SFAとは?注目されている理由や導入による失敗パターン、おすすめのシステムを紹介

自社の営業活動を効率化したい、顧客に効果的にアプローチしたいというのは企業にとって当たり前の考えでしょう。
そこで役に立つのがSFAです。SFAは企業の営業活動を支援するシステムで、多くの作業を効率化し、効果的な営業活動をすることができます。
今回はSFAを導入する前に知っておきたい、SFAとは何か、どのようなことができるのか、メリットなどを徹底的に解説します。

更新日:2019.10.30

SFAとは

SFAとは
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SFAとは、Sales Force Automationの頭文字をとったもので、営業支援システムともいわれています。
SFAは、顧客情報や営業活動の履歴、営業担当者の行動、ナレッジなどを一括で管理し、組織で共有することができます。
そのため、SFAを活用することで企業の営業活動を効率化させるだけでなく、個々で活動していた営業を組織的な活動にすることができます。
そして、最終的には企業の営業活動の生産性を向上させ、営業力を強めることに繋がるのです。

SFAが注目されている理由

SFAが注目されている理由
©bleakstar – shutterstock

近年、日本では、働き方改革の影響により、長時間労働を削減する取り組みが各企業でおこなわれています。
企業は、今までより短い時間で成果を出さなければならないため、業務効率を改善したり、営業力を強化したりすることが求められています。
このような背景により、営業活動の効率化や組織的な営業を実現させることができるSFAが注目されているといえるでしょう。
また、クラウド型のSFAも多く提供されており、導入ハードルが低かったりスマホやタブレットで活用できたりすることも注目されている理由の1つです。

SFAとCRMの違い

SFAとCRMの違い
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SFAはCRMと混同して認識されることがあります。
CRMとは、Customer Relationship Managementの頭文字をとったもので、「顧客関係管理」や「顧客管理」ともいわれています。CRMは、顧客との良好な関係を築くために役立ちます。CRMシステムによっては営業活動にも役立つ機能が備わっているものもありますが、それぞれの性質は異なります。
ここでは簡単にSFAとCRMの共通点と異なる点について解説します。

SFAとCRMの共通している点として、顧客管理を主体としていることが挙げられます。
適切な顧客管理・分析を通して最適な施策の企画立案に活かすことができます。
また、データの管理や共有をすることができ、どちらも業務の効率化に繋げることが可能です。
異なる点として、CRMは顧客との関係を構築すること全般を支援し、SFAはおもに営業活動を支援するという違いがあります。
そのため、SFAには営業活動を効率化したり、より効果的な営業をしたりするための機能が多く備わっています。

比較項目 SFA CRM

概要

営業活動を支援

顧客との関係構築を支援

目的

営業活動の生産性を高める
業務効率化
最適な営業・経営戦略立案

顧客との良好な関係を築く
業務効率化
最適なマーケティング・経営戦略立案

主な機能

顧客情報管理
案件・商談管理
営業プロセス管理
日報(ドキュメント)管理
売上情報管理
見積書・請求書作成

顧客情報管理
顧客サポート機能
マーケティング業務支援
営業支援機能

SFAでできること

SFAでできること
©Wright Studio – shutterstock

上記でも簡単に紹介しましたが、SFAは企業の営業活動において生じる課題を解決し、生産性向上に役立ちます。
SFAは、自社が抱えている課題に沿った方法で利用することで、より効果的に活用することができるのです。
ここでは、SFAに備わっているおもな機能と、それによりどのようなことができるのかを紹介します。

SFAでできること①:顧客情報の管理

SFAでは、顧客情報を1カ所に集めて管理し、組織で共有することができます。
顧客情報とは、会社名(氏名)や住所、電話番号、担当者などの基本的な情報から、顧客とのやり取りの履歴、顧客とのやり取りのなかで生じた情報まで顧客に関するさまざまな情報です。
SFAではそれらの情報を適切に管理できるため、情報の把握が容易になります。
また、顧客情報を組織で一括管理ができるため、アプローチが重なってしまったり、見逃してしまったりするミスを削減することができるでしょう。

