文書管理システム29選を徹底比較！システムを選ぶ際の5つのポイントとは？

文書管理システムを選ぶ際のポイント

文書を適切に管理できる文書管理システムは、セキュリティ対策や業務の効率性を高めるうえで欠かせないシステムです。
ここでは、数ある文書管理システムのなかから、自社に合うシステムを選ぶためのポイントを紹介していきます。
これらのポイントを踏まえたうえで、システムを選んでいきましょう。

文書管理システムを選ぶ際のポイント①：使いやすい操作画面であるのか

文書管理システムを活用する際は、使いやすい操作画面であることが大切です。
システムによっては、画面が操作ボタンやさまざまな情報であふれていることがあります。そのため、画面がシンプルでどこに何があるのかがわかりやすいシステムを選ぶことが重要となります。
そうすることで、画面操作がしやすくなり、社員への操作教育や操作問い合わせなどの工数を減らすことにもつながります。

文書管理システムを選ぶ際のポイント②：セキュリティに関する機能が備わっているのか

文書管理システムは、文書の紛失や情報漏洩などのリスクを防ぐことにも役立ちます。
これらのリスクを防ぐためには、セキュリティに関する機能が備わっている必要があります。
例えば、アクセス権限機能では、文書やフォルダ単位に特定の人しかアクセス・閲覧・編集ができないようにすることができます。また、保存・印刷の制限機能では、システム内に登録された文書のダウンロードや印刷をできないようにすることができます。これらの機能により高いセキュリティを保つことが可能となります。

システムを選ぶ際は、このようなセキュリティに関する機能が充実しているかをチェックしていきましょう。

文書管理システムを選ぶ際のポイント③：マルチデバイスに対応しているのか

文書管理システムのなかには、スマホやタブレットでも文書の閲覧・編集ができるマルチデバイス対応のものがあります。
マルチデバイスに対応していることで、外出先での作業が可能となり業務効率の向上につながります。
使いやすい操作性であるかも確認したうえで、マルチデバイス対応のシステムを選びましょう。

文書管理システムを選ぶ際のポイント④：自社に適する導入形態であるのか

文書管理システムの導入形態は、大きくクラウド型とオンプレミス型の2種類に分かれています。
それぞれの導入形態にメリット・デメリットがあるため、導入の際は自社に適するのはどちらかを見極める必要があります。
クラウド型は、自社での設置やメンテナンスが不要のため、利用コストを安くすることができます。しかし、クラウド型は従量課金のものが多いので、保存するデータが増えると、結果として利用料が膨らむことがあります。
一方でオンプレミス型は、自社でサーバーを購入・設置して、メンテナンスをする必要があるため、初期費用がかさみます。また、自社内における専門性の高いスタッフの配置が必要になります。
しかし、月々の運用費用は抑えられたり、社内ネットワークのみで利用したりすることができます。

それぞれの導入形態を把握したうえで、導入形態を決めていきましょう。

文書管理システムを選ぶ際のポイント⑤：サポートが充実しているのか

文書管理システムを選ぶ際は、導入時と導入後のサポートが充実しているのかも大切です。
システムの初期設定から障害時の対応まで、導入時からその後のサポートまで一貫して受けられるのかを確認しましょう。

長期的にシステムを運用していくためには、これらのサポートを受けられることが重要となります。

文書管理システム24選

ここからは、文書管理システムを紹介していきたいと思います。
システムを選ぶ際のポイントを踏まえて、自社に合うシステムを見つけてみてください。

文書管理システム①：Fleekdrive

➤ 公式サイトでチェック

• チャットをしながら文書をリアルタイムで共同編集ができる
• ワークフロー機能を使えるプランがある
• 属性項目のカスタマイズで細かい分類ができる

文書管理システム②：DOCUMENT MARK

➤ 公式サイトでチェック

• 電子と紙を共存させる文書管理システム
• QRコードを活用して、簡単にペーパーレス化を実現できる
• 豊富な検索パターンと直観的なUIで有効的なファイル活用が可能

