名刺管理と顧客管理の違いとは?メリットや連携、おすすめツールを紹介!

オンラインが普及してきた昨今、さまざまなビジネスツールが開発されています。この記事では、各ビジネスツールの中でも、名刺管理ソフトと顧客管理システムについて紹介します。それぞれの機能や特徴、サービス連携などにも触れて実際に利用できるソフトやシステムも記載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化し、オンラインで一元管理できるツールです。名刺情報を可視化し、共有、活用ができます。名刺に記載されている担当者名、役職、会社名、部署などを自動で反映させることができるものもあります。

最近では在宅勤務が増えたことにより、オンラインでの名刺交換がおこなわれる機会も多くなっています。
オンライン名刺も名刺管理ソフトで一緒に管理することができ、オンライン名刺の作成などができるシステムもあります。

モバイルに対応している名刺管理ソフトもあり、名刺情報を商談終了後に外出先で簡単に取り込むことが可能なので、タイムリーに情報共有ができます。
また、他のシステムとの連携機能も豊富で、名刺の情報からデータを利用して顧客情報の管理やマーケティングに活用することができます。

顧客管理システムとは

顧客管理システムは、顧客のさまざまな情報を組織内で共有をおこない、営業の進捗や顧客の行動履歴などの、顧客データを残していくことができます。

そのデータを利用し、自動的に顧客情報を分析することも可能です。分析結果から、顧客の求めるベストなタイミングで営業活動をおこなったり、顧客に適した手法でアプローチしたりすることができるなどのメリットがあります。

顧客管理システムを利用すると、効率化を実現できることも魅力の一つです。メール一括配信機能システムもあり、見込み客や新規顧客の育成もできるので、日々の営業活動の助けとなってくれるでしょう。

名刺管理ソフトと顧客管理システムの違い

名刺管理ソフトと顧客管理システムは、どちらも顧客のデータを管理し、情報共有をスムーズにおこなうことを主な目的として利用されていますが、両者にはどのような違いがあるのでしょうか。
次に、名刺管理ソフトと顧客管理システムの違いについて詳しくみていきましょう。

1.機能の違い

名刺管理ソフトは、名刺をデジタル化し、管理することを主な目的としています。

一方、顧客管理システムは、システム内の顧客情報を利用して顧客との良好な関係を構築し、会社の売り上げや利益を生み出すことを目的としています。機能としては、顧客情報の管理、顧客ニーズやその他の分析をおこなうことがメイン機能です。営業活動の記録など、営業支援の機能を持つものもあります。

このように、目的としているメイン機能が違うので、導入を検討している場合は今何に課題を抱えているのかを明確にしてから、それぞれのツールを選ぶようにしましょう。

2.蓄積するデータの違い

名刺管理ソフトと顧客管理システムは、蓄積するデータについても違いがあります。

名刺管理ソフトについては、基本的に紙とオンラインの名刺データを蓄積していきます。機能によって、名刺データを自動に更新されることはありますが、それ以外に蓄積されるデータはありません。

一方、顧客管理システムは、顧客の基本情報をベースに現在の営業の状況や分析データなども蓄積していきます。

3.導入目的の違い

名刺管理ソフトや顧客管理システムを導入したいと考えている場合は、社内でどういった課題を抱えており、何を達成したいのか検討してから選ぶ必要があります。

社内で抱える課題が「散在している名刺の情報を一元管理したい」「名刺データの手入力作業をなくしたい」などであれば、名刺管理ソフトが適しているでしょう。

一方、「毎日の営業活動の記録をデータとして蓄積したい」「蓄積した情報を利用して売上アップにつなげたい」などの理由でツールの導入を考えている場合は、顧客管理システムを選ぶのがおすすめです。

名刺管理ソフトと顧客管理システムの連携でできること

名刺管理ソフトと顧客管理システムは、それぞれ特徴や目的が異なるシステムですが、連携して利用することができます。それぞれどのような連携機能があるのか、どんなことができるのかを紹介します。

1.名刺情報を活用して営業活動を効率化

名刺管理ソフトと顧客管理システムを連携することにより、営業活動を効率化することができます。顧客管理システム(CRM)のなかには、SFAやMAツールなどの機能を持つものや、これらのツールと連携できるものがあります。
名刺管理ソフトと顧客管理システム、さらにはSFAやMAツールと連携することにより、名刺情報を活用して営業活動の効率化を図ることも可能です。

