文書管理システム30選を価格と機能で徹底比較!無料で試せるシステムも紹介

文書管理システムは、紙で文書管理する際に生じがちな書類の保管場所や書類を探すのにかかる時間といった問題を解決してくれます。今回は、そんな文書管理システムの価格と機能を徹底比較します。無料で試せ11個の文書管理システムを紹介しているので、どの文書管理システムを選ぶか迷っているという方はぜひ参考にしてみてください。

更新日:2020.5.7

文書管理システム価格別比較表

無料で試せる文書管理システム価格比較表

サービス名 プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

Fleekdrive

Team

ユーザー数・GB数

500円/1ユーザー

30日間

Business

ユーザー数・GB数

1,500円/1ユーザー

30日間

Enterprise

ユーザー数・GB数

4,000円/1ユーザー

30日間

SmartDB

Basic

ユーザー数

300,000円~

30日間

Professional

ユーザー数

600,000円~

30日間

COCOMITE

エントリー

ユーザー数・GB数

65,000円

22,000円

30日間

スタンダード

ユーザー数・GB数

65,000円

60,000円

30日間

Documal SaaS

パブリックSaaS

ユーザー数

300,000円

20,000円~

1カ月

プライベートSaaS 基盤サービス

ユーザー数

300,000円

240,000円~

1カ月

プライベートSaaS 運用サービス

ユーザー数

300,000円

30,000円~

1カ月

NotePM

スターター

ユーザー数・GB数

926円

30日間

ベーシック

ユーザー数・GB数

3,333円

30日間

スタンダード

ユーザー数・GB数

5,278円

30日間

プラス

ユーザー数・GB数

8,796円

30日間

プロ

ユーザー数・GB数

16,203円

30日間

プレミアム

ユーザー数・GB数

27,778円~

30日間

SPA

ユーザー数・GB数

300,000円

50,000円~

30日間

サーバーライセンス

3,795,000円

年額495,000円

Confluence

無料

ユーザー数

0円/1ユーザー

Standard

ユーザー数

600円~/1ユーザー

7日間

Premium

ユーザー数

1,190円~/1ユーザー

7日間

サーバー(オンプレミス)

ユーザー数

1,200円~

30日間

Data Center

ユーザー数

年額1,790,000円~

30日間

セキュアSAMBA

SMB-S20

ユーザー数・GB数

10,000円

5,000円

2週間

SMB-S100

ユーザー数・GB数

10,000円

15,000円

2週間

SMB-S500

ユーザー数・GB数

30,000円

35,000円

2週間

SMB-S1000

ユーザー数・GB数

50,000円

55,000円

2週間

SMB-P(カスタマイズプラン)

ユーザー数・GB数

お問い合わせ

お問い合わせ

デジサインTab

Lite版

ユーザー数・GB数

500円/台

30日間

SaaS版

ユーザー数・GB数

2,000円/台

30日間

booMo

ライト

GB数

年額120,000円

30日間

スタンダード

GB数

年額240,000円

30日間

プレミアム

GB数

年額480,000円

30日間

Working Folder

Working Folder 基本サービス

ユーザー数・GB数

3,500円

60日間

Working Folder Plus 基本サービス

ユーザー数・GB数

11,500円

60日間

クラウド型文書管理システム価格比較表

サービス名 プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

ActiveAssets

シンプルプラン

ユーザー数・GB数

50,000円

9,800円~

標準プラン

ユーザー数・ゲスト数・GB数

月額費用1カ月分

9,520円~

NsxpresⅡ原本管理サービス

お問い合わせ

問い合わせ

Library-Vision

お問い合わせ

問い合わせ

オンプレミス型文書管理システム価格比較表

サービス名 プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

楽々Document Plus

問い合わせ

問い合わせ

FileBlog

売り切りライセンス 30ユーザー

ユーザー数・文書数

171,000円~

28,500円~(年間保守サービス価格)

年間契約ライセンス 30ユーザー

ユーザー数・文書数

95,000円~

57,000円~(2年目以降)

QuickBinder

Standard版

ユーザー数

400,000円~

60,000円~(年額保守料)

Professional版

ユーザー数

600,000円~

90,000円~(年額保守料)

PROCENTER/C Lite

PROCENTER/C Lite

ユーザー数

510,000円~(ライセンス費用)

PROCENTER/C

ユーザー数

1,200,000円~(ライセンス費用)

