ワークフローシステムの機能一覧|基本から便利機能まで解説

近年では、ワークフローシステムが注目されています。システムを導入することで、紙の申請書を使うデメリットが解消できるため、業務負担の軽減が期待できます。ワークフローシステムには、さまざまな機能があります。当記事では、ワークフローシステムの機能について詳しく紹介します。ワークフローシステムの機能について興味がある方は、ぜひこの記事を参考にしてください。

ワークフローシステムの機能一覧

ここでは、ワークフローシステムの機能一覧を紹介します。
ただし、システムによっては、これら以外の機能もあるため、導入したいワークフローシステムを提供している運営会社の公式サイトで、きちんと機能について確認することが重要です。

承認フローの設定機能

申請から最終承認までのフローの設定ができる機能。承認ステップも自由に設定できる。

入力フォームの作成機能

申請書の各項目に対して、テキスト・プルダウンなどさまざまな入力形式の設定ができる機能。

管理機能

監査ログ、権限設定、ユーザー管理などの管理者機能。内部統制やセキュリティの強化が可能。

申請・承認・差し戻し機能

申請書を申請・承認・差し戻しできる機能。ほかにも、却下・保留などの機能が付加されているシステムもある。

申請の検索機能

申請者・日時・申請書の情報などの条件で検索をかけて、必要な申請書を探せる機能。

通知機能

申請・承認が生じたタイミングで関係者に通知できる機能。メール送信やチャットツールを利用できるシステムもある。

システム連携機能

自社のほかのシステムと連携させることができる機能。たとえば、会計システムや人事システムと連携可能。

ワークフロー基本機能①|承認フローの設定

ワークフローシステムでは、管理者が自社のフローに合った承認経路を予め設定しておくことができます。申請から最終承認までのフローの設定が可能です。承認者は自由に設定できるシステムがほとんどです。

部署の役職者を承認者に設定するだけでなく、複数の処理者を指定したり、代理申請・承認などの設定をしたりすることが可能です。また、管理者によって設定されたフローだけでなく、申請者が個別に承認フローを変更・編集することもできます。

また、自社の業務フローに合わせて、自由に承認経路を設定することができます。たとえば、承認者を複数人設定し、申請金額や選択項目などの条件をもとに承認経路を分岐させるなどの詳細な設定ができるシステムもあります。

ワークフロー基本機能②|入力フォームの作成

ワークフローシステムでは、申請書の入力フォームを作成する機能があります。申請書の各項目に対して、テキスト・ラジオボタン・プルダウン・チェックボックスなど、さまざまな入力形式の設定が可能です。

また、項目に必須設定や入力制御の機能を付加させることで、申請ミスを未然に防ぐことができます。さらに、申請書のテンプレートが準備されているシステムも多いため、申請書の作成を簡単におこなうことができ、業務負担の軽減につながります。

ワークフロー基本機能③|管理機能

ワークフローシステムを導入する企業の目的で多いのが、コンプライアンスや内部統制の強化です。その際に、監査ログ、権限設定、ユーザー管理などの管理機能が必要です。また、システムにログインする際のシングルサインオンを制御することができるシステムもあります。

また、組織図や社員の部署・役職などの人事データベースを連携・管理できるシステムであれば、人事異動などがあった場合も自動で承認者を変更することが可能です。

管理機能を利用することで、属人化を防止し、内部統制の強化が期待できます。また、権限設定などの制御をおこなうことで、セキュリティ対策も可能です。

ワークフロー基本機能④|申請・承認・差し戻し

ワークフローシステムには、一般的に申請・承認・差し戻しができる機能があります。そのほか、却下・保留などが付加されているシステムもあります。

ワークフローシステムで作成した申請書は承認フローにしたがって、承認手続きが進められていきます。たとえば、「だれがいつ申請・承認したのか」などの記録を残すことが可能です。
また、システムに応じて、コメントを付加できる機能もあるため、差し戻しをおこなった際の理由を記載することもできます。

