経費精算とは?経理業務効率化の鍵は経費精算システムにあり

出張費や飲食費など、経費精算をする場面は会社に勤めている方なら何度もあるでしょう。
ただ経理担当からすると、これらの経理精算業務は不正申請や申請ミス、月末偏重な経費精算なども起こり、面倒な作業になりがちです。
この記事ではそんな経理担当の業務を効率化させるための鍵である、経費精算システムについて紹介します。

更新日:2019.11.28

この記事の要約動画

経費精算とは

経費精算とは、事業を営むうえでかかった費用を立て替えて負担した従業員に払い戻すことをいいます。
経費精算では、従業員が事業に関連する費用の支払いをした証拠として、経費精算書と領収書を提出します。その後、その支払い内容を経理担当が確認し、経費として認められるものと判断すれば従業員に費用が払い戻され、認められないと判断した場合は従業員の自己負担となります。
経理担当者がもし事業と関係のない費用を経費として認めてしまうと、会社の損失となるだけでなく、税務調査が入った場合に指摘される可能性もあるため、経費精算では厳しくチェックをおこなう必要があります。

経費の種類

「事業を営むうえでかかる費用」というものの、経費精算の対象となるケースは幅が広く、何が経費にあたるのか曖昧な場合もあります。ここでは、経費を分類する仕訳の際に使う勘定科目を紹介します。

経費の勘定科目 具体例

福利厚生費

従業員の慰安旅行や医療衛生のための費用など

旅費交通費

電車代、バス代、タクシー代、宿泊代などの費用

接待交際費

取引先との接待費用などの費用

会議費

取引先と打合せする際の飲食費用など

消耗品費

文房具や印刷用紙などの費用

新聞図書費

事業を営む上で必要な新聞や書籍の費用

荷造運賃

販売している商品を梱包するときの段ボール代や運賃などの費用

外注費

外部に依頼して何かを作ってもらったときの費用など

修繕費

パソコンや備品の修繕費用など

支払手数料

銀行の振込手数料などの手数料

リース料

レンタカーやオフィス機器などのリース料

雑費

上のいずれにも当てはまらない費用

経費精算に手間がかかる原因

経理担当にとって、経費精算は多くの手間がかかる業務です。作業自体がアナログであったり、経費精算の方法が浸透していないことによって不備が発生したり、とさまざまな問題があります。ここでは、経費精算がなぜ手間のかかる業務になっているのか解説します。

領収書の内容を手打ちで入力している

今でも紙やExcelを利用して経費精算をおこなっている企業は多いのではないでしょうか。
紙で貰った領収書を手打ちで入力していると膨大な時間を要してしまったり、入力ミスによって手戻りが起こってしまったりします。このような手間のかかる業務にうんざりしている経理担当の方も多いのではないでしょうか。

ミスが多く発生する

意図的なルール違反でなくとも、各従業員が正しく経費申請をしてくれるとは限りません。申請方法を認識しておらず、誤って申請しているケースもあるでしょう。
例えば出張先のホテルの金額が領収書の記載事項と違っていたり、間違った勘定科目で申請してしまっていたり、さまざまな箇所でミスが発生してしまいます。これらのミスが積み重なり、最終的に金額を計算するときににずれが発生し、また最初から見直しといった場合もあります。

このように経費精算業務はミスが発生することも多くあるため、その分だけ経理担当者の手間が増えてしまいます。

経費精算システムとは

こうした膨大な手間のかかる経費精算業務を効率化するために、経費精算システムというものがあります。

経費精算システムとは、これらの経費精算業務をIT化し、効率的におこなうことができるシステムのことです。
申請書類の記述をフォーマット化することができるので、申請者への確認作業が減ったり、経費申請のチェックや経費精算業務をシステム上で完結させたりすることができます。それにより、これまでかかっていたコストや工数を大幅に削減することが可能です。
また、経費精算システムでは領収書を撮影して保管したり、記載されている内容を読み取ったりすることができるものもあります。

経費精算システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。自社に合った形態の経費精算システムを導入して、ほかの業務にも時間を割けるようにしましょう。

経費精算システムで効率化するメリット

ではこの経費精算システムを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、経費精算システムを導入する6つのメリットを紹介します。

経費精算にかかる経理担当の工数が減らせる

経費精算システムを導入することで、これまでおこなっていたExcelや管理ソフトへの入力作業の時間が削減され、経理担当の工数を大幅に削減することができます。ほかにも仕訳作業や勘定科目への自動入力、Suicaとの連携機能を備えたシステムもあります。
このような機能を活用することで、経理担当がほかの業務に従事し、企業の成長に寄与する機会が増えることになります。

経費精算に関するミスが減らせる

経費精算システムに経費申請を入力すると、システム上で経費精算や会計ソフトとの連携、承認作業をおこなうことができます。人の手が介在する数が減ることにより、作業漏れや作業重複などのミスを防ぐことができるでしょう。

