ビジネスメール例文集|挨拶・依頼・お詫びなど16のシーン別テンプレまとめ

社会人にとって重要な連絡手段であるメール。
ビジネスメールにはマナーや形式があり、それらを守らなければ相手に失礼に当たります。
慣れないうちは形式がわからなかったり、どんな内容を送るか悩んでしまい、メール作成に時間がかかってしまうこともあると思います。
そこで今回はシーン別に、よく使うビジネスメールの例文を紹介します。テンプレートとしてぜひ利用してください。

ビジネスメールを送る前の確認事項

メールを送るときに宛先欄にToやCc、Bccという項目を目にしたことがあると思います。
なかには、意味がわからなくて、なんとなく見過ごしていたという人もいるのではないでしょうか。
しかし、ビジネスメールにおいてはこれらをしっかり使い分ける必要があります。

そして間違えてしまったら情報漏洩や、相手を困惑させてしまう恐れがあるため、しっかり覚えておきましょう。

Toは宛先の意味

Toは、「あなた宛てに送っています」という意味があります。
個人でも、複数人でもToに入れた人に対して、あなたに送っていますという意思表示ができ、処理や確認を指名することができます。
Toでメールが来たら基本的に返信する必要があります。

Ccは一応共有したいとき

Ccは「あなた宛てではないけど一応確認しておいてくださいね」という意味です。
複数の人にメールを送るとき、Ccに入れた人に対しても同じ内容のメールを送ることができます。
必ず確認してほしい人はToに入れて、一応確認してほしい人はCcに入れます。しかし、Ccに誰かを指定してメールを送るときも必ず誰かをToに指定しないといけません。

Ccでメールを受信したら、自分がメインとなる宛先ではないので、基本的に返事はする必要ありません。

また、Toでメールを受け取っている人とCcでメールを受け取っている人は、互いに誰に送られているか把握することができます。
そのため、上司に共有するためにCcに入れてメールを送る、自分を通じて誰かを紹介したいときにCcに入れてメールを送るという使い方ができます。

Bccは宛先を知られたくないとき

Bccに入れてメールを送れば、その人のメールアドレスを他の宛先の人に知られないようにすることができます。
面識のない人同士で複数人にメールを送るときや、他の人に送っていることが知られたくないときなどに使います。

この場合でも、Toは必ず誰かを指定する必要があります。
Bccでメールを受け取った人は、ToやCcで送られている人の把握をすることができますが、ToやCcで受け取っている人はBccの受信者を知ることはできません。
ちなみに、Bccでメールを受け取った人は、基本的に返信する必要はありません。

件名にあるRe:って?

メールの返信をする際に件名に「Re:」と付いていて、疑問に思った経験はありますか。
このRe:は「~について、~に関して」という意味です。

Re:が付いていれば返信メール、Re:が付いていなければ新規のメールだと判断されます。
なので、ビジネスにおいてのメールでは新規メールか区別したり、何の話をしているのかわかるようにするためにも、件名のRe:を削除したり、編集してはいけません。
長くやり取りが続き、Re:の数が増えて煩わしくなってもそのまま残しておくことがマナーです。

添付ファイルに注意

ビジネスメールを送る際に添付ファイルに注意です。
添付ファイルを送る際にファイルの容量が大きすぎると相手に届かず、迷惑をかける可能性があります。

添付ファイルの大きさは2MB程度までが適切です。
これより大きいファイルを送りたい場合は、大容量のファイルが送れるファイル転送サービスやオンラインストレージなどの別の手段で送りましょう。

それでは、次からビジネスメールの例文を紹介していきます。

シーン別ビジネスメール例文:挨拶編

ビジネスメールの例文①:暑中見舞い

季節の挨拶は、日頃お世話になっている顧客や企業との円滑な関係を築く上で欠かせません。
暑中見舞いの挨拶は、はがきで送るイメージがありますが、最近では簡略化したメール形式で送られることが増えています。

件名:暑中見舞い申し上げます

××株式会社
人事部
山田様

暑中見舞い申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。
株式会社○○の田中です。

いつも△△システムをご利用いただきありがとうございます。
今後もより良いサービスのご提供に努めて参りますので、
変わらぬご愛顧、お付合いのほど宜しくお願い申し上げます。