名刺管理ソフトの名刺情報と顧客管理システムの顧客情報を連携させることで、そのデータを活用して顧客情報を正確に把握し、戦略的なマーケティングをおこなうことが可能です。
顧客情報の分析や戦略立案が効率化できるだけでなく、データに基づいた的確な分析をおこなうことが可能です。

2.顧客情報の更新を自動化

顧客情報を蓄積していても、情報の更新を手入力でおこなっているという企業も多いでしょう。
更新を手入力でおこなうには、リスクが発生します。情報入力に漏れや誤りがあると、営業のチャンスを逃したり、顧客対応を誤ってしまったりと、不利益につながります。

名刺管理ソフトと顧客管理システムを連携させることで、それぞれで更新した顧客情報を自動的に反映することができます。また、名寄せ機能を持つ名刺管理ソフトであれば、重複データを解消することも可能です。

さらに、名刺管理ソフトのなかには、第三者機関が提供している企業データと連携し、顧客に関する最新の情報を自動で更新することもできます。
今まで知り得なかった情報を得ることができるほか、情報を探す手間も削減することができます。

連携できる名刺管理ソフトと顧客管理システム3選

ここからは、実際に利用できる名刺管理ソフトと顧客管理システムについて紹介していきます。連携可能なソフトやツールを紹介しているのでぜひ参考にしてください。

「Sansan」×「eセールスマネージャー」

「Sansan」は、Sansan社が提供する名刺管理ソフトです。Sansanは、法人向けの名刺管理ソフトで、名刺のデータ化をメイン機能として、便利な機能がたくさんあります。

モバイルでのスキャン機能や、オンライン名刺の発行や管理なども可能です。また、名刺の情報だけに限らず、人物単位での情報管理が可能なのもSansanの特徴でしょう。
自動名寄せ機能、商談などのコンタクト管理の機能があり、便利な機能が揃っています。組織の課題によって料金が変わってくるので、見積もり依頼をしてみましょう。

「eセールスマネージャー」は、ソフトブレーン社が提供する顧客管理システムです。eセールスマネージャーは、情報を簡単に入力でき、シンプルな操作で日々の営業活動をアシストしてくれるのが特徴です。

ダッシュボードを利用することで、瞬時に数値を把握することも可能です。システム内で、企業情報、スケジュール、進捗、売上推移など、顧客に関することが情報が確認でき、現場担当と社内のコミュニケーションが円滑化されます。ライセンス数やオプションによって金額は異なりますが、3つのプランに分かれています。

Sansanとeセールスマネージャーを連携することで、Sansanの名刺情報をeセールスマネージャーに取り込み、顧客の最新情報を更新することができます。顧客情報を無駄なく営業活動に活かすことで、売上向上などにつながるでしょう。

「メイシー」×「Zoho CRM」

「メイシー」は、もぐら社が提供する名刺管理ソフトです。名刺を送れば、確実にデータ化し、管理することができるサービスです。

名刺の入力代行の方法は、郵送か出張スキャンを選ぶことができ、溜まっている名刺の情報を代理で入力してくれます。入力後は、ソフト内で共有ができるので組織で活用が可能です。
モバイルにも対応しているので、ソフト内から電話やメールが直接可能で、操作もシンプルなところが魅力です。
価格設定も非常にシンプルで、基本プランの月額料金をベースに、名刺のスキャン数やデータ入力数で決まります。

「Zoho CRM」は、ゾーホージャパン社が提供する顧客管理システムです。組織の課題に向き合い、オーダーメイドでシステムを構築できるのが特徴で、豊富な機能と操作を兼ね備えています。

連絡先と見込み客、取引先を分けて管理できる点がZoho CRMのメリットであり、管理先を細かく分けることで効率よく営業活動ができます。Zoho CRMは、4つのプランに分かれており、データ容量の大きさで選ぶことができます。

メイシーとZoho CRMを連携させることで、メイシーに名刺情報が登録された時点でZoho CRMに自動的に反映させることができます。名刺以外の顧客情報を細かく蓄積し、一元管理までできるのでぜひ連携を検討してみましょう。

