クラウド型ワークフローシステム14選!選び方や活用例も徹底解説

クラウド型ワークフローシステムとは、ユーザーがソフトウェアを持たなくてもネットワーク経由でソフトウェアが利用できる形態のことです。導入することで稟議書や申請書の申請・承認業務をシステム上でおこなうことが可能です。そこで今回は、クラウド型ワークフローシステムの比較や選び方、利用するメリット、活用事例まで紹介します。

クラウド型ワークフローシステム14製品を比較

クラウド型ワークフローシステムは多くのサービスがあります。ここでは、おすすめのクラウド型ワークフローシステム14製品の比較をしていきます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフロー
HPより

ジョブカンワークフローはDONUTS社が運営するクラウドサービスです。1万社以上の導入実績を誇り、タマホーム社やエイベックス社などの有名企業でも利用されています。

すべての申請をクラウド上で管理することができるので、データの一元化が可能です。シンプルな操作で簡単に申請・承認可能がおこなえるので、申請にかかる手間を最小限に抑えることができます。

承認経路や条件分岐のカスタマイズを柔軟におこなえるため、さまざまな条件での申請に対応することが可能です。また、料金については1ユーザーあたり月額300円がかかるのみで初期費用やサポート費用はかかりません。

加えて無料トライアルも用意されているので、はじめて導入する企業でも安心して利用することができます。

  • あらゆる申請書に対応
  • 柔軟な承認経路の作成
  • 入力内容を自動制御

クラウドEPR freee

freee
HPより

クラウドEPR freeeはfreee社が提供するクラウド型ワークフローシステムで、バックオフィス業務のサポートに役立ちます。一度入力作業をおこなえば、同じ内容を各種帳票や振込ファイルに自動で反映してくれるので、管理部門の負担を軽減させてくれます。

また、国際基準の内部統制を保証する「SOC1 Type2報告書」という報告書を受領しており、内部統制に非常に優れたシステムです。利用料金については、ホームページから問い合わせをする必要があります。

  • 経理業務フローの一元化が可能
  • 人事労務管理の一元化が可能
  • IPO準備・内部統制対応

Streamline

Streamline
HPより

Streamlineはミトリ社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。導入実績は1,500社で5,000業務に利用されており、大東建託社やイズミ物流社などの有名企業も利用しています。

また、Streamlineは、今まで使っていた書式をそのまま利用できるのが特徴です。稟議書や経費精算などの書式をわざわざ変える必要がないので、導入のための特別な教育が必要ありません。

また、多彩なルート設定機能が備わっています。複雑な承認ルートの設定ができるので幅広い業務に対応することが可能です。たとえば「各自の上司の自動設定機能」を使うと組織情報から各自の上司が自動設定されるので、部署別のルートを作る必要がなくなります。

料金については、BasicとProfessionalの2種類が用意されています。
どちらも1ユーザーあたりの料金体系で、Basicが月額330円、Professionalは月額825円となっています。利用できるサービスの内容が違うのでニーズに合わせて選ぶことができます。

  • 金額や入力内容による条件分岐、捺印機能などの決裁ワークフローシステムを構築できる
  • ワークフローに利用する申請フォームは、入力項目をドラッグ&ドロップするだけで簡単に作成可能
  • グーグル社のデータセンターで運用されているため、世界最高水準のセキュリティを誇る

X-point

X-point Cloud
HPより

X-pointはエイトレッド社が提供するワークフローシステムです。ABCマート社やブックオフ社などの有名企業だけでなく、獨協大学などの学校法人にも導入されています。

書類を電子化することにより、社内で使用していた紙の書類をそのまま活用することができます。また、直感的に使える入力フォームも魅力です。
導入後も迷わず利用することが可能なので、スムーズに業務を効率化できるでしょう。

