SFAの導入は難しい?失敗しやすい導入を効果的に進める方法を解説

営業活動を効率化したり、営業活動を記録したりすることができるSFAの導入を考えている方もいるのではないでしょうか。
SFAは社内に定着すると営業効率が格段に上がることがあるものの、定着するまでの段階でつまづいてしまう企業も多くいます。
今回は、SFAを導入するとき、どのようにして定着させていくと良いのかを解説していきます。

更新日:2020.2.28

SFAの導入目的

SFAを導入する目的
©Red Deer – shutterstock

SFAは導入の目的を持たずに活用してしまうと、失敗してしまうことが多くあります。
それでは、実際にSFAを導入している企業はどのような目的でSFAを導入しているのでしょうか?
ここでは、多くの企業が導入の目的としていることを紹介します。

営業活動を効率化するため

SFAを導入することで得られるメリットのなかで代表的なものは、営業活動の効率化です。
SFAでは顧客の社名や住所、電話番号などの情報はもちろん、担当者の基本情報や会話の履歴まで記録することができます。こうした情報を管理することによって、アプローチが重なってしまったり、見逃してしまったりすることを防ぐことができます。

また、SFAでは顧客の反応やニーズの度合いなどをもとに、受注見込み度合いを管理することもできます。それによって、優先的にアプローチするべき顧客を可視化させることができます。

ノウハウやナレッジを蓄積させるため

SFAでは、顧客情報やメモ、履歴、進捗状況などの情報を通常の業務に活かせるだけでなく、それらの情報はナレッジとして蓄積されます。
そのため、過去の商談の成功事例を参考にしたり、ほかの営業担当者がうまくいかなかった企業に対して戦略を変えてアプローチしたりするなど、ほかの人の事例や過去の情報を営業活動に活かすことができます。それにより、戦略的に営業活動ができるようになり、成果を伸ばすことにつながるでしょう。

教育コストを削減するため

営業活動で売上を拡大するためには、営業担当者を増やすことは必要不可欠でしょう。新人の営業担当者を採用して教育するために、成果を出している営業メンバーが研修をおこなうことがあります。そうすると、成果を出している既存メンバーのリソースが減ってしまい、一時的に売上を下げてしまうことにつながります。また、外部に研修を依頼するとしても当然費用がかかります。

SFAを導入すると、過去に送ったメールや提案書、担当者との接触情報を残すことができるため、新人の営業担当者はそのような履歴を見ることによって既存メンバーのノウハウを得ることができます。そうすると、成果を出している既存メンバーが割くリソースを節約することができるようになり、結果として教育コストを削減することができます。

SFA導入のメリット

SFA導入による効果|営業担当者
©SFIO CRACHO – shutterstock

営業担当のメリット

営業担当者は、システムに決められた項目を入力することで顧客情報や商談履歴を登録し、共有することができます。
また、見積書や請求書の作成を自動化したり、スケジュール管理がシステム上でおこなえたりと営業担当の業務を効率化してくれます。
さらに、登録された履歴やデータを必要に応じて引き出すことができ、顧客に的確なアプローチをすることができるようになります。

マネージャー・経営者のメリット

SFAでは、営業の行動量や進捗を担当ごとや組織ごとに把握することができます。
そのため、マネージャーは課題を発見し、適切なアドバイスをしたり、人員配置に活かしたりすることができます。
また、経営者は蓄積されたデータを分析することで、自社の営業の課題を早期発見し、営業戦略や経営戦略の立案に活用することができます。

SFAの導入による失敗パターン

SFAの導入による失敗パターン
©Antonio Guillem – shutterstock

これまでSFAを導入することによって得られるメリットを解説してきましたが、SFAは導入過程で失敗してしまい、上手く活用できないということもあります。SFAの導入で失敗しないために、ここではSFA導入時の失敗パターンを紹介します。

自社の目的に沿った機能が備わっていなかった

SFAの導入する際、自社に必要な機能が備わっていないシステムを導入してしまうということがあります。導入の目的をきちんと定めずに導入してしまうと、自社にとって必要な機能が搭載されていないSFAを選択してしまい、使い勝手が悪くて営業担当者に利用されなくなってしまうことがあります。
こういった失敗を防ぐためには、事前に導入の目的を整理し、その目的に沿った機能を洗い出したうえでシステムを選定する必要があります。

SFAの詳しい機能については以下の記事も合わせてご覧ください。

ツールの操作が複雑で現場で定着しなかった

次に、導入したツールの操作が難しく、営業の現場で定着しないというパターンがあります。
営業担当者は、これまで別々に管理していた情報をSFA上に入力することになるため、操作が複雑だったり使い勝手が悪かったりすれば、負担を感じてしまいます。
操作性に対するストレスを抱え続けると、次第にSFAが使われなくなってしまい、営業現場での定着が進まなくなります。

こういった失敗を防ぐためには、入力作業にどのくらい負担がかかるのか、直感的に理解しやすいデザインになっているのか、導入前に確認しておく必要があります。

蓄積した情報をうまく活用できなかった

SFAで蓄積したデータは分析することで、営業戦略や経営戦略に活かすことができます。
しかし、自社にデータ分析のできる人材を設けていなかったり、それによって集めたデータを活用せずそのままにしてしまったりすると、SFAによる十分な効果を得られることができません。

