Web会議システムとは?仕組みやテレビ会議との違いを解説!

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、テレワークを本格導入する企業が多くなっています。
テレワークを導入することで感染拡大を防止できるだけでなく、生産性を向上させたり、従業員のライフスタイルに柔軟に合わせることができたりします。
今回は、テレワークに欠かせないWeb会議とは何か、テレビ会議とはどう違うのか、Web会議システムを利用することでどのようなメリットがあるのか、詳しく解説します。

更新日:2020.7.30

Web会議システムとは

Web会議とは
©fizkes – shutterstock

Web会議とは、インターネットを通じて離れた場所にいる人と会議をすることを指します。また、Web会議ができるシステムのことをWeb会議システムといいます。

Web会議システムでは、パソコンやスマホ、タブレットを使って離れた場所にいる人とオンライン会議することができます。そのため、移動にかかる時間や交通費を削減したり、新型コロナウイルスの感染を防止したりすることができます。

新型コロナウイルス感染拡大以降、テレワークを本格導入する企業が増えています。
Web会議システムはインターネット環境とパソコンさえあればオンライン会議をおこなうことができるため、テレビ会議システムよりもテレワークに適しているといえます。

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Web会議システムの仕組み

Web会議システムの仕組み
トルテオ編集部

クラウド型Web会議システムの場合、インターネットを通じてWeb会議をおこないます。多くのクラウド型Web会議システムでは、パソコンのみならず、タブレットやスマートフォンでもWeb会議をおこなうことができます。

オンプレミス型Web会議システムの場合、社内のイントラネットを通じてWeb会議をおこないます。イントラネットにアクセスできる端末や環境を制限できるため、セキュリティ上のリスクを抑えることができます

Web会議と似ているテレビ会議との違い

Web会議と似ているテレビ会議との違い
トルテオ編集部

Web会議と同じようにオンライン会議をできるシステムとして、テレビ会議というものがあります。
どちらもオンライン会議をおこなえるものですが、両者はさまざまな面で違いがあります。

テレビ会議システムは大きなモニターや専用機器を使用するため、Web会議システムと比べて画質や音質が良い傾向にあります。
しかし、専用機器が必要になるため、従業員がそれぞれ離れた場所で会議に参加するテレワークでは有効活用できないという面があります。

Web会議システムはパソコンとインターネット環境さえあれば、自宅やカフェなど、どこからでも会議に参加することができます。そのため、テレワークをおこなううえではWeb会議の方が適していると言えるでしょう。

Web会議システムを利用することで得られる4つのメリット

Web会議を利用するメリット
©Andrey_Popov – shutterstock

これまで、Web会議システムとは何か、従来広く使われていたテレビ会議システムとはどのように違うのかを解説してきました。ここでは、Web会議システムを利用することで得られるメリットを紹介します。テレワークとともにWeb会議システムを導入して、最大限に有効活用していきましょう。

新型コロナウイルスの感染リスクを軽減できる

新型コロナウイルスの感染拡大以降、3つの密を避ける行動が国を挙げて促進されています。
オフィスには多くの社員が集まって長時間仕事をするため、新型コロナウイルスに感染するリスクを孕んでいます。

テレワークとともにWeb会議システムを導入することで、多くの人が1カ所に集まる必要はなくなり、新型コロナウイルスの感染リスクを軽減させることができます。

テレワークの人ともコミュニケーションが取れる

Web会議は、テレワークの人ともコミュニケーションを取ることができます。
通常の会議であれば、参加者のスケジュールを合わせ会議室を抑えなければなりません。
Web会議であれば、オンラインで開催できるため移動時間を考慮する必要がなく、場所を確保する必要もないため、自由度が高く会議をおこなうことができます。

ペーパーレス化を推進できる

対面でおこなう会議では、会議資料をプリントアウトし、それを配ることがあります。
多くのWeb会議システムには画面共有機能が搭載されているので、参加者画面に資料を表示しながら話すことができます。これにより、ペーパーレス化を促進できるだけでなく、全員が同じ部分を見ながら話すことで、話についていけないという事態を防ぐことができます。

交通費やオフィスの賃料などのコストを削減できる

会議をおこなうためには、参加者がその場に集まるという時間的コストが発生します。また、全国の支店から代表者を集めておこなう会議などは、交通費や宿泊費などの金銭的コストを伴うこともあるでしょう。
例えば、東京の本社に地方拠点のメンバーを集め会議をするとなると、1人あたりおよそこれだけの交通費がかかってしまいます。

  • 名古屋からの交通費(往復):約2万円
  • 大阪からの交通費(往復):約3万円
  • 福岡からの交通費(往復):約8万円
  • 海外からの交通費(往復):約15万円

