文書管理とは?導入のメリットと注意点、5つのおすすめのシステムを紹介

企業にとって文書を適切に管理することは、セキュリティ対策や業務の効率性を高めるうえで、非常に重要なことです。
そのなかで、活用されているのが文書管理システムです。
今回は、文書管理システムのメリットや機能、導入するうえでの注意点と合わせておすすめの文書管理システムを紹介していきたいと思います。

文書管理とは?

文書管理とは、社内で共有が必要な文書の活用から保管、保存、破棄までの一連の管理をおこなうことです。
文書を紙で管理する場合、保管するスペースを使うだけではなく、目的の文書を見つけ出すまでに時間がかかります。また、文書を見つけ出したとしても「誰がいつ編集したのか」「最新の書類はどれなのか」といったことが起こりやすいです。

2017年におこなわれたコクヨ社の「紙書類を探す行為に関する調査」によると、1日のうちで書類を探す時間が1人あたり平均20分という調査結果が出ています。これは、1年間に換算すると約80時間に相当する時間となります。

このように文書を紙で管理する場合、文書を探すことに多くの時間を費やすことになります。
文書管理システムを活用することで、文書を電子データで管理でき、書類を探す時間を削減することができます。

文書管理システムとは?

文書管理システムとは、電子化した文書を保管するためのシステムです。
業務で必要な文書を電子化して保管することで、適切に管理することができます。そんな文書管理システムには、文書を管理するための機能がいくつか備わっています。

文書管理システムの機能①:検索機能

検索機能とは、システム内に格納された膨大な文書のなかから、目的の文書を探し出す機能です。検索方法は、ファイル名やファイルサイズなどの基本情報、関連文書、属性、申請内容などのさまざまな情報から検索することができます。また、システムによってはもっと高度な検索機能が備わっていることがあります。
これらの検索方法を必要に応じて使い分けることで、目的の文書を素早く探し出すことができます。

文書管理システムの機能②:アクセス権限機能

アクセス権限機能とは、文書やフォルダ単位で特定の人にしかアクセス・閲覧・編集ができないようにする機能のことです。
権限を持っている人しかアクセス・閲覧・編集をすることができなくなるため、データの引き抜きや盗難・漏洩などのリスク減らすこにつながります。
このように、アクセス権限機能で文書やフォルダにアクセスできる社員を限定することで、文書やフォルダを安全に管理することができます。

文書管理システムの機能③:ログ管理機能

ログ管理機能とは、いつ誰が操作したのかという履歴を残し、それを辿ることができる機能です。
この機能を使えば、社員のログイン履歴や登録した文書の閲覧・編集履歴を辿ることができます。
データの紛失や文書の改ざんがあった場合などに、従業員の使用履歴から、いつ誰が何をしたのかを把握することができます。

文書管理システムの機能④:ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、各種申請における承認のプロセスと決裁業務を自動化できる機能です。
申請から決裁までのプロセスを設定して、システム上で承認を得られるようにすることができます。また、申請から決裁までのプロセスは申請内容に合わせた設定が可能となります。

文書管理システムの機能⑤:保存・印刷の制限機能

保存・印刷の制限機能は、システム内に登録された文書のダウンロードや印刷をできないようにする機能です。
「社内で特定の人だけに印刷許可を与えたい」「取引先に文書を渡すが印刷はされないようにしたい」などの状況に応じて活用します。そうすることで、文書を外部に漏洩させるリスクを減らし、より高いセキュリティを保つことができます。

文書管理システムのメリット

そんな文書管理システムですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか?
ここでは、文書管理システムのメリットをいくつか紹介していきます。

文書管理システムのメリット①:文書の検索が簡単にできる

文書管理システムには、標準的に検索機能が備わっています。文書のタイトルや作成者から文書を探すことができます。
システムによっては、複数ファイルや文書内の文字から検索できる全文検索機能が備わっています。
全文検索機能は、複数のファイルをまとめて検索することができるため、ファイルを1つずつ開いて文書を探す検索機能に比べて、手間がかかりません。

このように文書管理システムを活用することで、今までかかっていた文書を探す手間を省くことができ、業務効率の向上を期待することが可能です。

文書管理システムのメリット②:文書を紛失するリスクを減らすことができる

文書を紙で管理する場合は、フォルダなどに書類を入れて管理をします。
しかし、必要な書類が管理から漏れていたり、フォルダの中に入れたのに見当たらなかったりということがあります。このような場合、書類の探しようがありません。
文書管理システムでは、フォルダのなかに文書が見当たらなくても、検索機能を使い目的の文書を探し出せる可能性があります。また、バックアップ機能が備わっているシステムであれば、一定時点にデータを復元することができるため、誤って削除した場合でも探し出すことが可能です。