これから炎暑の日々が続きますが、山田様におかれましても、
どうぞお体を大切に、お元気にお過ごしください。
略儀ながらメールにてご挨拶申し上げます。

ビジネスメールの例文②:年末年始のご挨拶

年末担当の挨拶もビジネスコミュニケーションにおいて、重要な挨拶の1つです。
今年のお礼と来年以降の良好なお付き合いを継続するために送ります。
また、年末年始のご挨拶では、仕事納めや仕事始めなどの休暇期間をお知らせする目的もあります。

件名:年末年始のご挨拶

株式会社××
営業部
鈴木様

20XX年も残すところ、あと僅かとなりました。
貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

本年は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
来年も社員一同、皆様にご満足いただけるよう努力してまいりますので、
本年同様のご愛顧を賜わりますよう、お願い申し上げます。
皆様のご健勝と貴社の一層のご繁栄を心よりお祈りいたします。

来年もどうぞ宜しくお願い申し上げます。

追記
年内最終営業日:20XX年12月29日(金) 18:00まで
休業期間:20XX年12月30日(土)〜 20XX年1月3日(水)
20XX年1月4日(木)より通常営業とさせていただきます。

ビジネスメールの例文③:担当変更の挨拶

チームや組織の変更によって、お客様の担当が変わることがあります。それに伴い、担当を引き継ぐ場合は、後任をお客様に伝える必要があります。
お客様に直接ご挨拶をして、後任へ引き継ぐというのがマナーですが、あまりに多い場合や遠方の場合、お付き合がまだ深まっていない場合などはメールで対応することもあります。
そんなときでもお客様と良好な関係を保てるように、心のこもった挨拶を送りましょう。

件名:担当変更のご挨拶

××株式会社
営業部
鈴木様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇営業部の田中です。

この度、人事異動に伴い今月をもちまして貴社の担当を変更させて
いただくこととなりましたので、ご連絡いたしました。
本来であれば、直接ご挨拶に伺いたいところですが、遠方での勤務になったため、
メールでのご挨拶となり恐縮です。

鈴木様とは、何度かお食事もさせていただきまして、仕事だけでなく
プライベートの話までできるほどにお付き合いが深まったことは、
私としても大変嬉しく思っております。
この度は、担当変更に伴い、ご迷惑をおかけしますが、
引き続きこのご縁を大切にして参りたいと思っております。

翌月からは、Ccに入れております清水一郎が担当させていただきます。
後日、清水からは改めてご挨拶にお伺いしますが、取り急ぎメールにてお知らせ申し上げます。

今後ともよろしくお願い致します。

ビジネスメールの例文④:イベントや勉強会などで出会った相手に送る挨拶

社会人になると、さまざまなイベントや勉強会に参加する機会があると思います。
その中で名刺交換をし、話が盛り上がって、今後のお付き合いや交流に発展することもあります。
新たなビジネスチャンスや人脈を広げるためにも、そういった場で出会った方々に、ご挨拶のメールを送ることも大切です。

件名:マーケティング勉強会でのお礼

××株式会社
企画部
本田様

昨日のマーケティング勉強会にて名刺交換をさせていただきました、
○○株式会社の山下でございます。
その節はありがとうございました。
昨日は、大人数のイベントでしたので、深くお話しするお時間がなく大変残念でした。

勉強会のテーマにもありました、最新のマーケティングの取り組みについて
本田様のお話を伺いとても勉強になりました。
私自身も現在その分野の担当をしておりまして、ぜひまた詳しくお話を伺いたいと存じます。

これをご縁に今後ともどうぞよろしくお願い致します。
取り急ぎメールにて失礼いたします。

シーン別ビジネスメール例文:お礼編

ビジネスメールの例文⑤:商品・サービス注文のお礼

次は、商品購入やサービス申し込みをしていただいたお客様に対してお礼メールを送る場合のビジネスメールの例文です。
自社のサービスを買ってくれた人に対してそこで終わりではなく、しっかりと感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

