文書管理とは?導入のメリットと注意点、5つのおすすめのシステムを紹介

企業にとって文書を適切に管理することは、セキュリティ対策や業務の効率性を高めるうえで非常に大切です。そのなかで活用できるのが文書管理システムです。
今回は、文書管理システムのメリットや機能、導入するうえでの注意点と合わせておすすめの文書管理システムを紹介していきたいと思います。

更新日:2019.12.25

文書管理とは

文書管理とは
©Stokkete – shutterstock

文書管理とは、社内で共有が必要な文書の保管から破棄までの一連の管理をおこなう業務のことです。
文書を紙で管理する場合、保管するスペースを使うだけではなく、目的の文書を見つけ出すまでに時間がかかります。また、文書を見つけ出したとしても「誰がいつ編集したのか」「最新の書類はどれなのか」といったことが起こりやすいです。

2017年におこなわれたコクヨ社の「紙書類を探す行為に関する調査」によると、1日のうちで書類を探す時間が1人あたり平均20分という調査結果が出ています。これは、1年間に換算すると約80時間に相当する時間となります。

このように文書を紙で管理する場合、文書を探すことに多くの時間を費やすことになります。
文書管理システムを活用することで、文書を電子データで管理でき、書類を探す時間を削減することができます。

文書管理規程とは

文書管理規程とは
©Cozine – shutterstock

文書管理では、文書管理業務をスムーズに、そして正確におこなうために文書管理規程というものを作成します。
文書管理規程とは、文書を管理するためのルールのことです。文書管理規程では文書の受付や作成、発送、保管や保存、破棄の方法をあらかじめ定めておきます。この規程を作成しておくことで、複雑な文書管理業務をマニュアル化することができ、文書を作成する側、文書を受付・保管する側双方の業務をスムーズにおこなうことにつながります。

文書管理システムとは

文書管理システムとは
©Poi NATTHAYA – shutterstock

文書管理システムとは、電子化した文書を保管するためのシステムです。
文書管理システムが登場するまで、一般的に文書は紙で管理していました。紙で管理すると用紙代やインク代、プリンタ代などさまざまな費用がかかってしまいます。また、紙の場合は検索で文書を抽出することができないため、欲しい情報に辿り着くまでに時間がかかってしまいます。
文書管理システムではこのような課題を解決して業務を効率化することができるため、近年多くの企業で導入されています。

文書管理システムの機能

文書管理システムの機能
©Rawpixel.com – shutterstock

ここでは、文書管理システムが持つ機能を紹介します。システムを導入する前に、文書管理システムでどのようなことができるのか、確認しておきましょう。

文書管理システムの機能①:検索機能

検索機能とは、システム内に格納された膨大な文書のなかから、目的の文書を探し出す機能です。ファイル名やファイルサイズなどの基本情報、関連文書、属性、申請内容などのさまざまな情報から検索することができます。また、システムによってはもっと高度な検索機能が備わっていることがあります。
これらの検索方法を必要に応じて使い分けることで、目的の文書を素早く探し出すことができます。

文書管理システムの機能②:アクセス権限機能

アクセス権限機能とは、文書やフォルダ単位で特定の人にしかアクセス・閲覧・編集ができないようにする機能のことです。
権限を持っている人しかアクセス・閲覧・編集をすることができなくなるため、データの引き抜きや盗難・漏洩などのリスク減らすことにつながります。
このように、アクセス権限機能で文書やフォルダにアクセスできる社員を限定することで、文書やフォルダを安全に管理することができます。

文書管理システムの機能③:ログ管理機能

ログ管理機能とは、いつ誰が操作したのかという履歴を残し、それを辿ることができる機能です。この機能を使えば、社員のログイン履歴や登録した文書の閲覧・編集履歴を辿ることができます。データの紛失や文書の改ざんがあった場合などに、従業員の使用履歴から、いつ誰が何をしたのかを把握することができます。

文書管理システムの機能④:ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、各種申請における承認のプロセスと決裁業務を自動化できる機能です。申請から決裁までのプロセスを設定して、システム上で承認を得られるようにすることができます。また、申請から決裁までのプロセスは申請内容に合わせて設定することができます。

文書管理システムの機能⑤:保存・印刷の制限機能

保存・印刷の制限機能は、システム内に登録された文書のダウンロードや印刷をできないようにする機能です。
「社内で特定の人だけに印刷許可を与えたい」「取引先に文書を渡すが印刷はできないようにしたい」などの状況に応じて活用します。
この機能を用いることで文書を外部に漏洩させるリスクを減らし、より高いセキュリティを保つことができます。

文書管理システムのメリット

文書管理システムのメリット
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そんな文書管理システムですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか?
ここでは、文書管理システムのメリットをいくつか紹介していきます。

