請求書発行を依頼されたときの対応方法をイチから詳しく解説

請求書は取引をおこなう際の重要な書類であり、会社で総務や経理として働いている場合は、請求書の発行を依頼されることも多いと思います。請求書を適切に発行することができなければ、取引先とのトラブルにもつながる可能性があるため、請求書に関してはきちんとした知識を持っておくことが重要です。
この記事では、請求書の発行・再発行を依頼されたときの対応方法や、請求書に記載すべき項目などについて解説します。

請求書発行を依頼されたときの対応方法

請求書の発行を依頼された際は、基本的に依頼に応じるかたちで発行して問題ありません。
ただ、請求書の作成には取引先の都合も関わってくるので、以下に示す項目に関しては事前に取引先に確認しておくのが望ましいでしょう。

  • 請求書の発行日
  • 請求金額
  • 請求書の送付方法

取引先によって請求書に関するルールは異なるため、円滑な取引を継続するためにも、これらの点に関してはしっかり押さえておくことが重要です。

請求書は「取引の証明」および「トラブル予防」のために必要

請求書が必要なのは、請求書が「取引の証明」になり、トラブルを事前に防ぐための役割を担っているからです。
請求書は、請求書を発行する側にとっては「請求の事実」を証明する書類となり、請求書を受け取る側にとっては「支払額が適切であること」を証明する書類となります。

請求書があることで、「取引をおこなった・おこなっていない」、「支払い金額が正しい・正しくない」などのすれ違いやトラブルを回避します。

請求書に必要な5つの項目

国税庁のタックスアンサーでは、請求書を作成する際に必ず記載すべき項目として、以下の項目を挙げています。

  • 請求書作成者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額
  • 取引先の氏名または名称

ここでは、それぞれの項目について説明します。

1. 請求書作成者の氏名または名称

請求書作成者の氏名または名称は、誰から(またはどこから)の請求なのかが一目でわかるように、請求書上部に記載するのが一般的です。
会社名や住所を記入したうえで社判を捺印する場合が多いですが、社判の代わりに担当者やその上長の名前を記入し、各個人の名前で捺印することもあります。

取引先からの指定があればそれに従えばよいですが、とくにない場合は自社で通常おこなっている方法に則るとよいでしょう。

2. 取引年月日

取引年月日は、請求書を発行する日を記載すれば問題ありませんが、念のため事前に取引先に確認しておくのが好ましいといえます。
なぜなら、取引先の締め日によっては、請求書の取引年月日によって経費を計上するタイミングが変わってしまう可能性があるからです。

先ほども少し触れましたが、とくに初めて取引をおこなう相手に対しては、トラブルを避けるためにもこの点は必ず確認しておくようにしましょう。

3. 取引内容

取引をおこなった品目や数量・金額などを、それぞれ明記します。
数量に関しては、「一式」などのようにまとめて記載してもかまいません。

最下段には、各取引内容の金額をまとめた小計、小計額にかかる消費税、小計と消費税を合わせた合計金額を記載します。

4. 取引金額

取引金額は各取引額を合計した金額になるので、金額の計算自体は簡単ですが、それとは別に「請求金額」を記載することが多いです。請求金額は取引金額から源泉徴収を差し引いた金額となるので、両者を混同しないように注意しましょう。

源泉徴収をおこなわない場合は、取引金額と請求金額は同じになるので、請求金額を別途記載しないこともあります。

5. 取引先の氏名または名称

請求書を発行する取引先の氏名や名称・屋号などを記載します。
「株式会社」を「(株)」というように略することなく、正式名称で記載することに注意しておきましょう。

会社名に加えて担当者の個人名などまで記載するかはケースバイケースであり、取引先からとくに要望がなければ、自社で通常おこなっている方法に則れば問題ありません。

補足:支払期日や振込先などを記載することも多い

上述した項目を網羅していれば請求書として問題はありませんが、実務上はより多くの情報が必要なケースも多く、支払期日や振込先なども併せて記載するのが一般的です。

支払期限に関しては、契約書を交わした際に一緒に決めることが多いので、その期日を記載しましょう。相手に対するリマインドになるほか、自社で入金確認をおこなう際の目安にもなります。

振込先の情報としては金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義を漏れなく記載します。

請求書の再発行を依頼された場合の対応は状況により異なる

一度発行した請求書の再発行を依頼されることもあります。
請求書再発行の理由としては、「紛失」「記載内容の誤り」などが多いですが、理由に応じて対応は異なります。

それぞれの理由で再発行を依頼された場合の対応について、以下で説明します。

紛失による再発行を依頼された場合

紛失による再発行を依頼された場合は、二重請求にならないように十分注意しなければなりません。先方が紛失した請求書の内容を確認して、あらためて請求書を発行しますが、まったく同じ内容の請求書が2つ存在すると二重請求になってしまう可能性があります。

そのため、再発行する請求書にはわかりやすく「再発行」と記載するなどして、ひと目で再発行されたものだとわかるような工夫が必要です。
再発行した請求書を取引先に送付する場合は、案内状や挨拶状を同封するのが通例となっています。

記載内容の誤りによる再発行を依頼された場合

記載内容の誤りによる再発行の場合は、誤りを発見したのがこちらにせよ先方にせよ、まずは内容に誤りがあったことについて謝罪する必要があります。

続いて正しい内容の請求書を作成し、案内状や挨拶状とともに先方に送付します。
このとき、案内状などで一枚目の請求書を破棄してほしい旨を伝えます。また、請求書の破棄のお願いについては、案内状だけでなく、内容に誤りがあったことを先方に謝罪する際に、予め伝えておいたほうがよいでしょう。

請求書は形式を守って適切に発行しよう

請求書は取引が確かにおこなわれたことを証明し、トラブルを未然に防ぐために非常に重要な書類です。
記載すべき項目やある程度のテンプレートは決まっているので、それらに沿って適切に発行することを心がけましょう。取引先によっては記載項目の追加を求められる場合もあるので、可能な範囲で要望に沿った請求書を発行できると良いでしょう。

また、請求書発行システムを利用することで効率的に請求書を作成することができます。自社にまだ請求書発行システムを導入されていない方は、ぜひこちらの記事もチェックしてみてください。

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