予約管理システムとは?無料で使える予約管理システム・アプリ8選

予約管理システムは予約管理にかかる業務を効率化してくれるシステムです。
近年では作業を効率化させるだけでなく、24時間365日自動で予約管理ができるようにしたり、集客力を向上させたりするためにも利用されています。
今回は、そんな予約管理システムについて詳しく説明していきます。

予約管理システムとは?

予約管理システムとは?
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予約管理システムとは、Webの予約ページや電話、メール、FAXなどから集まった予約情報を一元的に管理するためのシステムです。
これまで予約台帳などを使って手作業で管理してきた予約情報を予約管理システムによって一元化することで、予約情報の処理にかかる作業を減らしたり、予約情報の重複によるトラブルを回避したりすることができます。

業種や利用目的によって異なる予約形式

一括りに予約をするといってもさまざまな予約のスタイルがあります。
飲食店や会議室を予約するように日付と時間帯を指定して予約する場合や、英会話教室やフイットネスクラブなどのように決まった時間やプログラムに対して予約をする場合もあるでしょう。

また、歯医者やネイルサロンなどのように場所や人、時間など複数の条件を指定して予約をおこなう場合もあります。
予約管理システムは予約の形式に応じてさまざまなタイプのシステムが用意されているので、業種や利用目的に応じて使い分けることができます

予約管理システムのメリット

予約管理システムのメリット
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予約管理システムを活用することで予約管理の業務を効率化することができるだけでなく、機会損失を防いだり集客へ活用したりすることもできます。
ここからは、予約管理システムのメリットについて紹介していきます。

機会損失の減少

電話やメール、FAXなどによる予約受付は予約に対応するための人手が必要となるため、多くの人手を割けない店舗などでは予約受付の時間が限られていました。
そのため、予約の意思があっても受付時間外で予約ができないというように見込み顧客を逃してしまっていた可能性があります。
しかし、予約管理システムを導入することで24時間365日の自動予約対応が可能になるため、時間的制約によって失っていた見込み顧客の損失を防ぐことができます

ミスが減る

予約管理システムを活用することによって、複数のデバイスから入る予約情報を一元的に管理できるようになります
そのため、情報入力のラグや記録の漏れが原因で生じるダブルブッキングや予約の見落としなどのミスを回避することができます。

顧客にとっての利便性が向上する

予約管理システムを導入することで顧客は自分の好きなタイミングで時間を気にせずに予約ができるようになります。
また、電話やメール、FAXなどで予約手続きをする際には日程調整や登録情報の確認など複数回顧客とやりとりをすることもあるため、企業側にとっても顧客にとっても手間がかかります。
しかし、予約管理システムは複数の日程候補を一気に表示できたり、情報の登録を1回で済ませたりすることができるので顧客にとっての利便性も向上します

業務効率が上がる

予約管理を手作業でするとなると手間がかかります。
予約が入ったら予約台帳で予約情報を照会して、日程調整をおこない、予約する相手の情報の登録をし、予約台帳に間違いがないように記載するといった作業が必要になります。
予約管理システムを導入することでこれらの作業を一貫して自動でおこなうことが可能です。
そのため、今まで予約管理に費やしてきた作業が減るので業務効率が上がります

顧客データの蓄積と活用ができる

予約管理システムでは顧客情報をデータとして蓄積したり分析したりすることが可能です
顧客データには、顧客の性別や年齢、サービスを利用した時期、利用金額、利用頻度などのデータがあり、市場調査やマーケティング施策の立案、サービスの質の向上などに活用することができます。
また、顧客の多い時間帯や少ない時間帯を分析することで、スタッフの配置や営業時間の調整などコスト管理へ役立てることも可能です。

キャンセルのリスクが減る

予約管理システムには、予約確定のタイミングや予約が近づいたタイミングでメールを自動送信する機能や予約を手元でいつでも確認できる機能などがあります。
そのため、予約忘れなどによるキャンセルを防止することができます
また、多くの予約管理システムはクレジットカード決済などによる事前決済の利用に対応しています。
万が一、キャンセルが起こってもクレジットカードからのキャンセル料を請求できるので無断キャンセルによるリスクを抑えることができます。

予約管理システムの機能

予約管理システムの機能
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ここまで、予約管理システムを活用することで得られるメリットを紹介してきました。
ここでは、予約管理システムが備えている機能について紹介していきます。

予約の一元管理

予約管理システムでは、Webの予約ページや電話、メール、Faxなどから入る予約情報を一元管理することができます。
また、予約の受付から日程調整、予約情報の記録、予約のリマインドなど予約管理に必要な一連の業務を一貫して管理することが可能です。

顧客データの管理

予約管理システムでは、顧客の基本情報はもちろん、来店した日付や時間、人数、頻度、予約したサービスのメニューなどの顧客データを管理することができます。
そして、集めた顧客データはCSVで出力して分析へ活用したり、予約管理システム上の簡易分析機能を利用して分析したりすることができます。

メールの配信

予約の確定や変更、キャンセルなどの予約業務に関する通知を自動で配信してくれます
また、メルマガの配信やクーポンの配信メール、誕生日メールなど顧客データを活用したメールの配信も設定することができます。

複数拠点における予約状況の一括管理

複数の拠点が存在する店舗、事業所の場合、拠点ごとに予約サイトを分けることがあります。
予約管理システムでは、これら複数の拠点の予約情報や顧客情報などをクラウド上で自動でまとめることができ、一括で管理することができます。