また、汎用的なワークフローシステムとなっているのでさまざまな用途に対応可能です。稟議書だけでなく各種社内申請や交通費精算までも可能です。

料金プランは月払い制のスタンダードプランと、年払い制のプリペイドプランの2種類があります。どちらも初期費用は無料で、スタンダードプランはユーザー1人あたり月額500円、プリペイドプランではユーザー1人あたり月額475円となっています。

  • 紙のように使える入力フォーム
  • ワンクリックで承認が可能
  • スマートフォン対応可能

承認Time

承認Time
HPより

承認Timeは、SBIビジネス・ソリューションズ社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。申請から承認までのプロセスを電子化できるので申請書類のペーパーレス化を実現できます。スマートフォンにも対応しているので外出先から申請や承認をおこなうことが可能です。

また、Webサイト多言語化開発ツール「Wovn.io」と連携させると最大70カ国語の言語に対応することができます。言語の切り替えはボタン一つで実行可能なので、グローバル展開する企業におすすめです。料金プランは月額3,000円(10ID単位)です。

  • マルチデバイスに対応
  • 柔軟な承認ルートを設定可能
  • 「Wovn.io」と連携させると最大70カ国語の言語に対応

コラボフロー

コラボフローの公式ページ
HPより

コラボフローとは、コラボスタイル社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。医療・福祉業、サービス業や学校法人などに利用されています。コラボフローは誰でも簡単にワークフローを作成でき、直感的な操作性が特徴です。

Excelとの連携が可能なので、Excelで作成した帳簿や申請書をそのまま申請フォームに変換することが可能です。また、Excelに設定されたセル区切りや罫線、テキスト色などもそのまま反映されるため、デザインを崩さずに簡単に作成することができます。

また、承認経路も簡単に設計することができます。あらかじめパーツが用意されているので、パズル感覚で承認経路を並べていくことができます。パーツも見やすいデザインになっているので見間違える心配もないでしょう。

料金プランは1ユーザーあたり月額500円となっています。また、30日間の無料トライアルが用意されているので手軽に試すこともできます。

  • 直感的な操作性が特徴
  • Excelとの連携が可能
  • あらかじめパーツが用意されている

楽々WorkflowⅡ Cloud

楽々WorkflowⅡ Cloud
HPより

楽々WorkflowⅡ Cloudは、住友電工情報システム社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。バックアップやセキュリティ対策が万全に実施されており、サーバーメンテナンスも不要となります。申請書類の電子化が可能で、初めての利用者でも簡単に操作できるような画面デザインに工夫しています。

また、Web API、Java APIも用意されているので各種業務システムのデータを受け取ることも可能です。
そして、楽々WorkflowⅡ Cloudは多言語に対応しており、操作画面のメッセージやボタンの表示言語を英語と中国語にも切り替えることができます。そのため、外国人従業員が多い企業でも、がスムーズに業務フローをこなすことが期待できるでしょう。

1ユーザーあたり月額500円とリーズナブルな価格設定も魅力的です。

  • バックアップやセキュリティ対策が万全
  • Web API、Java APIの用意により各種業務システムと連携可能
  • 日本語・英語・中国語に対応可能

rakumoワークフロー

rakumoワークフロー
HPより

rakumoワークフローとは、rakumo社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。rakumoの特徴は、グループウェアの「Google Workspace」と連携できるクラウド拡張ツールになっていることです。

追加機能として、勤怠管理、電子稟議、経費精算などもサポートしており、Googleのサービスとの連携が容易です。すでにGoogle Workspaceを利用している企業は導入することがおすすめです。

月額料金は1ユーザーあたり300円となっており、2週間無料トライアル期間も用意されています。

  • ワークフローのほかに、勤怠管理・電子稟議・経費精算などをサポート
  • Google Workspaceを利用している企業におすすめ

Styleflow

Styleflow
HPより

Styleflowは、TDCソフト社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。使いやすいシンプルな画面が特徴的で、テレワークにも適しています。申請の際はすぐに書類を見つけることができ、作成中・申請中・承認待ちのフローを瞬時に確認することが可能です。

