ワークフローシステムとは?基本機能や導入メリットを紹介!

近年では、ワークフローシステムが注目を集めています。システムを利用することで、紙によるワークフローのデメリットを解消することができ、業務効率の向上が期待できます。当記事では、ワークフローの意味からワークフローシステムを導入するメリットまで詳しく解説します。自社のワークフローに課題があると感じている方は、ぜひこの記事を参考にしてください。

ワークフローの意味とは

ワークフローとは、一般的に業務に関する一連の流れのことです。また、業務の流れを図式化したものを指すこともあります。

企業などの組織における多くの業務には、始めてから完了するまでの流れがあります。
たとえば、社内の管理業務で消耗品を発注する場合、部署内の関係者間や他部署との間で、事務手続きなどの流れが会社の規定として定められていることが多いです。

そして、ワークフローシステムとは、業務手続きの仕組みをシステム化したものです。ワークフローシステムを利用することで、紙媒体の申請書などを電子化し、事務業務の負担を軽減でき、本来おこなうべき業務に集中することが可能となります。
たとえば、ワークフローにおいて必要な入力項目に対して、PCやスマートデバイスを利用することで、申請・承認を時間や場所を問わず、スムーズにおこなうことが可能です。

ワークフローをアナログでおこなうデメリット

ワークフローシステムを使用しないで、紙の申請・承認で申請承認おこなっている場合も多いでしょう。たとえば、稟議書・見積書・報告書・精算書などのさまざまな申請書があります。ワークフローをアナログでおこなう際のデメリットは多数あります。

まず、紙媒体を利用するため、書類保管や印刷費用などのコストが多くかかります。また、離れた拠点から本社に申請書類を郵送しなければならない場合には時間がかかることも多く、承認の滞留が発生することが多いです。

さらに、申請書類の進捗状況がわかりにくい側面もあります。他にも、手作業のため、誤字脱字による修正など、事務業務への負担がかかることなどもデメリットとして挙げられます。

ワークフローシステムとは|基本機能

ここでは、ワークフローシステムの基本機能について詳しく紹介します。システムによって機能の種類が異なるため、コストを比較するとともに、自社に必要な機能が備わっているか確認することが重要です。

申請・承認機能

ワークフローシステムには、申請書のテンプレートが用意されていることが多いです。そのため、手間をかけずに申請書を作成し、提出することができます。申請者は、申請承認ルートを編集することも可能です。予め設定されているルートだけでなく、状況に応じて承認経路や承認者を設定することができます。また、添付したファイルなどにコメントを付けることも可能です。

承認機能は、主に3つに分類できます。まず、申請がおこなわれた書類に対して、承認手続きをすることができます。ここでは、申請書の承認・差戻し・破棄などの処理が可能です。さらに、申請者や承認者、管理者は、申請の進捗状況を確認することが可能です。

通知機能

主に申請者・承認者・決裁者に対して、承認期限・申請結果などを通知することができます。一般的に、通知手段はメールやPCのポップアップ画面が多いです。督促の通知に関しても、メールで送信できるため、ワークフローにおける作業の見落としや業務の滞りなどのミスを防ぐことができます。

また、外部のチャットツールと連携できるものであれば、普段使っているチャットにワークフローの通知を送ることも可能です。

管理機能

ワークフローシステムには、申請書のテンプレートの作成や承認経路の設定などの管理機能があります。条件・選択・並行などの条件で承認経路を分岐させることも可能です。

たとえば、金額や申請者の所属部署によって分岐させることがよくおこなわれます。また、システムにログインする際のシングルサインオンを制御することで、利便性の向上や内部統制の強化が期待できます。

外部連携

ワークフローシステムは、API機能を利用することで、販売管理システム・見積システム・会計システムなどの、さまざまな外部システムと連携することができます。

たとえば、データベースシステムとワークフローシステムを連携させれば、さまざまな業務に関するデータを一元化して管理することができるようになり、セキュリティの強化や業務効率の向上が期待できます。

ワークフローシステム導入のメリット

前述したように、ワークフローをアナログでおこなう場合、デメリットが多くあります。そのため、ワークフローシステムの需要が増加しています。
ここでは、ワークフローシステムを導入するメリットについて詳しく紹介します。

意思決定を迅速にできる

ワークフローシステムによって、申請者・承認者・管理者は、申請の進捗状況が簡単に把握できるようになります。また、通知を送ることで、申請書の滞留を解消することも可能です。さらに、スマートデバイスに対応しているものであれば、どこでも承認や決裁ができるため、外出時でも処理の対応が可能です。

そして、代理承認機能のあるワークフローシステムを利用すれば、急を要する申請でも、臨機応変な対応ができるようになります。したがって、これまで以上に意思決定をスピーディーにおこなうことが可能です。

コスト削減

申請業務を紙媒体からシステムに変えることで、印刷代にかかるコストが削減できます。もちろんシステム上で手続きを完結させることができるとはいえ、社内規定や事務手続きの観点から、書類を印刷しなければならないこともあるでしょう。しかし、ワークフローシステムの場合、必要な書類のみ印刷すればよいため、大幅なコストダウンが期待できます。

また、紙媒体の場合、書類を保管する場所が必要となりますが、ワークフローシステムでは、システム上に保存されるため、保管場所は不要です。余分なスペースを確保する必要はないので、オフィスを有効活用することができるようになります。よって、ワークフローシステムを導入することによって、場所にかかるコストも削減できます。

業務の見える化・内部統制の強化

ワークフローシステムを開発する場合、運用に関する仕様を徹底していないと、システム化することはできません。そのため、ワークフローの導入は運用方法を整備することにもつながります。

また、紙管理では見えにくかった業務の流れを見える化し、業務改善を図ることもできます。業務が整理されることによって、属人化を防ぐことができ、内部統制を強化することができます。

テレワークの推進

ワークフローシステムを利用することで、社外でも申請・承認・決裁の処理をおこなうことができます。これまでは、書類を処理するために、オフィスに出社しなければなりませんでしたが、ワークフローによって、場所を問わず手続きができるようになります。
したがって、ワークフローシステムを導入することで、テレワークの推進にもつながり、さまざまな働き方に対応が可能です。

システム導入でワークフローを効率化しよう!

いかがでしたか?一般的なワークフローシステムでは、「申請・承認機能」「通知機能」「管理機能」に加えて、外部システムと連携させることができる機能も備わっています。ワークフローシステムを導入することによって、意思決定を素早くできるだけではなく、コストの削減や内部統制の強化、テレワークの推進も実現することが可能です。

こちらの記事では、さまざまな機能や料金プランのワークフローシステムを紹介しています。自社のニーズに合わせてシステムの導入・検討をしていきましょう。

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