これが、本格的にテレワークを導入してWeb会議システムでコミュニケーションを取るようになると、オフィスの賃料を大幅に削減することができます。「7割経済」といわれている今、このようなコストを削減していくことはとても大切になっています。

Web会議システムを選ぶときに押さえておきたい3つのポイント

Web会議を選ぶポイント
©TZIDO SUN – shutterstock

これまで、Web会議システムとテレビ会議システムの違いやWeb会議システムを導入することで得られるメリットを解説してきました。ここでは、Web会議システムを選ぶときに押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
ここで紹介したポイントを押さえたWeb会議システムを導入して、テレワークを活用していきましょう。

Web会議の始めやすさ

Web会議をおこなうときに、Web会議ルームをかんたんに共有できるということはとても重要になります。

Web会議に参加する全員がアプリをダウンロードしなければいけないサービスの場合、参加者全員がダウンロードする手間がかかってしまいます。また、Web会議の参加者が自社内でなく他社の人である場合、アプリをダウンロードしてもらう手間をかけさせてしまうことになります。

Web会議システムのなかには、URLとパスワードを共有するだけですぐに利用できるものもあります。社内でも頻繁に利用する場合や外部との会議に利用する場合、URLから会議に参加できるものを選ぶと良いでしょう。

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同時に参加できる人数

導入するWeb会議システムを検討するとき、会議室に何人まで参加できるのか、確認しておきましょう。
また、多人数が参加できるシステムでも、どのくらいの人数までなら映像や音声が問題なくつながるのかも確認しておきましょう。

Web会議システムを導入する目的によって、同時に参加する人数も変わってきます。多拠点での会議であれば自ずと参加人数が多くなる一方で、1対1の会議に用いるのであれば、参加人数は少なくなります。

どんな場面でWeb会議システムを利用するのか、最大でどのくらいの人数が参加するのか、あらかじめ確認しておきましょう。

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セキュリティ対策

導入するWeb会議システムを検討するとき、そのサービスがどのようなセキュリティ対策をおこなっているのか、確認しておきましょう。

Web会議システムはインターネットを通じて利用するため、外部から攻撃を受ける可能性があります。もしも会議の情報を傍受されてしまった場合、機密情報が含まれた資料や会議の内容が外部に漏れてしまうことになります。

とはいえ、どのような視点でセキュリティをチェックすれば良いのかわからない方も多いのではないかと思います。以下の記事でWeb会議システムのセキュリティで確認しておきたいポイントを解説しているので、確認しておくと良いでしょう。

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テレワークにおすすめのWeb会議システム3選

最後に、テレワークにおすすめのWeb会議システムを3つ紹介します。
これまで解説したWeb会議システムを選ぶポイントを参考にして、自社に合ったWeb会議システムを探してみてください。

Calling

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  • 多くの自治体が導入している国産のWeb会議システム
  • はじめの設定以降は会議室を作成する必要がない
  • 1対1の商談から30人規模の会議まで幅広く利用できる
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プラン 初期費用 定額費用 無料トライアル

200,000円

月額1,500円/ID

7日間

機能
画面共有機能 チャット機能 資料共有機能 会議室への参加方法 対応人数

URLから参加

30人まで

Webex Meeting

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HPより

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  • 無料プランも用意されているため、試しに利用することができる
  • 人数無制限で利用できるため、あらゆる用途に活用できる
  • Facebook Liveと連携してセミナーを開くことができる
価格
プラン 初期費用 定額費用 無料トライアル

無料

0円

Starter

月額1,490円/ID

Plus

月額1,980円/ID

Business

月額2,980円/ID

Enterprise

問い合わせ

機能
画面共有機能 チャット機能 資料共有機能 会議室への参加方法 対応人数

URLから参加

無制限

V-CUBE ミーティング

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HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 13年連続シェアNo.1のWeb会議システム
  • 外国語を自動で翻訳する機能を搭載している
  • クラウド型、オンプレミス型両方で提供している
価格
プラン 初期費用 定額費用 無料トライアル

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月額2,000円/ID

30日間

プロ

月額2,700円/ID

V-CUBE One

問い合わせ

機能
画面共有機能 チャット機能 資料共有機能 会議室への参加方法 対応人数

○(iOSアプリのみ)

URLから参加

50人

テレワークにはWeb会議がおすすめ!

いかがでしたか。
テレワークを導入するとき、従業員とコミュニケーションを取るツールを導入することは必要不可欠です。
ビデオ会議をできるツールはWeb会議システムとテレビ会議システムがあります。Web会議システムはパソコンとインターネット環境があれば利用できるため、テレワークに適しています。

今回はWeb会議とはどのようなものなのか、テレビ会議システムとはどのように違うのかなどを解説しました。今回解説したことを押さえたうえで、テレワークの導入を検討してみてください。

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