文書管理システム③：ひびきSm@rtDB

➤ 公式サイトでチェック

• 商品企画からカスタマーサポートまであらゆる業務で活用できる
• 10,000人を超えるワークフローに対応できる
• 豊富な標準機能で最短1カ月でのシステム導入が可能

文書管理システム④：楽々Document Plus

➤ 公式サイトでチェック

• ペーパーレス化が促進されて働き方改革に役立つ文書管理システム
• タブレット端末（iPad、Android）からの文書の閲覧や承認が可能
• 日本語や英語、中国語などの複数言語に対応している

文書管理システム⑤：AiLingual

➤ 公式サイトでチェック

• 業務マニュアルの作成から共有までを一元管理する文書管理システム
• スマホやタブレットでも文書の閲覧・編集ができる
• 20カ国以上の多言語化が可能

文書管理システム⑥：Documal SaaS

➤ 公式サイトでチェック

• 文書の作成・承認から廃棄までの一連の流れを自動化できる
• 有効期限を設定して文書を自動で破棄・削除することが可能
• 役職や部署に応じた柔軟なアクセス権設定をおこなうことができる

文書管理システム⑦：NotePM

➤ 公式サイトでチェック

• 議事録や設計書、社内マニュアルなどの文書を効率的に管理できる
• SlackやHipChat、ChatWorkなどのチャットサービスとの連携が可能
• 全文検索で必要な文書をすぐに見つけることができる

文書管理システム⑧：ASTRUX2.0

➤ 公式サイトでチェック

• さまざまな文書を効率よく管理することができる文書管理システム
• 社内でのスピーディーな意思伝達・決定を実現することが可能
• ログ管理機能で「誰が」「いつ」「何を」したのかを把握できる

文書管理システム⑨：OnBase

➤ 公式サイトでチェック

• 世界で14,000社以上の導入実績がある文書管理システム
• タブレットやスマホでも文書の閲覧・編集ができる
• 簡単な設定で短納期での導入が可能

文書管理システム⑩：MyQuick

➤ 公式サイトでチェック

• 文書の保管から記録・証跡の管理、ノウハウやナレッジ共有までの幅広い用途での活用が可能
• ユーザー数無制限で利用できる
• 保存期限日を知らせるアラートを自動的にメールで配信することが可能

文書管理システム⑪：FileBlog

➤ 公式サイトでチェック

• 小規模から数千ユーザー・数千万文書にのぼる大規模まで導入が可能
• シンプルな操作画面で簡単に使うことができる
• スマホやタブレットで文書の閲覧・編集が可能

文書管理システム⑫：SPA

➤ 公式サイトでチェック

• 仕分けのルールを作成して、文書を自動に仕分け・保管できる
• 用途に応じて4種類のOCRエンジンを切り替えて使うことが可能
• 文書を画面内でプレビュー表示させることができる

文書管理システム⑬：Confluence

➤ 公式サイトでチェック

• 無料トライアル（クラウド版7日間、オンプレミス版30日間）をユーザー数無制限で利用できる
• 全文検索で文書を探すことが可能
• 文書の更新後、メール通知を受けることができる

文書管理システム⑭：PrimeLibrary

➤ 公式サイトでチェック

• 社内に溢れるさまざまなファイルを整理して、管理・活用する文書管理システム
• 管理者向けの操作研修や日々の運用についての研修を受けることが可能
• スマホやタブレットでも文書の閲覧・編集できる

文書管理システム⑮：NsxpresⅡ

➤ 公式サイトでチェック

• 製造業や金融機関、食品会社などのさまざまな業種から支持を得ている文書管理システム
• 取引先や関連会社、海外拠点との間で情報共有をすることができる
• 異なる媒体の文書を一元管理することが可能

