Web会議とは?テレビ会議との比較・導入のメリットなど気になるポイントをおさらい

会社には在宅勤務や海外拠点で働くメンバーなど、いろいろな場所で働く人がいます。
そういったメンバーが同じ場所に集まって会議を開くだけでも非常に手間や時間、費用がかかってしまいます。
どんな場所にいてもインターネット環境が整っていればできるWeb会議は、多くの手間やコストを省けるのでおすすめです。
とはいうものの、Web会議についてイマイチわからないという方もいると思います。
今回はそんなWeb会議について紹介します。

更新日:2019.2.18

Web会議とは?

Web会議とは?
©LDprod – Shutterstock

Web会議とは、インターネットを通じて会議することです。Web上で会議を行うため、Web会議といわれるようになりました。
Web会議では、パソコンやタブレット、スマホを使って異なる場所にいる人と音声や映像を通じてコミュニケーションを取ることができます。

Web会議は離れた相手とコミュニケーションが取れる

Web会議はインターネットを通じて遠隔でコミュニケーションを取ります。そのため、時間さえ合わせれば、個人のデスクや外出先、自宅、海外からなど、インターネット環境があればどこからでもWeb上で画面を通して話し合いをすることができます。

話し合いをするために会議室などの部屋を用意する必要がなく、早朝や深夜の時間でも、いつでも話し合いができるので、従来の会議よりも自由度が高いです。
休みを取っている社員の人とも緊急の場合、すぐにコミュニケーションを取ることができます。

Web会議はコスト削減できる

1回の会議を開くために、違う拠点にいるメンバーを招集するのにいくらコストを使っていますか。
例えば、東京が本拠地とすると、1人につきおよそこれだけの交通費が掛かってしまいます。

  • 名古屋からの交通費(往復):約2万円
  • 大阪からの交通費(往復):約3万円
  • 福岡からの交通費(往復):約8万円
  • 海外からの交通費(往復):約15万円

そのうえ、交通費だけではなく、宿泊費や食費などいろいろ費用がかかります。

さらにコストという意味では、こういった目に見えるものだけではなく、例えば会議に参加するための移動時間や準備など、さまざまなコストが1回の会議のためだけにかかってしまいます。

このように毎月の業績報告会など多くの拠点をまたいで行う会議体でも、Web会議に置き換えることができます。そして、多くのコストを削減することにつながるのです。

Web会議は資料や情報の共有が楽にできる

対面で行う会議では、紙の資料をプリントアウトしたり、それを配ったりすることがあります。しかし、Web会議システムには、資料を共有できる機能を兼ね備えたものもあるので、これらの手間を省くことができます。

また、チャット機能が付いているものもあるので、映像や音声に加えてメッセージでもコミュニケーションを取ることができます。会話をしながら、チャットを送ったり、情報や資料を共有できるので、会議の生産性アップや質の向上に期待できます。

Web会議とテレビ会議の違いは?それぞれのメリットは?

Web会議とテレビ会議の違い
トルテオ編集部

このように遠隔でコミュニケーションが取れる会議ということで、「テレビ会議」という言葉もよく聞きますよね。
「離れた場所でも映像や音声で画面を通じてコミュニケーションが取れる」という点は、Web会議もテレビ会議も同じです。

では、Web会議とテレビ会議の違いはいったい何なのでしょうか。そこには大きな違いがあります。

テレビ会議とは?

テレビ会議とは、テレビ画面を通して遠隔でコミュニケーションが取れる仕組みです。

テレビ会議システムを導入する場合は、メーカーが販売しているカメラやマイク、専用機器を購入する必要があります。
専用の設備を設置している部屋に何名かの参加者が集まり、他の場所にいる人と映像や音声を通じてコミュニケーションを取ることができます。

そのメリット・デメリットについてみていきましょう。

テレビ会議のメリット①:画像や音声の質がいい

専用の機材や回線を用いるため、Web会議システムよりも映像のブレやタイムラグ、ノイズがあまりないといった、画面や音声の質が高いことが特徴です。

テレビ会議のメリット②:大人数同士の会議も可能

テレビ会議で使うテレビは画面が大きいので、大人数でも参加者全員の顔を見ることができます。また、テレビ会議のカメラは広範囲で撮影できたり、リモコンを使って上下左右、拡大拡小した映像を見ることができます。

マイクも集音範囲が広いので、複数名の話声も聞き取ることができます。

このように、映像や音声の質が良いため、大人数同士の会議もストレスなくやり取りできる点が特徴です。

テレビ会議のデメリット①:テレビ会議できる専用の部屋が必要

テレビ会議は、テレビを常時設置した状態で会議を行わないといけないため、テレビ会議を行える部屋を用意する必要があります。
また、テレビ会議は相手側にも専用の設備を導入していなければならないことが多く、部屋・設備という点において、Web会議の手軽さに劣ります。

