名刺管理の目的とは?選び方やおすすめ名刺管理ツールを紹介!

名刺の情報を最大限に活かすには、名刺管理が重要となります。各社員がもっている名刺には、企業の資産ともいえる顧客情報が詰まっています。ただ単に各社員が保管しているだけでは情報の活用ができず、情報漏洩のリスクも伴うため、適切に管理することが重要です。この記事では、名刺管理の目的や名刺管理ソフトの導入メリットについて紹介します。

更新日:2021.8.17

名刺管理の目的とは

まず最初に、名刺管理の目的について解説していきます。企業によって名刺管理の課題は異なりますが、これから紹介する4つが主な目的となるでしょう。名刺管理に課題を抱えている企業の方はぜひ参考にしてみてください。

名刺管理の一番の目的は営業活動の最大化

名刺は新規顧客と接することで増えていき、仕事の年数を重ねれば重ねるほど溜まっていきます。管理をしていないと、顧客の情報が欲しい時にすぐに見つからないことも多いでしょう。名刺管理をすることで名刺の情報を探す手間をなくし、営業活動を効率化させることができます。

営業担当者は1日に何人もの顧客と商談をおこない、名刺交換をします。手にした名刺を自分で管理するには、手間も時間もかかるでしょう。また、自分だけで名刺の情報を持っていては営業活動をスムーズに進めることができません。

名刺を管理し可視化することができると、社内人脈を活かした営業活動が可能になります。どの部署の誰が、どの顧客とつながっているのかが見えることで、新たな営業の機会が創出できるでしょう。

顧客データと名刺データの連携

名刺データと顧客データを連携するためにも、名刺情報の管理は重要です。顧客データと名刺データを連携することで、顧客のマーケティングや分析ができるようになります。顧客のあらゆる情報を細かく残し、理解を深めることで顧客満足にもつながるでしょう。

過去のデータを管理し、顧客が現在抱えている課題やニーズ、指向などを追究することもできます。日々の営業に活用することができ、購買履歴や商談履歴などを集約して、戦略的に営業をおこなうことが可能になります。

また、リモートワークが推進されるなかで、顧客接点の可視化がますます必要となっています。名刺データに連携させて、顧客データを蓄積させていくことで営業の進捗をメンバーや管理者が把握しやすくなるというメリットもあります。

見込み顧客の育成

名刺の情報から顧客を管理をすることで、効率的なマーケティングができます。
営業担当者は、見込みの高い顧客から提案することができるので、業務を効率化することもできるようになるでしょう。そのように見込み顧客を管理し案件化するまで育てることで、企業の売上向上にもつながります。

見込みの低い顧客には、メール配信などの定期的な情報発信でコミュニケーションを取ります。名刺管理システムとCRMを活用することで、メール配信も簡単にできます。
また、名刺データ活用してメールを自動配信することができるシステムもあるため、マーケティング活動を効率的におこなうことが可能です。

営業活動・アプローチの最適化

名刺管理は営業活動やアプローチの最適化にも貢献します。
名刺情報を管理し、その情報の中からターゲットを絞って顧客にアプローチをかけます。過去のやり取りや商談などの履歴を残しておくことで、適切なアプローチのタイミングを計ったり、適切な内容を考えたりと戦略的に考えることができるようになるでしょう。

顧客に継続的なアプローチを繰り返しおこなっていくと、購買意欲の高まっている顧客や検討が進んでいない顧客などに分類できるようになってきます。そのような過去の分類の履歴なども確認して組織内で話し合うことで、日々の営業活動が最適化されるでしょう。

名刺管理ソフトのメリット

ここまで、名刺管理の目的について解説してきました。次に、名刺管理ソフトを使って名刺管理をおこなうメリットについて紹介していきます。名刺管理ソフトを用いることで、名刺管理を簡単におこなうことができます。

名刺データの入力が簡単

名刺管理ソフトを導入することにより、データの入力が簡単になります。
紙の名刺の場合、名刺交換後、社内に持ち帰ってまとめて入力している場合が多いでしょう。名刺管理ソフトを導入すると、商談後や交流会などで名刺をもらった後すぐに、名刺のデータを簡単に入力することができます。

スキャナやスマートフォンのカメラ機能を使ってデータ登録をすることができるので、各社員の負担も軽減できます。入力作業を削減することで、他の業務に時間を割くことができるようになるので、生産性の向上にもつながります。