「SmartVisca」×「Salesforce」

「SmartVisca」はサンブリッジ社が提供する名刺管理ソフトです。SmartViscaでは、名刺データ機能をはじめ、外部データとの連携で名刺の情報を充実させることができます。

新しく更新された名刺の情報は、上書きされずに過去のデータと別で蓄積します。ソフト内で最近の名刺をすぐに把握することができ、操作しやすいシステムです。
詳しい料金を知りたい場合は、資料請求と見積もり依頼をしてみましょう。

「Salesforce」は、セールスフォース・ドットコム社が提供する顧客管理システムです。顧客管理をメインに、情報の一元化、分析やマーケティングもシステム内でおこなえるのがSalesforceの特徴です。

Salesforceでは、売上管理や見積もりの作成、見込み客や新規顧客の管理などができます。営業担当の業務を効率化するだけでなく、メンバーの行動管理や売上予測など、管理者の業務をスムーズにする機能がたくさんあります。
ユーザー数や使える機能の幅によって4つのプランから選ぶことができ、無料トライアルを利用することが可能です。

SmartViscaとSalesforce連携すると、SmartViscaで取り込んだ名刺情報をSalesforce内の項目と紐づけることができます。顧客の組織図を可視化できたり、人事異動情報などを更新したりすることで情報の強化につなげられるでしょう。

名刺管理機能がある顧客管理システム2選

ここでは、名刺管理機能のある顧客管理システムについて紹介します。既存の名刺管理ソフトを導入していない企業などは、ぜひ参考にしてみてください。

Knowledge Suite(GRIDY 名刺CRM)

Knowledge Suite
HPより

「Knowledge Suite」は、ナレッジスイート社が提供する名刺機能のある顧客管理システムです。名刺のデータ化をはじめ、管理、活用を一元化した課題解決システムです。

モバイルにも対応しており、商談先でもその場で名刺をデジタル化できます。営業支援と顧客管理を一括でおこなうことができ、スケジュール、メール配信なども可能です。
一つのサービスにまとめることにより、他社製品を連携させるよりも効率よく導入ができ、業務プロセスの改善なども図れます。

月額で料金が決まっており、プラン毎に利用できる機能が異なります。無料でトライアルも可能なので、導入を検討している方はトライアルを利用するとよいでしょう。

名刺管理機能は、SFAスタンダードとSFAプロフェッショナルでの利用が可能です。名刺管理機能では、名刺の取り込みとデジタルデータ化ができ、企業の資産として蓄積できます。

ちきゅう

ちきゅうのHP
HPより

「ちきゅう」は、ジーニー社が提供する名刺機能のある顧客管理システムです。シンプルな画面と操作性が特徴で、直感的に利用できます。

顧客管理をはじめ、ネクストアクションのタスク管理、データを分析してグラフを作成する機能など、営業活動に欠かせない機能が複数あります。商談などのステータスごとにカードで分けて管理することができ、見やすいので忙しい営業担当でもすぐに状況を把握できるでしょう。

Googleのサービスと連携ができ、Googleマップで訪問先の企業をチェックしたり、Gmailのやりとりをシステム内に取り込んだりできます。

プランは4つに分かれており、ライトプラン、スタンダードプラン、プロプラン、エンタープライズプランがあります。名刺管理機能は、プロプランから利用可能です。名刺の情報をちきゅうに取り込み、他のサービスに連携します。

自社に合った名刺管理・顧客管理を選択しよう!

名刺管理ソフトと顧客管理システムの特徴や実際に利用できるツールについて紹介しました。それぞれに魅力的な機能があり、導入することで営業活動にスムーズにおこなうことができるでしょう。
現在、自社で抱えている課題を洗い出し、解決につながるツールを選ぶのがおすすめです。

今回紹介したもの以外にも、名刺管理ソフトと顧客管理システムにはたくさんのサービスがあります。
導入を検討されている方はぜひこちらの記事もご覧ください。

また、「顧客管理システムの選び方がわからない!」という方は、CRM・顧客管理システム選び方ガイドを参考にしてみてください。8つの選定軸をもとに、自社に合うサービスの選び方をご紹介します。

こちらから無料でダウンロードいただけます。

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