テレビ会議のデメリット②:初期費用がかかる

テレビ会議は、専用のマイクのカメラ、機材を購入する必要があるので、初期費用がかかってしまいます。また、高額なものもあり、1台設置するのに多くの費用がかかってしまいます。

そのため、古くなった際に買い替えが簡単にできなかったり、数多く保有することが難しいのも、テレビ会議のデメリットです。

テレビ会議のおすすめ用途

テレビ会議会議では、このような用途がおすすめです。

  • 大人数対大人数の会議
  • イベント・カンファレンス
  • 相手の表情を伺いながらやり取りしたい会議
  • ミスできないような大事な会議
  • 経営者の意見を一方的に伝えるような会議

Web会議とは?

Web会議とは、パソコンなどの端末に、マイクやカメラを接続し、専用のアプリやインターネットをつなげWeb上で行うコミュニケーションを取ることです。
そのメリット・デメリットについてみていきましょう。

Web会議のメリット①:どこでもできる

Web会議は、パソコンやタブレット、スマホでインターネットがつながる環境があれば、どこでも会議をすることができます。
そのため、会議室などの話し合いをするための部屋をわざわざ用意しなくても、自分のデスクや自宅、出先、海外など、どこにいても会議に参加できます。

Web会議のメリット②:資料の共有が簡単

サービスによっては、チャット機能があり、その場ですぐに資料を共有することができます。
資料を手元で開きながら、話し合いを進めることができるので、会議でのミスコミュニケーションが起きにくくなります。

Web会議のメリット③:費用が安い

テレビ会議と比べると、専用の機材はほとんど必要なく、パソコンにアプリを入れたり、ブラウザで完結するものもあるので、安い費用で導入することが可能です。

また、料金はサービス利用料だけなので、テレビ会議システムのようなテレビ・専用機器の保守費用等は掛かりません。

Web会議のデメリット①:接続がうまくいかないときがある

インターネット上でやり取りをするため、インターネットの環境によっては接続が悪かったり、遅れたりすることがあります。そのため、話し合いがスムーズに進まないことがあります。

Web会議のデメリット②:音声や映像の質がイマイチ

テレビ会議と比べると、音声や映像の質が少し悪かったりするので、相手の表情がはっきりとわからなかったり、音声が聞こえづらかったりすることもあります。

また、参加者が大勢いると接続が悪くなったり、参加者同士が近くにいると音声のハウリングなどが起きてしまうため、重要な会議や大人数での話し合いにはあまりおすすめできません。

Web会議のおすすめ用途

Web会議は、このような用途でおすすめです。

  • 簡単な会議
  • 個人や少人数でのやり取りする会議
  • カウンセリングや相談
  • 資料共有やチャットをしながらやり取りしたい会議
  • 緊急の会議

Web会議とテレビ会議の違い比較表まとめ

これまでご紹介してきた、Web会議とテレビ会議の特徴について、表にまとめました。

Web会議とテレビ会議の比較
比較項目 Web会議 テレビ会議

接続形態

インターネット

専用回線やインターネット

初期費用

比較的安い

比較的高い(機材の購入費用)

ランニング費用

月額固定課金
月額従量課金
アカウント課金

月額費用
機材の保守費用
リース費用

画質

音質

接続

セキュリティー

手軽さ

×

人数

少人数向き

大人数向き

場所

どこでも

専用の部屋

Web会議システムの種類|サーバー型とASP(クラウド)型

サーバー型とASP型の違い
©トルテオ編集部

ここからWeb会議システムの種類について紹介していきます。Web会議システムを選ぶ際に重要な要素になるので、ぜひ参考にしてみてください。

まず、Web会議システムは大きく分けてサーバー型とASP型の2つのモデルに分類することができます。それぞれに紹介していきましょう。

サーバー(オンプレミス)型Web会議システム

サーバー(オンプレミス)型のWeb会議では、専用のサーバーを自社で導入し、必要なソフトウェアをインストールするシステム形態です。

自社で独自のサーバーを持つため、外部からの影響を受けにくいです。
そのため、混雑を気にせずいつでも高品質で安定して使用でき、セキュリティー面でも安心できます。自社のオリジナルにカスタマイズしたりいつでもアップグレードなどもできます。

しかし、システムを自社で導入するため、初期費用が大幅にかかってしまいます。また、管理するのが難しく、専門の知識を持った人が会社にいなければ長期間管理するのは大変です。

サーバー(オンプレミス)型Web会議システムの費用

購入する場合とリース契約(レンタル)をおこなう場合があります。

購入する場合は導入時に、ハードウェア、ソフトウェア、設置作業費などの費用が発生します。
保守サービスに加入する場合は、保守サービス費用を毎月もしくは毎年支払う必要もあります。