名刺データを共有できる

社内でデータの共有をしやすくなるというのも、名刺管理ソフトの魅力的な点でしょう。
社内で名刺のデータを共有できれば、新しいビジネスチャンスが生まれる可能性があり、会社にとっても貴重な資産となります。スマートフォンに対応している名刺管理ソフトであれば名刺交換をした後すぐに登録することができるので、共有のスピードも格段に上がるでしょう。

また、データを共有することで取引先の重複を防ぐことも可能です。商談などの情報を名刺データと紐付けて管理できるシステムもあるので、利用することで業務を効率化することができるでしょう。

情報を更新しやすい

名刺管理ソフトの多くには、名寄せ機能があります。名寄せ機能とは、分散している同一顧客のデータを統合することです。この機能を使うことで、顧客データの重複を解消し、名刺情報を整理することができます。

また、蓄積している名刺の情報は、アップデートされた最新のデータであることが重要です。名刺管理ソフトには、情報を自動で更新できるものもあります。異動や昇進などの情報を自動で更新したり、外部の企業データと連携したりすることが可能です。名刺管理ソフトの名寄せや顧客情報の更新を簡単におこなえるもの、大きなメリットの一つです。

データの紛失や漏洩の防止ができる

名刺管理ソフトを活用することにより、名刺データの紛失や漏洩が防止できるでしょう。名刺の情報は貴重な個人情報です。紙の名刺で管理をしている場合は、名刺の紛失や顧客情報の流出などのリスクが高まります。

名刺管理ソフトを利用してデータ化することにより、保管もオンラインで容易になります。また、名刺管理ツールであればセキュリティ対策が充実しており、ログイン制限や端末制限、ログ管理などの機能があるため、情報漏洩のリスクを低減することが可能です。

外出先でも確認・登録ができる

スマートフォン対応の名刺管理ソフトであれば、外出の多い営業担当者でもその場で名刺データを確認することができます。商談前や電話をするときなど、事前に顧客の情報を頭に入れて会話に臨むと、落ち着いて話すことができるでしょう。

また、スマートフォンから名刺データのスキャンが可能な名刺管理ソフトもあります。カメラで取り込むことで、データの入力が完了し、入力作業にかかる時間を削減することができます。データをその場で取り込むことで、社内への共有も迅速になり生産性がアップするでしょう。

名刺管理ソフトの選び方|目的に合ったツールを選ぼう

ここでは、名刺管理ソフトの選び方について紹介していきます。自社が抱えている課題を洗い出して、自社の目的に合ったツールを選ぶようにしましょう。

自社の導入目的に合った機能を持っているか

ツールの導入を検討する時、自社の導入目的に合った機能を持っているかが非常に重要となります。

紙名刺の管理から脱却をしたいという目的であれば、シンプルな操作でデータ化できる機能が良いでしょう。

入力作業の削減を目的としている場合は、スキャン機能がついている名刺管理ソフトを選ぶのがおすすめです。スマートフォンで画像取り込みができるとなお良いです。顧客情報の共有を目的にしている場合は、個人向けの名刺管理ツールではなく、共有機能のついているツールを選ぶと良いでしょう。

データの活用が目的であれば、連携機能が豊富な名刺管理ツールがおすすめです。 CRMやMA、SFAツールとの連携があれば業務効率をアップすることが可能になるでしょう。

取り込みの精度や入力作業の手順

名刺管理ツールを選ぶ際は、取り込みの精度や入力作業の手順についても知っておく必要があります。

データの登録の手間を省くことが目的の場合は、取り込みの精度が重要となってくるでしょう。スキャンやスマートフォンでの画像取り込み機能があれば、どれくらいの精度で取り込むことができるのかを調べてから導入するようにしましょう。

入力作業の効率化が目的であれば、入力作業の手順がシンプルで簡単なツールを選ぶのがおすすめです。日々の名刺管理は楽になっても、ツールによっては登録や更新などの入力作業の手間が、余計に発生してしまうこともあります。ツールを導入することによって、どのくらい業務の削減が見込めるのか確認してから導入を検討しましょう。

すでに使用しているツールとの連携ができるか

自社ですでに利用しているツールがあれば、そのツールとの連携も考えて名刺管理ソフトの導入を検討しましょう。顧客管理や営業支援ツールなど、名刺の情報と連携することで効率化や売上の向上を見込むことができるツールはたくさんあります。