件名:△△システムのお申込みのお礼

××株式会社
人事部
山田様

お世話になります。
株式会社○○営業部の田中と申します。

このたびは、弊社の△△システムをお申込みいただきまして、
誠にありがとうございます。

お申込みのシステムは、ご指定の期日までに導入できる見込みです。
導入に先立って従業員の方々への勉強会の開催やマニュアル整備など、
私もできる限りサポートしてまります。
その他、ご不明な点などございましたら、ぜひお気軽にご連絡いただければ幸いでございます。

今後とも、お客様のご期待に添えるよう精一杯の努力をして参ります。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

ビジネスメールの例文⑥:商談・打ち合わせのお礼

ビジネスでは、商談や打ち合わせをする機会も多くあります。相手から時間をいただいた場合は、その日のうちに、メールでお礼を伝えるようにしましょう。
また、商談や打ち合わせでの決定事項の確認や今後のタスクの確認も含めてメールを送る必要があります。さらに、質問や宿題をもらった場合は、できるだけ早く対応するようにしましょう。

件名:お打ち合わせのお礼

株式会社××
営業部
鈴木様

いつも大変お世話になっております。
○○株式会社営業部の田中です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
お打ち合わせにて、
・貴社における人事体制・制度構築への課題/改善点
・導入までのプロセス/運用体制の確保
を確認させていただきました。

また、数々の有益なご提言をいただきましたこと、大変勉強になりました。
本日いただいた課題を確認の上、今週金曜日までに回答を差し上げたいと思います。

もし、追加のご質問等がございましたら、合わせてお知らせください。
貴社の業務にお役に立てるよう全力で取り組みますので、
今後ともよろしくお願い申し上げます。

ビジネスメールの例文⑦:会食に行ったときのお礼

ビジネスでは、お客様やパートナー会社から会食に誘われ、ご馳走になるという機会もあります。
社内社外問わず、食事に連れて行ってもらった場合は、翌朝にお礼のメールを送りましょう。
また、次にお会いするときにも、もう一度「先日はありがとうございました」と口頭で一言お礼を伝えるのがマナーです。

件名:昨日のお食事会のお礼

××株式会社
営業部
鈴木様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中です。

昨晩はお食事会にて様々なご配慮、おもてなしをいただききまして
誠にありがとうございました。
また、図らずもご馳走になりまして、重ね重ねお礼を申し上げます。

仕事についての貴重なお話を伺え、大変勉強になりました。
美味しい食事とともに、鈴木様をはじめ皆様と、大変有意義な時間を過ごせました。

メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎお礼申し上げます。

シーン別ビジネスメール例文:お詫び編

ビジネスメールの例文⑧:遅刻する場合

社会人として遅刻は絶対にあってはなりません。しかし、やむを得ない理由で遅刻する場合、まずは相手に電話するのがマナーです。
もし電話に出なかった場合はメールで伝えましょう。

件名:お打ち合わせ遅刻のご連絡

株式会社××
営業部
鈴木様

お世話になっております。
株式会社○○の田中でございます。

今しがたお電話したのですが、お取り込み中のようでしたのでメールにて失礼いたします。
本日、○○時にお約束いただいておりましたが、現在、山の手線で車両のトラブルが発生し、
お約束の時間までにお伺いすることが難しい状況です。
運転は再開されましたが、貴社への到着は15分ほど遅れてしまいます。

お忙しい中お時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
何卒ご寛容くださいますようお願い申し上げます。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、お詫びとご報告をさせていただきます。

ビジネスメールの例文⑨:欠席する場合

ビジネスでは、お客様からパーティーや、セミナーのお誘いを受けることもあります。
そのような日程が変更できない場面で、自分が参加できないときは丁寧にお詫びのメールを送りましょう。
参加したかったという意思を伝えることが重要です。

件名:ビジネスセミナーの欠席について

××株式会社
総務部
佐藤様

株式会社○○総務部の斎藤です。
いつも大変お世話になっております。

この度はビジネスセミナーのご案内をいただき、ありがとうございます。

しかしながら今回は、どうしても外せない用事があり出席できかねます。
せっかくのお誘いにも関わらず大変申し訳ございません。

今後このような機会がございましたら、その際はぜひ出席させていただきたく思います。
何卒よろしくお願い致します。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎご連絡を申し上げます。

