名刺交換の基本マナー|複数人の時やテーブルがある時の正しいマナー解説

社会人になると、必ずといっていいほどおこなわれるのが名刺交換です。
名刺は、ビジネスパーソンにとっての顔となる重要なものです。また、会社の情報も記載されていることなどから、名刺交換のマナーが間違っていると、会社の品格を落とすことにもつながります。
今回は名刺交換の際のマナーを紹介します。改めて正しいマナーを確認し、名刺交換の際に相手に良い印象を与えられるよう心掛けましょう。

名刺交換の基本手順

名刺交換の基本手順
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まずはじめに、名刺交換の基本の手順を解説します。
基本の流れをしっかり覚えて、スムーズに名刺交換ができるようにしましょう。

名刺交換の基本手順①:名刺を準備する

まず訪問やイベントなど、名刺交換が想定される場合の前日までには、名刺が切れていないかを確認し、名刺入れに名刺を補充しておきます。
そしてお客様や社外の人と挨拶を交わすタイミングで、スムーズに名刺を出せるように準備をしておきましょう。
このときに、名刺を相手に差出しすいよう逆向きに入れておくなどの工夫をしても良いかもしれません。

名刺交換の基本手順②:名刺を差し出す

名刺交換の際、名刺入れから名刺を出して準備をします。
そして、相手の前に立ち、相手の顔を見ながら会社名、部署名、名前を述べながら、自分の胸のあたりから相手の胸のあたりに名刺を差し出します。
このとき、名刺は相手が読める向きにして、名刺の文字に指がかからないよう両手で差し出します。
名刺を同時に交換する際は、右手で差出し、左手で相手の名刺を受け取ります。

名刺交換は挨拶を兼ねているため、軽く会釈をしながら「よろしくお願いいたします」などと一言添えるようにしましょう。

名刺交換の基本手順③:名刺を受け取る

相手の名刺を受け取る際は「頂戴します」と一言添えながら両手で受け取るのがマナーです。
ただし、名刺を同時に交換する際は名刺入れを受け皿にし、左手で相手の名刺を乗せて受け取り、すぐに右手を添えます。

相手の名前の読み方がわからない場合や聞き取れなかった場合は、この名刺交換のタイミングで相手に確認しましょう。名刺交換が終わり、時間が経ってから相手に名前を聞いたり間違えたりするのは失礼にあたります。
質問の仕方は「失礼ですが、どのようにお読みすればよろしいでしょうか」というように丁寧に確認しましょう。

名刺交換の基本手順④:名刺をしまう

交換した名刺は名刺入れに丁寧にしまいます。名刺をそのままポケットやカバンに入れるのは失礼にあたるので注意しましょう。

名刺交換を終えた後、そのまま着席して会議や話をする場合は、相手への敬意を示す意味で、すぐにはしまわず、テーブルの上に置いておきます。複数人いる場合は座っている順に対応させて名刺を並べて置いて置きます。
そして会議や話が終わりタイミングを見て名刺入れにしまいます。
この時、しまい忘れがないよう十分注意しましょう。

名刺交換の基本手順⑤:名刺を管理する

名刺交換でいただいた相手の名刺は丁寧に管理しましょう。
名刺管理の方法は、ファイルやボックス、ホルダーなどさまざまありますが、最近では名刺管理ソフトやアプリも多くあります。
名刺を必要な時にすぐに見つけて活用できるように、自分なりの方法で、適切に管理するようにしましょう。

関連記事:おすすめ名刺管理の方法6選|アプリやソフト、Excelなどあなたに合った方法はどれ?

名刺交換のマナー:基本

名刺交換のマナー:基本
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上記では、名刺交換の一連の流れを紹介しました。
その流れのなかでいくつか注意するべきポイントがあります。
相手に、より好印象を与えられるよう、名刺交換のポイントを意識しましょう。

名刺交換の基本①:名刺を切らさない、忘れない

ビジネスパーソンとして、名刺を忘れてしまったり、切らしてしまうことはあってはなりません。
そのため、訪問やイベントなどの前には前もって確認し、補充しておく必要があります。
しかし、万が一忘れてしまったり、切らしてしまったりすることもあるかもしれません。
その場合は、まず名刺を持っていないことを伝え、お詫びの言葉を述べます。そして口頭で自社名、部署名、名前を相手に伝えるようにします。
お詫びの仕方は、名刺を忘れた場合でも、「忘れた」ではなく、「切らしている」と伝える方が悪い印象を与えません。
そして次の訪問の際に名刺を渡すか、しばらく会う予定がない場合は手紙を添えて郵送で送るようにします。

名刺交換の基本②:名刺をぞんざいに扱わない

ビジネスパーソンにとって名刺は顔です。
そのため、汚れていたり、折れ曲がっていたりする名刺を渡すと、それだけでだらしない、頼りないという印象を相手に与えていまいます。

また、当たり前ですが相手の名刺も丁寧に扱う必要があります。
いただいた名刺は汚したり折り曲げたりしないようにしましょう。名刺交換の際に名刺を落としてしまうことも失礼に当たるので注意が必要です。

名刺交換の基本③:机を挟んでの交換はしない

名刺交換は基本は机をはさんでおこなわないのがマナーです。
机がある場合は空いているスペースに移動し、面と向かって立っておこないます。
しかし、部屋が狭かったり、移動することで迷惑をかけたり、机を挟む以外方法がない場合は無理やり移動する必要はありません。
その際は「テーブル越しに失礼します」と一言断り、名刺交換をするようにすると丁寧です。

