エクセルで名刺管理する方法は?自作でシートを作成する手順を解説!

名刺をそのままの状態で管理していると、名刺を探すのにとても手間がかかります。しかし、交換した名刺の情報をデータベースに蓄積させることで、必要なときにすぐに顧客情報を引き出せるようになり、業務効率を格段に上げることができます。
この記事では、エクセルで名刺管理する方法や、エクセルによる名刺管理のメリット・デメリットなどについて解説します。また、エクセル形式でインポートできる名刺管理ソフトも紹介します。

エクセルで名刺管理する方法

エクセルで名刺管理をおこなう場合、以下の手順でシートを作成することができます。
ぜひこの方法を参考にしてみてください。

  1. 必要な見出し項目を設定する
  2. テーブルを設定する
  3. フリガナの自動入力を設定する
  4. エクセルブックへのアクセスを制限する

1.必要な見出し項目を設定する

Excelで名刺管理する方法
トルテオ編集部

エクセルで名刺管理をおこなう場合、まずはじめに見出しとなる項目を洗い出しておきましょう。社名や本人の氏名、連絡先などを見出し項目として設定すると良いでしょう。

エクセルで名刺を管理すると、ある程度手作業でデータを入力する必要が出てきます。そのため、名刺管理にかかる工数が必要以上に多くならないよう、見出し項目は必要最低限に収めておくことが大切です。
名刺管理をおこなう目的や管理したい名刺の枚数に合わせて、見出し項目を設定していきましょう。

2.テーブルを設定する

Excelで名刺管理する方法
トルテオ編集部

見出し項目を決めたら、次は一覧を見やすくするために、テーブルを設定しましょう。
テーブルを設定すると、一覧が見やすくなるだけでなく、フィルター(絞り込み)や並び替えが簡単にできるため、名刺情報を検索しやすくなります。

さらに、テーブルは、行が増えてスクロールしたときに、見出しが列番号の部分に表示されます。
テーブルの設定方法は、以下のとおりです。

  1. 一覧部分を範囲選択をする
  2. メニューの「挿入」から「テーブル」を選択する
  3. 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックをして、「OK」を選択する
  4. テーブルの範囲を広げたい場合は、テーブルの右下を選択し範囲を広げる

また、「表示」から「目盛線」のチェックを外すとエクセルの罫線が表示されなくなります。

3.フリガナを自動入力する

Excelで名刺管理する方法
トルテオ編集部

エクセルで名刺管理をおこなう際は、名刺情報を手入力する必要がありますが、できるだけ入力作業は省略したいものです。そこで役立つのが、読みを自動で返す関数です。これを使用することで、自動的に漢字とともにフリガナを表示させることができます。

連絡したい人がいるけれど、正しい漢字がわからないということもあるでしょう。そのようなときにフリガナで検索できるようにしておくと、連絡を取りたい人をすぐに見つけることができます。

フリガナの自動反映は以下の手順で設定することができます。

  1. フリガナを表示したいセルを選択する
  2. 「数式」のタブを開く
  3. 「その他の関数」を開く
  4. 「情報」を開く
  5. 「PHONETIC」を選択する
  6. フリガナを振りたい文字が記載されているセルを選択する
  7. 「OK」ボタンを押す

4.エクセルブックへのアクセスに制限をかける

Excelで名刺管理する方法
トルテオ編集部

名刺情報は大事な個人情報です。そのため、エクセルで名刺情報を管理する場合は、セキュリティ対策が施されたパソコンでおこないましょう。

また、場合によっては個人だけでなく、部署やグループで管理するということもあるでしょう。複数人で情報を共有する場合、より一層、情報管理に気をつける必要があります。

このような場合はエクセルにロックをかけて、名刺情報にアクセスできる人を限定すると良いでしょう。
「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」で、入力担当者と閲覧者を分けるなどの制御も可能になります。

その方法は以下のとおりです。

  1. 「ファイル」を選択する
  2. 「名前を付けて保存」を選択する
  3. 「その他のオプション」を選択すると、「名前を付けて保存」というダイアログが表示される
  4. 「ツール」のプルダウンの中から「全般オプション」を選択する
  5. 「全般オブション」のダイアログで、「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」を任意で設定する
  6. 「OK」を選択する

エクセルでの名刺管理は、直接入力しなければならないという手間が発生します。しかし、自分やグループメンバーが見やすい形式で、残しておきたい情報を管理することができます。

上記で紹介したエクセルテンプレートはこちらからダウンロードができます。エクセルで独自の名刺管理方法を試してみても良いかもしれません。

ダウンロードはこちら

エクセルによる名刺管理のメリット・デメリット

これまでに、エクセルで名刺管理をする方法や、名刺管理がしやすいエクセルのテンプレートを紹介しました。

ここからは、エクセルによる名刺管理のメリットとデメリットについて詳しく紹介します。名刺管理をおこなう際、エクセルと名刺管理ツールのどちらを利用するかの判断材料にしてみてください。

メリット①:簡単に作成できる

エクセルで名刺管理をおこなう場合、簡単に作成できるというメリットがあります。新しいツールではなく、使い慣れたツールで名刺管理できるのは魅力の一つといえるでしょう。

エクセルでデータベースを作成する際、自社に必要なデータのみを抽出することが可能です。また、必要な部分だけ入力できるように項目を自由に設定でき、使いやすい名刺管理のデータベースを作成できます。