ビジネスメールの例文⑩:返事が遅れてしまった場合

基本的に、メールの返事は確認したらすぐに対応するのが鉄則です。
遅くても24時間以内には返信をしましょう。それよりも返信が遅れてしまった場合、お詫びの言葉を一言添えることも、ビジネスマナーです。

件名:Re:お見積り書の送付について

××株式会社
営業部
山田様

お世話になっております。
株式会社○○人事部の山本です。

先日は、お見積を頂戴しまして、ありがとうございました。
本件につきまして、社内の稟議に時間がかかっており、
お返事が遅くなりまして申し訳ありません。

頂戴しましたお見積り内容で問題ありませんので、
発注書をお送りいただけますようお願いできますでしょうか。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、ご連絡を申し上げます。

ビジネスメールの例文⑪:ご意見・お叱りに対するお詫び

お客様から商品に対して、また対応に対してご意見やお叱りを受けることもたまにはあるでしょう。
その際は、すぐに直接謝罪するのがマナーです。

直接謝罪ができない場合は、電話をします。電話もつながらない場合は、メールでお詫びの言葉を伝えることが必要です。
お客様から自社のサービスについての意見をいただいた際のお礼メールは以下のように送ります。

件名:Re:納品された商品について

××株式会社
総務部
佐藤様

○○株式会社 営業本部の田中です。
この度は、ご注文とは違う商品が納品されていたとのこと、誠に申し訳ありません。
社内処理の段階で手違いがあり、このような事態となってしまいました。

今回ご注文いただきました△△については、今しがた発送を致しましたので、
数日内にお届けできるものと思います。

今後はこのようなことがないように、社内体制を見直すとともに
より一層努力してまいりますので、今後ともお付き合いの程よろしくお願い致します。

メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎ、お詫び申し上げます。

シーン別ビジネスメール例文:依頼編

ビジネスメールの例文⑫:請求書送付の依頼

ビジネスでは、見積書・発注書・請求書・契約書など、いろいろな書類をやり取りするシーンがあります。Webで完結するものも増えてきていますが、まだ紙でやり取りするケースが多いのも事実です。

例えば、こういったやり取りの中で、必要な書類が届いていないということもあります。その場合は、相手が一方的に悪いという言い方ではなく、事実と理想を伝え、相手に依頼をする必要があります。
その際も今後のお付き合いも考えて、丁寧な対応を心掛けましょう。

××株式会社
営業部
鈴木様

平素より、大変お世話になっております。
株式会社○○ 総務部の佐藤です。

早速ですが、5月18日付で貴社より納品をいただきました△△について
請求書が同封されているということでしたが、同封資料の請求書が見当たらず、
ご連絡させていただきました。

こちらの確認不足でしたら誠に申し訳ありませんが、請求書をお送り
いただけますようお願いします。

なお、こちらの請求書は今週中に社内の処理を進めないといけないため、
早急にご対応いただけますようお願い致します。

▼送付先
〒000-0000
東京都新宿区~~~~~
株式会社○○
総務部
田中 太郎宛

ビジネスメールの例文⑬:アンケートの依頼

今後のサービスの質の向上のため、お客様に対してアンケートを依頼するシーンです。
簡単な概要と、アンケートに答えるメリット、回答方法などを端的に説明する必要があります。

件名:アンケートのお願い

株式会社○○斎藤です。
いつも、弊社の△△△をご利用いただき、誠にありがとうございます。

さて、この度、弊社では皆様に、より満足いただけるサービスを提供するためアンケートを実施いたします。
2分ほどの簡単なアンケートですので、ご協力いただければ幸いです。