SFAでできること②:案件・商談管理

営業活動においては、営業先の企業やその企業の担当者、提案した内容、そして営業進捗や受注見込み度合いなどの案件情報を残しておくことは必要不可欠です。
また、商談した際の商談内容や担当者、商談進捗などの情報も残しておく必要があります。
SFAでは、営業担当者やマネージャーが簡単にそれらの情報の把握ができるだけでなく、進捗や見込み度合いなどに合わせて適切なアプローチが可能です。
さらに、過去の商談内容や失敗要因などの情報を営業ナレッジとして蓄積することで、次回以降より効果的な戦略を練ることができるはずです。

SFAでできること③:営業プロセス可視化・管理

営業にはアポイントを取る、訪問する、商談する、受注、フォローというような一連のプロセスがあります。
SFAでは、それらの営業プロセスや営業担当者の行動を可視化し、目標と実際の進捗を比較することができます。
そのため、SFAの活用は、PDCAを回したり、マイルストーンを立て直したりするのに役立ちます。

マネージャーにおいては、それぞれの営業担当者の行動や進捗を把握することができます。
そうすることで、売上に伸び悩む営業担当者の課題分析や指導に活かすことが可能です。
また、営業プロセスが可視化されることで、個々の成果だけではなく、行動量やプロセスも合わせて適切な分析、評価をすることにも繋がります。

SFAでできること④:売上予測・予実管理

SFAでは、売上実績を営業担当者別や期間別、商品別などの、項目ごとに管理し、それらのデータをグラフや表で表示することができます。そのため、従来の管理方法よりも分析が容易になり、課題を発見しやすくなります。

また、見込み受注額のデータなどから売上予測も簡単に可視化することもできます。それにより目標達成のために受注見込み度合いが高い案件を優先したり、力を入れる案件を洗い出したりするなど、計画的に営業活動をおこなうことができます。
このように、営業担当者はSFAにより、売上予測を意識し、予算と実績を比較をしながら、こまめにPDCAを回し行動することができます。

また経営者は、売上予測に合わせた最適な事業投資をすることができ、会社全体としてのコスト削減することに繋がるでしょう。

SFAでできること⑤:見積書・請求書作成

これまではデータを見ながら、見積書や請求書を作成していたため、書類を作成するのに多くの時間と手間を費やしていた企業が多かったと思います。
しかし、SFAを活用することで蓄積されたデータから簡単に資料を作成し、共有することができます。
そして完成した資料は、そのままPDFに変換することもできます。

このように、SFAは営業活動において必要な資料作成に費やしていた時間を削減できるのです。

SFAでできること⑥:スケジュール管理、ToDoリスト機能、地図表示機能など

SFAでは、上記で紹介した機能以外にもシステムによっては、スケジュール管理やToDoリスト機能などの機能も備わっているものもあります。例えば、SFA上で顧客情報や商談履歴などと紐付けてスケジュールの管理をすることで、ミスを軽減し、業務効率化に繋がります。

また、ToDoリスト機能やリマインド機能などが備わっているものもあり、タスクのヌケモレを防止することができます。
さらに、モバイル対応しているSFAもあります。
これらの機能を使えば、外出先での情報の確認・入力や、地図上で顧客情報を表示できるなど、営業活動をスマートにおこなうことができるでしょう。

SFAを導入するメリット|営業担当者

SFAを導入するメリット|営業担当者
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上記で紹介したように、SFAは営業活動全般を支援するもので、導入することで営業活動を効率化、そして営業力強化へと繋げることができます。
ここでは、営業担当者にとってのSFAを導入するメリットを紹介していきましょう。

SFAを導入するメリット①:手間や時間を削減することができる

営業担当者は、顧客情報や商談履歴などの情報を、決められた項目に入力するだけで簡単に登録ができます。
そして、グループや営業担当者ごと、期間や企業規模などに分けて表示でき、必要な情報をすぐに得ることが可能です。
また、見積書や請求書などの書類作成が簡単にできることや、スケジュール管理をスマートにできることがメリットとして挙げられます。
このように、SFAは営業担当者のこれまでの作業を効率化します。