また、申請入力フォームの作成や承認ルートの作成が直感的に設定できるので簡単に作成することができます。ほかにも、システムのセキュリティや品質を保証する「ISMS」と「ISO9001」を取得しており、セキュリティ面でも優れているので安心して利用できます。

料金については、月額費用が1ユーザー300円と、コストパフォーマンスがよいのも魅力的です。

  • 使いやすいシンプルな画面デザイン
  • 申請フォームの作成や承認ルートの作成が簡単
  • コストパフォーマンスに優れている

WaWaFlow

WaWaFlow
HPより

WaWaFlowはアイアットOEC社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。WaWaFlowでは、自由に申請ルート、承認パターン、フリーフォームを作成できるので、複雑な申請にも柔軟に対応できます。

申請書類の作成や承認機能はもちろん、クレーム報告も機能として備わっています。クレーム報告をデータベースで共有することができるので再発防止に効果的です。

月額料金は1IDあたり400円と基本料金2,500円がかかります。また、14日間無料トライアルが可能なので、導入の前にシステムの使いやすさを実際に体験してもよいでしょう。

  • 自由に申請ルート、承認パターンを設定でき、フリーフォームでの書式作成が可能
  • クレーム報告をデータベース内で管理することができる

Hachikin

Hachikin
HPより

Hachikinは、NVC社が提供しているクラウド型ワークフローシステムです。
ワークフローは有料の機能ですが、勤怠管理・経費精算の機能は無料で利用することが可能です。ユーザーは2名まで無料で利用できるので、気軽に始めることができます。勤怠管理、経費精算、交通費精算、それぞれのワークフローをカスタマイズできる点も特徴です。

また、各種申請書をPDFやCSVとして出力することもできます。PDFでは印刷に適した表示がされ、CSVはExcelなどで読み込むことが可能です。

料金プランはライトプラン、スモールプラン、ミディアムプラン、ラージプランの4種類を用意しています。プランによって使用できるユーザー数が異なります。また、30日間の無料トライアルが用意されているのもポイントです。

  • ワークフローで承認・却下・再申請を簡単におこなうことが可能
  • PDF・CSVダウンロード可能
  • 勤怠管理・経費精算の機能を無料で開始可能

SmartFlow

smartflowの公式サイト
HPより

SmartFlowは、VeBuIn社が提供するクラウド型のワークフローシステムです。
登録者数約250社を誇り、ライトオン社やサンライズ精工社などでも利用されています。

SmartFlowでは、システム上にて申請から承認作業をおこなうことが可能です。申請書式のテンプレートを80種類用意しているので用途に合わせて活用することができます。また、LINEやSlackなどのツールと連携ができるので、社外での作業も大変便利です。

料金プランは、「Free」、「Professional」、「Business」の3種類が用意されています。無料プランの「Free」でシステムを試用してから、「Professional」か「Business」のどちらかを導入するのがおすすめです。

とくに「Professional」では1ユーザーあたり月額460円とお手頃な料金でありながら、利用できる機能も豊富にあります。

  • 申請書式のテンプレートを80種類用意
  • LINEやSlackなどのツールと連携可能

J-MOTTOワークフロー

J-MOTTOワークフロー
HPより

J-MOTTOワークフローとは、リスモン・ビジネス・ポータル社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。申請書のテンプレートが用意されているのですぐに活用でき、カスタムもできるので自社のニーズに合わせて作成することも可能です。

また、過去の申請書を検索することも可能で、再申請が必要な場合にも過去の申請書をコピーして、簡単に申請することができます。

そして、承認フロー設定に関しても柔軟におこなうことが可能です。たとえば、「金額が○円以上の場合は部長承認、○円未満の場合は課長承認」のような条件を付けることができるので、業務フローのミスを軽減してくれます。