Global Doc

お問い合わせ

問い合わせ

クラウド型とオンプレミス型が選べる文書管理システム価格比較表

サービス名 プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

MyQuick

MyQuickクラウド

GB数、IPアドレス数

300,000円

40,000円~

MyQuickオンプレミス

3,200,000円~

問い合わせ

EIMANAGER

オンプレミス

1,800,000円~

問い合わせ

クラウド

200,000円

年額960,000円

ASTRUX2.0

ASTRUX文書管理システム Ver2.x
1サーバーライセンス (初年度保守付)

622,500円

年額124,500円~

ASTRUX文書管理システム Ver2.x
1サーバーライセンス (5年保守付)

1,120,500円

ASTRUX SaaS

GB数

100,000円

25,000円

その他システム形態の文書管理システム価格比較表

サービス名 プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

OnBase

問い合わせ

問い合わせ

Cincom ECM

ユーザー数

問い合わせ

69,708円

文書デザイナー

問い合わせ

問い合わせ

文書管理機能も備えているグループウェア価格比較表

サービス名 プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

Garoon

クラウド版

ユーザー数

0円

~845円/1ユーザー

30日間

パッケージ版

ユーザー数

600,000円~

60日間

アカデミック/ガバメント版

ユーザー数

360,000円~

60日間

Office View

ユーザー数

問い合わせ

NI Collabo 360

パッケージ版

ユーザー数

58,000円~

30日間

クラウド版

ユーザー数

50,000円

360円/人

30日間

J-MOTTO

スタンダード

ユーザー数

0円

3,000円

ライト

ユーザー数

0円

年額20,000円

eValue V

お問い合わせ

問い合わせ

30日間

文書管理システム機能別比較表

無料で試せる文書管理システム機能比較表

サービス名 プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

Fleekdrive

Team

○(5人まで)

クラウド

Business

○(50人まで)

クラウド

Enterprise

○(50人まで)

クラウド

SmartDB

Basic

クラウド

Professional

クラウド

COCOMITE

エントリー

クラウド

スタンダード

クラウド

Documal SaaS

パブリックSaaS

クラウド

プライベートSaaS 基盤サービス

クラウド

プライベートSaaS 運用サービス

クラウド

NotePM

スターター

クラウド

ベーシック

クラウド

スタンダード

クラウド

プラス

クラウド

プロ

クラウド

プレミアム

クラウド

SPA

クラウド

パッケージ

Confluence

無料

クラウド

Standard

クラウド

Premium

クラウド

サーバー(オンプレミス)

オンプレミス

Data Center

オンプレミス

セキュアSAMBA

SMB-S20

クラウド

SMB-S100

クラウド

SMB-S500

クラウド

SMB-S1000

クラウド

SMB-P(カスタマイズプラン)

クラウド

デジサインTab

Lite版

タブレット支給

SaaS版

タブレット支給

booMo

ライト

クラウド

スタンダード

クラウド

プレミアム

クラウド

Working Folder

Working Folder 基本サービス

クラウド

Working Folder Plus 基本サービス

クラウド

クラウド型文書管理システム機能比較表

サービス名 プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

ActiveAssets

シンプルプラン

クラウド

標準プラン

クラウド

NsxpresⅡ原本管理サービス

クラウド

Library-Vision

クラウド

オンプレミス型文書管理システム機能比較表

サービス名 プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

楽々Document Plus

オンプレミス

FileBlog

売り切りライセンス 30ユーザー

オンプレミス

年間契約ライセンス 30ユーザー

オンプレミス

QuickBinder

Standard版

オンプレミス

Professional版

オンプレミス

PROCENTER/C Lite

PROCENTER/C Lite

オンプレミス

PROCENTER/C

オンプレミス

Global Doc

○(オプション課金)

オンプレミス

クラウド型とオンプレミス型が選べる文書管理システム機能比較表

サービス名 プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

MyQuick

MyQuickクラウド

クラウド

MyQuickパッケージ

オンプレミス

EIMANAGER

オンプレミス

オンプレミス

クラウド

クラウド

ASTRUX2.0

ASTRUX文書管理システム Ver2.x
1サーバーライセンス (初年度保守付)

オンプレミス

ASTRUX文書管理システム Ver2.x
1サーバーライセンス (5年保守付)