営業担当者だけでなく、マネージャーや経営者が営業活動に費やしていた手間や時間を削減できるということはSFAのメリットの1つであるといって間違いありません。

SFAを導入するメリット②:適切な顧客に的確にアプローチできる

SFAでは過去のヒアリング情報や商談内容、メモなどを残すことができます。
営業担当者は、その履歴やデータを見ながら顧客の状況に合った的確なアプローチをすることができます。
そのため、過去の情報や見込み度合い、進捗などの情報をもとに戦略を立てて臨むことで、より効果のある営業活動をすることができるでしょう。

SFAを導入するメリット③:営業ナレッジを共有できる

SFAでは、顧客情報やメモ、履歴、進捗状況などの情報を通常の業務に活かせるだけでなく、それらの情報はナレッジとして蓄積されます。
そのため、過去の商談の成功事例を参考にしたり、ほかの営業担当者がうまくいかなかった企業に対して戦略を変えてアプローチしたりするなど、過去やほかの人の事例を活かすことができます。それにより、戦略的に営業活動ができ、成果を伸ばすことに繋がるはずです。

SFAを導入するメリット|マネージャー・経営者

SFAを導入するメリット|マネージャー・経営者
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SFAは営業担当者だけでなくマネージャーや経営者にもいくつかメリットがあります。
SFAを導入することで、組織的な営業活動の強化、そして企業の成長に繋げることができるでしょう。
ここではマネージャー・経営者におけるSFA導入のメリットを紹介します。

SFAを導入するメリット④:営業担当者の活動を把握できる

SFAでは、コール数、アポ数、ヒアリング数、提案数、受注数というような行動量や進捗を営業担当者ごと、組織ごとに把握することができます。
そのため、営業担当者が目標やマイルストーンを設定をするのに役立つだけでなく、マネージャーは課題を発見し、適切なアドバイスをすることや人員を配置することができます。
それにより、組織全体の営業力向上に繋がる点もメリットといえます。

SFAを導入するメリット⑤:数字の把握が簡単にできる

SFAは、売上や予実などの情報をわざわざ計算して入力する手間を省くことができます。
また、これまでの受注額などのデータを表やグラフで表示することができるため、そこからの分析も簡単にすることができます。
このように、これまで数字の把握・分析に多くの時間を費やしていたのを、効率的におこなうことができる点はメリットの1つです。

SFAを導入するメリット⑥:イレギュラーや問題に気付きやすい

SFAにより、営業プロセスや案件、商談情報などを可視化し、把握することができます。
また、それらのデータをグラフや表でわかりやすく表示することもできます。そのため、例えば進捗が滞っている案件や、普段とは状態が異なる商談などのようなイレギュラーやミスに早い段階で気付きやすくなります。
それにより、早期に問題を発見し、改善に努めることができるでしょう。

SFAを導入するメリット⑦:営業戦略・経営戦略の立案に活用できる

SFAは、蓄積されたデータや、売上予測、予実状況のデータから自社の営業の課題を分析し、営業戦略や経営戦略を立案するのに役立ちます。
また、SFAでは、売上データを期間ごと、営業担当ごとなどのカテゴリーに分類して表示することができます。
そのため、欲しい情報をすぐに確認し、簡単に集計することができるため、こまめにPDCAを回しながら戦略を考えることができます。

SFAを導入するメリット⑧:ナレッジを蓄積し、教育や施策立案に活かせる

SFAでは、顧客情報や営業担当者が残したメモ、履歴などのさまざまな情報をSFA上に残すことができ、それらの情報は企業の資産として蓄えることができます。
そのため、営業担当者の教育に活用したり、顧客情報や売上情報をもとに新たな施策立案に活かしたり、さまざまな場面でデータを活用することができるでしょう。

現在では情報は大切な資産とされています。
そのため、Excelやアナログの方法では管理しきれない大量の情報をデータとして蓄積できるのは企業にとって大きなメリットといえるでしょう。

SFA導入の注意点

SFA導入の注意点
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上記でSFAでできることや、メリットをいくつか紹介しましたが、SFAを導入する前に意識しておきたい注意点もいくつかあります。
SFAはうまく活用すれば企業の成長の助けとなるものですが、企業によっては運用されていない、活用できていないというように、導入に失敗している例もあります。
そのため、SFAを導入する際の注意点もしっかり理解しておきましょう。