なお、ご協力いただいた方にはもれなく、図書カード500円分を贈呈いたします。
アンケートに回答する場合は、下記のURLをクリックしてください。

■アンケート
https://URL

■回答期限
20XX年6月30日 18:00

なお、いただいた回答および個人情報につきましては、
弊社のプライバシーポリシーに従い、厳重に管理いたします。

皆様の貴重なご意見をお待ちしております。

ビジネスメールの例文⑭:打ち合わせの日程調整の依頼

営業活動の始まりはお客様との接点を作ることです。そのためにアポイントを取り付け、自社の商品やサービスが、どのようにお客様に活かせるのか説明する必要があります。
アポイントを取るときは、お客様が返信しやすいよう、具体的に日程の候補をいくつか提示することが重要です。

件名:打ち合わせの日程調整のご依頼

××株式会社
総務部
佐藤様

いつも△△システムをご利用いただき誠にありがとうございます。
株式会社○○営業部の田中です。

来月より、弊社の△△システムに◎◎という機能が追加される予定です。
この機能により、貴社の◇◇において業務効率化を期待できるものと思っております。
つきましては、直接ご説明申し上げたく、お時間をいただければ幸いに存じます。

こちらに候補日を提示させていただきますので、佐藤様のご都合のよい日時を
ご指定いただけますでしょうか。

6月5日(火)10:00~15:00
6月6日(水)13:00~16:00
6月8日(金)10:00~14:00

ご都合が合わない場合は、2〜3候補日をお知らせいただけまでしょうか。
お忙しいとは思いますが、今週中にご予定を伺えれば幸いです。

ビジネスメールの例文⑮:日程の変更

仕事をしていると思わぬ仕事や緊急の仕事などで、急遽予定が変わってしまうこともあります。

もともと決めていた日程を変更をする場合は、相手に迷惑をかけることになるので、お詫びをした上で、日程変更の依頼をしましょう。
その場合、自分から新たな日程の候補を出したうえで、相手から希望がある場合はできるだけそれに沿うようにしましょう。

件名:お打ち合わせの日程変更のお願い

××株式会社
総務部
佐藤様

お世話になっております。
株式会社○○営業部の田中です。

5月15日(月)15:00より予定しておりました打合せの件についてですが、
急遽どうしても外せない会議が入ってしまい、再調整をお願いしたくご連絡いたしました。
大変申し訳ございませんが、こちらの日程より佐藤様の都合のよい日時を
ご指定いただければと存じます。

5月15日(月)10:00~13:00
5月16日(火)12:00~16:00
5月19日(金)11:00~15:00

もしお忙しい場合は、また別日を提案していただければと思います。
ご迷惑をおかけして大変恐縮ですが、ご検討の程よろしくお願い致します。

シーン別ビジネスメール例文:質問編

ビジネスメールの例文⑯:質問

相手に質問をする場合は、だらだらと文章で書いたら何が聞きたいのかわかりづらいです。
そのため、箇条書きなどを使い端的に分かりやすく書くことが重要です。

また、返事はいつまでしてほしいのかを明記すれば相手も返事をしやすいので、相手に答えてほしい内容を想定した上で質問をメールしましょう。

件名:△△の購入に関するご質問

××株式会社
営業部
鈴木様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中です。
先日、お見積りをいただきました△△ですが、購入を前向きに検討しておりまして
3点ご質問させていただきたく思います。

・納品場所について、1カ所ではなく複数の場所を指定することは可能でしょうか。
・今回の購入後で対応可能なサポート内容・期間をお知らせいただけますでしょうか。
・商品購入とは別で、製品サポートをお願いする場合の費用・期間などお教えいただけますでしょうか。

以上です。
急ぎではありませんが、できれば今週末までにもお返事をいただければ助かります。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

正しいビジネスメールを使えるようにしよう

いかがでしたか。
メールは社内社外問わずよく使われるコミュニケーションツールです。
しかし、メールは対面や電話よりも感情や気持ちが伝わり辛いです。
そのため、最低限の相手への敬意として、正しい敬語を使ったり、ミスがないかなどを念入りに確かめなければなりません。
また、メールの返信はすぐにしたり、できるだけ短く分かりやすい文章にまとめるなど相手を意識して作成することが必要です。
ビジネスメールのマナーを意識して失礼のないメールを送りましょう。

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