メールのビジネスマナー、あなたは大丈夫?件名や宛名の書き方、返信のポイント解説

プライベートではメールよりSNSを使うという人が増えている現在。「ビジネスメール独特の言い回しやルールが難しい・・・」という人も多いですよね。ビジネスメールでは、内容を簡潔に、相手に失礼のないように対応することが求められます。ここでは、初心者向けにビジネスメール作成の基本を紹介します。

ビジネスメールを作成するときの注意点

個人的なメールと違って、ビジネスメールは形式に沿った形で文章を作成することが必要になります。本文の構成、添付ファイルの扱い方などを相手の負担にならないようにすることが求められます。
また、1日に膨大な数のメールをやり取りしている人にとって、わずか数行のメールでも目を通すことに負担を感じていることもあります。これから、ビジネスメールを作成するにあたって気を付けたいポイントを紹介していきます。

メールにするべき用件なのかを考える

ビジネスシーンで、メールにするか、電話にするか迷うことがありますよね。メリットとデメリットがそれぞれあります。
メールのメリットは、相手の時間を拘束せずに内容を残すことができます。それに対して、デメリットは、回答を受け取るまでに、一定時間、返信を待つ必要があることです。
一方で、電話では相手と直接やり取りできるため、メールに比べて早くコミュニケーションを取ることができます。しかし、相手が不在だったり、早朝や深夜など電話を制限すべき時間帯があったりと、必ずしも連絡を取りたいときに、取れるとは限りません。

メールか電話で連絡手段に迷ったときに、気を付けたいポイントは、連絡の内容と記録の必要性、緊急度です。謝罪や緊急を要する場合は、電話で連絡をするほうがよいでしょう。また、特別緊急でない用件や送信履歴や内容を残しておきたい場合は、メールを使うほうがよいでしょう。必要に応じてどちらが適切か考え、使い分ける必要があります。

結論から書く

ビジネスメールの文章は、結論→理由→詳細の順番に書くようにすると相手に伝わりやすくなります。最後まで読まなければ、内容がわからないようなメールは概要が掴みづらいものです。時間がない人でも、冒頭を読めば主張がはっきりしているものだと読みやすいですよね。相手の時間を大切にするためにも、ビジネスメールを作る際は、結論を先に書くということを意識するようにしましょう。

顔文字や機種依存文字を使わない

当然ですが、ビジネスメールに顔文字を使うこと、SNSの調子で相手にメールを送ることはやめましょう。相手に不快な思いをさせてしまうだけではなく、自身の評判も落としてしまいます。また、見落としがちですが、機種依存文字を使うことを避けましょう。相手の端末上で記号や半角文字が文字化けしてしまう場合があります。

書き言葉と話し言葉に注意する

普段の話し言葉を気付かないうちにビジネスメールで使用していることがあります。話し言葉と書き言葉が混在した文章は、相手に不快感を与えてしまいます。読んでいて気持ちがいいメールを作成するためにも、それぞれの違いを意識したいですね。

ビジネスメールでのTo、Cc、Bccの違いを理解する

メールの宛先欄にTo、Cc、Bccの3種類があることは、大半の人が知っていることだと思います。ここでは、それぞれの役割と、使い分けを紹介します。

Toの使い方

Toとは、Toに追加された受信者に直接向けられたものです。Toに複数のメールアドレスを入力することも可能です。その場合、全ての受信者が宛先欄に誰が追加されているのか確認することができます。自分へのメールがToで送られてきた場合、このメールを対応することが求められます。

Ccの使い方

Ccとは、Carbon Copyの略で、「Toの相手に送ったメールですが、あなたも見てください」という意味があります。自分へのメールがCcで送られてきた場合、返信することは求められません。また、Toの受信者はCcに誰が追加されているのかを確認することができ、Ccに入っている人も互いを確認することができます。

Bccの使い方

Bccとは、Blind Carbon Copyの略で、ほかの受信者にアドレスを見えないように送る際に使います。また、Toの受信者はBccに追加されているほかの受信者を確認することはできません。また、Bccに追加されている人も互いを確認することができません。

ビジネスメールの送信時間

ビジネスシーンでの電話は、かける時間に気を付けるということは鉄則です。ですが、メールを送る時間まで気にかけられていますか?
メールはインターネットがあればいつでも使うことができる便利なツールですが、時間に配慮する必要があります。ここでは、ビジネスメールの送信時間について考えてみましょう。

時間に気を付ける

ビジネスで電話をかける時間に気を付けなければいけないのと同様に、ビジネスメールも送る時間帯に気を使うのがマナーです。さまざまな事情から、早朝や夜中に仕事をすることもあるでしょう。しかし、早朝や夜中にメールを受け取った相手にとって、それが負担になってしまう場合があります。なので、緊急の用件以外は、基本的に平日の9時から20時を目安にメールを送るようにします。

枕詞を入れる

上記で扱ったように、メールであっても基本的には9時から20時を目安にメールを送るようにします。しかし、緊急時にどうしても連絡をしなければいけない場面があると思います。そうしたときは、文書の先頭に「夜分遅くに失礼いたします」と一言添えるようにします。

