EDIとは|EDIを導入するメリットとデメリットを解説!

EDIとは、契約などに用いられる文書を電子データに置き換え、Web上でやり取りするためのシステムのことです。EDIを活用することによって企業間のさまざまなやり取りを簡略化し、効率よく取引を進めることができます。
この記事では、そんなEDIについて解説するとともに、EDIを導入するメリットやEOSとの違いについてなどを紹介します。取引の工数を削減したいと考えている方はぜひ参考にしてみてください。

更新日:2020.2.14

EDIとは

EDIとは
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EDIとは、「Electronic Data Interchange」の頭文字を取った言葉です。ここでは、EDIとはどんなシステムのことを指すのかを解説します。

EDIとは

EDIとは、これまで紙で作成した注文書や発注書、請求書などの文書を電子データに置き換えて、インターネット上で企業間のやりとりをすること、またそのためのシステムや仕組みのことを指します。EDIは物流や金融などを中心に、さまざまな業界で使われています。
従来は人の手でおこなっていた業務をPCが自動でおこなってくれるため、メールや文書、FAXも全て電子データとして扱うことができ、紙で管理する場合にかかる工数を大幅に削減することができます。

Web-EDIとは

Web-EDIとは、インターネットを通じてEDIをおこなうことができるシステム、およびそのための仕組みのことを指します。これまでのEDIは専用のソフトを導入して利用する場合がほとんどでしたが、Web-EDIではその必要がありません。ブラウザさえあれば稼働させることができるため、面倒なインストール作業は不要です。また、その多くがクラウド型であることも特徴の1つです。

EDIを導入するメリット

EDIを導入するメリット
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EDIを導入することでさまざまなメリットがあります。ここでは、EDIを導入することでどんなメリットが得られるのかを紹介します。

取引業務を効率化できる

EDIを導入することによって、これまで受注や発注、契約の際に必要であった書類の作成、送付、管理システムへの入力へといった作業にかかる時間を削減することができます。このような業務を効率化することで、従来よりもスムーズな取引をおこなうことができるようになります。そのため、アプローチする顧客を増やすことができたり、ほかの業務に時間を割くことができるようになったりするといったメリットがあります。
さらに、これまで取引に使っていた時間が空くことで、人の手でしかおこなえない業務に取り組むことができ、よりクリエイティブ性が求められる業務に時間を投資することができたり、さらに取引を効率的におこなうためにはどうすればいいか考えたりすることもできます。
EDIを導入することで、取引業務の効率化および従業員の業務時間の有効活用が図れるでしょう。

取引業務を効率化するという点では、Web請求書システムを活用することもできます。こちらも気になる方は以下の記事をご覧ください。

作業ミスを減らせる

多くの企業と受発注に関するやり取りをしていると、どうしてもミスは起こってしまうでしょう。
しかしEDIを導入することで、発注や伝票処理などが人の手作業ではなく電子データによる自動処理となるため、人の手作業によって起こるミスを削減することができます。手作業によるミスが少なくなることで、見落としや二重計上などのミスをチェックするための時間や工数を削減することもできるようになります。

コストを削減できる

近年では、多くの企業がWeb-EDIを導入しています。Web-EDIを導入することでコストを抑えて業務を効率化することができるため、これまでその業務にかかっていた人件費、雑費などのコストを大幅に削減することができます。あわせて、Web-EDIはブラウザ上で使えるため、それぞれのPCに特別なソフトをインストールする必要がないため、管理や保守にかかる手間を省くこともできます。
そのため、多くの従業員を抱えて人件費を払い続けるよりも、Web-EDIを導入して取引に関する雑務を一括管理した方が効率的であり、金銭的なコストを抑えることにもつながるでしょう。

EDIを導入するデメリット

EDIを導入するデメリット
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これまで、EDIを導入するメリットを紹介してきました。EDIは業務効率化につながるというメリットがあるものの、デメリットも存在します。ここでは、EDIを導入するデメリットを解説していきます。

