【図解】オンラインストレージとは?メリット・デメリットも詳しく解説

オンラインストレージを活用することで十分なデータの保管場所を確保し、スムーズにデータのやり取りがおこなえます。今回は、オンラインストレージのメリット・デメリットや有料サービスと無料サービスの違いをわかりやすく解説していきます。オンラインストレージへの理解を深めたい方はぜひ記事をチェックしてみてください。

更新日:2020.4.27

【かんたん図解】オンラインストレージとは何か

【かんたん図解】オンラインストレージとは
トルテオ編集部

オンラインストレージとは、オンライン上に画像や文書ファイルといったデータを保存することができるサービスのことをいいます。
サービスを提供ているプロバイダーがオンライン上にファイル保管用のスペースを設置し、利用者は利用登録してその一部を借りることで、データを保存できるようになります。
ネット環境とアカウント情報があれば、スマートフォンやタブレット、パソコンなどさまざまなデバイスからアクセスできるため、情報共有が円滑になります。
また、オンライン上でデータを編集することができるため、共同作業をしやすいのが大きな特徴です。パソコンのローカル内の保存容量とは別で保存場所を確保できることから、USBメモリなど外付けのストレージと似ています。

パソコンへのファイル保存との違いは?

オンラインストレージへのファイル保存とパソコンへのファイル保存では保存先が異なります。まず、パソコンの場合は、パソコン自体に備わっているハードディスクドライブ(HHD)にデータを保存することになります。そのため、HHD内のデータ容量がいっぱいになると、すでに保存されているデータを削除してスペースを開けたり、外付けのHHDを購入してデータを保存しなければなりません。また、データを共有する際にはメールやデータ転送サービスなどを利用する必要があります。一方で、オンラインストレージへファイルを保存する場合は、サービスプロバイダーが提供しているサーバー上に情報が保存されます。データがいっぱいになった場合は、スペースを拡張することで簡単に保存できる容量を増やすことができます。また、共有機能を利用すれば、データのやり取りを個人間でおこなわなくても、自由に必要なデータを引き出すことができます。

ファイル転送サービスとの違いは?

オンラインストレージもファイル転送サービスも、基本的な使い方は同じです。
オンライン上にファイルをアップし、そのURLを送信相手に共有することでのファイルの受け渡しが可能になります。
両者の最たる違いは、そのファイルがアップされているストレージの所有です。
オンラインストレージの場合は、送信する側、受信する側のいずれかが、ファイルを受け渡すストレージを準備する必要があります。
一方、ファイル転送サービスでは、ベンダーのストレージにファイルをアップして送受信することができるので、利用者側でストレージを準備する必要がありません。

オンラインストレージを利用するメリット

オンラインストレージのメリット
©takasu – shutterstock

オンラインストレージを活用することでデータの管理や共有が効率化させることができます。ここでは、具体的にオンラインストレージを利用するうえでのさまざまなメリットをお伝えしていきます。オンラインストレージの利用を検討している方はぜひチェックしてみてください。

ファイルにアクセスしやすい

オンラインストレージはWi-Fiなどのインターネット環境があれば、パソコン、スマホやタブレットなど、どのデバイスからでも利用したい時にデータファイルにアクセスすることができます。例えば仕事で外出している時、インターネット環境さえあれば必要な情報に対して簡単にアクセスしてファイルを確認することができます。

共同作業が容易

オンラインストレージを利用することで、チーム内や支店をまたいでリアルタイムでのデータファイルの共有ができるようになります。編集権限を付与することで、そのファイルのURLやIDを知っている人なら誰でもデータの編集ができるようになるため、複数メンバーでの共同作業もスムーズにおこなうことができます。プロジェクトを複数人で、かつ遠隔で取り組むといった場合にはオンラインストレージが大いに役立つでしょう。

簡単にバックアップが取れる

多くのオンラインストレージサービスでは、一部を除いてバックアップ機能が標準で搭載されています。このバックアップ機能は、もし何かしらのトラブルなどによって重要なデータが消失してしまった場合でも、オンラインストレージ上でデータが自動的に保存されるような仕組みになっています。そのため、パソコンが故障したり、紛失したりした場合でも、オンランストレージにアクセスすれば、容易にデータを復旧させることができます。

ローカル環境と同期できる

多くのオンラインストレージサービスでは、ストレージ上にアップロードしたデータファイルと同じものを、パソコンのローカルファイル上でも同期保存することができます。その逆の場合も同様で、ローカル環境でデータファイルの編集・保存をすると、オンラインストレージ上にも反映させることもできます。そのため、その都度ファイルをアップロードする手間をかけることなく、オンラインストレージおよびローカル環境で最新のデータを保持することができます。

保存容量の拡張が容易

オンラインストレージサービスでは、一定量は無料で利用できますが、その上限に達した場合は所定の料金を支払うことで、簡単に保存容量の追加ができます。そのため、容量がいっぱいになってしまった場合でも、保存容量の追加をするだけで使い続けることができ、データを削除して空き容量を作る手間を省くことができます。