なお、J-MOTTOワークフローはオプションサービスです。基本サービスのグループウェアを導入することで、10ユーザーまで月額2,000円で利用できるようになります。ワークフロー機能を単独で利用する場合には、初期費用として30,000円かかるので、間違いないよう注意してください。

  • 申請書のテンプレートが用意されていて、自社の形式に合わせてカスタムも可能
  • 過去の申請書を検索することができる
  • 承認フロー設定が柔軟に対応可能

クラウド型ワークフローシステムの選び方

ここまでおすすめのクラウド型ワークフローシステムを14製品紹介しましたが、自社に合うシステムがどれなのか、迷われる方が多いでしょう。
そこで次に、クラウド型のワークフローシステムを選ぶ際に押さえておきたいポイントを紹介します。

既存システムと連携できるシステムを選ぶ

クラウド型ワークフローシステムを選ぶ際は、既存システムと連携できるシステムを選ぶのがおすすめです。すでに使われているデータをそのまま使えるので、スムーズに一元管理をおこなうことができます。

また、データを移行する作業が必要ないので、入力ミスや記載漏れなどの防止にも効果的です。たとえば、社内の営業支援システムと連携すれば、面倒な手間なく営業データを移すことが可能です。加えて、申請書類の自動作成もできるので業務の効率化に期待できます。

トータルコストで選ぶ

クラウド型ワークフローシステムは、ほとんどのサービスが月額課金制になります。1ユーザーあたりの料金が発生するため、利用する人数と期間を検討してトータルコストを把握しましょう。

ただし、安いから良いシステムというわけではありません。むしろ料金が安いほど、使える機能が少なくオプションを別途付ける必要が出てきます。そのため、料金だけで判断するのではなく必要な機能が搭載されているかどうかで判断するのがおすすめです。コストと機能を確認して、自社に最適なシステムを選びましょう。

使いやすさで選ぶ

クラウド型ワークフローシステムは、サービスによってシステムのデザインや操作方法が異なります。そのため、誰にでもわかりやすいUIで、操作が簡単なサービスを選ぶようにしましょう。

使いにくいシステムを選んでしまうと業務を効率化できず、むしろ滞ってしまう可能性もあります。そのようにならないためにも、使いやすさも選ぶ基準として設けることがおすすめです。ワークフローシステムのなかには無料トライアル期間を設けているサービスもあるので、実際に利用して判断するのもよいでしょう。

現状のフローに合ったサービスを選ぶ

現状のフローに合ったサービスを選ぶことも大切です。たとえば、大規模な企業では承認フローが複雑であることが考えられます。その場合は、複雑な承認フローでも対応できるサービスを選ぶことで、より利便性を感じることができるでしょう。

そもそもワークフローシステムとは?クラウド型とは?

なかには、ワークフローシステムやクラウド型についてあまり詳しくない方もいるでしょう。そこで以下ではワークフローシステムとクラウド型について解説します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、業務の流れをシステムにより自動化したものです。経費精算や稟議書の申請の手続きを申請から承認までシステム上でおこなうことができるため、業務の大幅なスピードアップが図れます。

また、書類の種類によって承認ステップをカスタマイズし、業務の流れを可視化することができます。そのため、それぞれの書類に対しておこなう作業を迷わずに済ませることができ、業務の効率化を図ることが可能です。

クラウド型とは

クラウド型とは、ネットワーク経由でソフトウェアが利用できる形態のことです。従来はPC内にインストールされたソフトウェアが利用されていましたが、クラウド型ではネットワークを経由し、クラウドの中にあるソフトウェアを利用することになります。

たとえば、普段多くの人が利用している「Gmail」や「Yahoo!メール」もクラウド型になります。これらは自前のサーバーを用意する必要がなく、ユーザー登録のみで利用することが可能です。クラウド型はメールだけでなくシステムにも使われています。