取引先と共同で導入する必要がある

EDIを導入するときは取引先の業者にもEDIを導入してもらわなければ、書類データを電子情報としてやり取りすることが出来ないことがあります。そのため、取引先の理解を得て共同で導入することになります。
EDIを導入することで業務を大幅に効率化することができますが、取引先も紙でのやり取りに課題を感じていない場合、導入を実現することができません。また、取引先の一部がEDIの導入を承認しれたとしても、ほかの取引先が承認しなかった場合、電子データと紙の書類を別々に管理に手間がかかってしまいます。

取引が少ない企業にとってはコストになる

取引先が多く書類を作成する機会が多い企業であれば、書類作成にかかる時間や紙の印刷代を大幅に削減することができます。一方、取引先が少ない企業であれば、もともと書類作成にかかる時間や紙の印刷代がそこまで多くなく、EDIを導入するコストの方が高くつく可能性があります。
自社にEDIを導入することでどのくらいの作業時間と印刷コストを削減できるのか、あらかじめ洗い出してから導入を検討すると良いでしょう。

おすすめのクラウド型EDIシステム2選

これまで、EDIを導入するメリットやデメリットを紹介してきました。ここでは、おすすめのクラウド型EDIシステムを紹介します。
「クラウドが何か分からない・・・」という方はこちらをご覧ください。

スマクラ

スマクラ
HPより

➤公式サイトでチェック

スマクラは一般社団法人である日本スーパーマーケット協会が提供しているEDIシステムです。スマクラは、「素早く」「間違いなく」「くまなく」「楽々」の頭文字をもじって名づけられています。
一部の取引先にだけFAXで取引情報を送信することができるため、取引先がEDIを導入していない場合でも対応することができます。

OpenText B2B Managed Services

OpenText B2B Managed Services
HPより

➤公式サイトでチェック

OpenText B2B Managed Servicesは、カナダに本社を構えるオープンテキスト社が提供するEDIシステムです。
BtoB事業者が取引の際に作成する書類を電子データで管理することができます。また、ERPやTMSなどのシステムと連携することもできます。

パッケージでもつかえるEDIシステム

これまで、インターネット経由で利用するクラウド型のEDIシステムを紹介しました。ここではパッケージ版でも提供しているEDIシステムを紹介しています。パッケージ版は製品をインストールして利用するため、クラウド型のシステムと比べて情報の堅牢性が高いと言えます。

Edigate/Post

Edigate/Post
HPより

➤公式サイトでチェック

Edigate/Postは大興電子通信社が提供するEDIシステムです。
Edigate/Postでは、仕入先はインターネット環境さえあれば利用できるため、クライアントに対して負担をかけてしまう懸念を払拭することができます。また、SSL通信で暗号化して電子データをやり取りできるため、安心して利用することができます。

EDIとEOSの違い

EDIとEOSの違い
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EDIとよく似たシステムに、EOSというものがあります。この2つは混同されがちですが、それぞれ異なる機能を持っているシステムです。ここではEDIとEOSはそれぞれ何が違うのか、その違いを紹介します。

EOSとは

EOSとは、「Electronic Ordering System」の略であり、電子発注システムのことを指します。主に小売業者が受発注をおこなう際に活用されるシステムです。棚札のバーコードや注文データを読み取って送ったり、基本的に発注と受注に関する作業の効率化を目的として使われるシステムです。

EDIとEOSの違いは

EOSは、EDIの機能の一部です。EDIが伝票や支払などの機能を総括的に備えているのに対して、EOSは受発注に関する機能のみを取り扱っています。EDIは企業と取引する際に使われますが、EOSは小売店舗で受発注のみをおこなう際に使われるシステムです。

EDIを導入して業務効率化へ!

EDIを導入することで、効率よくBtoB取引業務を推し進めることができるでしょう。また、近年ではクラウド型のEDIも普及しているため、非常に導入しやすい環境が整っています。ぜひEDIを導入して、企業間のやり取りを効率化してみてはいかがでしょうか。

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