経費精算とは?経理業務効率化の鍵は経費精算システムにあり

出張費や飲食費など、経費精算をする場面は会社に勤めている方なら何度もあるでしょう。
ただ経理担当からすると、これらの経理精算業務は不正申請や申請ミス、月末偏重な経費精算なども起こり、面倒な作業になりがちです。
この記事ではそんな経理担当の業務を効率化させるための鍵である、経費精算システムについて紹介します。

経費精算とは

そもそも経費精算とは何のことなのでしょうか?
ここでは、経費精算のルールについて整理します。

経費とは?

経費とは、ざっくり費用のこと

経費とは、事業を営むうえでかかる費用項目のことです。
出張の際の旅費交通費や、社外のお客様との接待交際費など、事業を営むうえでかかる費用はこの経費にあたります。
逆に、仕事の場面での費用でも、事業と関係のない費用や仕事と関係のないプライベートの場面で行った食事の費用や旅行費などは経費には当たりません。

経費の種類

「事業を営むうえでかかる費用」といっても幅が広く、何が経費にあたるのか曖昧な場合もあります。
ここでは、経費を分類する仕訳の際に使う勘定科目を紹介します。

経費の勘定科目 具体例

福利厚生費

従業員の慰安旅行や医療衛生のための費用など

旅費交通費

電車代、バス代、タクシー代、宿泊代などの費用

接待交際費

取引先との接待費用などの費用

会議費

取引先と打合せする際の飲食費用など

消耗品費

文房具や印刷用紙などの費用

新聞図書費

事業を営む上で必要な新聞や書籍の費用

荷造運賃

販売している商品を梱包するときの段ボール代や運賃などの費用

外注費

外部に依頼して何かを作ってもらったときの費用など

修繕費

パソコンや備品の修繕費用など

支払手数料

銀行の振込手数料などの手数料

リース料

レンタカーやオフィス機器などのリース料

雑費

上のいずれにも当てはまらない費用

経費精算とは

経費精算とは、事業を営む上でかかった費用を上のような項目ごとに整理し、各費用を立て替えて負担した従業員に払い戻すことをいいます。
通常は、まず従業員が事業に関連する費用の支払いをした証拠として、経費精算書と一緒に領収書を提出して経費精算の申請をします。
その後、その支払い内容を経理担当が確認し、経費として認められるものと判断すれば従業員に費用が払い戻され、認められないと判断した場合は従業員の自己負担となります。

経理担当者がもし事業と関係のない費用を経費として認めてしまうと、会社の損失となるだけでなく、税務調査が入った場合に指摘される可能性もあるため、経理担当者は会社の存続を担ううえで欠かせない位置付けであるといえるでしょう。

経費精算業務のここが大変

経理担当にとって、経費精算は必ずしも楽な仕事ではありません。
同じ作業の繰り返しだったり、時間がかかったり、大変な点もたくさんあります。

集計に時間がかかりすぎる

毎月、営業先との接待交通費や出張の際の旅費交通費など、さまざまな従業員の経費精算の依頼が経理担当のもとに集まります。
この経費精算を逐一仕訳伝票を記票し、不正がないかどうかチェックして集計するにはかなりの時間がかかります。
そのうえ、手作業で一つひとつExcelに打ち込む場合があったり、勘定科目ごとに集計する必要があったりと、経理担当は経費精算業務だけでかなりの時間が割かれてしまいます

ミスが多く発生する

各従業員が完璧に正しく経費申請をしてくれるとは限りません。
さまざまな場面で誤って申請をしているケースもあるでしょう。
出張先のホテルの金額が領収書の記載事項と違っていたり、間違った勘定科目で申請してしまっていたり、また経理担当者が経費を手作業で入力するときに間違ってしまったりと、さまざまな箇所でミスが発生してしまいます。

これらのミスが積み重なって、最終的に金額を計算するときににずれが発生し、また一から見直しといった場合もあります。
この経費精算業務はミスが多く発生することもあるため、その分だけ経理担当者の工数がかかってしまいます。

複雑で管理が面倒

経理担当者はさまざまな経費精算をチェックする必要がありますが、これらは科目や金額によって承認経路が異なる場合があります
たとえば一定の金額以上は部長以上の承認が必要なのに、そのハンコが押されていない場合や、一定の金額以上の経費の使用については事前の稟議や申請が必要なのに、その資料が添付されていない場合など、それぞれの経費申請を管理するのが複雑でややこしくなっているケースも少なくありません。

経費精算システムで効率化!

