請求書発行は義務?意外と知らない法律ルールをわかりやすく解説

取引先と何らかの取引をおこなった際は、請求書を発行するのが一般的です。しかし、請求書の発行が企業や個人事業主にとって義務づけられているのかどうか、疑問に思う人もいるでしょう。また、取引をおこなった際に発行する書類は請求書だけではありません。請求書と、領収書や支払通知書などの書類との違いについても、きちんと把握しておかなければなりません。
この記事では、請求書発行は義務なのかどうかについて解説します。あわせて、請求書と領収書や支払通知書との違い、請求書を発行すべき理由なども紹介します。

請求書の発行は義務ではないが発行しておくべき

結論からいうと、債権者が料金や代金を債務者(取引先)に請求する場合、請求書を発行することは義務ではありません。
ただし、請求書は請求した事実を証明するものです。請求書を発行せず、債務者が「請求されていない」と主張した場合、請求した事実を主張できない可能性があります。したがって、請求書は発行しておいたほうが賢明といえるでしょう。

請求書と領収書や支払通知書との違い

取引をおこなった際に発行する書類には、請求書以外に領収書や支払通知書などもあります。ここでは、請求書と領収書や支払通知書との違いについて説明します。

請求書と領収書の違い

請求書は、その名の通り商品やサービスに対する代金を「請求」するための書類で、実際に支払いがおこなわれる前に発行します。

一方、領収書は、代金を受け取った(領収した)という事実を示すための書類で、支払いがおこなわれた後に発行します。どちらも債権者から債務者に向けて発行されます。

請求書と支払通知書の違い

支払通知書は、債務者から債権者に向けて発行される書類です。すでに取引がおこなわれて支払いが確定しているものに関して、「このような内容で支払います」ということを示すために発行します。

請求書は、債権者から債務者に向けて「このような内容で支払いをおこなってください」という請求をおこなう書類です。債権者と債務者がそれぞれ請求書送り合うことで、取引の内容に相違がないことを確認することができます。

請求書を発行すべき理由

債権者には、請求書を発行しなければならない義務があるわけではありません。しかし、基本的に取引のなかでは請求書を発行するのが通例となっています。
債権者が請求書を発行すべき理由としては、以下のようなことが挙げられます。

  • 取引の内容を記録に残しておくため
  • 税務調査の際に提出する必要があるため

それぞれの理由について、詳しく説明します。

1. 取引の内容を記録に残しておくため

請求書を発行しておけば、過去の取引の内容を記録に残しておくことができます。したがって、将来的に再び取引をおこなう場合、以前の取引を参考にすることが可能です。

また、取引先が請求した内容通りに支払いをおこなってくれたかを確認する際にも、請求書は役に立ちます。

2. 税務調査の際に提出する必要があるため

企業は税務調査を受ける場合がありますが、税務調査は基本的に残されている記録に基づいておこなわれます。
このとき、請求書がないのに支払いをおこなっていたり支払いを受けていたりすると、取引の信憑性が疑われてしまう場合があります。これは、自社だけでなく取引先にも当てはまります。

自社および取引先の双方がスムーズに税務調査を受けるためにも、請求書は発行しておくべきです。

請求書発行は義務ではないがほぼ義務に近い

請求書を発行することは義務ではありませんが、取引のなかで請求書を発行することはほぼ通例となっているケースが多いです。何らかの特別な理由がない限り、基本的に「請求書は発行するもの」という認識でよいでしょう。

取引内容の確認を円滑におこなうため、税務調査の際に適切な取引であることを証明するため、請求書を発行しましょう。

また、請求書発行システムを利用することで効率的に請求書を作成することができます。自社にまだ請求書発行システムを導入されていない方は、ぜひこちらの記事もチェックしてみてください。

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