ワークフロー便利機能①|申請の検索

紙の申請書の場合、保管場所の中から探さなければならないため、整理されていなかったり、量が多かったりすると時間がかかってしまいます。

一方、ワークフローシステムでは、申請者・日時・申請書の情報など、さまざまな条件で検索をかけて、必要な申請書を素早く探すことができます。また、何度も使用する検索条件を保存しておくことができるシステムもあります。システムによっては、検索して出力された申請書を、一括してPDF形式のファイルに変換し、印刷することも可能です。

ワークフロー便利機能②|通知

ワークフローシステムには、通知機能があることが多いです。申請・承認が生じたタイミングで、関係者へ自動的にメールが送信され、承認や処理の催促をしたり、申請の進捗状況を通知したりすることができます。

システムによっては、メールだけではなく、ChatworkやSlackなどのチャットツールやスマートフォンに通知を送ることも可能です。また、承認期限が近づいていたり、承認が滞留していたりする申請があれば、アラート通知を送り、承認漏れを防止することができます。

ワークフロー便利機能③|システム連携

ワークフローシステムは、ほかのシステムと連携させることで、これまで以上に業務効率の向上が期待できます。
たとえば、勤怠管理システム・販売管理システム・会計システム・人事システムなどと連携が可能です。ワークフローシステムと会計システムを連携させれば、申請が承認されてから会計処理までを一連の業務としておこなうことができます。
また、人事システムと連携させれば、社員の情報や組織図をワークフローシステムに直接登録する手間がなくなります。

ワークフローシステムの機能要件を比較するポイント

近年では、さまざまなワークフローシステムがあり、簡単に比較・検討することは難しいです。
ここでは、ワークフローシステムを選定する際に、機能比較するポイントについて詳しく紹介します。

自社の業務や目的に合った機能を備えているか

ワークフローシステムを導入する目的を明確にし、自社の業務や目的に合った機能が備わっているか確認することが重要です。たとえば、複雑なフローの設定や詳細な機能を必要としている場合には、基本機能だけ備えているワークフローシステムでは自社の目的が満たされない可能性があります。

反対に、基本的な機能しか必要としていないのに、機能が多いワークフローシステムを導入すると、導入規模に対して費用が見合わなかったり、利便性を損なったりする可能性があります。したがって、自社の導入目的に合わせて、必要十分の機能が備わったワークフローシステムを導入することが大切です。

社員のリテラシーに適しているか

ワークフローシステムを導入する前に、社員のリテラシーを把握することが重要です。たとえば、社員のリテラシーが低い場合には、機能が豊富なシステムを導入してしまうと、上手く使いこなせない可能性があります。

そのため、ITツールの操作に慣れていない社員が多い場合には、シンプルな機能のみが備わっているワークフローシステムを導入することがおすすめです。

すでに使用しているシステムと連携可能か

まず、そもそもワークフローシステムと既存のほかのシステムを連携させる必要があるかどうかを検討することが重要です。そして、システム連携機能があるワークフローシステムの導入が必要な場合には、すでに自社で利用しているほかのシステムと連携可能なシステムを選定しましょう。

その際に、機能の詳細や連携要件もきちんと確認しておくことも重要です。たとえば、連携要件が難しいと、システム連携をおこなう際に、不具合の発生やトラブルにつながることがあります。

自社に合うワークフローシステムを選定しよう!

いかがでしたか?ワークフローシステムには、承認フローの設定などの基本機能に加えて、システム連携などの便利機能があります。自社の業務に必要な機能が備わっているかどうかや、社員のリテラシーなどの観点から、ワークフローシステムを比較・検討することが大切です。

ワークフローシステムには、さまざまな製品があります。システムの導入を検討されている方は、ぜひこちらの記事もチェックしてみてください。自社のニーズに合わせてシステムの比較・検討をおこなっていきましょう。

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