オンプレミス型との違い

オンプレミス型は自社でサーバーを用意してソフトウェアをインストールし、利用する形態のことです。クラウド型のようにネットワーク経由ではなく、自社のサーバーを用いて利用します。サーバー内でソフトウェアのカスタムがしやすいので、社内ニーズに柔軟に対応することができます。

クラウド型ワークフローシステムを利用するメリット

クラウド型ワークフローを導入することで業務の効率化を図ることができます。そこでより具体的に導入するメリットについて解説します。

稟議書類を電子化して管理できる

クラウド型ワークフローシステムを利用して、稟議を電子化することで、決裁までの時間を短縮することができます。紙の稟議書で承認者を複数立てる場合、全員から承認を受けるまでに相当の時間がかかってしまいます。

そこで、ワークフローシステムを利用することで、システム上で稟議書を提出できるので、決済までの時間を大幅に短縮することが可能です。
もちろん、承認もシステム上で済ませることができ、書類を次の承認フローに回す手間も省くことができます。

また、承認の進捗具合は可視化されているので、どこで承認が停滞しているのかをすぐに確認することができます。このように決裁までの時間短縮やリアルタイムで状況が把握できるので、スムーズに稟議を進めることが期待できます。

スマートフォンやPCから申請・承認作業が可能

クラウド型ワークフローシステムは、インターネット環境があればスマホやPCから申請・承認作業ができます。
たとえば出張が多い上司の場合でも、オフィスに戻らずとも外出先で承認書類の処理が可能です。
スマートフォンやPCから隙間時間に申請・承認作業をおこなうことで、事務手続きの時間を減らすことにつながります。

システム導入のコスト削減ができる

クラウド型ワークフローシステムはシステム導入のコストが削減できます。
自社サーバーを必要とするオンプレミス型とは違い、Web上のクラウドサーバーが利用できます。自社サーバーの導入費用がかからないため、システム導入のコストを削減することが可能です。

また、クラウド型の月額料金に関しては、1ユーザーあたり数百円から数千円なので、オンプレミス型と比べるとかなり安価に導入することができます。

運用や保守サービスを自社でおこなわずに済む

オンプレミス型はトラブルが発生した場合に自社で対応する必要があります。
そのため、保守要員を用意するか、保守サービスを提供する企業と契約する必要があります。一方、クラウド型はベンダーが対応してくれるので自社で対応する必要がありません。

わざわざ保守要員や保守サービスを提供する企業と契約する必要がないので、無駄なコストを抑えることができます。人員や予算に余裕がない企業でも安心して利用することが可能です。

セキュリティ対策も万全である

クラウド型はクラウド事業者がサービスのセキュリティを構築しています。
データ送受信も暗号化されているため、セキュリティ対策は万全です。しかし、クラウド型はインターネットに接続する必要があるため、オンプレミス型と比べるとセキュリティリスクは高まりやすいです。

事業者に依存することになるので、高セキュリティなクラウドサービスの選定が重要です。高セキュリティのクラウドサービスを探すなら一般社団法人日本品質保証機構のISO/IEC 27001を取得しているか確認するのがおすすめです。ISO/IEC 27001では以下の2つの条件をクリアする必要があります。

  • 情報セキュリティマネジメントシステム
  • 情報セキュリティのリスクアセスメントおよびリスク対応

これらの条件をクリアしているサービスであれば、セキュリティ面に優れているといえるでしょう。

契約後すぐに利用できる

クラウド型の場合、契約後渡されるログイン情報を入力することで、すぐにシステムの利用を開始することができます。
一方で、オンプレミス型の場合はサーバーの構築やシステムのインストールが必要となるため、契約後にすぐ利用することができません。そのため、すぐにでもシステムを利用したい企業には、クラウド型のワークフローシステムの導入がおすすめです。

