Google Keep・Evernote・OneNoteで名刺管理をおこなう方法

名刺を手作業で管理していると手間がかかったり、営業活動における機会損失が生じてしまったりすることがあります。名刺管理はメモアプリでもおこなうことで業務効率を上げることができます。
この記事では、メモアプリであるGoogle Keep・Evernote・OneNoteで名刺管理をおこなう方法や、メリット、注意点について詳しく紹介します。名刺管理に困っている方はぜひこの記事を参考にしてみてください。

Google Keep・Evernote・OneNoteで名刺管理するメリット

ここでは、Google Keep・Evernote・OneNoteで名刺管理するメリットについて詳しく紹介します。

コストをかけずに導入できる

Google Keep・Evernote・OneNoteはいずれも無料で導入することができます。これらのメモアプリはPCだけでなく、スマートフォンでも手軽に利用することが可能です。

また、普段からGoogle社やマイクロソフト社が提供しているサービスを利用していれば、簡単に導入することができます。したがって、初めて利用するソフトと比較して、導入する敷居が低いといえるでしょう。

シンプルに名刺管理できる

名刺管理ソフトには、多種多様な機能が備わっています。一方、Google Keep・Evernote・OneNoteはメモアプリであるため、一般的な名刺管理ソフトと比較すると機能は少なくなっています。
機能が多いと、管理が複雑になってしまうこともあります。名刺管理だけをおこないたいのであれば、メモアプリでも充分でしょう。

社内共有や名寄せ、データ連携などの便利機能を必要とせず、単純に名刺情報をデータ化し、管理したいという場合には、必要最低限の機能に抑えられたメモアプリが最適ともいえます。

Google Keepで名刺管理する方法

ここでは、Google Keepで名刺管理する方法について詳しく紹介します。

Google Keepとは

Google keep
HPより

Google Keepとは、Google社が提供しているメモアプリです。
Google Keepにはデータの保存容量制限がないことが特長です。メモは色を付けたり、ラベルを付けたりして自分に合った管理方法でアレンジすることができます。

位置情報サービスと連携しておけば、決まった場所や時間にリマインダーを表示させることが可能です。
音声メモ機能では、音声を文字に変換することができます。ただし、入力できる文字数には制限があるので注意しましょう。

また、Google Keepでは、保存したメモを簡単にほかの人と共有することが可能です。リアルタイムで共同編集することも可能です。

Google Keepは、Googleの検索画面から簡単にアクセスでき、Google chromeの拡張機能としても利用することが可能です。そのため、普段からGoogleを利用している人にとっては、使い勝手が大変よいアプリといえます。

Google Keepで名刺管理する方法

Google Keepで名刺管理する方法は簡単です。今回はスマートフォンでおこなう方法を紹介します。

Google Keepのアプリを起動させたら、まず画面の右下にある「+」のアイコンを押します。
次に、左下にある「+」アイコンを押すと、いくつかの項目が画面に表示されます。そのなかから「写真を撮る」を選択し、名刺を撮影します。この段階でラベルを設定すると名刺管理がおこないやすくなります。

名刺の検索方法は、メモを検索するのと同様です。「株式会社」「東京」などと検索すれば、これらの文字を含んでいる名刺が結果として表示されます。

名刺をテキスト化したい場合にはOCR機能を利用します。OCRとは、画像のテキスト部分を認識し、文字データに変換する光学文字認識技術のことです。
検索した名刺の画像をタップし、右上の操作ボタンを押します。次に、「画像のテキストを抽出」を選択することで、名刺画像をテキスト化することが可能です。

ほかにも、共同編集機能を利用すれば、ほかの人と名刺を共有し、共同編集することも可能です。
リマインダー機能に名刺を登録した日付や場所を登録すれば、自動的にGoogleカレンダーに記録されます。

Evernoteで名刺管理する方法

ここでは、Evernoteで名刺管理する方法について詳しく紹介します。

Evernoteとは

Evernote
HPより

Evernoteとは、エバーノート社が提供しているメモアプリです。
Evernoteを元々利用している人はメモ情報に加えて、名刺情報も一緒に管理できるようになります。

あらゆるデバイスでデータが同期されるため、いつでもどこでも作業することが可能です。追加できるデータは、テキスト・画像・音声などさまざまです。
また、編集機能が充実しているため、自由にデータをアレンジすることができます。自動補完機能によって、探したいデータをスピーディーに検索することが可能です。

Evernoteには、他のソフトと連携する機能があり、GoogleドライブやSlack、Outlook、Salesforceなどと連携することが可能です。関連する情報を一元管理できるため、業務効率の向上が期待できます。

ほかにもEvernoteには、Webクリッパー機能という機能があります。Webサイトの情報を保存したい場合、Evernoteにクリップすることで、PDF形式のデータとして管理が可能です。サイト全体を保存することも、必要な部分だけを保存することもできます。Webクリッパー機能は、これまで利用していたブックマークの代わりともなる便利な機能です。

Evernoteで名刺管理する方法

Evernoteを利用して名刺の登録をおこなうと、OCR機能によって名刺がテキスト化されるため、簡単に名刺を検索することができます。スマホカメラあるいはスキャナを利用して名刺登録ができるので、ニーズに合わせて使い分けるのがおすすめです。

名刺の枚数が少ない場合、スマホアプリの名刺スキャン機能を利用するのが便利です。ただし、名刺スキャン機能は有料プランの機能となっています。
カメラを起動し、名刺にかざすだけで自動的に撮影することができます。複数の名刺を順番にかざして連続撮影することも可能です。

