請求書発行のタイミングはいつ?発行日の基本的な決め方を解説

会社で経理や総務などとして働いていると、請求書の発行が業務の1つとなります。その際、どのようなタイミングで請求書を発行すべきかで悩んでしまうこともあるかもしれません。また、請求書は自社だけでなく取引先にも関わる書類なので、決められたフォーマットに沿って作成しなければ、書類の内容が不十分ということで取引先にいらぬ手間をかけさせてしまう可能性もあります。
この記事では、請求書を発行するタイミングや発行日に関する注意点、請求書を作成する際のポイントなどについて解説します。

請求書発行のタイミングは納品と同時か納品後

請求書は、商品やサービスの提供に伴って発生した代金の支払いを促すための書類です。
そのため、やりとりの流れを考えると納品前に請求書を発行することは基本的にあり得ず、納品と同時もしくは納品後に発行するのが一般的といえます。

請求書の発行日については、事前に取引先に確認しておくのが無難

請求書は自社と取引先の両者に関わる書類なので、自社の都合だけで請求書の発行日を決めるのはあまり好ましくありません。
取引先には取引先の都合があるので、請求書を発行してほしいタイミングが自社が請求書を発行したいタイミングとズレている可能性もあります。

このような場合にどちらの事情を優先するかはケースバイケースですが、いずれにせよ請求書の発行日の決め方については、自社だけで決めずに取引先に確認するようにしましょう。

請求書の発行日に関する2つの注意点

請求書の発行日に関しては、以下に挙げることに注意しておく必要があります。

  • できるだけ取引先の意向を反映する
  • 日付のない請求書は基本的に不可

それぞれについて、以下で説明します。

1. できるだけ取引先の意向を反映する

先ほども少し触れましたが、発行日に関して自社と取引先の希望が異なる場合は、できるだけ取引先の意向を反映するのが好ましいでしょう。
というのも、一般的に請求書の発行日は取引先の締め日に合わせることが多いからです。

締め日と請求書の発行日の関係によっては、会計に計上する月が変わってくる可能性があるので、その点はしっかりと相手の意向をくみ取るべきといえるでしょう。

2. 日付のない請求書は基本的に不可

請求書は何らかの取引をおこなったうえで発行されるものなので、日付がないということは基本的にありえません。
そのため、税務署の調査が入った場合などに日付のない請求書があると、架空取引を疑われてしまう可能性があります。

請求書を作成する際のポイント

実際に請求書を作成するにあたっては、いくつか気を付けなければならないことがあります。
請求書に必ず記載する項目や、請求書作成時に注意すべきポイントについて、以下で説明します。

請求書に必ず記載する項目

請求書にはいろいろな項目が記載されますが、その中でも必ず記載すべき項目として、国税庁のタックスアンサーでは以下の5つの項目を挙げています。

  • 請求書作成者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額
  • 取引先の氏名または名称

実務上の利便性のために、支払期日や振込先といった情報を記載することも多いですが、少なくとも上述した5つの項目は必ず記載しましょう。

参考:請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁

1. 「御中」や「様」の使い方に気を付ける

「御中」と「様」はどちらも敬称です。「御中」は取引先名が個人名ではなく会社や団体などの場合に用い、「様」は担当者宛てなどの個人名宛ての場合に用います。それぞれ適した状況で利用するように注意しましょう。

なお、「御中」と「様」は同時に利用できないので、「○○株式会社の△△さん」宛ての場合は「○○株式会社御中 △△様」ではなく、「○○株式会社 △△様」となります。

2. 押印の場所によっては正式な請求書としての効力がない場合がある

請求書には社判などを押印する必要があります。また、押印する場所は署名の最後の部分に少しかかるぐらいの場所が一般的です。
署名の真上から押してしまうと署名が読みにくくなるうえに、署名から離れすぎていると正式な請求書としての効力を持たない可能性があり、再発行しなければならなくなるかもしれません。

ハンコの位置でトラブルになることのないように、押印する際は上記で説明した適切な場所に押印することを心がけましょう。

3. 端数の処理は統一する

消費税の都合などで、「14,215.5円」などのように端数が出てしまう可能性がありますが、この端数を切り上げで処理するのか切り捨てで処理するのかは、それぞれの会社次第です。そのため、どちらで処理してもかまいませんが、毎回同じ方法で処理しなければなりません。

「前回は切り上げたが、今回は切り捨てのほうがいいから切り捨て」というようなことはできないので、必ず同じように処理しましょう。

4.請求書には通し番号を付けておくのがおすすめ

発行した請求書には通し番号を付けておくことで、整理しやすくなります。何らかの理由で再発行しなければならない場合も、番号が付けてあれば、どの請求書のことか把握しやすく、認識間違いも減るでしょう。

通し番号は取引先に何らかの影響を与えるものではないので、自社で管理しやすい番号を決めましょう。

請求書の発行日については事前に取引先に確認しておくことが重要

請求書は、自社と取引先の双方に関わる重要な書類です。今回紹介した、請求書を発行するタイミングや記載項目などには十分注意するようにしましょう。
加えて、自社のルールと取引先の要望を踏まえて作成するのが一番無難な対応といえます。

また、請求書発行はシステムを導入することで効率的におこなうことができます。毎月定額の請求をおこなっている場合は、自動発行することも可能です。請求書発行システムの導入を検討している方は、ぜひこちらの記事もご覧になってみてください。

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