リース契約の場合は、導入時の費用を分割した月額リース料と年間保守サービス料を支払います。

ASP(クラウド)型Web会議システム

ASPとは、アプリケーションサービスプロバイダー(Application Service Provider)の略です。

ASP(クラウド)型のWeb会議システムは、インターネットを通して提供されていて、サービス提供企業のサーバーやクラウド事業者のサーバーを経由してWeb会議を行います。

利用者はインターネット環境とパソコンなどの端末があれば、ブラウザやアプリからWeb会議に参加できるので、利便性が高く、初期費用もサーバー型と比べて安いです。

しかし、自社や自社の関係者だけでなく、第三者も同じサーバーを経由してWeb会議を行うことになります。そのため、セキュリティを厳格にしたい場合や機密性の高い情報をやり取りする場合は注意が必要です。

また、サービスを提供している企業が勝手にアップデートをするのでオリジナルにカスタマイズすることができません。

ASP型(クラウド)Web会議システムの費用

導入時に少し初期費用が発生します。その後はサービスを提供する企業に月額の使用料を支払います。
月額使用料は使用した分を支払う課金制と、月に決まった使用料を支払う定額制に分類できます。

また、ログインするアカウント(ライセンス)数ごとに料金が発生するアカウント制と、同時に利用できるWeb会議ルームの数ごとに料金が発生するルーム制にも分類できます。

長期的に使いたいという場合は、サーバ型の方がお得かもしれません。

このように料金形態もさまざまで、会議に参加するクライアント数や使用頻度、時間など、自社の利用状況と金額とも照らし合わせ、自社に合ったものを選ぶと良いと思います。

サーバ型Web会議とASP型Web会議の比較
項目 サーバ型 ASP型

初期費用

高い

安いor不要

運用費用

保守料(半年か年1回)

月額制or定額制

画質

音質

接続

セキュリティー

手軽さ

×

Web会議を導入するにあたって注意点

Web会議システムは遠く離れた人とも映像や音声を通してコミュニケーションを取ることができます。導入すれば従来の会議室で集まって会議するよりも大幅なコストの削減、業務の生産性向上につながります。しかし、いくつか注意する点もあります。

インターネットを使用するため、何らかの原因で通信が使えない場合や不具合が発生して通信が途切れてしまう場合もあり、話し合いが途切れるケースがるため、会議が円滑に進まないときもあります。
また、セキュリティ対策をしっかりしなければ情報漏洩や不正アクセスの恐れもあります。

関連記事:Web会議のセキュリティでチェックしておきたい10のポイント|SkypeやZoomの比較表あり

そのため、映像と音声がいくら鮮明だとしても対面で人の表情を伺いながら話し合いをすることにはかないません。
画面上でのやり取りになるので、場の雰囲気までは共有できませんよね。対面の会議では1つの会議室に集まって同じ空間と雰囲気を共有しながら話し合える良さがあるのです。

Web会議のやり方、始める前に準備しておくべきものは?

ここでは、実際にWeb会議を始める前に用意しておきたいものを紹介します。
PCやタブレット、スマートフォンだけでもWeb会議をすることができますが、さらに快適にするためには以下のものを揃えておくべきでしょう。

1人でWeb会議をする場合

1人でWeb会議をする場合
トルテオ編集部

1人でWeb会議に接続する場合、以下のような機器があると会議に集中することができるでしょう。

  • パソコン
  • カメラ
  • マイク
  • ヘッドセット

オフィスやカフェなどでWeb会議をおこなう場合、周りの声が騒音となって、自分の声が相手に聞こえにくくなってしまう場合もあるため、あらかじめ上のような機器を揃えておいて自分の声をしっかり届けられるような環境を整えておくべきでしょう。

複数人でWeb会議をする場合

複数人でWeb会議をする場合
トルテオ編集部

1つのデバイスから複数人でWeb会議に参加する場合に必要な機器は以下のものなどが挙げられます。

  • パソコン
  • カメラ
  • マイク
  • スピーカー

複数人で1つのパソコンからWeb会議に参加する場合、こちらの声が届きにくかったり、相手の声が聞き取りにくかったりと、いろいろ不便な点もあるかもしれません。
会議に参加している人の顔を映すためのカメラ、それぞれの声をしっかり拾って相手に届けるためのマイク、相手の声を会議に参加している全員に聞こえるように流してくれるスピーカーを準備しておくことで、円滑に会議をすすめることができるのではないでしょうか。

時と場合によってWeb会議を使いこなそう

いかがでしたか。
Web会議やテレビ会議は対面の会議と比べて大きく業務を効率化を図れると思います。
ワークライフバランスが重要視される現代では、多くの企業がWeb会議システムを導入し作業の効率化を実践しています。

しかしながら、直接コミュニケーションが取れる対面の会議ならではの良さもあります。時と場合によって使い分けをしていくことが良い会議をする秘訣かもしれませんね。

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