不正申請のチェックを効率的におこなえる

交通費や宿泊費などの必要経費が適切なものなのかを逐一チェックする作業は経理担当の業務を圧迫しているでしょう。
経費精算システムには地図ソフトや経路検索ソフトと連携して、自動で最適な金額を算出してくれるものもあります。そのような機能を活用することで、不正申請チェックをより効率的におこなえるようになるでしょう。

各支店・支社の経費精算もまとめて一元化できる

企業によっては、さまざまな地域に支社や支店を構えていることがあるでしょう。このような場合でも、各支店や各支社の従業員が経費精算の申請をシステム上でおこない、場合によっては領収書をデータ化して添付するだけで申請が完了します。
したがって、各支店や各支社の経費精算をシステム上で一元管理することができるようになります。また、システム上では勘定科目ごとや支店ごとにソートをかけて確認することもできるため、簡単に経費精算の情報を管理をすることができます。

従業員の無駄な時間も減らせる

経費精算申請を毎月後回しにしてしまい、月末にまとめて提出している人も多いのではないでしょうか。月末は多くの社会人に取って忙しい時期であるにも関わらず、経費精算に関する業務に時間を取られてしまうと業務が圧迫されてしまいます。
経費精算システムを導入して業務を効率化することで、月末に集中してしまう経費申請業務にかかる時間を軽減させることができます。

ペーパーレス化できる

経費精算システムによっては、近年多くの企業が導入しているペーパレス化に貢献できるものもあります。領収書を画像化して保存することができるものを利用することで、これまで必要だった経費精算用の台紙や領収書などの資料が必要なくなり、ペーパーレス化を推し進めることが可能になります。

経費精算システムの導入事例

経費精算システムがどれほど便利なものであるといっても、金銭に関わる業務をシステムに任せることに対して不安を抱えている方もいるでしょう。
ここでは、経費精算システムを実際に導入した事例を紹介します。

導入事例①:東レ株式会社

東レ社は化学繊維などの研究開発・提供している企業です。
東レ社のシステム部門は「クラウドファースト」を謳っており、これまで使っていた経費管理システムを刷新しました。

新しい経費精算システムを導入することで、従業員は外出先からの経費申請や、ICカードの乗車履歴との自動連携ができるようになりました。このような機能を活用することで、経費精算業務の効率化を実現させています。

参考:コンカーのConcur® Expenseを経費精算・管理の業務プロセス変革の基盤として東レが採用

導入事例②:株式会社大分フットボールクラブ

大分フットボールクラブ社はJリーグ所属の大分トリニータというプロサッカーチームを運営している企業です。同社は煩雑な経費精算業務の省力化を図るため、経費精算システムを導入しました。

経費精算システムを導入することで、経費申請の規定を満たしているかどうかを自動でチェックできるようになっため、経理部門の業務が軽減されたようです。また、出先で領収書を撮影して申請することで、ペーパーレス化による生産性の向上を実現しています。

参考:大分トリニータを運営する大分フットボールクラブ、間接費管理業務の効率化とコスト削減を目指し、中小企業向けSAP® Concur®ソリューションを採用

おすすめの経費精算システム3選

最後に、おすすめの経費精算システムを紹介します。経費精算システムを選ぶうえで、スマホからも申請できる機能を持っていることは非常に重要になるでしょう。今回はスマホからの申請機能を搭載した経費精算システムを3つ厳選して紹介します。

おすすめの経費精算システム①:Concur Expense

Concur Expense
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 国内売上トップクラスの経費精算システム
  • Suicaなどの交通系ICカードと連携することで交通費精算の効率化を実現
  • 中小企業向けサービスと大企業向けサービスの2種類から選択可能
プラン 初期費用 料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 会計ソフトとの連携

Concur
Expense
Standard

0円~

月額30,000円~

×

クラウド

Concur
Expense
Professional

問い合わせ

問い合わせ

×

クラウド

おすすめの経費精算システム②:ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算
HPより

➤公式サイトでチェック

  • 業界トップクラスの導入実績
  • ICカードとの自動連携によって経費申請の効率化を実現
  • 承認経路の分岐設定が可能
プラン 初期費用 料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 会計ソフトとの連携

クラウド

0円

月額400円
/1ユーザー

30日間

クラウド

おすすめの経費精算システム③:らくらく旅費経費.net

らくらく旅費経費.net
HPより

➤公式サイトでチェック

  • 交通費や出張費など、立替経費精算の効率化を実現
  • SuicaやPASMOのみならず、各種交通系ICカードとも連携可能
  • 定期区間の申請を自動的に制御することで過剰支給のリスク軽減
プラン 初期費用 料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 会計ソフトとの連携

クラウド

100,000円~

月額300円
/1ライセンス

14日間

×

クラウド

経費精算をもっと効率的に

経費申請のチェックや再入力作業など、経理担当は手間のかかる作業に多くの時間を割いています。
経費精算システムを導入すれば、経理担当がほかの業務にも時間を割けるようになるでしょう。
この機会に、経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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