライアル期間があり、90日間は無料で利用が可能となっています。初期費用はどのプランに契約してもありません。

料金プランは、ルーム課金タイプとユーザー課金タイプの2種類から選ぶことができます。ユーザー課金タイプで契約をするのであれば、個人での使用頻度が高いチームがおすすめです。
個人での使用頻度はそこまで高くないが、社内で確保していつでも利用できるようにしておきたい場合は、ルーム課金タイプを利用すると良いでしょう。

ルーム課金では、ルームが空いていれば利用が可能ですが、その部屋を別の人が先に予約していれば、使えなくなるので注意しましょう。

機能

  • バーチャルエントランス機能で、オフラインで商談をおこなう時と同じように会社に訪問してくるような雰囲気が味わえる
  • 顧客の営業時間、自分の時間、チームの時間、3者間のシフト設定がおこなえる機能がある
  • ノート機能があり、商談の履歴とともに保存されるので、後日見返すことができる
  • 顧客が入室した際の通知を受け取ることができ、他のチャットツールとの連携も可能(LINE通知、ChatWork通知、WebPush通知)
  • 名刺管理機能が他社のサービスと連携しているので、ワンクリックで名刺交換ができる

オンライン商談であると便利なツール

オンライン商談をする際には、オンライン商談ツールと一緒にあると便利なツールやシステムがたくさんあります。
今回は、そのなかでも4つのツールをご紹介しますので、ぜひ取り入れてみてください。より作業を効率化してくれたり、売上アップの手助けをしてくれるでしょう。

日程調整ツール|eeasy

eeasyのHP
HPより

「eeasy」は、E4社が提供している日程調整ツールです。
日程調整を自動化し、調整の時間削減をすることが可能です。カレンダー機能と連携しており、法人利用であれば「Google Workspace」と「Office365」の2つに対応しています。

商談の日程を決める際、毎日たくさんの商談をおこなっていると、調整が面倒と感じることも多いでしょう。オンライン商談のツールと連携してeeasyを使えば、候補日程が自動で抽出されるようになっています。
調整後は、URLを参加者に送るだけで、簡単に共有ができ、相手が日程を選択すると日程調整が完了します。自社内であれば、参加者や会議室を指定し、自動で日程を調整することもできます。

また、日程を決めてもらったメンバーや顧客も操作は簡単で、URLにアクセスをして自分の予定が入っている箇所を選択するのみで確認ができます。予約受付ページを作成することができ、同じURLで何度も日程調整が可能なのところも魅力のひとつでしょう。

商談のURL発行・通知までをツール内で自動化させることができるので、非常に便利です。

SFA・営業支援システム|Salesforce

SalesforceのHP

HPより

「Salseforce」はセールスフォース・ドットコム社が提供している営業支援システムです。顧客一人ひとりの情報を可視化し、一括して管理と共有ができます。

オンライン商談ツールとの連携も可能で、Salesforceの画面内から商談ツールを起動することができます。商談が終了したら、そのままSalesforce内に営業の活動履歴として残しておけるのが魅力です。
商談中のメモや顧客からの評価、メッセージなどの活動も登録でき、営業活動に貢献できるシステムです。

オフラインでの商談や営業支援ツールと連携していない商談ツールであれば、商談後に社内で決まっているシステムを開いて、入力する手間がありました。しかし、Salesforceと連携すれば、SalesforceからWeb会議を起動することができ、そのまま入力が可能なので漏れを防ぐことができるでしょう。

商談や顧客の情報が一元化されていることにより個々の営業の進捗や受注などのデータを追うことができます。蓄積したデータで教育や評価などもしやすくなるため、管理者にとってもメリットがあります。

名刺管理システム|Sansan

sansanのHP
HPより

「Sansan」は、Sansan社が提供する名刺管理ツールです。社内の名刺を一括管理でき、顧客のデータを高精度で抽出することで、情報共有の効率化をはかります。

オンライン商談ツールと非常に相性が良くオンライン名刺のURLを伝えるだけで名刺交換ができます。それに加えて、紙の名刺と同様にSansanのツール内で登録ができるので、途中からオンライン商談を取り入れた場合でも、紙とデータを一括管理できるのが特徴です。

バーチャル背景に名刺を表示することができるので、紙の名刺とは一味違った雰囲気になります。相手に印象づけることもできるので、ふんだんに利用しましょう。

また、Sansanには名寄せ機能もあり、ばらばらに集まった同一人物の名刺情報をまとめることができます。顧客の情報を細かく管理でき、詳細にその顧客の人物像を確認することができます。

Sansan独自の機能で、名刺交換をした顧客に関するニュースを配信してくれる機能もあります。人事異動や企業情報なども配信内容にあるので、話のタネとして日々確認しておきましょう。

MAツール|Marketo

MarketoのHP
HPより

「Marketo」は、アドビ社が提供するMAツールです。MAツールとは、マーケティングオートメーションツールの略称で、顧客情報を一元化し、新規顧客の獲得やリピーターなどのアクティブユーザーを育成し、その他のマーケティング施策を手助けするためのツールです。

営業の生産性を高めるオンライン商談ツールとの連携はメリットが多く、新規顧客を獲得し、その先の受注につなげる、戦略などのサポートとして使えるでしょう。

本当に自社の商品やサービスを必要としている顧客だけを選別し、育成をおこなっていくのでコスト削減や効率化にもつながります。
連携したツール内で、最適な見込み客を割り出せることにより、最速で顧客へのアプローチができ、売上アップにも貢献ができるでしょう。

また、顧客とのやりとりを社内で役割ごとに分けることができ、最善な配置をすることも可能です。新規の顧客をオンライン商談に結びつけたら、まずその顧客はどこまで意欲があるのか選別をします。見込み客となりそうな顧客や即決してくれそうな顧客を判別して、獲得していくことが可能となるのでしょう。

必要なものを揃えてオンライン商談をはじめよう

オンライン商談を導入する際に、必要な物や実際に利用できるツールや機能について紹介してきました。
オンライン商談は、顧客とコミュニケーションをとる大切な場となるので、便利なツールやあると良い機能についてはぜひ取り入れて、商談を成功させましょう。

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