文書管理システムのメリット③:複数人で文書の閲覧・編集ができる

文書管理システムのなかには、複数人で1つの文書を閲覧・編集できるシステムがあります。
共同編集機能が備わっていないシステムでは、文書のダウンロードをして編集をおこない、再びシステムに保存するという手間が生じてしまいます。
しかし、この機能が備わっていれば、編集した箇所がリアルタイムで更新されるため、スムーズに仕事を進めることができます。また、仕事の属人化を防ぐことにもつながります。

このように複数人で文書の閲覧・編集をおこなう機会が多い場合は、共同編集が可能なシステムをおすすめします。

文書管理システムのメリット④:ワークフローによる承認プロセスの効率化ができる

会社によっては、各種申請書や稟議書などの承認プロセスやオペレーションが複雑な場合があり、申請ごとに承認プロセスを認識することが大変です。
ワークフロー機能が備わっている文書管理システムでは、管理者が申請ごとに承認プロセスを設定することができます。そこで設定した承認プロセスをもとに、申請者は各種申請書や稟議書などの申請をおこないます。
申請後、申請者は次に誰の承認を得れば良いのかがわかったり、誰の承認が停滞しているのかを把握したりすることができます。また、電子承認が可能となるため、はんこの用意や申請書類の管理が不要になり、承認者の負担が軽減されます。

このように、申請ごとに承認プロセスを設定をおこなうことで、業務を効率化させることができます。

文書管理システムを導入するうえでの注意点

ここでは、文書管理システムを導入するうえでの注意点について紹介します。
最適なシステムを導入するためには、これらの注意点を押さえていきましょう。

文書管理システムを導入するうえでの注意点①:システムの保存容量に合わせて文書を取り込む必要がある

文書管理システムを活用する際は、システムの保存容量に合わせて文書を取り込む必要があります。
文書管理システムのなかには、従量課金のシステムがあります。そのため、保存する文書の量が多ければ利用容量の増加に伴うコストが増加してしまいます。
そのため、全ての文書を取り込むのではなく、事前に取り込む文書を決めたうえで保存することが重要となります。

文書管理システムを導入するうえでの注意点②:移行データの整理とバックアップをする必要がある

文書管理システムの導入は、既存で使っていたシステムから移行することもあれば、新たにシステムを導入する場合もあります。システムを移行する場合は、以前のシステムに蓄積していたデータの取り扱いについて検討する必要があります。
いくら、文書管理のルールを敷いていたとしても、不要なデータを蓄積していることがあります。こういったデータを取り除いてから、データを移行しないと、余分に費用がかかってしまいます。
システムを移行するときは、必要なデータと不要なデータに選別し、必要なデータのみを移行するようにしましょう。
とはいっても、不要なデータを破棄するわけではありません。新システムを導入した後でも、以前のデータを確認したいということがあるため、バックアップとして一定期間保存をしておきましょう。

新たにシステムを導入する場合は、こういった以前のシステムについて気にかける必要はないため、導入の負担が少しは軽くなるでしょう。

文書管理システムを導入するうえでの注意点③:データの管理ルールを設ける必要がある

文書管理システムは、文書をすぐに探し出せるというメリットがあります。それを実現させるためには、常にデータの整理をおこなう必要があります。
データの整理をおこなうことで、運用を開始したときに目的の文書を探し出すことができます。
必要なときに必要な書類を探し出せるようにするためにも、読み込んだ文書をシステム導入時に整理して、その後も整理におけるルールを決めて運用するように心掛けていきましょう。

文書管理システムを導入するうえでの注意点④:重要な文書は原本保管もしておく

文書管理システムを導入したとしても、重要な文書は原本を保管しておいたほうがよいでしょう。
政府はペーパーレス化を推進し、電子文書の信頼性や有効性について法整備をおこなっていますが、ビジネスの現場に浸透しきっているとはいえません。
このような現状においては、紙の文書がなくなるということは考えにくいです。また、当然のことながら、電子データでの文書管理も絶対に安全というわけではありません。

このようなことからも、一部の重要な文書は紙で原本を保管しておくほうが望ましいでしょう。

おすすめの文書管理システム

最後におすすめの文書管理システムを紹介します。
文書管理システムの活用に向けて参考にしてみてください。

おすすめの文書管理システム①:楽々Document Plus

おすすめの文書管理システム
HPより

➤ 公式サイトでチェック

楽々Document Plusは、ペーパーレス化を促進して働き方改革を強力サポートする文書管理システムです。
文書は作成日や契約先、製品型番などの属性を付与して管理することができ、必要なときはスピーディーに検索や表示させることが可能です。また、タブレット端末(iPad、Android)からの文書の閲覧や承認ができるため、場所を選ばずいつでも利用することが可能です。

