ワークフローシステム「コラボフロー」の価格や機能は?

日々の業務の中で、稟議や申請などをおこなう際に必要な情報の入力が漏れてしまったり、自身が提出した申請書の保管場所がわからなくなったりして、業務効率や意思決定のスピードが遅れてしまうことはないでしょうか。また、紙ベースで業務を進行していると、以前使用した決済書類を探し出すのも大変です。
本記事では、オフィスワークを効率化してくれるワークフローシステム「コラボフロー」の特徴や機能、価格について解説していきます。

ワークフローシステム「コラボフロー」とは

ワークフロー コラボフロー
HPより

コラボフローとは、コラボスタイル社が提供しているワークフローシステムです。難しいプログラミングや専用ソフトを使用することなく、簡単にワークフローを作成することが可能です。

申請書を処理する際は、パズルのように情報を並べ替えるだけで完了するため、非常に簡単です。また、随時、フォームレイアウトの追加や修正ができるため、運用していく中で改善点を見つけ次第、すぐに反映させることができます。そのため、進行中の運用を止めることなく、誰でも簡単に業務改善が可能です。

さらに、外部システムとの連携によって企業が蓄積してきたデータを活用できるため、今まで以上に業務の幅が広がるでしょう。

ワークフローシステム「コラボフロー」の特徴

コラボフローにはさまざまな特徴がありますが、ここでは大きく分けて3つの特徴を紹介します。

簡単・直感的にワークフローを作成できる

コラボフローでは、普段から利用しているExcelをそのまま申請フォームに変換可能です。もちろん、新しくフォームをデザインする場合でも、専用のツールや難しい知識を必要とせずに自分のイメージ通りにフォームをデザインできます。

また、申請フォームに反映する際は、ボタンひとつでExcel内に設定されているセル区切りや罫線・テキストカラーを引き継ぎます。さらに、判定者や回覧者を設定した「人」と、文書公開やメール送信などの業務をまとめた「連携パーツ」を承認経路に配置することで、ワークフローを作ることができます。

このように、入力作業をおこなうことなく、パズルのように直感的に承認経路の構築ができます。

ヘルプ・導入サポートが充実

コラボフローでは、導入後の使い方や運用方法に悩みを抱えた場合に役立つサポートが多数用意されています。専用の製品サポートサイトでは、コラボフローの運用・活用方法をマニュアルにまとめており、動画やWebガイドも公開されています。

サイト内では最新のメンテナンスやアップデート情報の確認ができ、専用サイトにログインすれば、問題解決をおこなうヘルプデスクに問い合わせ可能です。また、管理者向けのトレーニングも用意されており、コラボフローの設定や利用方法の説明を受けることができます。そのほか、システムの利用体験セミナーなども開催しているため、導入前の不安も解消できるでしょう。

さらに、コラボフローパートナー会社が提供する導入サポートサービスでは、導入から運用までフローを細かくサポートしてもらうことが可能です。

API・外部連携が可能

コラボフローではAPI連携をおこなうことにより、外部システムからの申請承認や取得情報の表示が可能です。たとえば、JavaScriptカスタマイズをおこなうと、入力チェックや複雑な処理が可能になります。

さらに、コラボフローは基幹システムをはじめとした外部システムとの連携に注力しており、柔軟に外部のデータベースやソフトとの連携ができます。

外部連携をおこなうことで会計システムや売上管理システムなどのデータを参照し、コラボフローの申請書に自動転記することが可能です。また、連携パーツを用いて承認結果を出力し、生産管理システムや顧客管理システムに登録をおこない、データ更新することも可能です。

このように、コラボフローと既存システムを連携させることで、効率的なワークフロー運用が実現します。

ワークフローシステム「コラボフロー」の機能

続いては、コラボフローの主な4つの機能について紹介していきます。

さまざまな申請・承認機能

コラボフローでは、申請された金額や任意条件によって処理経路を自動で分岐させることができる「自動分岐機能」や、データを複数人で処理する際に入力項目を制限できる「段階別の入力制御機能」などの、申請・承認機能が豊富に存在しています。

また、承認途中で追記・変更されたデータにも即座に反応し処理をおこなう機能や、代理で申請したり、承認者を指定したりできる機能もあります。相談機能も搭載されているため、申請を回している際にもスムーズに相談や確認をおこなうことが可能です。

進捗が滞っている申請書類を検索できる

期限が過ぎてもワークフローが処理されない場合は、コラボフローから自動でリマインドメールが送付されます。また、処理が停滞している書類の検索も可能で、書類によっては代行承認もできるため、承認フローのスピードを上げることが可能です。

申請フォームから希望の条件を設定することで、過去の申請データを確認できます。リストビュー機能を活用すれば、任意の条件で申請書を絞りこみ、確認したい申請書を一覧で表示させることも可能です。

既存のExcelファイルを申請フォーム化

コラボフローでは、普段利用しているExcelファイルを、そのままの見た目で申請フォーム化することができます。申請フォーム化する際は、書類に必要なパーツを選んでボタンを押すだけで完成させられるため、難しい操作や専用ツールを利用する必要はありません。

また、Webからでも同様の作業をおこなえば、簡単に申請フォームを作成することが可能です。また、決裁された申請データはExcelやPDFで出力可能です。

データの改ざん防止ができる

コラボフローでは、改ざんされることのない形式で決済データが保管されます。申請フォームを変更した場合でも、過去のデータは変更されないため、外部からのデータ改ざんに関しても安心できるでしょう。また、IPアドレス制限で、外部からのアクセスを制御できるため、自社情報が抜き出される心配もありません。

ワークフローシステム「コラボフロー」の価格

コラボフローの価格は、「クラウド(ASP)版」と「パッケージ版」の2つに分かれています。1ユーザーにつき月額500円、年額5,880円となり、無料で利用できるデータの容量は3GBとなっており、サービス最低利用期間は2カ月となっています。5ユーザーから利用でき、6ユーザー以上に関しては、1ユーザー単位で追加可能です。

パッケージ版では、数名単位から数千名単位で利用可能ではありますが、1ユーザーあたりの料金は公開されていないため、別途問い合わせが必要です。また、コラボフローで利用可能なオプション機能や連携サービスの料金は以下の通りです。

項目 クラウド(ASP)版 パッケージ版

月額料金

500円

問い合わせ

年額料金

5,880円

問い合わせ

無料データ容量

3GB(※)

問い合わせ

帳票出力オプション

月額50円
年額590円/1ユーザー

15万円

帳票出力オプションプラス

30万円

コラボフロー for kintone

月額150円
年額1,770円/1ユーザー

15万円

コラボフロー for ガルーン

無償

15万円

コラボフロー for サイボウズOffice

無償

5万円

コラボフロー for LINE WORKS

月額150円
年額1,770円/1ユーザー

コラボフロー for クラウドサイン

月額30,000円
年額360,000円/1環境

※10GBごとに追加可能。料金については問い合わせが必要です。

「コラボフロー」で効率的な申請承認を実現しよう!

ワークフローシステム「コラボフロー」は、専門の知識や技術を必要とすることなく、直感的に申請フォームやワークフローの構築が可能です。また、ヘルプ・導入サポートが充実しており、API・外部連携も可能であるため、効率的な申請承認を実現できるでしょう。

こちらの記事では、コラボフロー以外にもさまざまなワークフローシステムを紹介しています。自社に合うサービスを選定するためにも、ぜひチェックしてみてください。

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