ワークフローシステム「eValue」の価格や機能は?クラウド版もあり

申請や承認をスピーディーにおこなえるワークフローシステムですが、その種類は数多く存在するため、自社にあったものを探すのは大変です。最適なシステムを探すには、それぞれのワークフロー機能の特徴を知る必要があります。
この記事では、ワークフロー機能をもつグループウェア「eValue」の特徴や機能について紹介していきます。記事を読み終えれば、eValueの機能を利用するか判断するための一助となるでしょう。

eValueとは

eValue
HPより

eValueとは、OSK社が開発しているグループウェアです。承認の自動判定や分岐、合議、代理承認といった複雑な承認ルートを含むワークフローにも、柔軟に対応することができます。また、ワークフロー以外にも、社内での情報のやりとりに関わる機能を網羅しています。

eValueには2つの種類があり、オンプレミス版の「eValue V」と、クラウド版の「eValue V Air」が提供されています。これにより、会社の管理体制にあわせた導入が可能です。

なお、eValueは前シリーズとして「eValue NS2」が販売されていましたが、現在では販売終了となっています。後継としてeValue Vが提供されているため、間違えないように注意しましょう。

eValueの特徴

ここでは、eValueがもつ4つの特徴について紹介します。

豊富な機能を持つグループウェア

eValueで使える機能はワークフローだけではありません。ドキュメント管理、スケジューラ、コミュニケーションなどの機能も含まれています。これらの機能を連携させることで、業務をよりスムーズに進められるでしょう。

たとえば、ワークフローで承認した申請書を自動保存したり、業務手順をコミュニケーション機能によって共有することで業務フローを見える化したりできます。すべての機能を同一のアカウントで利用できるため、アカウント管理が煩雑になりにくい点もポイントです。

ちなみに、ワークフロー以外の機能が不要であれば、ワークフロー機能のみ導入することもできます。後からほかの機能を追加する運用も可能なので、試しにワークフロー機能を取り入れるのも1つの手です。

さまざまなサンプルフォーム

eValueでは多様なサンプルフォームが標準で用意されています。ニーズの高い書類のフォーマットが40種類以上あるため、必要な申請書が手早く作成可能です。

用意されているフォームの種類は、業務に直接関係する旅費精算書や物品購入申請書から、生活環境の変化で提出することになる結婚届や住所変更届まで、多岐にわたります。提出する機会が多い書類であれば、サンプルフォームから探せば見つかるでしょう。

もし、サンプルフォームに使いたいフォームがない場合は、オリジナルの申請フォームも作成できます。ガイドに従って画面レイアウトや承認ルートを設定すればいいので、プログラムのコードを書くなどの難しい操作は必要ありません。また、ほかの機能で使用しているデータや、ジョルダン社の乗換案内のような外部サービスを参照することもできます。

安心のサポート体制

eValueを利用しているなかで問題が発生しても、サポートセンターに連絡することで問題を解決できます。サポートセンターへの問い合わせには、専属のエンジニアが迅速に対応し、問題解決にあたります。

口頭での説明が難しい場合、遠隔サポートツールによってサポートセンターとの画面共有ができます。これにより、細かい説明をする手間が省け、図示してもらいながら問題解決の方法を教わることが可能です。それでも解決できない問題があれば、専任スタッフに直接会社へ訪問してもらい、相談する手段もあります。

さらに、こうして問い合わせされた実例は、ナレッジとしてデータベースに蓄積され、サポートサイトのFAQで公開されています。サポートセンターへの問い合わせと併用することで、問題解決にかかる時間が短縮されます。

オンプレミス版・クラウド版に対応

eValueには、オンプレミス版とクラウド版が用意されています。オンプレミス版は会社のサーバーでデータを管理し、クラウド版はネットワーク上の仮想サーバーでデータを管理します。

オンプレミス版とクラウド版は、基本的に使える機能は同じです。ただし、全文検索やオプション機能については、クラウド版では利用できません。オプション機能の追加を検討する場合は注意が必要です。

eValueの評判は?導入事例を紹介

eValueシリーズを導入したことで、ワークフロー処理が改善され、業務効率が上がった事例があります。ここでは、2つの導入事例を紹介します。

グループワークフロー共通化を実現|C&Cビジネスサービス社

C&Cビジネスサービス社では、eValueを導入した結果、業務の高速化や用紙削減、申請フォームの開発工数軽減など、業務の大幅な改善が実現しました。

従来のワークフローは紙ベースで運用されている業務がありました。各地の事業所から本社へ書類を郵送しなければならず、その分時間を大きくロスしていました。こうした状況を改善するため、ワークフローシステムにeValueが導入されることになります。

eValueが導入された効果は顕著でした。まず、どこでも申請や承認の業務をおこなえるようになったため、承認完了までのスピードが上がりました。そして、紙でおこなわれていた業務のペーパーレス化が一気に進み、年間約12,000枚もの用紙が削減されると同時に、書類を保管するためのスペースも削減しました。さらに、もともと数カ月から半年かかっていた申請フォーム開発が、数日で作成できるようになるという劇的な工数削減も実現しています。

これらの変化を受けて、C&Cビジネスサービス社は関連グループであるJBグループの業務改革を推進し、JBグループ全体の申請・承認業務の標準となりました。このように、eValueの導入はグループ全体の業務改善に大きく貢献したそうです。

参考:グループのワークフロー共通化を実現|C&Cビジネスサービス社

申請承認の効率化・証跡管理の強化|日本ユニシス社

日本ユニシス社では元々、ワークフローシステムを導入していましたが、eValueは操作性が良く、業務効率をさらに向上させることができたという声があがっています。

eValue導入以前は、同商品を開発したOSK社のワークフローシステム「Advance-Flow」と、同じくOSK社の文書管理システム「Visual Finder」を導入していました。eValueはこれらのシステムの後継製品にあたり、既存のドキュメントを継続して一元管理するために、eValueへ移行する流れとなります。また、グループ会社を含めると1,200以上の部署、10,000人以上のユーザーでの大規模な運用を、大きなトラブルを起こすことなく約10年続けていた実績が、eValueを選定する決め手となりました。

Advance-FlowからeValueに移行したことで、人事情報を変更することで発生した処理が必要なくなり、日本ユニシス社の業務は改善されました。また、ドキュメント管理とワークフローがシームレスに利用できる点は、システム保守の負担を大きく減らしています。承認プロセスを逐一確認できるようになったり、証跡をしっかり保存できるようになったりしたことも、日本ユニシス社は評価しているようです。

参考:申請承認の効率化・証跡管理の強化|日本ユニシス社

eValueの料金

eValueの価格は、公式ページでは発表されていません。価格を知るためには、OSK社の公式ページから問い合わせる必要があります。

また、問い合わせフォームとは別に、カタログダウンロードや資料請求の申込みをおこなうこともできます。

「eValue」でワークフローを効率化!

eValueは、会社内における情報伝達や処理に使える機能を網羅したグループウェアです。標準で用意されている申請フォームを使って、スムーズに申請や承認をおこなえるワークフロー機能をもっています。また、ドキュメント管理、スケジューラ、コミュニケーションなどの機能との連携もできるので、情報を一元管理できるのが特徴です。

今回の記事でeValueに興味を持った方は、ぜひ一度資料請求や問い合わせをしてみましょう。そのうえで、他のワークフローシステムについても調べ、あなたの会社にあったシステムを検討してみてはいかがでしょうか。

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