オンプレミス

ASTRUX SaaS

クラウド

その他システム形態の文書管理システム機能比較表

サービス名 プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

OnBase

パッケージ

Cincom ECM

文書デザイナー

文書管理機能も備えているグループウェア機能比較表

サービス名 プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

Garoon

クラウド版

クラウド

パッケージ版

パッケージ

アカデミック/ガバメント版

パッケージ

Office View

クラウド、パッケージ

NI Collabo 360

パッケージ版

パッケージ

クラウド版

クラウド

J-MOTTO

スタンダード

クラウド

ライト

クラウド

eValue V

オンプレミス

文書管理システムとは

文書管理システムとは
©Alexander Supertramp – shutterstock

文書管理システムとは、業務をおこなううえで必要な文書を電子化し、情報を効率よく利用・管理するためのサービスです。
紙で文書を管理していると、保管場所を確保する必要があったり、資料を探すのに時間がかかってしまったり、さまざまな問題が生じます。
文書管理システムは紙での文書管理で生じがちな課題を解決し、文書管理業務を効率化してくれます。以下では、文書管理システムを活用するメリットについて詳しく紹介していきます。

文書管理システムを導入することで得られるメリット

文書管理システムを利用するメリット
©Duncan Andison – shutterstock

文書管理システムには文書管理を効率化してくれる機能が搭載されています。上手く活用することで、これまで文書を探すのに費やしていた日々の無駄な時間を削減し、業務をよりスムーズにこなせるようになるでしょう。ここでは、文書管理システムのメリットをいくつか紹介していきます。

文書の検索が簡単にできる

文書管理システムには、標準的に検索機能が備わっています。文書のタイトルや作成者、作成日などから目的の文書を探すことができます。

システムによっては、複数ファイルや文書内の文字から検索できる全文検索機能が備わっています。全文検索機能は、複数のファイルをまとめて検索することができるため、ファイルを1つずつ開いて文書を探す検索機能に比べて、大幅に手間を省くことができます。

このように文書管理システムを活用することで今までかかっていた文書を探す手間を省くことができ、業務効率の向上を期待することができます。

文書を紛失するリスクを減らすことができる

文書を紙で管理する場合は、フォルダなどに書類を入れて管理をします。
しかし、必要な書類が管理から漏れていたり、フォルダの中に入れたのに見当たらなかったり、ということがあります。
こうなると、目的の文書を探し出す術がありません。文書管理システムでは、フォルダのなかに文書が見当たらなくても、検索機能を使い目的の文書を探すことができます。

また、バックアップ機能が備わっているシステムであれば、一定時点にデータを復元することができるため、誤って削除した場合でも探し出すことができます。

複数人で文書の閲覧・編集ができる

文書管理システムのなかには、複数人で1つの文書を閲覧・編集できるシステムがあります。共同編集機能が備わっていないシステムでは、文書のダウンロードをして編集をおこない、再びシステムに保存するという手間が生じてしまいます。
しかし、共同編集機能が備わっていれば、編集した箇所がリアルタイムで更新されるため、スムーズに仕事を進めることができます。また、仕事の属人化を防ぐことにもつながります。

このように複数人で文書の閲覧・編集をおこなう機会が多い場合は、共同編集が可能なシステムをおすすめします。

申請ごとに承認プロセスを設定することができる

会社によっては、各種申請書や稟議書などの承認プロセスやオペレーションが複雑な場合があり、申請ごとに承認プロセスを認識することが大変です。

ワークフロー機能が備わっている文書管理システムでは、管理者が申請ごとに承認プロセスを設定することができます。
そこで設定した承認プロセスをもとに、申請者は各種申請書や稟議書などの申請をおこないます。申請後、申請者は次に誰の承認を得れば良いのかがわかったり、誰の承認が停滞しているのかを把握したりすることができます。また、電子承認ができるようになるため、はんこの用意や申請書類の管理が不要になり、承認者の負担が軽減されます。

このように、申請ごとに承認プロセスを設定をおこなうことで、業務を効率化させることができます。

文書管理システムを導入することで生じるデメリットと対策

文書管理システムを導入することで生じるデメリットと対策
©takasu – shutterstock

ここでは、文書管理システムを導入する際のデメリットと対策を紹介します。対策をきちんと確認しておくことで、文書管理システムの効果を最大限に活かすことができます。導入前に必ずチェックしておきましょう。

システムの保存容量に合わせて文書を取り込む必要がある

文書管理システムを活用する際は、システムの保存容量に合わせて文書を取り込む必要があります。文書管理システムのなかには、従量課金のシステムがあります。そのため、保存する文書の量が多ければ利用容量の増加に伴うコストが増加してしまいます。

そのため、すべての文書を取り込むのではなく、事前に取り込む文書を決めたうえで保存することが重要になります。

システム移行時は不要なデータの削除とバックアップを保存する必要がある

文書管理システムの導入は、すでに使っていたシステムから移行することもあれば、新たにシステムを導入する場合もあります。

システムを移行する場合は、以前のシステムに蓄積していたデータの取り扱いについて検討する必要があります。
いくら文書管理のルールを敷いていたとしても、不要なデータを溜めてしまっていることもあるでしょう。こういったデータを取り除いてからデータ移行をしないと、余分に費用がかかってしまいます。

