経費精算ワークフローとは?システムの選定や導入する際の注意点

会社の経費は、従業員が申請し、責任者が承認や決裁をおこなう流れが一般的です。とくに責任者が複数いる会社の場合、申請から決裁に至るまで、かなりの時間を要するでしょう。この一連の作業を円滑におこなうために開発されたのが、ワークフローシステムです。
この記事では、経費精算ワークフローについて、システムの選定や導入する際の注意点を踏まえながら解説しています。

経費精算ワークフローとは?

経費精算における申請や承認をスムーズにおこなうためには、主に2つの方法が考えられます。

1つ目は、ワークフローシステムで経費精算をおこなう方法です。
本来ワークフローシステムは、契約稟議や購買といった業務手続きをおこなうなかで必要となる責任者の承認や決裁をスムーズにおこなうために開発されました。そのため、責任者への申請はもちろん、承認や決裁に至るまでのルート作りが簡単におこなえるようになっています。

2つ目は、ワークフロー機能が備わっている経費精算システムを用いる方法です。
あらかじめ経費精算におけるワークフローに特化するように開発されているため、経路検索やそれに伴う運賃計算、交通系ICカードとの連携といった便利な機能があらかじめ備わっています。経費精算をするために必要となる情報を迅速に抽出して、申請の効率化が図ることができます。

経費精算ワークフローシステム3選

昨今では、さまざまなメーカーから経費精算に対応したワークフローシステムが提供されています。
今回おすすめする経費精算ワークフローシステムは、以下の3つになります。。

  • ジョブカン経費精算
  • Concur Expense
  • 経費BankⅡ

それぞれの経費精算ワークフローシステムについて、特徴やメリットなどを簡単に紹介します。

1. ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算
HPより

DONUTS社が開発と提供をおこなっている経費精算ワークフローシステムです。
低コストながらさまざまな機能が備わっており、抜群のコストパフォーマンスを誇ります。導入に加えて利用するのも簡単なので、システムに慣れない人がいる環境でも稼働のハードルを下げられるでしょう。

2. Concur Expense

Concur Expense
HPより

コンカー社が開発と提供をおこなっている経費精算ワークフローシステムです。
BIツールを用いることで、経費に直結した経費管理がおこなえます。電子帳簿保存法に対応しているので、業務負担だけではなく管理コストも大きく抑えられるでしょう。

また、多言語や多通貨にも対応しているため、海外支社がある、あるいは海外との取引がある企業にもおすすめです。

3. 経費BankⅡ

経費BankⅡ
HPより

SBIビジネス・ソリューションズ社が開発と提供をおこなっている経費精算ワークフローシステムです。
交通系ICカードやクレジットカードと簡単に連携することで、発生した経費をまとめて管理できます。PCのほかにスマートフォンやタブレットにも対応しているので、場所を問わず手軽に申請や承認がおこなえる点が魅力です。

経費精算ワークフローシステムを導入するメリット

経費精算ワークフローシステムを導入することで、以下の大きな4つのメリットが得られます。

  • システムへのログインを簡単に管理できる
  • 申請や承認までを共通した流れでおこなえる
  • 経費精算とワークフローを柔軟に紐付けできる
  • コストを抑えられる

以下では、それぞれについて詳しく解説します。

1. システムへのログインを簡単に管理できる

たとえば、同じように申請や承認が必要なものの、稟議書と経費精算を異なるシステムで管理していると、その都度それぞれのシステムにログインしなければなりません。扱うシステムが多くなれば、それだけログインに割く手間が増えてしまうでしょう。また、異動などが絡むと、さらにログイン情報の扱いが面倒になる可能性が高いです。

経費精算ワークフローシステムなら、稟議と経費精算のシステムを1つにまとめられます。そのため、ログイン情報も簡単に管理できるようになります。

2. 申請や承認までを共通した流れでおこなえる

経費精算システムとワークフローシステムは、扱うものは違えど、申請や承認をおこなうという構造自体は同じです。しかし、システムが異なれば、当然操作方法も異なります。場合によっては、担当者が負担を感じてしまうこともあるでしょう。

経費精算ワークフローシステムを導入すれば、すべての申請や承認、決裁を共通した流れでおこなえるようになります。

3. 経費精算とワークフローを柔軟に紐付けできる

経費精算とワークフローは、扱う案件が関連しているため、別々のシステムを導入する場合、それぞれのシステムが連携可能かどうかが重要な選定ポイントになるでしょう。
1つのシステムに経費精算とワークフロー機能を備えた経費精算ワークフローシステムなら、はじめから申請と経費精算を紐付けることができます。

4. コストを抑えられる

1つのシステムで経費精算とワークフローをまとめておこなえるため、導入するシステムの数を減らすことが可能です。そのため、導入や稼働にかかるコストを抑えることができます。

経費精算ワークフローシステムを導入する際の注意点

経費精算ワークフローシステムを導入する際は、どちらのワークフローも効率よくおこなうために、以下2つの注意点に気をつけてください。

  • 承認ルートおよび決裁の権限を明確にしておく
  • 差し戻しの基準を明確にする

それぞれについて、詳しく説明します。

1. 承認ルートおよび決裁の権限を明確にしておく

経費精算ワークフローシステムは、承認ルートを明確にして、責任者に承認や決裁をしてもらうまでの流れを円滑にしてもらうためのシステムです。すなわち、承認ルートや決裁をおこなう権限を持った責任者については、あらかじめ社内で明確にしておく必要があります。

金額や内容によって決裁をおこなう権限を持った責任者が変わったり、複数の責任者に承認してもらったりする場合もあるでしょう。
経費精算ワークフローシステムでは、細かく承認ルートや決裁の権限について設定できます。そのため、どのような承認ルートが自社にとって一番理想的なのか、明確にしておくことが大切です。

2. 差し戻しの基準を明確にする

申請された内容のなかには、承認や決裁をおこなえなず差し戻さなければならない案件もあるでしょう。しかし、内容の確認や差し戻しの基準が承認や決裁をおこなう責任者の判断のみに任せると、業務が滞ってしまう原因になります。

システムによっては、差し戻し機能も搭載されています。あらかじめ差し戻しに値する基準を明確にしておき、基準に満たないものはシステムによって自動で差し戻して、アラートが表示されるように設定しておくとよいでしょう。

経費精算ワークフローシステムを選定するときのポイント

経費精算ワークフローシステムを選定する際は、以下3つのポイントに注目してください。

  • 導入および運用にかかるコスト
  • 備わっている機能
  • 使いやすさ

これら3つのポイントは、相互に影響し合います。どれだけ優秀な機能を持っていたとしても、システムに不慣れな人にとって使いにくいデザインであれば、無用の長物となってしまいます。コストを抑えることばかり意識してしまい、機能面が追いついていない場合も同様です。

3つのポイントをそれぞれ重視して、自社に最適な経費精算ワークフローシステムを選定しましょう。

経費精算ワークフローシステムを活用して業務効率を大幅に向上させよう

経費精算とワークフローは似たような構造をしているものの、別々に扱っているケースも多いでしょう。これらをまとめて管理できる経費精算ワークフローシステムを導入して活用することで、不要なコストを削減してさらなる業務効率の向上が期待できます。

経費精算やワークフローに関する業務の効率化を進める際は、ぜひ経費精算ワークフローシステムの導入を検討しましょう。

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