ペーパーレス化が促進されて、働き方改革に役立つ文書管理システムです。

システム名 課金形態 初期費用 月額費用

問い合わせ

ユーザー数・CPUライセンス

問い合わせ

問い合わせ

おすすめの文書管理システム②:Fleekdrive

おすすめの文書管理システム
HPより

➤ 公式サイトでチェック

Fleekdriveは、チャットでコミュニケーションを取りながら、文書を共同編集することができる文書管理システムです。
そうすることで、コミュニケーション不足によるミスを減らすことが可能です。
作成した文書には「いいね」のリアクションを付けることができ、いいねが多い順で文書を可視化させることができます。そうすることで、評価の高い文書の見分けがつくようになります。

コミュニケーションを取りながら共同で文書を編集したい人におすすめの文書管理システムです。

システム名 課金形態 初期費用 月額費用

Team

ユーザー数・GB数

500円~/1ユーザー

Business

ユーザー数・GB数

1,500円~/1ユーザー

Enterprise

ユーザー数・GB数

4,000円~/1ユーザー

おすすめの文書管理システム③:DOCUMENT MARK

おすすめの文書管理システム
HPより

➤ 公式サイトでチェック

DOCUMENT MARKは、シンプルでわかりやすいトップ画面が特徴で、10,000ページの書類を瞬時に表示できる文書管理システムです。
登録された文書はスマホやタブレットで閲覧することができ、それらの文書をCSV出力をして、ほかのシステムと連携させることが可能です。

14日間の無料トライアル期間があるため、お試しで一度試してみてもいいかもしれません。

システム名 課金形態 初期費用 月額費用

for クラウド

ユーザー数・GB数

ベースライセンス150,000円/10ユーザー・10GB+必須オプション50,000円~

ベースライセンス30,000円/10ユーザー・10GB+必須オプション12,500円~

for オンプレミス

ユーザー数

ベースライセンス500,000円〜/10ユーザー+必須オプション500,000円〜

ベースライセンス100,000円〜/10ユーザー+必須オプション100,000円〜(年間保守価格)

おすすめの文書管理システム④:NotePM

おすすめの文書管理システム
HPより

➤ 公式サイトでチェック

NotePMは、議事録や設計書、社内マニュアルなどのさまざまな文書を効率的に管理する文書専用の情報共有サービスです。
NotePMに登録された文書に、ページを見た人や閲覧時間などの既読情報が表示されるのが特徴です。また、人気チャットサービスのSlackやHipChat、ChatWorkと連携ができ、NotePM内でページ作成やコメント追加があった際に、チャットサービスに通知されます。

そのほかにも、コメント機能やマルチデバイス対応、言語切換などの機能が備わっています。これらの機能により、社内の情報共有をスムーズに進めることができます。

システム名 課金形態 初期費用 月額費用

スターター

ユーザー数・GB数

1,000円/3ユーザー・5GB

ベーシック

ユーザー数・GB数

3,600円/8ユーザー・10GB

スタンダード

ユーザー数・GB数

5,700円/15ユーザー・15GB

プラス

ユーザー数・GB数

9,500円/25ユーザー・25GB

プロ

ユーザー数・GB数

17,500円/50ユーザー・50GB

プレミアム

ユーザー数・GB数

30,000円/100ユーザー・100GB

おすすめの文書管理システム⑤:Documal SaaS

おすすめの文書管理システム
HPより

➤ 公式サイトでチェック

Documal SaaSは、文書の作成・承認から廃棄までの一連の流れを自動化できる文書管理システムです。
登録した文書は、あらかじめ有効期限を設定することにより、自動で破棄・削除が可能となります。また、文書は社外にむけた配信や承認をおこなうことができます。

社外と文書のやり取りが多い企業におすすめの文書管理システムです。

システム名 課金形態 初期費用 月額費用

パブリックSaaS

ユーザー数

300,000円

20,000円~

プライベートSaaS

ユーザー数

300,000円

30,000円~/10ユーザー

文書管理システムの導入を成功させるためには?

文書管理システムは、今までかかっていた書類を探し出す時間を削減し、紛失や盗難のリスクも減らすことができます。また、申請ごとに承認プロセスを設定することで、業務効率の向上へとつなげることができます。
ただ、このようなメリットがある一方で、紹介したいくつかの注意点があります。そのため、文書管理システムの導入を検討する際は、メリットだけに目を向けるのではなく、導入するうえでの注意点も事前に押えておくことが大切です。
そうすることで、導入後のギャップをなくし、導入失敗を防ぐことにつながっていくかもしれません。

公式Facebookページでもチェック最新記事をお届けします