SFA導入の注意点①:導入費用がかかる

当たり前ですが、SFAを導入するには、ある程度の費用がかかってしまいます。
なかには、無料でも利用できるシステムもありますが、本格的に活用したい場合はやはり有料版となるでしょう。
そのため、自社にとって、費用をかけるほどのメリットがあり、利用する意味があるかを議論する必要があります。

SFA導入の注意点②:利用者への教育が必要

日常的におこなっていた管理の方法を変えること、Excelやアナログで管理をしていたものを突然システムでの管理に変えることなどは、社員にとっては大きなストレスとなります。社員は、利用方法が全くわからない状態で始まるため、困惑するでしょう。
そのため、はじめに利用方法の説明やマニュアル制作などをおこなわなければなりません。
また、場合によっては、自社で管理しやすいようデータ入力のルールや単位などの入力方法を定める必要もあります。
シンプルで使いやすいシステムも多くありますが、SFAを社内で最大限に活用するために社員に教育が必要であるということをはじめに理解しておきましょう。

SFA導入の注意点③:システムの運用まで時間がかかる

SFAは、システムを導入してすぐに活用できるわけではありません。
SFAは、はじめは空っぽの状態なので、これまで別の方法で管理していた顧客情報をSFAに移行したり、必要な機能をセッティングしたりするなどの作業が必要となります。その期間は、従来の顧客管理と並行してSFAを運用していく必要があります。
そのため、これまでの管理方法からSFAでの管理に完全に切り替えができるのは、企業によっては時間がかかってしまう恐れもあります。

SFAを導入する際のポイント

SFAを導入する際のポイント
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上記で紹介した注意点を踏まえ、SFAを導入する際に考えるポイントを紹介します。
どのSFAを選ぶかを考える際にも役立つので、参考にしてみてはいかがでしょうか。

SFAを導入する際のポイント①:自社の課題や目的に沿った機能があるか

SFAを導入する際には、自社の課題を明確にする必要があります。
例えば、1つの作業に時間がかかっている、顧客管理がしっかりできていない、データを効果的に活用できていないというように、企業によってそれぞれ異なる課題があると思います。
そのため、自社の課題がなにか、SFAを導入する目的があるのかという点を明確にしなければ、導入しても活用できない可能性もあります。

SFAは企業の営業活動を支援するためのサービスではありますが、SFAによって機能や特徴は異なります。
自社の課題解決のための機能や特徴があるSFAを選ぶことが重要です。

SFAを導入する際のポイント②:操作が簡単か、カスタマイズができるか

SFAを日常的に利用するのは現場の営業担当者です。
そのため、操作が複雑だったり、画面が見にくかったりすると大きなストレスになります。
また、運用する側も面倒に感じてしまうかもしれません。
そのため、SFAを選ぶ際には簡単に操作ができることや、見やすい画面であることなどのポイントも意識しても良いでしょう。

SFAのなかには、自社で利用しやすいように画面や入力項目をカスタマイズできるものもあります。日常的に利用するということを頭の片隅に置き、利用者が利用しやすいSFAを選択することも重要です。

SFAを導入する際のポイント③:サポートが充実しているか

上記で紹介したようにSFAを導入した場合、利用者が適切に活用できるように教育をしたり、マニュアルを作成したりする必要があります。
また、トラブルが起きたときの対応もおこなわなければなりません。
SFAによっては、それらのサポートサービスも提供している企業もあります。トラブルや自社では解決できない問題が起きた時に対応できなければ、企業にとっては大きな問題となります。
そのため、迅速にサポートを受けられるようなSFAを選ぶと良いでしょう。

SFAを導入する際のポイント④:モバイル対応しているか

営業担当者がSFAを利用する際、モバイル対応していると便利です。
例えば、外出先からでも情報を確認できたり、データを入力できたりすることで、より営業活動の生産性を高めることに繋がります。
そのため、企業の営業方法によってはモバイル対応をしているSFAが便利かもしれません。
しかし、その場合は、顧客情報や内部の情報の漏洩に注意する必要があります。

SFAを導入する際のポイント⑤:システムの管理担当者がいるか(擁立できるか)

