Web会議とは?テレビ会議との違いや無料でつかえるシステムを紹介!

会社には在宅勤務や海外拠点で働くメンバーなど、いろいろな場所で働く人がいます。
そういったメンバーが同じ場所に集まって会議を開くだけでも非常に手間や時間、費用がかかってしまいます。どんな場所にいてもインターネット環境があれば利用できるWeb会議は、多くの手間やコストを省けるのでおすすめです。
今回はそんなWeb会議について紹介します。

更新日:2020.1.29

Web会議とは

Web会議とは
©fizkes – shutterstock

Web会議とは、インターネットを通じて離れた場所にいる人と会議をすることを指します。また、Web会議を可能にするシステムのことをWeb会議システムといいます。
Web会議システムでは、パソコンやタブレット、スマホを使って異なる場所にいる人と音声や映像をやり取りしながらコミュニケーションを取ることができます。

Web会議システムが登場する前は、離れた人と会議をするときにはテレビ会議などが用いられていました。しかし、Web会議システムは安価で導入でき、インターネット環境があればどこでも利用できるという点から、利用されるようになりました。

Web会議システムで実現できること

Web会議システムで実現できること
©Rawpixel.com – shutterstock

Web会議システムを導入することで、どのようなことを実現できるのでしょうか。ここでは、Web会議システムを利用することで実現できることを紹介します。

Web会議では、離れた相手とコミュニケーションが取れる

Web会議では、インターネットを通じて遠隔でコミュニケーションを取ります。
そのため、時間さえ合わせれば、個人のデスクや外出先、自宅、海外からなど、インターネット環境があればどこからでもWeb上で画面を通して話し合いをすることができます。
話し合いをするために会議室などの部屋を用意する必要がなく、早朝や深夜の時間でも、いつでも話し合いができるので、従来の会議よりも自由度が高くなります。
緊急の場合、休みを取っている社員の人ともすぐにコミュニケーションを取ることができます。

Web会議でコスト削減できる

1回の会議を開くために、違う拠点にいるメンバーを招集するのにどれだけのコストがかかっているでしょうか。
例えば、東京の本社に地方拠点のメンバーを集め会議をするとなると、1人につきおよそこれだけの交通費がかかってしまいます。

  • 名古屋からの交通費(往復):約2万円
  • 大阪からの交通費(往復):約3万円
  • 福岡からの交通費(往復):約8万円
  • 海外からの交通費(往復):約15万円

そのうえ、交通費だけではなく、宿泊費や食費などいろいろ費用がかかります。
さらにコストという意味では、こういった目に見えるものだけではなく、例えば会議に参加するための移動時間や準備など、さまざまなコストが1回の会議のためだけにかかってしまいます。
このように、毎月の業績報告会など、多くの拠点をまたいでおこなう会議をWeb会議に置き換えることで、コストを削減することができます。

Web会議は資料や情報の共有が楽にできる

対面で行う会議では、紙の資料をプリントアウトしたり、それを配ったりすることがあります。
しかし、Web会議システムには、資料を共有できる機能を兼ね備えたものもあるので、これらの手間を省くことができます。
また、チャット機能が付いているものもあるので、映像や音声に加えてメッセージでもコミュニケーションを取ることができます。
会話をしながら、チャットを送ったり、情報や資料を共有できるので、会議の生産性アップや質の向上に期待できます。

Web会議と似ているテレビ会議とは

Web会議とテレビ会議の違い
トルテオ編集部

テレビ会議とは、テレビ画面を通して遠隔でコミュニケーションを取る会議形式のことです。これを実現させるシステムのことをテレビ会議システムと呼びます。

テレビ会議システムを導入する場合は、メーカーが販売しているカメラやマイク、専用機器を購入する必要があります。
専用の設備を設置している部屋に何名かの参加者が集まり、他の場所にいる人と映像や音声を通じてコミュニケーションを取ることができます。

テレビ会議システムの特徴

テレビ会議システムの特徴
©Andrey_Popov – shutterstock

それでは、テレビ会議システムにはどのような特徴があるのでしょうか。ここでは、Web会議システムに似ているテレビ会議システムの特徴を紹介します。

画像や音声の質がいい

専用の機材や回線を用いるため、Web会議システムよりも映像のブレやタイムラグ、ノイズがあまり起こらず、質の高い画面や音声を通じてコミュニケーションを取ることができます。

大人数同士の会議もできる

テレビ会議でつかうテレビは画面が大きいので、大人数でも参加者全員の顔が見れます。
また、テレビ会議のカメラは広範囲で撮影できたり、リモコンを使って上下左右、拡大拡小した映像を見ることができます。
マイクも集音範囲が広いので、複数名の話声も聞き取ることができます。
このように、映像や音声の質が良いため、大人数同士の会議もストレスなくやり取りできる点が特徴です。