大量に名刺がある場合はスキャナの利用がおすすめです。素早く名刺情報を取り込むことができ、自動的に一つのノートに保存されます。また、自動判別機能が搭載されているため、名刺の向きがばらばらでも問題ありません。

Evernoteでは手書き文字も登録することが可能です。名刺交換した際の場所や日付、プロジェクト名などをメモとして残しておくことで、名刺データに情報を追記することができます。また、タグ機能を利用することで、名刺をグループ分けすることもできます。

Evernoteの有料プラン

Evernoteの料金プランには「ベーシック」「プレミアム」「ビジネス」の3種類のプランがあります。ベーシックプランは無料で、プレミアムプランとビジネスプランは有料のプランです。

有料プランの2つは、名刺をスキャンしてデータ化し、連絡先データベースを構築することが可能です。
ベーシックプランでは、ノートの上限サイズが25MBであるのに対して、有料プランの2つでは、ノートの上限サイズは200MBです。

また、月にアップロードできるストレージ容量は、ベーシックプランでは60MB、プレミアムプランでは10GB、ビジネスプランでは20GBです。なお、ビジネスプランでは1ユーザーあたり2GB追加することができます。

OneNoteで名刺管理する方法

ここでは、OneNoteで名刺管理する方法について詳しく紹介します。

OneNoteとは

OneNote
HPより

OneNoteとは、マイクロソフト社が提供しているメモアプリです。
OneNoteではセクション機能やページ機能を利用して、テーマ別にコンテンツを分類して整理することができます。また、タグ機能を使用して、「TODOリスト」を作成したり、重要な項目にマークを付けたりすることも可能です。
さらに、手書きのメモをOneNoteで読み込むこともできます。

OneNoteは、あらゆるデバイスと同期することができるため、複数のユーザーでコンテンツを共同編集することも可能です。また、マイクロソフト社が提供しているTeamsやExcel、Wordなどのアプリと連携させることができます。
このように共同編集機能や連携機能によって、業務効率の向上が期待できます。

OneNoteで名刺管理する方法

OneNoteで名刺管理する際には、「Office Lens」というアプリが必要になります。Office Lensとは、マイクロソフト社が無料で提供しているカメラアプリです。
Office Lensを利用することで、画像をさまざまな形式のファイルに変換したり、データ化したりすることができます。

Office Lensを利用する理由として、OneNoteとシームレスな連携ができる点が挙げられます。MicrosoftアカウントでOffice Lensにログインすれば、撮影した名刺画像が添付されたOneNoteのページを簡単に作成することが可能です。
また、OCR機能によって、撮影した名刺画像をテキスト化することもできるため、簡単に名刺を検索することができます。

Office Lensで名刺を読み込む際には、撮影モードを「名刺のキャプチャ」「ドキュメントのキャプチャ」から選択することが可能です。
「名刺のキャプチャ」では、名刺画像を自動的に電子名刺にすることができます。一方、「ドキュメントのキャプチャ」では、通常の画像データとテキストとして保存することができます。

OneNoteの有料プラン

OneNoteの機能はすべて無料で使用することができます。ただし、データの保存先であるOneDriveのストレージ容量は5GBまでとなります。

有料プランである「Microsoft 365 Personal」を契約すると、OneNoteのストレージ容量は1TBまで使用することが可能です。また、ストレージ容量はOneNoteのデータ保存だけではなく、通常のクラウドストレージとして利用することもできます。

さらに、Microsoft 365 Personalを導入することによって、OneNote以外にもあらゆるOffice製品をさまざまなデバイスで使用できるようになります。
ほかにも、2段階認証機能など高度なセキュリティ機能が備わっているため、安心して名刺管理をおこなうことができます。

Google Keep・Evernote・OneNoteで名刺管理するときの注意点

ここからは、Google Keep・Evernote・OneNoteで名刺管理するときの注意点について詳しく紹介します。

使えるストレージ容量に制限がある

Google Keepにはストレージ容量に制限がありませんが、入力できる文字数には制限があります。
一方、EvernoteとOneNoteにはストレージ容量に制限があります。

有料プランの場合、Evernoteが1カ月あたり約20GBまで、OneNoteが1TBまでとなっています。
無料プランの場合、Evernoteが1カ月あたり60MBまで、OneNoteが5GBまでと非常に少ないストレージ容量となります。

OCRの精度には限度がある

OCR機能は画像をテキストデータにできるため、非常に便利な機能といえます。しかし、メモアプリのOCR機能の精度には限度があります。

たとえば、OneNoteで名刺管理をおこなう際に使用するOffice Lensでは、すべての名刺の名前や会社名、メールアドレスなどを区別して認識してくれるわけではありません。よって、手作業で名刺データを修正する必要もあります。

また、Google KeepのOCR機能の精度は年々上がっているものの、正しく読み込まれない部分もあります。文字認識技術の研究は近年のトレンドでもあるため、今後メモアプリにおけるOCR機能の精度は上がっていくことが予想されますが、高精度な機能を求めている方は専用の名刺管理アプリの導入がおすすめです。

Google KeepやEvernote、OneNoteを活用して名刺管理をしよう!

いかがでしたか。これまで紹介したように、Google Keep・Evernote・OneNoteのようなメモアプリでも名刺を管理することができます。

無料で使用できることや、導入が簡単であることがメモアプリのメリットとして挙げられます。コストをかけずに名刺管理をおこないたい方には、メモアプリを使用してみることをおすすめします。

名刺管理はメモアプリだけでなく、専用の名刺管理ツールでもおこなうことができます。自社のニーズに合わせた方法で名刺管理をおこないましょう。

以下の記事では名刺管理アプリをたくさん紹介しています。専用ツールの導入を検討されている方はぜひご覧になってみてください!

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