文書の検索が簡単にできる

文書管理システムには、標準的に検索機能が備わっています。文書のタイトルや作成者から文書を探すことができます。
システムによっては、複数ファイルや文書内の文字から検索できる全文検索機能が備わっています。全文検索機能は、複数のファイルをまとめて検索することができるため、ファイルを1つずつ開いて文書を探す検索機能に比べて、大幅に手間を省くことができます。
このように文書管理システムを活用することで今までかかっていた文書を探す手間を省くことができ、業務効率の向上を期待することができます。

文書を紛失するリスクを減らすことができる

文書を紙で管理する場合は、フォルダなどに書類を入れて管理をします。
しかし、必要な書類が管理から漏れていたり、フォルダの中に入れたのに見当たらなかったり、ということがあります。このような場合、必要な書類にありつくことができません。
文書管理システムでは、フォルダのなかに文書が見当たらなくても、検索機能を使い目的の文書を探すことができます。また、バックアップ機能が備わっているシステムであれば、一定時点にデータを復元することができるため、誤って削除した場合でも探し出すことができます。

複数人で文書の閲覧・編集ができる

文書管理システムのなかには、複数人で1つの文書を閲覧・編集できるシステムがあります。共同編集機能が備わっていないシステムでは、文書のダウンロードをして編集をおこない、再びシステムに保存するという手間が生じてしまいます。
しかし、この機能が備わっていれば、編集した箇所がリアルタイムで更新されるため、スムーズに仕事を進めることができます。また、仕事の属人化を防ぐことにもつながります。
このように複数人で文書の閲覧・編集をおこなう機会が多い場合は、共同編集が可能なシステムをおすすめします。

申請ごとに承認プロセスを設定することができる

会社によっては、各種申請書や稟議書などの承認プロセスやオペレーションが複雑な場合があり、申請ごとに承認プロセスを認識することが大変です。
ワークフロー機能が備わっている文書管理システムでは、管理者が申請ごとに承認プロセスを設定することができます。
そこで設定した承認プロセスをもとに、申請者は各種申請書や稟議書などの申請をおこないます。申請後、申請者は次に誰の承認を得れば良いのかがわかったり、誰の承認が停滞しているのかを把握したりすることができます。また、電子承認ができるようになるため、判子の用意や申請書類の管理が不要になり、承認者の負担が軽減されます。
このように、申請ごとに承認プロセスを設定をおこなうことで、業務を効率化させることができます。

文書管理システムを導入するうえでの注意点

文書管理システムを導入するうえでの注意点
©takasu – shutterstock

ここでは、文書管理システムを導入するうえでの注意点について紹介します。最適なシステムを導入するためには、これらの注意点を押さえていきましょう。

システムの保存容量に合わせて文書を取り込む必要がある

文書管理システムを活用する際は、システムの保存容量に合わせて文書を取り込む必要があります。文書管理システムのなかには、従量課金のシステムがあります。そのため、保存する文書の量が多ければ利用容量の増加に伴うコストが増加してしまいます。
そのため、すべての文書を取り込むのではなく、事前に取り込む文書を決めたうえで保存することが重要になります。

システム移行時は不要なデータの削除とバックアップを保存する必要がある

文書管理システムの導入は、既存で使っていたシステムから移行することもあれば、新たにシステムを導入する場合もあります。
システムを移行する場合は、以前のシステムに蓄積していたデータの取り扱いについて検討する必要があります。いくら文書管理のルールを敷いていたとしても、不要なデータを貯めてしまっていることもあるでしょう。こういったデータを取り除いてからデータ移行をしないと、余分に費用がかかってしまいます。

システムを移行するときは、必要なデータと不要なデータに選別し、必要なデータのみを移行するようにしましょう。とはいえ、不要なデータを破棄する必要はありません。新システムを導入した後でも以前のデータを確認したいということがあるため、バックアップとして一定期間保存をしておくと良いかもしれません。

データの管理ルールを設ける必要がある

文書管理システムは、文書をすぐに探し出すことができます。ただ、それを実現させるためには常にデータの整理をおこなう必要があります。
データの整理をおこなうことで、運用を開始したときに目的の文書を探し出すことができます。必要なときに必要な書類を探し出せるようにするためにも、読み込んだ文書をシステム導入時に整理して、その後も整理におけるルールを決めて運用するようにしましょう。

契約書は原本も保管しておいたほうがいい

文書管理システムを導入したとしても、重要な文書は原本を保管しておいたほうがよいでしょう。

政府はペーパーレス化を推進し、電子文書の信頼性や有効性について法整備をおこなっていますが、ビジネスの現場に浸透しきっているとはいえません。このような現状においては、紙の文書がなくなるということは考えにくいです。
また、当然のことながら、電子データでの文書管理も絶対に安全というわけではありません。このようなことから、一部の重要な文書は紙で原本を保管しておくほうが望ましいでしょう。