システムを移行するときは、必要なデータと不要なデータに選別し、必要なデータのみを移行するようにしましょう。
とはいえ、不要なデータを破棄する必要はありません。新システムを導入した後でも以前のデータを確認したいということがあるため、バックアップとして一定期間保存をしておくと良いかもしれません。

データの管理ルールを設ける必要がある

文書管理システムは、文書をすぐに探し出すことができます。ただ、それを実現させるためには常にデータの整理をおこなう必要があります。

データの整理をおこなうことで、運用を開始したときに目的の文書を探し出すことができます。必要なときに必要な書類を探し出せるようにするためにも、読み込んだ文書をシステム導入時に整理して、その後も整理におけるルールを決めて運用するようにしましょう。

契約書は原本も保管しておいたほうがいい

文書管理システムを導入したとしても、重要な文書は原本を保管しておいたほうが良いでしょう。

政府はペーパーレス化を推進し、電子文書の信頼性や有効性について法整備をおこなっていますが、ビジネスの現場に浸透しきっているとはいえません。このような現状においては、紙の文書がなくなるということは考えにくいです。

また、当然のことながら、電子データでの文書管理も絶対に安全というわけではありません。このようなことから、一部の重要な文書は紙で原本を保管しておくほうが望ましいでしょう。

文書管理システムを選ぶ際のポイント

文書管理システムを選ぶ際のポイント
©StunningArt – shutterstock

文書を適切に管理できる文書管理システムは、セキュリティ対策や業務の効率性を高めるうえで欠かせないシステムです。
ここでは、数ある文書管理システムのなかから自社に合ったシステムを選ぶためのポイントを紹介していきます。

これらのポイントを踏まえたうえで、システムを選んでいきましょう。

使いやすい操作画面であるのか

文書管理システムを活用する際は、使いやすい操作画面であることが大切です。

システムによっては、画面が操作ボタンやさまざまな情報であふれていることがあります。そのため、画面がシンプルでどこに何があるのかがわかりやすいシステムを選ぶことが重要となります。
使いやすいシステムを導入することで、社員への定着度合いを高めることができます。

必要な機能が備わっているのか

自社がおこないたい文書管理に対して必要な機能が備わっているかどうかは重要な選定ポイントです。
また、機能を比較する際にはサービスのプランに直接必要な機能が含まれているのか、オプションで追加料金が必要になるのかも確認しておくと良いでしょう。

具体的には以下のうような機能が備わっていると文書管理がより効率化します。システムを比較すする際にはチェックしておくと良いでしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能は各種申請書を電子化し、システム上で承認や稟議をおこなえるようにする機能です。

稟議や承認に利用した書類を直接、文書管理システムに格納して管理することができるようになるため、ワークフロー機能と同時に文書管理がおこなえるシステムを選ぶと大変便利です。

操作履歴保存機能

操作履歴保存機能は、文書に対する変更や更新を「誰が」「いつ」おこなったのかを記録する機能です。

操作履歴保存機能が備わっていることで、文書の編集や閲覧、ダウンロードなどの操作を監視することができるので、不正な文書の改ざんや持ち出しの抑止につながります。

オンライン共同編集機能

オンライン共同編集機能は、インターネット上で同時に文書を編集することができる機能です。

オンライン共同編集機能が備わっていれば、離れた拠点でも同一文書上での作業がおこなえるようになり、業務の共有がスムーズになります。

マルチデバイスに対応しているのか

文書管理システムのなかには、スマホやタブレットでも文書の閲覧・編集ができるマルチデバイス対応のものがあります。
マルチデバイスに対応していることで、外出先での作業が可能となり業務効率の向上につながります。

外出時に文書を扱う機会が多い場合、マルチデバイスに対応しているかどうかを確認しておくと良いでしょう。

自社に適する導入形態であるのか

文書管理システムの導入形態は、大きくクラウド型とオンプレミス型の2種類に分かれています。
それぞれの導入形態にメリット・デメリットがあるため、導入の際は自社に適するのはどちらかを見極める必要があります。

クラウド型は、自社での設置やメンテナンスが不要のため、利用コストを安くすることができます。しかし、クラウド型は従量課金のものが多いので、保存するデータが増えると、結果として利用料が膨らむことがあります。