テレビ会議できる専用の部屋が必要

テレビ会議は、テレビを常時設置した状態で会議をおこなわないといけないため、テレビ会議をおこなえる部屋を用意する必要があります。
また、テレビ会議は相手側にも専用機器を導入していなければならないことが多く、設備の面では多くのコストがかかってしまいます。

初期費用がかかる

テレビ会議は、専用のマイクやカメラ、機材を購入する必要があるので、多額の初期費用がかかってしまいます。
そのため、古くなった際、簡単に買い替えができなかったり、数多く保有することが難しいのも、テレビ会議のデメリットになります。

Web会議とテレビ会議の違い比較表

特徴を見ていくと、Web会議とテレビ会議は異なるシステムであることはわかりますが、やはり一見すると似たようなシステムにも見えてしまいます。
Web会議システムもテレビ会議システムも、「離れた場所でも映像や音声で画面を通じてコミュニケーションが取れる」という点は同じです。
ここで、Web会議システムとテレビ会議システムの違いを比較表で見てみましょう。

Web会議とテレビ会議の比較
比較項目 Web会議 テレビ会議

接続形態

インターネット

専用回線やインターネット

初期費用

比較的安い

比較的高い(機材の購入費用)

ランニング費用

月額固定課金
月額従量課金
アカウント課金

月額費用
機材の保守費用
リース費用

画質

音質

接続

セキュリティー

手軽さ

×

人数

少人数向き

大人数向き

場所

どこでも

専用の部屋

Web会議を利用するメリット

Web会議を利用するメリット
©Andrey_Popov – shutterstock

Web会議とテレビ会議の違いがわかったところで、Web会議システムを利用するメリットを解説します。Web会議システムを利用することで得られるメリットを確認しておきましょう。

場所を選ばずに利用できる

Web会議は、パソコンやタブレット、スマホでインターネットがつながる環境があれば、どこでも会議をすることができます。
そのため、会議室などの話し合いをするための部屋をわざわざ用意しなくても、自分のデスクや自宅、出先、海外など、どこにいても会議に参加できます。

資料の共有が簡単

サービスによっては、チャット機能があり、その場ですぐに資料を共有することができます。
資料を画面上で開きながら話し合いを進めることができるので、会議でのコミュニケーションエラーが起きにくくなります。

費用が安い

テレビ会議と比べると、専用の機材はほとんど必要なく、パソコンにアプリを入れたり、ブラウザで完結するものもあるので、安価で導入することができます。
また、料金はサービス利用料だけなので、テレビ会議システムのようなテレビ・専用機器の保守費用等は必要ありません。

Web会議を利用するデメリット

Web会議を利用するデメリット
©Yuganov Konstantin – shutterstock

これまでWeb会議システムの特徴やメリットを紹介してきましたが、Web会議システムにはでメリットもあります。ここでは、Web会議システムのデメリットを紹介します。

接続がうまくいかないときがある

インターネット上でやり取りをするため、インターネットの環境によっては接続が悪かったり、遅れたりすることがあります。また、大人数になると接続が重くなってしまうことがあります。

そのため、話し合いが思うように進まないことがあります。

音声や映像の質がイマイチ

テレビ会議と比べると、音声や映像の質が少し悪かったりするので、相手の表情がはっきりとわからなかったり、音声が聞こえづらかったりすることもあります。
また、参加者が大勢いると接続が悪くなったり、参加者同士が近くにいると音声のハウリングなどが起きてしまうため、重要な会議や大人数での話し合いにはあまりおすすめできません。

Web会議のおすすめ用途

Web会議システムのデメリットを考慮したうえで、以下のような用途で利用すると良いでしょう。

  • 簡単な会議
  • 個人や少人数でのやり取りする会議
  • カウンセリングや相談
  • 資料共有やチャットをしながらやり取りしたい会議
  • 緊急の会議

Web会議を選ぶポイント

Web会議を選ぶポイント
©TZIDO SUN – shutterstock

それでは、Web会議システムを選ぶ際にはどのようなポイントに着目すると良いのでしょうか。ここでは、Web会議システムを選ぶポイントを紹介します。

Web会議ルームの共有の容易さ

Web会議システムを利用するうえで、Web会議ルームの共有にかかるまでの工数は非常に重要な要素になります。
例えば、Web会議に参加する全員がアプリをダウンロードしなければいけないサービスの場合、Web会議ルームを共有するために手間がかかってしまいます。また、会議の参加者が自社内でなく他社の人である場合、アプリをダウンロードする手間をかけさせてしまうこともあります。

Web会議システムのなかには、URLを共有するだけですぐに利用できるものもあります。そのため、通話ページを共有する容易さはシステムを選ぶ際に意識しておきたいポイントの1つになります。