簡単に運用できる

クラウド型のワークフローシステムは自動でアップデートがされるため、最新のバージョンを都度確認する必要がなく、簡単に運用することができます。システムに詳しい社員がいないことでアップデートができず、その後の運用に影響が出てしまうというトラブルも回避できるでしょう。

クラウド型ワークフローシステムの活用事例

ここまでクラウド型ワークフローシステムを導入するメリットまで解説しました。次に、実際に導入した企業をもとに効果について紹介します。

社内統制強化の一環として導入

デジタルハーツホールディングス社では、東京証券取引所マザーズ市場に上場する際、事業規模の拡大に伴う社内統制の強化の一環としてX-pointを導入しました。

導入前には、「意思決定スピードの遅さ」「承認進捗の不明確さ」「承認内容が記録されないことによる内部統制の不安定さ」などの課題がありました。

導入後は紙・ハンコから脱却でき、社内稟議のスピード向上に努めることができたようです。また、申請者と承認者を明確にし、社内業務フローを可視化することによって、コンプライアンス上の記録保持と内部統制に効果が得られたようです。

参考:株式会社デジタルハーツホールディングス 様|クラウドワークフローシステム X-point Cloud

書式の統一化のために導入

たち吉社では、社内書類の運用ルールが定まっていませんでした。その結果、担当者によって書式にばらつきがあったり、承認フローが明確になっていなかったりしました。また、人事異動などの際にうまく引き継ぎができないという課題もありました。

そこで同社は承認Timeを導入し、承認ルートの設定により社内ルートの明確化し、社内文書の統一化を実現しました。また、承認Timeは細かく条件設定ができるため、探している書類を一発検索することが可能です。これにより引継ぎ問題の解消だけでなく業務の効率化にも効果があったようです。

参考:直感的に使えるクラウド型ワークフローシステム「承認Time」が選ばれる理由

社内業務のペーパーレス化及びシステムクラウド化のために導入

店舗流通ネット社は、店舗リース事業や人材事業を始めとした幅広い事業にて店舗ビジネスをトータルサポートしている企業です。

店舗流通ネット社では、申請から決裁業務までの事務コスト及び業務負荷を課題にしていました。そこで、申請承認の可視化やグループウェアとの親和性も考慮して、Styleflowが導入されました。また、社内手続きをそのまま導入できる面や直感的にワークフローの作成ができるという点も選ぶポイントになったようです。

導入後は、社内のワークフローが改善し、業務の生産性も向上しました。今後は、グループ会社での統一システムとして活用することも検討しているそうです。

参考:社内業務のペーパレス化及びシステムクラウド化を推進|TDCソフト

出先でも承認作業を可能にするために導入

ベビーカレンダー社では、重要な稟議の際、紙の文書で承認を回していました。しかし、営業メンバーの出張が多く、稟議書の承認作業に時間がかかっていました。そこで、業務の効率化や内部統制強化の目的でジョブカンワークフローを導入しました。

現在では、すべての稟議や申請をジョブカンワークフローで運用しています。同社では、ジョブカンフローを利用するなかで外出先から申請・承認作業できる機能はとても便利に感じたようです。ほかにも承認権限の利用や履歴機能をよく利用しており、業務の効率化が図れているそうです。

参考:株式会社ベビーカレンダー|導入事例|ジョブカンワークフロー

自社に合ったクラウド型ワークフローシステムをみつけよう

今回はおすすめのクラウド型ワークフローシステムについて紹介しました。クラウド型ワークフローシステムは導入コストが安く、運用や保守サービスも事業者が担当するので自社で対応する必要がありません。

また、クラウド型ワークフローシステムを選ぶ際は既存システムとの連携、トータルコスト、使いやすさ、現状のフローに合ったサービスの4つのポイントを参考に選ぶことがおすすめです。

サービスによっては無料トライアル期間を設けているものもあるので、一度試してから検討してもよいでしょう。ぜひ今回紹介した内容をもとに自社に合ったサービスを検討してみてください。

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