オンラインストレージとは?メリットやデメリット、主要サービスまで紹介

働き方改革がさけばれる今日、多くの企業が業務生産性を向上させる必要があるでしょう。
この記事では、社内のデータやファイルを効率よく共有するためのシステムである、オンラインストレージについて紹介します。
初めての方にもわかりやすく、基本的な仕組みからメリットやデメリット、そして主要サービスの特徴までをご紹介します。

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは
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まずはオンラインストレージについての簡単な仕組みについて紹介します。
その後、オンラインストレージと似ているサービスであるファイル転送サービスとの違いについてお伝えします。

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、オンライン上で一定量のスペースをサービスプロバイダーから借りてそのスペースを利用し、さまざまなデータを保存・管理することができるサービスのことを指します。
オンライン上でデータの編集が可能なので、共同作業をしやすい点が大きな特徴です。
パソコンのローカル内の保存容量とは別で保存場所を確保できることから、USBメモリなど外付けのストレージと似ています。

ファイル転送サービスとの違い

オンラインストレージとファイル転送サービスは、ともにセキュリティ面も高く、データの共有という点で基本的な機能は同じです。
両サービスには大きく2つの違いがあります。

ファイルの共有方法

オンラインストレージはフォルダごとに設定されたIDとパスワード、URLを共有すれば、誰でも簡単にデータへのアクセスが可能になるのに対して、ファイル転送サービスはデータを共有したい相手にファイルを暗号化してメールで共有するため、ファイルの送受信が必要になり、手間がかかります。

コスト

オンラインストレージは無料なものが多く、有料版でも数千円から利用可能なので、近年では企業や個人を問わず、利用者数が増えています。
一方、ファイル転送サービスはサーバーのライセンス取得費用やオプション費用などが発生するので、少なくとも月当たり数万円はかかります。

したがって、個人向けの場合は、オンラインストレージの方が向いているかもしれません。
しかし、ファイル転送サービスにも無料のものはあるため、一時的にデータファイルを送りたい場合などはファイル転送サービスを利用することをおすすめします。

オンラインストレージのメリット

オンラインストレージのメリット
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続いて、オンラインストレージを利用するにあたってのさまざまなメリットをお伝えします。

オンラインストレージのメリット①:ファイルにアクセスしやすい

Wi-Fiなどのインターネット環境があれば、PC、スマホやタブレットなど、どのデバイスからでも利用したい時にオンラインストレージ上のデータファイルにアクセスすることが可能です。
例えば、仕事で外出している時に社内にある重要な情報が必要になった場合でもインターネット環境さえあれば、容易にその情報にアクセスでき、ファイルを確認することが可能です。

オンラインストレージのメリット②:共同作業が容易

オンラインストレージを利用することで、チーム内や支店をまたいでリアルタイムでのデータファイルの共有が可能になります。
編集権限を付与することで、そのファイルのURLやIDを知っている人なら誰でもデータの編集が可能になるため、複数メンバーでの共同作業もかなり簡単になります。
例えば、仕事上で何らかのプロジェクトを複数人で、かつ遠隔で取り組む場合などでは非常に重宝できます。

オンラインストレージのメリット③:簡単にバックアップが取れる

多くのオンラインストレージサービスでは、一部を除いてバックアップ機能が標準で搭載されています。
このバックアップ機能は、もし何かしらのトラブルなどによって重要なデータが消失してしまった場合でも、オンラインストレージ上でデータが自動的に保存されるような仕組みになっています。
そのため、PCを故障したり、紛失したりしてデータを破損した場合でも、オンランストレージにアクセスすれば、容易にデータの復旧が可能になります。

オンラインストレージのメリット④:ローカル環境との同期が可能

多くのオンラインストレージサービスでは、ストレージ上にアップロードしたデータファイルと同じものを、PCのローカルファイル上でも同期保存することができます
その逆の場合も同様で、ローカル環境でデータファイルの編集・保存をすると、オンラインストレージ上にも反映させることもできます。
そのため、その都度ファイルをアップロードする手間をかけることなく、オンラインストレージおよびローカル環境で最新のデータを保持することができます。

オンラインストレージのメリット⑤:保存容量の拡張が容易

オンラインストレージサービスでは、一定の保存容量を無料で利用できますが、その上限に達した場合は所定の料金を支払うことで、簡単に保存容量の追加が可能です。
そのため、容量がいっぱいになってしまった場合でも、保存容量の追加をするだけで使い続けることができ、データを削除して空き容量を作る手間を省くことができます。

オンラインストレージのメリット⑥:データを一元管理できる

ファイルへアクセスする際のIDとパスワードを共有していれば、オンラインストレージ上にアップロードしたデータを共有することが可能なので、わざわざメールや資料のコピーをする手間が省けます
また、複数人が同時でファイルを編集することもできるため、ファイルの一元管理が可能になります。

そのため、効率的に情報共有をおこなえるようになり、組織や企業の生産性を向上させることができるでしょう。
当然、遠隔でも共同作業が可能で、例えば商談での内容の議事録をオンラインストレージ上のファイルに取り、すぐにチーム内で共有するといったことも可能になります。

オンラインストレージのメリット⑦:物理的なスペースの確保

オンラインストレージサービスが登場するまでは、データ管理をするために社内にサーバーを設置する必要がありました。
しかし、このオンラインストレージでは、サービスプロバイダーがデータの管理・運用を行うため、自社でサーバーの用意をする必要がなくなり、場所と経費の大幅な削減が可能になります。