一方でオンプレミス型は、自社でサーバーを購入・設置して、メンテナンスをする必要があるため、初期費用がかさみます。
また、自社内における専門性の高いスタッフの配置が必要になります。しかし、月々の運用費用は抑えられたり、社内ネットワークのみで利用したりすることができます。

それぞれの導入形態を把握したうえで、導入形態を決めていきましょう。

無料で試すことができるか

無料プランや無料のお試し期間で操作を試せるかどうかも確認しておくと良いでしょう。

無料期間を活用することで、いきなり有料プランを導入してみたらじつは使いにくかったといった事態や思い想定していた機能が搭載されていなかったなどといった事態を未然に防ぐことができます。
本格的な導入の前にお試し期間を活用しましょう。

無料で試せる文書管理システム11選

まずはじめに、無料で試せる文書管理システムを紹介します。

システムを導入するとき、実際に使ってみないとわからないことも多くあります。
システムを導入してから失敗に気付いても、なかなか新しいシステムに変更することは難しいです。
そのため、まずは無料で試せるシステムから検討してみると良いでしょう。

➤ 価格比較表をもう一度確認
➤ 機能比較表をもう一度確認

Fleekdrive

Fleekdrive
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 世界190カ国でさまざまな業種や規模の企業に利用されている
  • チャットをしながら文書をリアルタイムで共同編集ができる
  • 属性項目のカスタマイズで細かい分類ができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

Team

ユーザー数・GB数

500円/1ユーザー

30日間

Business

ユーザー数・GB数

1,500円/1ユーザー

30日間

Enterprise

ユーザー数・GB数

4,000円/1ユーザー

30日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

Team

○(5人まで)

クラウド

Business

○(50人まで)

クラウド

Enterprise

○(50人まで)

クラウド

SmartDB

SmartDB
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 商品企画からカスタマーサポートまであらゆる業務で活用できる
  • 10,000人を超えるワークフローに対応できる
  • 豊富な標準機能で最短1カ月でのシステム導入が可能
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

Basic

ユーザー数

300,000円~

30日間

Professional

ユーザー数

600,000円~

30日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

Basic

クラウド

Professional

クラウド

COCOMITE

COCOMITE
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 業務マニュアルの作成から共有までを一元管理する文書管理システム
  • スマホやタブレットでも文書の閲覧・編集ができる
  • 20カ国以上の多言語化が可能
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

エントリー

ユーザー数・GB数

65,000円

22,000円

30日間

スタンダード

ユーザー数・GB数

65,000円

60,000円

30日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

エントリー

クラウド

スタンダード

クラウド

Documal SaaS

Documal SaaS
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 文書の作成・承認から廃棄までの一連の流れを自動化できる
  • 有効期限を設定して文書を自動で破棄・削除することができる
  • 役職や部署に応じた柔軟なアクセス権限設定をおこなうことができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

パブリックSaaS

ユーザー数

300,000円

20,000円~

1カ月

プライベートSaaS 基盤サービス

ユーザー数

300,000円

240,000円~

1カ月

プライベートSaaS 運用サービス

ユーザー数

300,000円

30,000円~

1カ月

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

パブリックSaaS

クラウド

プライベートSaaS 基盤サービス

クラウド

プライベートSaaS 運用サービス

クラウド

NotePM

NotePM
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 議事録や設計書、社内マニュアルなどの文書を効率的に管理できる
  • SlackやHipChat、ChatWorkなどのチャットサービスとの連携ができる
  • 全文検索で必要な文書をすぐに見つけることができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

スターター

ユーザー数・GB数

926円

30日間

ベーシック

ユーザー数・GB数

3,333円

30日間

スタンダード

ユーザー数・GB数

5,278円

30日間

プラス

ユーザー数・GB数

8,796円

30日間

プロ

ユーザー数・GB数

16,203円

30日間

プレミアム

ユーザー数・GB数

27,778円~

30日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

スターター

クラウド

ベーシック

クラウド

スタンダード

クラウド

プラス

クラウド

プロ

クラウド

プレミアム

クラウド

SPA

SPA
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 仕分けのルールを作成して、文書を自動に仕分け・保管できる
  • 用途に応じて4種類のOCRエンジンを切り替えて使うことができる
  • 文書を画面内でプレビュー表示させることができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

ユーザー数・GB数

300,000円

50,000円~

30日間

サーバーライセンス

3,795,000円

年額495,000円

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

クラウド

パッケージ

Confluence

Confluence
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 無料トライアルでもユーザー数無制限で利用できる
  • 全文検索で文書を探すことができる
  • 文書の更新後、メール通知を受けることができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