参加可能人数

Web会議システムを導入する際、一度の通話でどのくらいの人数が参加できるのか、確認しておきましょう。また、多くの人数が参加できるシステムでも、どのくらいの人数までなら映像や音声が滞りなくつながるのかも確認しておきましょう。

Web会議システムを導入する目的によって、同時に参加する人数も変わってきます。多拠点での会議であれば自ずと参加人数が多くなる一方で、1対1の会議に用いるのであれば、参加人数は少なくなります。

どのくらいの人がWeb会議に参加するのか、何人で会話を予定するのかなど、必要な参加人数を明らかにしておくと良いでしょう。

セキュリティ対策

Web会議システムを導入する際、そのサービスがどのようなセキュリティ対策をおこなっているのか、必ず確認しておきましょう。
Web会議システムはインターネット上で通話するため、外部からの影響を受ける可能性があります。そうしたときに、会議の内容や資料が外部に漏れてしまうと大変なことになりかねません。

そうはいっても、どのような視点でセキュリティをチェックすれば良いのかわからない方も多いかと思います。そのような方は、こちらの記事を読んで確認しておきましょう。

Web会議のやり方、始める前に準備しておくべきものは?

ここでは、実際にWeb会議を始める前に用意しておきたいものを紹介します。
PCやタブレット、スマートフォンだけでもWeb会議をすることができますが、さらに快適にするためには以下のものを揃えておくべきでしょう。

1人でWeb会議をする場合

1人でWeb会議をする場合
トルテオ編集部

1人でWeb会議に接続する場合、以下のような機器があると会議に集中することができるでしょう。

  • パソコン
  • カメラ
  • マイク
  • ヘッドセット

オフィスやカフェなどでWeb会議をおこなう場合、周りの声が騒音となって、自分の声が相手に聞こえにくくなってしまう場合もあるため、あらかじめ上のような機器を揃えておいて自分の声をしっかり届けられるような環境を整えておくべきでしょう。

複数人でWeb会議をする場合

複数人でWeb会議をする場合
トルテオ編集部

1つのデバイスから複数人でWeb会議に参加する場合に必要な機器は以下のようなものが挙げられます。

  • パソコン
  • カメラ
  • マイク
  • スピーカー

複数人で1つのパソコンからWeb会議に参加する場合、こちらの声が届きにくかったり、相手の声が聞き取りにくかったりと、いろいろ不便な点もあるかもしれません。
会議に参加している人の顔を映すためのカメラ、それぞれの声をしっかり拾って相手に届けるためのマイク、相手の声を会議に参加している全員に聞こえるように流してくれるスピーカーを準備しておくことで、円滑に会議をすすめることができるのではないでしょうか。

アプリ対応している無料のWeb会議システム比較3選

最後に、気軽に始められるよう、アプリ対応している無料のWeb会議システムを3つ紹介します。まずはここで紹介するシステムを無料で利用してみて、その有用性を体感してみてください。

Zoom

Zoom
HPより

➤公式サイトでチェック

Zoomは、Zoomビデオコミュニケーションズ社が提供するWeb会議システムです。無料から利用できるため、多くの人々に利用されています。
Zoomでは、最大1,000名がビデオに参加することができるため、大人数での会議に利用することができます。
また、すべてのWeb会議を暗号化しているため、セキュリティ面でも安心して利用することができます。

Skype

Skype
HPより

➤公式サイトでチェック

Skypeは、マイクロソフト社が提供するWeb会議システムです。SkypeもZoom同様、無料から利用することができるため、多くの人々に利用されています。
Skypeはリアルタイムで字幕を表示させることができるため、音声が聞き取りづらかった場合でも字幕を読むことで会話を進めることができるという特徴があります。

Googleハングアウト

Googleハングアウト
HPより

➤公式サイトでチェック

Googleハングアウトは、グーグル社が提供するWeb会議システムです。
Googleハングアウトではワンタップで無料のビデオ通話を始めることができるため、通話を始めるまでの工数が少ないことが特徴として挙げられます。

時と場合によってWeb会議を使いこなそう

いかがでしたか。
Web会議やテレビ会議は、対面の会議と比べて業務を大幅に効率化させることができるでしょう。
ワークライフバランスが重要視される現代では、多くの企業がWeb会議システムを導入し作業の効率化を実践しています。
しかしながら、直接コミュニケーションが取れる対面の会議ならではの良さもあります。
時と場合によって使い分けをしていくことが良い会議をする秘訣かもしれませんね。

Web会議システムを試しに利用してみたいと考えている方は、まずは無料のシステムを利用して体感してみてください。

\フォローして最新情報を受け取ろう/

カテゴリから記事を探す

記事を絞りこむ

サイト制作・運営

RPA・アウトソーシング

ービジネスに役立つ情報を発信中ー