オンラインストレージのデメリット

オンラインストレージのデメリット
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オンラインストレージを利用する際には、メリットと同時にデメリットも当然存在します。このデメリットについても十分理解したうえで、しっかり準備や対策をして利用するようにしましょう。

オンラインストレージのデメリット①:セキュリティ面での不安

オンラインストレージサービスを利用する場合、重要な情報を外部のベンダーが提供するオンラインストレージに預けて管理・運用をするため、システムや機能面で安全性が確保されているかどうかをしっかり確認しておく必要があります。

また、IDとパスワード、URLさえ共有していれば、誰でもデータファイルへアクセスが出来るので、情報漏洩などのリスクに備えて社員のセキュリティ意識を育てていくことも重要となります。

オンラインストレージのデメリット②:インターネット環境にいないと利用できない

オンラインストレージは、オンライン上のサービスであるため、Wi-Fiなどのインターネット環境がないと利用できないというデメリットがあります。そのため、インターネット環境が整っていない場所ではアクセスすることができなかったり、またアップロードや保存に時間がかかってしまったりする場合があったりします。

そのため、あらかじめポケットWi-Fiを用意したりスマートフォンのテザリング機能を用いたりすることで、外出先でもオンラインストレージを利用できるような対策を講じておく必要があります。

オンラインストレージのデメリット③:細かいカスタマイズができない

オンラインストレージサービスの多くは、安く手軽に導入できる反面、プラン別でパッケージ化して販売されているので、自社に合ったカスタマイズがほとんどできません
そのため、必要な機能が備わっているかどうかや、オプションとして必要な機能が追加できるかどうかなど、使用用途に応じてオンラインストレージのプランをあらかじめ確認することが大切になります。

無料版オンラインストレージと有料版オンラインストレージ

無料版・有料版オンラインストレージ
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ここでは実際に無料版のサービスと有料版のサービスに分けて、それぞれどのような機能が使えるのかをお伝えします。

無料版オンラインストレージ

ほとんどの無料版オンラインストレージには、ここまで述べてきたような基本的な機能は備わっています。
例えば、データファイルのアップロード、PCやスマホなどのさまざまなデバイスからのアクセス、(個人もしくは複数人での)管理・運用、データの編集、バックアップ機能などです。

ただ、保存容量に上限があるため、仕事上で利用するには保存容量が足りない場合も多くあります。また有料版と比較すると重いファイルのアップロードには時間を要したり、セキュリティに関する機能が少なかったりする場合もあります。

有料版オンラインストレージ

有料版のオンラインストレージは、月額数百円〜数万円のコストがかかりますが、機能やサービスの質が大幅に向上します。
特に保存容量が大幅に増え、提供サービスによっては容量が無制限のものもあります。

さらに、有料版では、より高度な暗号化技術を用いられていたり、ファイルへのアクセス権限の設定機能やログ監視機能(ユーザーの行動追跡など)が搭載されていたりするなど、さまざまなセキュリティ対策のための機能が備わっています。ほかにもWeb会議やビジネスチャットなど、業務を効率化させるためのさまざまな機能が搭載されていることもあります。

主要オンラインストレージサービス4選

ここではオンラインストレージサービスの中でも人気でおすすめの4つのサービスについて、各サービスの特徴をご紹介します。

おすすめのオンラインストレージサービス①:Google Drive

GoogleDrive
HPより

➤ 公式サイトでチェック

オンラインストレージの中でも人気の高いサービスです。
Googleドキュメントやスプレッドシートと連携が可能で、オンラインストレージ上で文章などの作成や編集、共有ができるので、非常に利便性が高いとサービスです。
また、ほかのサービスと比べて料金も安く、ビジネス向けのプランでも1ユーザーにつき月600円〜と、はじめて有料オンラインストレージを利用する方にとっても優しい料金設定となっています。

おすすめのオンラインストレージサービス②:Dropbox

Dropbox
HPより

➤ 公式サイトでチェック

世界的に利用者数が多く、日本国内で利用者数3位のサービスです。
UIが非常にシンプルで操作しやすく、使いやすさに定評があります。ビジネス向けのプランで1ユーザーにつき月1,250円〜という料金設定です。

おすすめのオンラインストレージサービス③:OneDrive

OneDrive
HPより

➤ 公式サイトでチェック

OneDriveは、Microsoft社提供のサービスであり、特にWindowsを利用している方に便利なオンラインストレージサービスです。
個人向けのものは無料で5GBまで利用可能であり、ビジネス向けの方は1ユーザー当たり540円〜で利用することが可能です。

おすすめのオンラインストレージサービス④:box

box
HPより

➤ 公式サイトでチェック

セキュリティ面で安心でき、法人向けとして人気なオンラインストレージサービスです。
boxには、利用権限の設定機能(どのユーザーにどの権限を与えるか)やユーザー行動の追跡機能などが搭載されています。

そのため、どのユーザーがどのデータを閲覧・編集可能で、また実際にどのユーザーがどのデータにアクセスしたかなどのデータを可視化でき、情報漏洩などのリスクを最小限に抑えることができるでしょう

オンラインストレージを導入して、生産性の向上を

オンラインストレージを導入することで、インターネット環境さえあればいつでもどこでも資料にアクセスし、編集することができるため、業務の生産性が向上するでしょう。
合わせて、さらなる業務の効率化を図りたいのであれば、同僚間の連絡手段をもっと簡略化させる必要があるでしょう。

せっかくオンラインストレージを導入しても、「資料が完成しました」「資料を確認しました」といったやりとりを逐一メールでおこなっていると、かなり効率が悪くなってしまいます。
そこで、合わせてビジネスチャットツールも導入することで、さらなる効率化が図れるかもしれません。

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