管理する名刺情報をより活用するためにも、すでに自社で使用しているツールと連携できる名刺管理ソフトを選ぶのがおすすめです。慣れている既存のツールと連携することで、他のメンバーも使いやすく、今までの営業戦略の見直しや顧客の分析などにも役立てることができます。これにより、顧客へ効果的なアプローチが期待できます。

おすすめ名刺管理ソフト3選

それでは次に、おすすめの名刺管理ソフトを3つ紹介します。

Sansan

sansanのHP
HPより

「Sansan」は、Sansan社が提供する名刺管理ソフトです。名刺の情報をさまざまな顧客データと連携することで、企業の売上向上や業務効率化を図ります。

Sansanは名刺データ化機能をはじめ、オンライン名刺機能やコンタクト管理機能、名寄せ機能などが搭載されています。名刺情報だけでなく、さまざまな情報を管理できるのもSansanの魅力といえるでしょう。顧客に関する情報を接触履歴に紐づけて、商談や連絡の情報を蓄積していくことができます。

また、スマートフォンにも対応しており、アプリでの操作が可能です。外出先で簡単に名刺の登録ができ、蓄積された顧客情報も確認したい時に素早くアクセスすることができます。移動中など時間のない時でも簡単に開くことができるので、非常に便利です。

Sansanの料金は、Lite・Standard・DXの3つに分かれています。それぞれに名刺管理のサービスが含まれており、Standard・DXについては、名刺管理以外の機能も使えるようになります。
各企業の課題に合わせて最適なプランを提供してもらえるので、まずは無料見積もりを依頼してみましょう。

Knowledge Suite

Knowledge Suite
HPより

「Knowledge Suite」は、ナレッジスイート社が提供しているSFA・CRMツールで、名刺管理の機能が搭載されています。名刺情報を正確にデジタル化し、管理することができます。

スマートフォン、スキャナでのデータ取り込みが可能で、数分で名刺情報をデジタル化することができます。読み取りエラーが出た場合は、国内の担当オペレーターが目視・補正します。
また、名刺に手書きでメモなどをしておくと、一緒にデータ化されるので顧客の情報などを書いておくのがおすすめです。

Knowledge Suiteには複数のサービスがあり、名刺管理ソフトと連携して利用することができます。GRIDY SFAと連携すれば、名刺情報をデジタル化した後、スマートフォンで名刺情報を確認することも可能なので、外出先で顧客情報を確認してから商談に挑むことができるのもメリットでしょう。

基本料金は、グループウェア・SFAスタンダード・ SFAプロフェッショナルの3つに分かれています。このうち、名刺管理ソフトが利用できるのは「SFAスタンダード」「SFAプロフェッショナル」のプランです。
プランごとに利用できるサービスが変わるので、自社に合った機能のあるプランを選ぶようにしましょう。導入支援サービスやメールサーバーなどのオプションもあるので、検討してみると良いでしょう。

PHONE APPLI PEOPLE

PHONE APPLI PEOPLE
HPより

「PHONE APPLI PEOPLE」は、Phone Appli社が提供するWeb電話帳アプリで、名刺管理をすることが可能です。
PHONE APPLI PEOPLEは、顧客の連絡先をクラウドで一元管理することができ、シンプルな操作でコミュニケーションが可能です。着信やメールがあった時、スマホ内の連絡先に登録されていなくても、相手の情報を表示することができるのも魅力的な機能です。

PHONE APPLI PEOPLEは、顧客だけでなく、社内のメンバーとのコミュニケーションを取ることもできます。メンバーの所在を確認したり、災害があった際に登録社員の安否確認をしたりすることができます。

また、Sansanと連携ができ、名刺管理機能にアクセスすることで、PHONE APPLI PEOPLEの連絡先と連携することができます。

無料トライアルが可能で、実際の機能を試すことができます。初期費用に加え、ID数に応じて月額料金が発生する料金体系となっています。比較的、安価な料金で導入することができるのでおすすめです。

自社の目的に合う名刺管理ソフトを導入して名刺管理を効率化しよう!

いかがでしたか?名刺管理の目的やソフトの選び方について紹介してきました。名刺管理ソフトは、名刺管理を効率化するさまざまな機能があります。自社が抱えている課題を洗い出し、目的に合った名刺管理ソフトを導入するようにしましょう。

検討段階の時点で、どの業務の時間をどれだけ削減して生産性を上げるのか、それに見合った料金なのかを社内で検討したうえで導入するのがおすすめです。

こちらの記事では、今回紹介したもの以外にも多くの名刺管理ソフトを紹介しています。導入を検討されている方はぜひ参考にしてみてください。

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