無料

ユーザー数

0円/1ユーザー

Standard

ユーザー数

600円~/1ユーザー

7日間

Premium

ユーザー数

1,190円~/1ユーザー

7日間

サーバー(オンプレミス)

ユーザー数

1,200円~

30日間

Data Center

ユーザー数

年額1,790,000円~

30日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

無料

クラウド

Standard

クラウド

Premium

クラウド

サーバー(オンプレミス)

オンプレミス

Data Center

オンプレミス

セキュアSAMBA

セキュアSAMBA
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 導入形態は企業に合わせてカスタマイズすることもできる
  • スマホで閲覧できるため、外出先でもファイルを閲覧できる
  • 無料トライアルでも機能制限なく利用することができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

SMB-S20

ユーザー数・GB数

10,000円

5,000円

2週間

SMB-S100

ユーザー数・GB数

10,000円

15,000円

2週間

SMB-S500

ユーザー数・GB数

30,000円

35,000円

2週間

SMB-S1000

ユーザー数・GB数

50,000円

55,000円

2週間

SMB-P(カスタマイズプラン)

ユーザー数・GB数

お問い合わせ

お問い合わせ

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

SMB-S20

クラウド

SMB-S100

クラウド

SMB-S500

クラウド

SMB-S1000

クラウド

SMB-P(カスタマイズプラン)

クラウド

デジサインTab

デジサインTab
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • タブレットに文書を配信し、営業資料として活用することができる
  • iPadをレンタルして利用することができる
  • 接客にも活用でき、顧客満足度を図ることができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

Lite版

ユーザー数・GB数

500円/台

30日間

SaaS版

ユーザー数・GB数

2,000円/台

30日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

Lite版

タブレット支給

SaaS版

タブレット支給

booMo

booMo
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 本棚のようなUI/UXで直感的に文書を管理することができる
  • ファイルごとで詳細に閲覧権限を設定することができる
  • 文書はカテゴリで分類して保存でき、検索機能で必要な情報をすぐに引き出せる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

ライト

GB数

年額120,000円

30日間

スタンダード

GB数

年額240,000円

30日間

プレミアム

GB数

年額480,000円

30日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

ライト

クラウド

スタンダード

クラウド

プレミアム

クラウド

Working Folder

Working Folder
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • ビジネスで発生する膨大なドキュメントを簡単・スムーズに格納できる文書管理システム
  • 受信したファックスを自動でアップロードして、スマホやタブレットにメール通知することができる
  • 動画ファイルや写真も格納することができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

Working Folder 基本サービス

ユーザー数・GB数

3,500円

60日間

Working Folder Plus 基本サービス

ユーザー数・GB数

11,500円

60日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

Working Folder 基本サービス

クラウド

Working Folder Plus 基本サービス

クラウド

クラウド型文書管理システム3選

ここからは、クラウド型文書管理システムを紹介します。オンライン上にデータのバックアップを取ることができるため、万が一自社のシステムやメモリ媒体を破損してしまってもデータを復元が簡単です。
プランごとに保存できるデータの容量が異なる場合も多いので確認しておきましょう。

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ActiveAssets

ActiveAssets
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 校正作業が必要な印刷・出版業界で多く利用されている文書管理システム
  • A2・A1・A0サイズのデータでもダウンロードすることなくスムーズに表示できる
  • ユーザーに応じてシステム内の英語へ切り替えることができるため、外国人の従業員を抱える企業でも活用しやすい
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

シンプルプラン

ユーザー数・GB数

50,000円

9,800円~

標準プラン

ユーザー数・ゲスト数・GB数

月額費用1カ月分

9,520円~

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

シンプルプラン

クラウド

標準プラン

クラウド

NsxpresⅡ原本管理サービス

NsxpresⅡ原本管理サービス
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 製造業や金融機関、食品会社などのさまざまな業種から支持を得ている文書管理システム
  • 取引先や関連会社、海外拠点との間で情報共有をすることができる
  • 異なる媒体の文書を一元管理することが可能
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

問い合わせ

問い合わせ

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

クラウド

Library-Vision

Library-Vision
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 文書をPDF化して保管・閲覧できる
  • 特定の端末からのアクセスをできないようにすることができる
  • 専用サーバーが不要で導入が簡単
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

問い合わせ

問い合わせ

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

クラウド

オンプレミス型文書管理システム5選

次に、オンプレミス型の文書管理システムを5つ紹介します。自社に合わせてカスタマイズしたい場合やサーバーの設定がおこなえるのでインターネットを介した管理が不安という場合にはおすすめです。