ビジネスメールで添付ファイルを送るときに気を付けたいこと

メールの構成や内容だけでなく、添付ファイルの容量やセキュリティーまで気を付ける必要があります。添付ファイルを送る際に注意したいことや、大容量のファイルを手軽に共有できるファイルストレージサービスの解説をしていきます。

添付ファイルの容量に注意

容量の大きなファイルをメールで送信すると、メールの受信に時間がかかったり、相手のパソコンの動作が遅くなってしまう場合があります。こうした事情から、ビジネスメールの添付ファイルの大きさは2MG以下が良いとされています。2MGを超える容量の大きいファイルを添付したいときは、以下で紹介するファイルストレージサービスを使用するようにします。

添付ファイルにパスワードを設定する

情報漏えいは企業にとって大きな痛手となってしまうことに加えて、故意でなくとも情報漏えいをさせてしまった該当者は責任を問われることになります。万が一に備えて、メールに添付するファイルには必ずパスワードを設定するようにします。
そして、添付ファイル付きのメールを送るときは、2通に分けてメールを送るようにしましょう。1通目にパスワードを設定したファイルを添付し、2通目にファイルのパスワードを記載します。
こうすることで、間違った宛先にメールを送ってしまった場合でも、ファイルの内容まで情報漏洩してしまうという状況を防ぐことができます。

ファイルストレージサービスを利用する

ファイルストレージサービスとは、インターネット上に大規模な記憶装置を提供して、データを管理するサービスのことです。
ファイルをストレージサービスにアップロードし、発行されたURLを共有します。そうすることで、メールに添付できない容量の大きいファイルを転送することができます。
ここで気を付けたいポイントは、誰でもファイルをダウンロードすることができてしまうことです。ファイルをアップロードするときは必ずパスワードを設定しましょう。

ビジネスメールを返信するときに気を付けたいこと

ビジネスメールには返信時にも、暗黙のルールがあります。取引先への返信を考えているときに自分の返信の構成が正しく作れているか不安に感じた経験がある人も多いと思います。社会人として押さえておきたいビジネスメールの返信のポイントを紹介します。

REは残す

メールをやり取りしてると、件名にREと追加されていきますよね。REの語源はいくつかありますが、もともとは英文レターで「~に関して」という意味で使われていたものが、そのまま使われている説が有力です。
返信の際に、REを残したままにしておくことで、受け取った相手は件名を見ただけで何のメールについての返信かを理解することができます。そのため、REはそのまま残しておくのが良いとされています。

返信は早ければ早いほど好印象

送られてくるメールの内容に優先順位があることは事実です。ですが、優先順位の低いメールだからといって放置してはいけません。「24時間以内に返信する」ことが社会人の鉄則です。返信が遅いと、相手が不安を抱くだけでなく、ビジネスそのもののテンポが悪くなります。

例えば、質問された内容に対して自分では回答を持ち合わせていないとき、誰かに確認したり、調べる必要があるでしょう。このようにビジネスでは、相手の質問に対して直ぐに回答ができないというシーンが多々あります。
しかし、解決までメールを放置することは失礼です。この場合は相手に、「確認して(誰かに聞いて)折り返しをする」という内容のメールを返信するようにしましょう。

「まだわからない」からといって、メールを放置することがビジネスにおいては一番のタブーです。一言あるのとないのとでは相手に対する印象が全く異なってきます。

いつまでに返信が必要なのかを伝える

相手からの返事をすぐに知ることができる電話と違って、メールは待つ時間が必要ですよね。決まった日時までに返信が必要な場合、メール内で回答期限を設けることはマナー違反には当たりません。その場合、「大変恐縮ではございますが、11月12日(月)までにご返信をいただけますと幸いです。」と丁寧な表現にします。
ここで気を付けたいことポイントは、明確な日付を伝えるということです。なぜなら、相手がいつメールを開くかわからないので「今日」「明日」という表現にすると、送り手の意図とは別にメールを開いたそのときを基準に判断してしまう可能性があります。

ビジネスメールの基本的な書き方テンプレート

ビジネスメールは、「①宛名→②冒頭挨拶→③名乗り→④本文→⑤結びの挨拶→⑥署名」という流れになります。基本的な流れを以下で紹介します。

ビジネスメールのテンプレート
トルテオ編集部

ビジネスメールの件名の書き方

日々大量のメールをやり取りしているなかで、件名の内容が不明瞭だと読まれずに削除されてしまう場合があります。そのような状態を避けるために、簡潔にわかりやすい件名を作成するポイントを紹介します。

何を、いつ、どうするかを書く

件名を書くときに重要となるポイントは、メールの受信者が、件名を見たときに内容がすぐにわかるようにすることです。

【お知らせ】や【ご相談】など、メールの主旨を括弧書きで強調し、件名の冒頭に記載するという応報がよくみられる手法です。
件名の冒頭に【重要】や【緊急】などを記載することは問題ではありませんが、頻繁に使っていると、本当にそうであるときに信用してもらえなくなる可能性があるので気を付けましょう。