メリット②:費用をかけずに利用できる

エクセルで名刺管理をおこなう場合、費用をかけずに利用できるのもメリットです。これまでに説明したように、テンプレートを活用すれば、費用をかけなくても簡単にエクセルで名刺管理ができます。
また、項目やテーブルなどを工夫すれば、顧客や商談などの管理もあわせておこなうこともできます。

デメリット①:入力ミスの危険がある

エクセルで名刺管理をおこなうデメリットとして、入力ミスのリスクが挙げられます。
エクセルへのデータ入力は手作業でおこなう場合が多いため、大量の名刺データを入力する際には時間がかかってしまうことも少なくありません。多くの名刺データを素早く入力しようとした結果、入力ミスなどが生じ、業務に悪影響を与えてしまう可能性もあります。

名刺データが多い場合は、名刺管理ソフトの導入がおすすめです。名刺データをスキャナーで読み取ることができるソフトであれば、入力ミスを防止することができます。

ほかにもエクセルのマクロ機能などを利用して、手作業をできる限り自動化するのもおすすめです。

デメリット②:情報共有が遅い・難しい

名刺管理をエクセルでおこなう場合、情報共有が遅いことや難しいことも挙げられます。名刺データが更新されていたのにもかかわらず、古いデータを共有してしまうと、商談の機会を逃す可能性もあるでしょう。

また、エクセルはクラウドでの共有も可能ですが、設定によっては同時編集ができなかったり、機能制限があったりします。
そのため、エクセルの名刺管理シートを大人数で管理するのは難しく、情報共有のスピードも遅くなりがちです。

さらに、エクセルの特性でデータがリアルタイムに更新できないことも、情報共有を遅らせる原因となります。部署をまたいで連携をおこなうことが多い場合、エクセルでの名刺管理はあまり向いていないかもしれません。

エクセル形式でインポートできる名刺管理ソフト

ここからは、読み取った名刺データをエクセル形式でインポートできる名刺管理ソフトについて詳しく紹介します。

Sansan

sansanのHP
HPより

Sansanは、Sansan社が提供している名刺管理サービスです。名刺データを一元管理できるのが特徴で、中小企業から大手企業まで多数の企業で導入されています。

Sansanでは名刺データをシステムに蓄積させることで、営業活動をサポートすることができます。名刺を交換した後は、すぐに名刺データをサービスに取り込めるように、専用のスキャナーが用意されているのも特徴です。
また、反社会的勢力かどうかのチェックを自動でおこなうこともできるため、コンプライアンス強化にも役立ちます。

料金プランは「Lite」「Standard」「DX」の3種類あります。それぞれの初期費用・月額費用・運用サポート費用については、顧客からの見積依頼書に応じて、最適なプランを提案してくれます。
また、非営利団体向けに特別なプランも用意しています。

導入後には運用支援サービスとして、オンライン説明会や電話サポートなど受けることができます。また、活用を促進させるためのサポートサイト、ブログ、動画などのコンテンツも充実しています。

Wantedly People

Wantedly People
HPより

Wantedly Peopleとは、ウォンテッドリー社が提供している名刺管理システムです。400万人のユーザーが使用している実績があります。
Wantedly Peopleを利用すると、交換した名刺を撮影するだけで、データ化することができます。1度の撮影で10枚までの名刺をデータ化することが可能です。取り込んだ名刺データは連絡先に追加することができます。

また、名刺交換をおこなった相手が転職や昇格、部署異動などで、経歴が更新された場合、アプリを利用して簡単に把握することが可能です。
さらに、名前・企業名・部署・ポジションなどをもとに、名刺データと経歴を容易に検索することもできます。

Wantedly Peopleでは、すべての機能を無料で使用することができます。
たとえば、着信時に相手の名前を表示させたり、連絡先を共有したりすることも可能です。また、名刺データを容易に移行することもできます。さらに、エクセルで書き出し、CSV形式で連絡先に保存することも可能です。

CAMCARD BUSINESS

CAMCARD BUSINESS
HPより

CAMCARD BUSINESSとは、ワウテック社が提供している法人向けのクラウド型名刺管理システムです。システムを公開後、1年で1,000社以上の日本企業に導入された実績があります。

CAMCARD BUSINESSを利用することで、スマートフォンなどで名刺を撮影するだけで瞬時にデータ化することができます。CAMCARD BUSINESSで名刺管理をおこなうことで、手作業と比較して90%以上のコスト削減が期待できます。

また、クラウド型のシステムであることから、データを一元化して管理でき、名刺データを社内・社外問わず素早い情報共有が可能です。
さらに、顧客との商談情報なども記録として残すことができる便利な機能もあります。他にも、対面形式でなくても、オンライン上で名刺データを交換することも可能です。

料金プランは、「STANDARD」と「PROFESSIONAL」の2種類があります。両プランともに名刺交換枚数は無制限です。STANDARDプランでは20枚まで、PROFESSIONALプランでは50枚までデータを校正することが可能です。
オプション機能で、画像補正できる枚数を追加することもできます。また、10日間の無料トライアルが実施されている点が魅力の一つです。

エクセルやツールで名刺管理を効率化しよう!

いかがでしたか?名刺管理はツールを導入しなくても、エクセルで独自におこなうことができます。
しかし、費用がかからない反面、入力ミスのリスクや情報共有が難しいというデメリットもあります。そのため、自社の状況に合わせて、エクセルと名刺管理ツールのどちらを導入するのか選択するようにしましょう。

また、名刺管理ツールには、この記事で紹介したツールだけではなくさまざまなものがあります。自社のニーズに合った名刺管理ツールを選ぶことが重要です。

名刺管理に役立つエクセルのシートはこちら

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