オンプレミス型では、初期費用や保守運用費用が掛かってくる場合が多いのでチェックしておくと良いでしょう。

➤ 価格比較表をもう一度確認
➤ 機能比較表をもう一度確認

楽々Document Plus

楽々Document Plus
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • ペーパーレス化が促進されて働き方改革に役立つ文書管理システム
  • タブレット端末(iPad、Android)からの文書の閲覧や承認が可能
  • 日本語や英語、中国語などの複数言語に対応している
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

問い合わせ

問い合わせ

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

オンプレミス

FileBlog

FileBlog
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 小規模から数千ユーザー・数千万文書にのぼる大規模まで導入が可能
  • シンプルな操作画面で簡単に使うことができる
  • スマホやタブレットで文書の閲覧・編集が可能
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

売り切りライセンス 30ユーザー

ユーザー数・文書数

171,000円~

28,500円~(年間保守サービス価格)

年間契約ライセンス 30ユーザー

ユーザー数・文書数

95,000円~

57,000円~(2年目以降)

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

売り切りライセンス 30ユーザー

オンプレミス

年間契約ライセンス 30ユーザー

オンプレミス

QuickBinder

QuickBinder
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 各種業務における情報一元管理の運用性向上をコンセプトにした文書管理システム
  • 文書単位でアクセス権限を設定することができる
  • 多彩なオプション機能によって、さまざまな業務分野で業務効率を向上させることができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

Standard版

ユーザー数

400,000円~

60,000円~(年額保守料)

Professional版

ユーザー数

600,000円~

90,000円~(年額保守料)

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

Standard版

オンプレミス

Professional版

オンプレミス

PROCENTER/C Lite

PROCENTER/C Lite
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 社内・社外問わずスムーズな情報共有と情報漏洩防止を同時に実現できる
  • 文書ごとのアクセス権限をユーザー・グループ単位で設定することが可能
  • システム内における全てのいつ・誰が・どんな操作をしたのかを把握できる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

PROCENTER/C Lite

ユーザー数

510,000円~(ライセンス費用)

PROCENTER/C

ユーザー数

1,200,000円~(ライセンス費用)

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

PROCENTER/C Lite

オンプレミス

PROCENTER/C

オンプレミス

Global Doc

Global Doc
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 数十人の小規模運用から10万人超の大規模運用まで幅広い利用環境に対応できる文書管理システム
  • 充実した運用・保守サポートを受けることができる
  • 期限切れアラートメールで文書の保管期限チェックや更新漏れを防ぐことができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

お問い合わせ

問い合わせ

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

○(オプション課金)

オンプレミス

クラウド型とオンプレミス型が選べる文書管理システム3選

サービスによっては、クラウド型の運用とオンプレミス型の運用でシステム形態を選べる文書管理システムもあります。機能やサービスはそのままで、自社のおこないたい運用形態を選択することができるためおすすめです。

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➤ 機能比較表をもう一度確認

MyQuick

MyQuick
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 文書の保管から記録・証跡の管理、ノウハウやナレッジ共有までの幅広い用途での活用が可能
  • ユーザー数無制限で利用できる
  • 保存期限日を知らせるアラートを自動的にメールで配信することが可能
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

MyQuickクラウド

GB数、IPアドレス数

300,000円

40,000円~

MyQuickオンプレミス

3,200,000円~

問い合わせ

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

MyQuickクラウド

クラウド

MyQuickパッケージ

オンプレミス

EIMANAGER

EIMANAGER
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 文書への効率的なアクセスや仕事の可視化で生産性向上を実現させる文書管理システム
  • 業務に合わせた承認経路を簡単に作成することができる
  • 視覚的に見やすいシンプルな画面で簡単に操作をすることが可能
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

オンプレミス

1,800,000円~

問い合わせ

クラウド

200,000円

年額960,000円

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

オンプレミス

オンプレミス

クラウド

クラウド

ASTRUX2.0

ASTRUX2.0
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • さまざまな文書を効率よく管理することができる文書管理システム
  • 社内でのスピーディーな意思伝達・決定を実現することが可能
  • ログ管理機能で「誰が」「いつ」「何を」したのかを把握できる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

ASTRUX文書管理システム Ver2.x
1サーバーライセンス (初年度保守付)

622,500円

年額124,500円~

ASTRUX文書管理システム Ver2.x
1サーバーライセンス (5年保守付)

1,120,500円

ASTRUX SaaS

GB数

100,000円

25,000円

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

ASTRUX文書管理システム Ver2.x
1サーバーライセンス (初年度保守付)