予約サイトの作成

Web予約のための予約ページのデザインや予約コンテンツの作成、予約サイトが上位に表示されるためのSEO対策などWeb予約ページの作成を容易にすることができます。

ほかのサービスとの連携

予約管理システムを外部連携することで集めた顧客データをより有効に活用したり、より多くの顧客に情報を発信したりすることができるようになります。
例えば、CRMシステムと連携した顧客管理やASP(※1)やSNS連携した新規顧客の獲得などの外部連携ができます。

※1:ASP
ASPとは、Affiliate Service Providerの略で、成功報酬型の広告掲載をしたいメディアとアフィリエイターを仲介するサービスです。

無料で使える予約管理システム5選

予約管理システムには多くの機能があり、うまく活用することでさまざまなメリットが得られます。
そうはいっても、実際にはどのような予約管理システムがあるか分からなかったり、どれを選んだらよいか迷ったりすることもあるかと思います。
そこで、ここからは無料の予約管理システムを紹介します。
有料の予約管理システムと比べて利用できる機能や設定できる予約フォームの数などが制限されることもありますが、予約管理システムを試してみたいという場合や予約管理システムを利用する目的に応じては十分に活用することができます。

AirRESERVE

AirRESERVE
HPより

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AirRESERVEはリクルート社が提供している予約管理システムです。
アカウント登録をすることで、予約管理に必要な基本機能をすべて無料で利用することができます。
予約者が好きな時間を選択して予約をすることができる「自由受付タイプ」と企業側が事前に予約枠を設定することができる「事前設定タイプ」の2つの予約枠タイプが用意されており、さまざまな業種に応用できます。
万全のセキュリティ対策されていたり、メールや電話での相談サポートを受けたりすることができるので安心して利用することができます。

SELECTTYPE

SELECTTYPE
HPより

➤ 公式サイトでチェック

SELECTTYPEはホームページ作成機能から予約フォーム、各種フォーム、顧客管理、メルマガ配信、お問い合わせ管理まですべての機能を無料で利用できるWebサービスです。
さまざまな職種に合わせて作られた豊富なテンプレートが用意されており、そのテンプレートを利用して簡単にホームページやフォームを作成をすることができます。
たくさん用意されたテンプレートに関しても、細かいデザイン設定が可能で自由度が高く、スマホに最適化したものもあるのでさまざまな場面で活用できます。

RESERVA

RESERVA
HPより

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RESERVAは登録事業者数が10万社もあり、多くの企業に利用されている予約管理システムです。
300以上の業種に対応しており、最新機能のリリースも豊富です。
また、Web登録と3分で済む簡易設定をするだけで無料で予約サイトを作ることができ、見やすいデザインと簡単な操作で運用できるので誰でも簡単に利用することができます。
英語や中国語、韓国語、タイ語などの多言語に対応しており、世界196カ国のタイムゾーンにも対応しているのでローカルビジネスにも活用することができます。

リザーブン

リザーブン
HPより

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リザーブンは、無料で使えるスマホ対応のクラウド型予約管理システムです。
メールアドレスもしくはFacebookアカウント登録をすることですぐに使い始めることができます。
また、スマホやタブレットを通じて24時間どこからでも予約情報を確認したりホームページを更新したりすることができます。

EDISON

EDISONE
HPより

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EDISONは、あらゆる業種・規模に対応できる予約管理システムであり、7種の予約タイプが提供されています。
無料のプランから多彩な機能を兼ね揃えた有料プランまで豊富なプランが用意されており、必要に応じたさまざまな機能を利用することができます。
パソコンが苦手な人でもわかりやすい操作画面であるため、初めて予約管理システムを利用をする人でも安心して使うことができます。
また、広告やSNSなど様々な外部ツールと連携することもできます。

無料で使える予約管理アプリ3選

予約管理システムはスマホやタブレットなどのアプリを通じて管理することもできます。ここでは、アプリで管理できる予約管理システムを3つ紹介します。

Coubic

Coubic
HPより

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Coubicは25万以上のサービスで導入されており、利用者の7割が売上アップを実感している予約管理アプリです。
スマホやタブレット上での簡単な操作で事前準備をすることなく、容易に導入できます。
また、予約管理業務の自動化だけでなく、自動メール送信や顧客管理、オンライン決済などさまざまな業務をサポートしています。

BrovalApp

BrovalApp
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BrovalAppは、iPadを使って電話や対面、インターネットからの予約を一元で管理できる予約管理アプリです。
BrovalAppが提供するほかのアプリと連携することで、予約管理だけでなくiPadで注文を受けたり、会計処理をしたりなど、注文から会計までをワンストップで運用することができます。

また、精度の高いアンケートや集客につながるクーポンをiPad上で作成して配布することできます。
BrovalAppの予約管理アプリ自体は無料でダウンロードすることができますが、アプリケーションをダウンロードするためには、事前に有料のプライベートクラウドサーバー「BrovalBox」の導入が必要になります。

レストランボード

レストランボード
HPより

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レストランボードは、無料で利用できる飲食店向けの予約管理システムです。
メッセージ配信やホームページの作成、ネット広告配信など集客につながるコンテンツを増やしてくれる機能が豊富に搭載されています。
会計や売上分析が可能なPOSレジアプリ「Airレジ」と連携し、会計データと一緒に管理したり、顧客情報を活用したメニューを提案したりすることもできます。

予約管理システムを導入して業務効率と集客力の向上を!

今では多くの店舗・事業所がインターネット上で24時間365日予約をすることができる時代です。
予約管理システムを活用することによって時間にとらわれない予約管理を実現するだけでなく、業務効率を上げたり、顧客データや外部との連携を通じて集客力を向上させることもできます。
今回は無料の予約管理システムも紹介しました。これを機に一度予約管理システムを試してみてはいかがでしょうか。

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