データを一元管理できる

オンラインストレージでは、IDとパスワード、権限などを共有することでオンラインストレージ上にアップロードされたデータにどこからでもアクセスすることができます。チームで業務をしていると、プロジェクトに関する資料を1カ所で管理したいといったニーズがでてくることもあるでしょう。その際、オンラインストレージを活用すれば、チーム内で共有すべき情報を一元管理することも容易です。
具体的には、オンラインストレージ上にチームのフォルダを作成し、チームメンバーにはそのフォルダのアクセス権限を付与します。そうすると、チームのメンバーは、そのフォルダに必要な資料をアップしたり、閲覧したりすることができるようになります。
その結果、効率的に情報共有をおこなえるようになり、組織の生産性を向上させることができるでしょう。

物理的なスペースの確保

オンラインストレージが登場するまでは、社内にサーバーを設置してデータを管理する必要がありました。必要な容量が多くなればなるほど、社内の大きなスペースを利用することになります。
しかし、オンラインストレージではサービスプロバイダーがデータの管理・運用をおこなうため、自社でサーバーの用意をする必要がなくなり、場所と経費を大幅に削減することができるようになっています。

オンラインストレージを利用する上でのデメリット

オンラインストレージを利用する上でのデメリット
©yumeyume6 – shutterstock

オンラインストレージを利用する際には、メリットと同時にデメリットも当然存在します。このデメリットについても十分理解したうえで、しっかり準備や対策をして利用するようにしましょう。

セキュリティ面での不安

オンラインストレージサービスを利用する場合、重要な情報を外部のベンダーが提供するオンラインストレージに預けて管理・運用をするため、システムや機能面で安全性が確保されているかどうかをしっかり確認しておく必要があります。また、IDとパスワード、URLさえ共有していれば、誰でもデータファイルへアクセスができるので、情報漏洩などのリスクに備えて社員のセキュリティ意識を育てていくことも重要になります。

インターネット環境にいないと利用できない

オンラインストレージはオンライン上のサービスであるため、Wi-Fiなどのインターネット環境がないと利用することができません。そのため、インターネット環境が整っていない場所ではアクセスすることができません。そのため、あらかじめポケットWi-Fiを用意したりスマートフォンのテザリング機能を用いたりすることで、外出先でもオンラインストレージを利用できるような対策を講じておく必要があります。

細かいカスタマイズができない

オンラインストレージサービスの多くは、気軽に導入できる反面、プラン別でパッケージ化して販売されているため、自社に合ったカスタマイズをすることができません。そのため、必要な機能が備わっているかどうか、オプションとして必要な機能が追加できるかどうかなど、用途に応じてオンラインストレージのプランをあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

無料版オンラインストレージと有料版オンラインストレージ

無料版オンラインストレージと有料版オンラインストレージ
©TierneyMJ – shutterstock

ここでは、無料版オンラインストレージと有料版オンラインストレージの違いを紹介していきます。
まずは、違いを表でまとめてみました。

項目 無料版オンラインストレージ 有料版オンラインストレージ

コスト

0円

月額数百円〜数万円

保存できる容量

少ない

多い

基本的な機能

高度な機能

マルチデバイス対応

データのバックアップ

セキュリティ対策

無料版オンラインストレージ

ほとんどの無料版オンラインストレージには、ここまで述べてきたような基本的な機能は備わっています。データファイルのアップロード、パソコンやスマホなどのさまざまなデバイスからのアクセス、(個人もしくは複数人での)管理・運用、データの編集、バックアップ機能などが挙げられます。
ただ、保存容量に上限があるため、仕事上で利用するには保存容量が足りない場合も多くあります。また、有料版と比較すると容量の大きいファイルのアップロードには時間を要したり、セキュリティ面で脆弱である可能性があります。

有料版オンラインストレージ

有料版のオンラインストレージは月額数百円〜数万円のコストがかかりますが、機能やサービスの質が無料サービスと比べて大幅に向上します。特に保存容量が大幅に増え、提供サービスによっては容量が無制限のものもあります。
さらに有料版では、より高度な暗号化技術を用いられていたり、ファイルへのアクセス権限の設定機能やログ監視機能(ユーザーの行動追跡など)が搭載されていたりするなど、さまざまなセキュリティ対策のための機能が備わっています。
ほかにもWeb会議やビジネスチャットなど、業務を効率化させるためのさまざまな機能が搭載されていることもあります。

オンラインストレージを導入して、生産性の向上を

いかがでしたか。
オンラインストレージを導入することで、インターネット環境さえあればいつでもどこでも資料にアクセスし、編集することができるため、業務の生産性が向上するでしょう。合わせて、さらなる業務の効率化を図りたいのであれば、同僚間の連絡手段をもっと簡略化させる必要があるでしょう。

せっかくオンラインストレージを導入しても、「資料が完成しました」「資料を確認しました」といったやりとりを一つひとつメールでおこなっていると、かなり効率が悪くなってしまいます。そこで、合わせてビジネスチャットツールも導入することで、さらなる効率化が図れるかもしれません。

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