ビジネスメールでの件名の例

上記に挙げた、何を、いつ、どうするかを書くということを押さえて、件名の例を紹介します。

種類

件名

依頼の件名

12/10(水)打ち合わせのリスケジュールのご依頼
【ご依頼】12/10(水)マーケティングセミナーに関する事前アンケート

お礼の件名

12月10日(水)セミナー参加の御礼【○○商事・佐藤】
【お礼】本日の訪問について

謝罪の件名

(商品名)の配送遅延に関するお詫び
【お詫び】12月10日(水)に発生したシステム障害について

ビジネスメールの宛名の書き方

「この場合、宛名はどうするんだったっけ」と宛名に悩んだことがある人はいるでしょう。どんな内容のビジネスメールでも、文章の先頭には必ず宛名を付けます。宛名の作り方、実際の構成を詳しくみていきましょう。

宛名は社名、部署、名前の順に

宛名はメールの1行目に書き、「社名→部署名→○○様」という流れで書きます。名前は苗字だけで問題ありませんが、フルネームのほうがより丁寧な印象を相手に与えます。
相手の肩書きを入れる場合は、「部署名→役職→○○様」となります。ここで気を付けたいことは、「○○部長様」と役職名に様を付けてしまうことです。役職に敬称を付けることは誤りなので、注意しましょう。

また、個人名がわからない場合は「○○株式会社→○○部→ご担当者様」とします。

宛名の書き方例

上記のポイントを押さえて、ここでは実際に使われる宛名の書き方例をいくつか紹介します。

役職を付ける場合

株式会社○○
海外営業部
部長 ○○○○様

複数名に向けて送る場合

株式会社○○
○○○○様
○○○○様

部署や組織に向けて送る場合

株式会社○○
海外営業部 御中

個人名がわからない場合

株式会社○○
○○ご担当者様

ビジネスメールでの言い回し

ビジネスメールの中で、敬語の間違いや誤った言葉の表現方法が多いと、相手は「マナーがなっていない」と感じてしまうでしょう。
「話し言葉では言葉が浮かぶけど、敬語表現ではどうすればいいのか」という疑問を解決に導くために、ここではビジネスメールでよく使われる敬語表現を紹介します。

依頼のビジネスメール

話し言葉 敬語表現

○○の件ですが、どうしますか。

○○の件ですが、いかがいたしますか。

○○について教えてください。

○○について、ご教示願えませんでしょうか。

お礼のビジネスメール

話し言葉 敬語表現

○○をするときに、協力してくれてありがとうございました。

○○にあたり、ご尽力いただきまして、心よりお礼申し上げます。

弊社まで来てくれて、ありがとうございました。

弊社までご足労いただき、誠にありがとうございます。

謝罪のビジネスメール

話し言葉 敬語表現

不快な思いをさせてすみません。

ご不快の念をお掛けしましたこと、深く反省いたします。

本当にごめんなさい。

大変申し訳ございませんでした。

ビジネスメールでの署名の書き方

ビジネスメールでは、文章の最後に送信者の情報を署名として付けることが一般的です。メールの署名の形式は決まっているわけではありませんが、会社名、名前(難読の場合はふりがなをつける)、会社の住所、会社の電話番号を記載するようにします。ここでは、署名テンプレートの一例を紹介します。

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株式会社○○
○○部
○○○○
〒000-0000 東京都XX区XX町12-3 XXビル
TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000
Email:XXXX@XXX.co.jp
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社内向けのビジネスメールで気を付けたいこと

社外メールでは、丁寧な言い回しをすることが重要視されますが、社内メールでは、簡潔でわかりやすい文章を作ることが大切です。ここでは、社内メールを作るときに、特に気を付けたいポイント2つを紹介します。

社内向けのビジネスメール

社内向けのビジネスメールでは、社外向けメールの文頭にある儀礼的な文章は使いません。用件を端的に書き始めるようにしましょう。内向けメールで気を付けたいポイントは以下の3つです。

  1. 宛名では肩書きと敬称を最低限に抑えます。
  2. 長文にならないように、内容を簡潔にします。
  3. 本文は敬体にします。

社内でも敬体で書く

仲の良い社員同士でメールをしていると、文体がくだけていることがあります。あくまで、社員同士でビジネスのやり取りをしているということを忘れないでください。社内ビジネスメールでも、内容は常に敬体にします。誰が見ても違和感のないビジネスメールのやり取りを心がけましょう。

ビジネスメールは社会人必須スキル

電話と違ってメールは残るものです。普通の会話であまり使われない敬語など、ビジネスメール独特の言い回しもありますよね。メールはビジネスをスムーズに進めるためのものとして使用します。自分の意図していないところで、相手に誤解を与えてしまうことは非常にもったいないことです。基本的なビジネスメールでのマナーを押さえて、相手に伝わりやすい文章を作ることを意識しましょう。

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