名刺交換のマナー:順番

名刺交換のマナー:順番
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お客様や年齢や立場が異なる人との名刺交換する場合、上司と同席する場合など、名刺を渡す順番を意識しなければなりません。
ここでは、名刺交換の順番を解説します。

名刺交換の順番①:1対1の場合

1対1で名刺交換をする場合、通常は立場や地位が下の人、または年下の人が先に名刺を差し出します。
しかし、他社を訪問した場合は、立場や年齢に関わらず、訪問した側が先に名刺を差し出します。

名刺交換の順番②:複数人の場合

上司が同席している場合は、まず上司が先にお客様と名刺交換をおこない、そのあとに続きます。
また、相手が複数人いる場合は、まずは立場や地位、または年齢が上の人と先に名刺交換をおこないます。
複数人での名刺交換の場合は、自分が終わったとしても全ての人が名刺交換を終えるまで立って待つことがマナーです。

名刺交換のマナー:名刺を渡すとき

名刺交換のなかで名刺を差し出す際に注意したいポイントをいくつか解説します。
名刺を差し出す際に相手に良い印象を残せるように意識しましょう。

名刺を渡すとき①:すぐに出せるところにしまっておく

いざ名刺交換をしようとする際に、慌てて名刺入れを探したり、もたもたして相手を待たせてしまったりしては相手にネガティブな印象を与えます。
そのため、名刺をスマートに出せるように出しやすい所にしまっておく必要があります。
しかし、すぐ出しやすいからといってズボンのポケットに入れるのはタブーです。
ズボンのポケットに入れると名刺が折れ曲がる恐れがあります。また、ズボンの尻ポケットでは、尻に敷いたものを相手に渡すことになり、失礼に当たります。

名刺入れを入れる場所は、男性の場合は背広の内ポケットに入れておくことが好ましいです。女性や、背広がない場合はカバンのなかの出しやすいポケットに入れましょう。

名刺を渡すとき②:差し出すタイミングが重要

名刺交換は挨拶の1番はじめにおこないます。
先に名刺を差し出すのは訪問をした側からで、相手の立場・役職・年齢が上の方から順に名刺交換をおこないます。自分の上司が同席している場合は、上司の名刺交換に続いておこないます。
訪問先の相手から名刺を差し出されたり、自分の上司より先に名刺交換をおこなったりしないよう、タイミングを意識しましょう。

また、打ち合わせ途中からの合流や最初に挨拶できなかった場合は、話を遮ってまで名刺交換をする必要はありません。途中一段落ついたタイミングで名刺交換をおこないます。
その際は「ご挨拶が遅れて申し訳ございません」と一言述べてから名刺交換をするようにしましょう。

名刺を渡すとき③:名刺を渡す位置

名刺は基本的に両手で渡します。その際、胸あたりの高さで脇をしめて名刺を渡すときれいです。
同時に名刺交換をおこなう場合は、片手で自分の名刺を差し出し、もう一方の手で相手の名刺を受け取ります。自分の名刺を差し出したあとは、いただいた名刺に手を添え、両手で持ちます。高さは相手の名刺より自分の名刺を下にして渡すのがマナーです。
名刺を差し出す位置は、下すぎるとだらしなく見え、高すぎると相手を見下しているように見えてしまうので注意しましょう。

名刺交換のマナー:名刺を受け取るとき

名刺はその人の顔そのものとして考えることができます。そのため、相手の名刺を受け取る際は、より慎重におこなわなければ失礼に当たります。
ここでは、相手の名刺を受け取る際に注意したいポイントをまとめました。

名刺を受け取るとき①:相手の会社のロゴや名前に注意

何度も述べてあるように、名刺はビジネスパーソンにとってはその人の顔です。
名刺を受け取る際に、名刺に記載された会社のロゴや名前に指がかかるのは失礼にあたります。
そのため、文字に指がかからないように注意して、名刺の端の方の余白の部分を持って受け取るようにします。

名刺を受け取るとき②:一言添える

相手の名刺を受け取る際に無言では悪い印象を与えます。
名刺を受け取る際は、「頂戴します」「ありがとうございます」などと一言添えて軽く会釈をするのがマナーです。
そのときに名刺に目を向け、名前の読み仮名がわからない場合や、確認したい内容がある場合はこのタイミングでおこなうのが最適です。
名前の読み仮名を確認するのはこのタイミングであれば失礼にはあたりません。確認せずに後に間違った読み方で呼んでしまったり、わからないままでいたりすることの方が失礼にあたります。

名刺を受け取るとき③:相手の名刺を汚さない

相手の名刺を丁寧に扱うのは当たり前ですが、メモを書いたり印をつけたりするのを相手の目の前でおこなうのは失礼にあたります。
しかしながら、さまざまな人と名刺交換をするなかで相手のことを忘れないよう特徴やメモを名刺に残すことが必要な場合もあります。そのため相手の情報を名刺にメモ書きしたい場合は、相手がいる前ではせず、相手と別れてからおこなうようにしましょう。

名刺交換のマナーはマスターしよう

名刺交換のマナーはマスターしよう
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名刺交換は、社会人では必ずといって良いほどおこなわれれる基本の挨拶です。
そのため、名刺交換のマナーはしっかりと理解し、完璧にできるようにしておく必要があります。
今回紹介した名刺交換に関するマナーを改めて確認し、相手に良い印象を与えるようにしましょう。

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