これらの経費精算業務は、経費精算システムを導入することで効率化できる場合があります。
ここでは経費精算システムについて紹介します。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、これらの経費精算業務をIT化し、効率的におこなうことができるシステムのことです。
申請書類の記述をフォーマット化することができるので、申請者への確認作業が減ったり、経費申請のチェックや経費精算業務をWeb上で完結できるため、これまでよりも早く処理できたりと、これまでかかっていたコストや工数を大幅に削減することが可能です。

経費精算システムには、オンプレミス型のものとクラウド型のものがあり、自社に合った形態の経費精算システムを導入することで、経理担当者の工数が削減され、よりコア業務に集中できるでしょう。

経費精算システムで効率化するメリット

ではこの経費精算システムを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、6つのメリットを紹介します。

経費精算にかかる経理担当の工数が減らせる

経費精算システムを導入することで、これまでおこなっていた手作業でのExcelや管理ソフトへの入力作業の時間が削減され、経理担当の工数が大幅に削減できます
ほかにも仕訳作業や勘定科目への自動入力もおこなってくれたり、Suicaと連携できたりする機能を備えたシステムもあるため、これまで以上に経理担当がコア業務に従事し、企業の成長に寄与する機会が増えることになります。

経費精算に関するミスが減らせる

経費精算システムに経費申請を入力すると、システム上で経費の精算や会計ソフトとの連携、承認作業もおこなえるため、作業漏れや作業重複など、無駄なミスを防ぐことができるでしょう。

不正申請のチェックが効率的におこなえる

交通費や宿泊費などの必要経費が適切なものなのか、逐一チェックする作業も経理担当にとって工数がかかる作業です。
経費精算システムによっては地図ソフトや経路検索ソフトと連携でき、自動で最適な金額を算出してくれるものもあるため、これまでよりも不正申請チェックをより効率的におこなえるでしょう。

各支店・支社の経費精算もまとめて一元化できる

企業によっては、さまざまな地域に支社があったり、数多くの支店がある場合もあるでしょう。
この場合も、各支店や各支社の従業員が経費精算申請をシステム上でおこない、場合によっては領収書をデータ化して添付するだけで申請が完了します。

したがって、システム上で各支店や各支社の経費精算を一元で管理することが可能になります。また、システム上では勘定科目ごとや支店ごとなどでソートをかけて確認することもでき、容易に経費精算管理をすることができます。

従業員の無駄な時間も減らせる

経費精算申請に関して、毎月後回しになってしまい、月末にまとめて提出している人も多いのではないでしょうか。
経費精算システムを導入することで、支払いをするたびに経費申請をシステム上でおこなったり、またその領収書を経理担当に渡すだけでよくなる場合もあったり、従業員がこれまで経費精算にかけていた時間を大幅に削減することができます。

ペーパーレス化が可能に

経費精算システムによっては、近年多くの企業が導入しているペーパレス化にも貢献できるものもあります。
経費精算システム上で経費精算をおこなうことで、これまで必要だった経費精算用の台紙や領収書などの資料が必要なくなり、ペーパーレス化を推し進めることが可能になります。

経費精算システムを導入する前に知っておきたいデメリット

経費精算システムを導入することで、経理担当の工数を削減できたり不正チェックが容易になったりするなど、さまざまなメリットがある反面、デメリットもいくつかあります。
ここでは経費精算システムを導入することで生じるデメリットを紹介します。

導入・運用コストがかかる

経費精算システムを導入する際には、当然費用がかかります。導入コストや運用コストなどの費用が掛かり、これらの費用は決して安くはありません。経費精算システムを導入する際には、費用対効果を加味したうえで検討するべきでしょう。

運用開始のための教育コストがかかる

経費精算システムを導入する際には、費用などの金銭的コストだけでなく、システムの使い方などに関する社内教育のためのコストもかかります。
従業員全員のITリテラシーが高ければそれほど問題はないかもしれませんが、これまでずっと紙ベースで経費精算申請をしていた人にとっては、いきなりシステム上で経費申請をしてくれといっても難易度が高いかもしれません。
そのため、従業員全員が円滑に経費精算システムを使えるようになるまでの教育コストもかかってしまいます。

必要な機能が足りない場合がある

ひとえに経費精算業務といっても、企業によって申請承認フローが違ったり勘定科目の一覧が違ったりと、多種多様な形態があるでしょう。
経費精算システムによっては、会計ソフトと連携できなかったり、複雑な申請承認フローに対応できなかったりと、必ずしも自社に合った機能を備えていないものもあります。
そのため経費精算システムを選定する際には、あらかじめシステム会社側と相談して自社に合ったシステムを導入できるのか、話を聞いておくべきでしょう。

経費精算業務を効率化し、経理担当がもっと経営に携われる環境を

経費申請のチェックや再入力作業など、経理担当はまだまだ無駄な作業に多くの時間を割いています。
経理担当がもっとコア業務に従事し、経営に携わる環境を作り上げるためには経費精算システムが有用かもしれません。

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