無料で試せる文書管理システム5選

最後におすすめの文書管理システムを紹介します。
文書管理システムの活用に向けて参考にしてみてください。

おすすめの文書管理システム①:Fleekdrive

Fleekdrive
HPより

➤公式サイトでチェック

Fleekdriveは、チャットでコミュニケーションを取りながら、文書を共同編集することができる文書管理システムです。
そうすることで、コミュニケーション不足によるミスを減らすことができます。
作成した文書には「いいね」のリアクションを付けることができ、いいねが多い順で文書を可視化させることができます。そうすることで、評価の高い文書の見分けがつくようになります。

コミュニケーションを取りながら共同で文書を編集したい人におすすめの文書管理システムです。

プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

Team

ユーザー数・GB数

500円/1ユーザー

30日間

Business

ユーザー数・GB数

1,500円/1ユーザー

30日間

Enterprise

ユーザー数・GB数

4,000円/1ユーザー

30日間

おすすめの文書管理システム②:DOCUMENT MARK

DOCUMENT MARK
HPより

➤公式サイトでチェック

DOCUMENT MARKは、シンプルでわかりやすいトップ画面が特徴で、10,000ページの書類を瞬時に表示できる文書管理システムです。
登録された文書はスマホやタブレットで閲覧することができ、それらの文書をCSV出力をして、ほかのシステムと連携させることができます。

プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

for クラウド

ユーザー数・GB数

150,000円~

30,000円~

for オンプレミス

ユーザー数

500,000円~(ライセンス価格)

100,000円~(年間保守価格)

おすすめの文書管理システム③:NotePM

NotePM
HPより

➤公式サイトでチェック

NotePMは、議事録や設計書、社内マニュアルなどのさまざまな文書を効率的に管理する文書専用の情報共有サービスです。
NotePMに登録された文書に、ページを見た人や閲覧時間などの既読情報が表示されるのが特徴です。また、人気チャットサービスのSlackやHipChat、ChatWorkと連携ができ、NotePM内でページ作成やコメント追加があった際に、チャットサービスに通知されます。

そのほかにも、コメント機能やマルチデバイス対応、言語切換などの機能が備わっています。これらの機能により、社内の情報共有をスムーズに進めることができます。

プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

スターター

ユーザー数・GB数

926円

30日間

ベーシック

ユーザー数・GB数

3,333円

30日間

スタンダード

ユーザー数・GB数

5,278円

30日間

プラス

ユーザー数・GB数

8,796円

30日間

プロ

ユーザー数・GB数

16,203円

30日間

プレミアム

ユーザー数・GB数

27,778円

30日間

おすすめの文書管理システム④:Documal SaaS

Documal SaaS
HPより

➤公式サイトでチェック

Documal SaaSは、文書の作成・承認から廃棄までの一連の流れを自動化できる文書管理システムです。
登録した文書は、あらかじめ有効期限を設定することにより、自動で破棄・削除ができます。また、文書は社外に向けて配信することもできます。
社外と文書のやり取りが多い企業におすすめの文書管理システムです。

プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

パブリックSaaS

ユーザー数

300,000円

20,000円~

1カ月

プライベートSaaS 基盤サービス

ユーザー数

300,000円

240,000円~

1カ月

プライベートSaaS 運用サービス

ユーザー数

300,000円

30,000円~

1カ月

おすすめの文書管理システム⑤:楽々Document Plus

楽々Document Plus
HPより

➤公式サイトでチェック

楽々Document Plusは、ペーパーレス化を促進して働き方改革を強力サポートする文書管理システムです。
文書は作成日や契約先、製品型番などの属性を付与して管理することができ、必要なときはスピーディーに検索や表示させることができます。また、タブレット端末(iPad、Android)からの文書の閲覧や承認ができるため、場所を選ばずいつでも利用することもできます。

プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

問い合わせ

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文書管理の導入を成功させるためには?

文書管理システムは、今までかかっていた書類を探し出す時間を削減し、紛失や盗難のリスクも減らすことができます。また、申請ごとに承認プロセスを設定することで、業務効率の向上へとつなげることもできます。
このようなメリットがある一方で、紹介したいくつかの注意点があります。
そのため、文書管理システムの導入を検討する際は、メリットだけに目を向けるのではなく、導入するうえでの注意点も事前に押えておくことが大切です。
そうすることで、導入後のギャップをなくし、導入失敗を防ぐことにつながっていくでしょう。

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