オンプレミス

ASTRUX文書管理システム Ver2.x
1サーバーライセンス (5年保守付)

オンプレミス

ASTRUX SaaS

クラウド

その他システム形態の文書管理システム3選

ここからは、その他のシステム形態の文書管理システムを紹介していきます。システム形態や料金がお問い合わせの場合も多いので、気になる機能がある場合にはシステムの詳細を問い合わせてみても良いかもしれません。

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OnBase

OnBase
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 世界で14,000社以上の導入実績がある文書管理システム
  • タブレットやスマホでも文書の閲覧・編集ができる
  • 簡単な設定で短納期での導入が可能
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

問い合わせ

問い合わせ

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

パッケージ

Cincom ECM

Cincom ECM
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 業種・業態を問わず全世界800サイト以上で採用された実績を持つ文書管理システム
  • 複数のデータベースを管理し、求める情報への迅速なアクセスが可能
  • さまざまなアプリケーションと連携ができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

ユーザー数

問い合わせ

69,708円

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

文書デザイナー

文書デザイナー
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 新規登録された文書や改訂された文書を一覧で確認することができる
  • 稟議規程を表示させながら申請をおこなうことができるため、申請時のミスが減らせる
  • 管理している文書同士にリンクを設置して関連付けて管理できる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

問い合わせ

問い合わせ

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

文書管理機能も備えているグループウェア5選

最後に、文書管理機能も備えているグループウェアを紹介します。グループウェアであるため、文書管理システム以外にもさまざまな機能を備えています。文書管理以外にも解決したい課題を抱えている場合、グループウェアも検討してみてはいかがでしょうか。

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➤ 機能比較表をもう一度確認

Garoon

Garoon
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 5,400社からの導入実績を誇る中堅・大規模向けのグループウェア
  • ユーザー・組織・グループのそれぞれを対象にアクセス権を設定して文書管理ができる
  • バージョン管理機能やコメント機能により最新の文書をすぐに把握することが可能
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

クラウド版

ユーザー数

0円

~845円/1ユーザー

30日間

パッケージ版

ユーザー数

600,000円~

60日間

アカデミック/ガバメント版

ユーザー数

360,000円~

60日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

クラウド版

クラウド

パッケージ版

パッケージ

アカデミック/ガバメント版

パッケージ

Office View

Office View
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 「シンプルで統一的な操作」と「部署を基軸としたアクセス権限」をコンセプトにしたグループウェア
  • 多機能でありながら必要な機能だけを購入することができるため、無駄なコストの削減が可能
  • 統一的なレイアウトのため、シンプルな操作で使うことができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

ユーザー数

問い合わせ

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

クラウド、パッケージ

NI Collabo 360

NI Collabo 360
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • スマートデバイスに最適化された高機能グループウェア
  • 必要な情報を自由にカスタマイズして独自のトップページを作成できる
  • SFA(営業支援システム)との連携が可能
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

パッケージ版

ユーザー数

58,000円~

30日間

クラウド版

ユーザー数

50,000円

360円/人

30日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

パッケージ版

パッケージ

クラウド版

クラウド

J-MOTTO

https://gyazo.com/eca8e292ae8670b5d724749db4baf0f9
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 会員制サービスで入会後は最大3カ月までは無料で使うことができる
  • 日々の業務に使える25機能を基本価格内で利用することが可能
  • 専門スタッフからのサポートを受けることができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

スタンダード

ユーザー数

0円

3,000円

ライト

ユーザー数

0円

年額20,000円

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

スタンダード

クラウド

ライト

クラウド

eValue V

eValue V
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • ドキュメント管理・ワークフロー・グループウェアをオールインワンで提供する総合型グループウェア
  • 見たい情報や頻繁に使う機能がひと目でわかるデザインで直観的な操作が可能
  • スマホやタブレットでも文書の閲覧・編集をすることができる
価格
プラン 課金形態 初期費用 月額費用 無料トライアル

お問い合わせ

問い合わせ

30日間

機能
プラン ワークフロー機能 操作履歴保存機能 オンライン共同編集 モバイル閲覧 システム形態

オンプレミス

自社に合う文書管理システムを選ぼう

自社に合う文書管理システムは見つかりましたか。
文書管理システムにはさまざまなものがあります。そのなかで自社に合うシステムを選ぶためには、導入目的を明確にすることです。

自社が置かれている状況や抱えている課題を明確にすることで、自社にとって必要な機能が定まり、自社に合うシステムを見つけやすくなります。

今回紹介したシステムを選ぶ際のポイントや必要な機能を押さえたうえで、文書管理システムを選んでいきましょう。

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