いくら営業担当者が利用したいとなったとしても、SFAを管理する担当がいなければ、効果的に活用できません。
そのため、自社のなかにシステムの管理をメインでおこなう人がいるかということを考える必要があります。
そして管理者が利用しやすいシステムを選択をすることもSFAを選択する際のポイントの1つになります。

SFAの導入による失敗パターン

SFAの導入による失敗パターン
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ここでは、SFAの導入による失敗パターンを紹介します。
導入後の失敗を防ぐために、これらのことは事前に確認しておきましょう。

SFAの導入による失敗パターン①:自社の目的に沿った機能が備わっていなかった

SFAの導入後に起こりがちなのは、導入の目的に沿った機能が備わっていないシステムを導入してしまうパターンです。
導入の目的をきちんと定めずに導入に踏み切ってしまうと、自社にとって必要な機能が搭載されていないSFAを選択してしまい、導入しても利用されなくなってしまうことがあります。

こういった失敗を防ぐためには、事前に導入の目的を整理し、その目的に沿った機能を洗い出したうえで選定することが大切です。そうすることで、自社にとって最適なSFAを選択しやすくなります。

SFAの導入による失敗パターン②:ツールの操作が複雑で営業現場で定着しなかった

次によく起こりがちなのは、導入したツールの操作が複雑で営業現場で定着しないパターンです。
営業メンバーは、これまで別々に管理していた情報をSFA上に入力することになるため、操作が複雑だったり使い勝手が悪かったりすれば、負担に感じてしまいます。
それによって、SFAが使われなくなってしまい、営業現場での定着が進まなくなります。

こういった失敗を防ぐためには、入力作業にどのくらい負担がかかるのか、導入前に確認しておくことが大切です。

おすすめのSFAシステム

おすすめのSFAシステム
© smallblackcat – shutterstock

最後におすすめのSFAシステムを3つ紹介します。
導入に向けて参考にしてみてください。
また、その他のSFAシステムに興味のある方は、こちらの記事をご覧ください。

関連記事:SFA38選比較【2019年最新版】|SFAを選ぶ際の5つのポイントとは?

おすすめのSFAシステム①:Salesforce

salesforce
HPより

➤ 公式サイトでチェック

Salesforceは、案件の進捗状況や競合情報、見積り中の商品など進行中の案件に関する情報を一元管理することができるSFAです。
管理者は、更新された案件情報を自動的に受け取ることができるため、リアルタイムの状況を把握し、その時点での的確なアクションプランを立てることができます。
それによって、営業メンバーに最適な行動を指示することができ、結果として成約までの期間を短縮することにもつながるでしょう。
また、搭載されているAIによって商談につながりそうな顧客を見分けることができ、効果的な営業活動を実現することができます。

おすすめのSFAシステム②:eセールスマネージャーRemix Cloud

SFAの機能も備わっているCRMツール②:eセールスマネージャーRemix Cloud
HPより

➤ 公式サイトでチェック

eセールスマネージャーRemix Cloudは、サポート体制が充実しているSFAで、導入から定着までのサポートを受けることができます。
5,000社を超える導入実績があり、業種業態問わず大手から中小まで、さまざまな企業の営業支援をおこなっています。
マルチデバイスに対応しているため、営業メンバーは外出先から活動報告をすることができ、入力した情報は自動で更新されます。
それによってマネージャーは、営業メンバーの状況をリアルタイムで把握することができます。

おすすめのSFAシステム③:Knowledge Suite

Knowledge Suite
HPより

➤ 公式サイトでチェック

nowledge Suiteは、営業プロセスを可視化し、高速でPDCAサイクルを回すことができるSFAです。
CRMや集計・分析ツール、データ連携アプリケーションなどのビジネスに必要な機能がオールインワンで搭載されています。
また、顧客や顧客担当者、商談・商品などの項目のレイアウトをカスタマイズすることができ、組織が使いやすいように項目を追加・削除することが可能です。

SFAは企業の営業活動を支援する

今回はSFAについて解説しました。紹介したようにSFAは企業の営業活動を有意義なものにし、企業の成長に貢献します。
しかし、SFAについて理解せず、利用の目的を明確にしないまま導入するとうまく運用できず、意味のないものとなってしまうでしょう。
ぜひ今回の記事をきっかけにSFAの理解を深め、サービスの導入を検討してみてください。

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