導入後にデータ分析をおこなえる人材を確保したり、データ分析を自動でおこなってくれるSFAを選んだりすると良いでしょう。

SFA導入を成功させるポイント

SFA導入を成功させるポイント
©Rawpixel.com – shutterstock

これまで、SFAを導入した際に失敗してしまうパターンを紹介しました。ここでは、どのようなポイントに気を付けてSFAを導入すると良いのかを紹介します。

導入目的と課題を明確にする

SFAを導入する際には、自社の課題を明確にする必要があります。
例えば、顧客管理がしっかりできていない、データ入力に時間がかかっている、データを効果的に活用できていないというように、企業が抱えている課題はそれぞれ異なります。そのため、自社がどのような課題を抱えているのか、SFAを用いてどのように解決していきたいのかを明確にしなければ、導入しても活用できなくなってしまいます。

顧客管理がしっかり管理できていないのであれば、顧客管理でどのような情報を一目で見れると良いのか。データ入力に時間がかかっているのであれば、どのデータを入力するのに時間がかかっていてそれを自動で入力できるシステムはないか。というように、課題を掘り下げて解決までの道筋を明らかにしてからシステムを検討すると、より課題解決に直結するシステムを選ぶことができるでしょう。

目的達成に必要な機能が備わったシステムを選ぶ

SFAには営業を効率化してくれるさまざまな機能があり、サービスによって備わっている機能はそれぞれ異なります。
自社にとって必要な機能が備わっていなければせっかく導入しても効果が得られません。
自社が抱える課題を解決するために必要な機能を備えたシステムを選ぶようにしましょう。

長期的な運用費用を確認しておく

SFAを導入し活用していくためには、月額費用や年額費用が長期的にかかってくる場合があります。
特に、機能が多いシステムは便利ですが、費用が高くなることがほとんどです。
長期的な費用対効果を見据えて、運用費用がいくらかかってくるのか確認しておくと良いでしょう。

システムの運用担当者を用意する

いくら営業担当者が利用したいとなったとしても、SFAを管理する担当がいなければ、効果的に活用できません。そのため、自社のなかにシステムの管理をメインでおこなう人を用意できるかを考える必要があります。もし管理者を既存メンバーから用意できない場合、他社から採用してくることも検討すると良いでしょう。

また、SFAを選ぶ際にはシステムの運用担当者がつかいやすいかどうかも確認しておくと良いでしょう。

操作が簡単で見やすい画面なのかを確認しておく

SFAを日常的に利用するのは現場の営業担当者です。操作が複雑だったり、画面が見にくかったりすると営業担当者はストレスを感じてしまいます。
そのため、SFAを選ぶ際には簡単に操作ができることや、見やすい画面であることなども意識してシステムを選ぶと良いでしょう。

SFAのなかには、無料トライアルや無料デモで導入前に操作性を確認できるものがあります。あらかじめ操作性を確認しておきましょう。

サポートが充実しているのかを確認しておく

SFAを導入した場合、利用者が適切に活用できるように教育をしたり、マニュアルを作成したりする必要があります。また、トラブルが起きたときの対応もおこなわなければなりません。

これらの導入サポートを手厚くおこなっているベンダーもあります。システムのトラブルや自社では解決できない問題が起きた時、すぐに対応できなければ営業活動に大きな影響を及ぼしてしまいます。
そのため、迅速にサポートを受けられるようなSFAを選ぶと良いでしょう。

SFAの導入事例と効果

最後にSFAを実際に導入した企業での事例を紹介します。
他社がどのような目的をもって導入したのかを確認しておくと、導入までのイメージをつけやすくなるでしょう。

ひまわりネットワーク社の導入理由と導入効果

ひまわりネットワーク社は、営業管理の工数削減や営業活動の見える化を目的に、営業支援システムeセールスマネージャーRemix Cloudの導入を進めました。
当初のひまわりネットワーク社は法人向け事業の拡大を進めており、営業活動の改善を進めていましたが、必要な管理ツールが増え管理工数も増えていました。
SFAを導入することで、顧客情報が一元化され異なるグループでのクロスセルやアップセルの提案が簡単におこなえるようになりました。
また、営業業務が見える化されたことで営業事務作業を月60.5時間削減することに成功しました。

参考:ITツールバラバラ問題解決のために 営業支援システム(CRM/SFA)「eセールスマネージャーRemix Cloud」を導入|@Press

CTCシステムマネジメント社の導入理由と導入効果

SFAを導入する前のCTCシステムマネジメント社は、見込み顧客の管理が十分におこなわれていないことや案件情報が十分に蓄積されていないことに課題を感じていました。
そのため、情報の集約化を目的として、Knowledge Suite(ナレッジスイート)の導入に踏み切りました。
導入後は、今まで個別に管理していた名刺データを集約することができるようになり、顧客データを10倍に増やすことができるようになりました。
また、案件の進捗状況が見える化されたことで、上長の案件把握が容易になり、業務の効率化に貢献しました。

参考:CTCシステムマネジメント株式会社様、Knowledge Suite (ナレッジスイート)を導入~SFA全社導入で見込み客を可視化、営業情報をマーケティングに利用~|ドリームニュース

目的を明確にしたうえで、SFAを導入しよう

いかがでしたか。
SFA導入までのイメージを明確にすることができたでしょうか。
SFAは定着するまでに苦労がかかるものの、上手く活用できると営業活動を格段に効率化することができます。操作性を事前に確認するためにも、まずは無料トライアルを利用できるサービスから選んでみてはいかがでしょうか。

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