文書管理システム⑯：Working Folder

➤ 公式サイトでチェック

• ビジネスで発生する膨大なドキュメントを簡単・スムーズに格納できる文書管理システム
• 受信したファックスを自動でアップロードして、スマホやタブレットにメール通知することができる
• 動画ファイルや写真も格納することが可能

文書管理システム⑰：EIMANAGER

➤ 公式サイトでチェック

• 文書への効率的なアクセスや仕事の可視化で生産性向上を実現させる文書管理システム
• 業務に合わせた承認経路を簡単に作成することができる
• 視覚的に見やすいシンプルな画面で簡単に操作をすることが可能

文書管理システム⑱：Cincom ECM

➤ 公式サイトでチェック

• 業種・業態を問わず全世界800サイト以上で採用された実績を持つ文書管理システム
• 複数のデータベースを管理し、求める情報への迅速なアクセスが可能
• さまざまなアプリケーションと連携ができる

文書管理システム⑲：Library-Vision

➤ 公式サイトでチェック

• 文書をPDF化して保管・閲覧できる
• 特定の端末からのアクセスをできないようにすることが可能
• 専用サーバーが不要で導入が簡単

文書管理システム⑳：Contents EXpert / Digital Document

➤ 公式サイトでチェック

• リースレンタル業や製造業、金融業などのさまざまな業種で導入されている文書管理システム
• グループから文書単位まで細かくアクセス権を設定することができる
• 事前設定で文書を分類別に自動で振り分けることが可能

文書管理システム㉑：QuickBinder

➤ 公式サイトでチェック

• 各種業務における情報一元管理の運用性向上をコンセプトにした文書管理システム
• 文書単位アクセス権を設定することが可能
• 多彩なオプション機能によって、さまざまな業務分野で業務効率を向上させることができる

文書管理システム㉒：PROCENTER/C Lite

➤ 公式サイトでチェック

• 社内・社外問わずスムーズな情報共有と情報漏洩防止を同時に実現できる
• 文書ごとのアクセス権限をユーザー・グループ単位で設定することが可能
• システム内における全てのいつ・誰が・どんな操作をしたのかを把握できる

文書管理システム㉓：Global Doc

➤ 公式サイトでチェック

• 数十人の小規模運用から10万人超の大規模運用まで幅広い利用環境に対応できる文書管理システム
• 充実した運用・保守サポートを受けることが可能
• 期限切れアラートメールで文書の保管期限チェックや更新漏れを防ぐことができる

文書管理システム㉔：intra-mart

➤ 公式サイトでチェック

• 業務全般の自動化・生産性向上を実現させる業務改善プラットフォーム
• 5,000社の導入実績を誇り、さまざまな業種・業態で活用されている
• 文書単位でアクセス権を設定することが可能

文書管理機能も備えているグループウェア5選

次に文書管理機能も備えているグループウェアを紹介していきたいと思います。
これらは文書管理としても十分に活用することができます。

文書管理機能も備えているグループウェア5選①：Garoon

➤ 公式サイトでチェック

• 5,000社、ユーザー数240万人の導入実績を誇る中堅・大規模向けのグループウェア
• ユーザー・組織・グループのそれぞれを対象にアクセス権を設定して文書管理ができる
• バージョン管理機能やコメント機能により最新の文書をすぐに把握することが可能

文書管理機能も備えているグループウェア5選②：Office View

➤ 公式サイトでチェック

• 「シンプルで統一的な操作」と「部署を基軸としたアクセス権限」をコンセプトにしたグループウェア
• 多機能でありながら必要な機能だけを購入することができるため、無駄なコストの削減が可能
• 統一的なレイアウトのため、シンプルな操作で使うことができる

文書管理機能も備えているグループウェア5選③：NI Collabo Smart

➤ 公式サイトでチェック

• スマートデバイスに最適化された高機能グループウェア
• 必要な情報を自由にカスタマイズして独自のトップページを作成できる
• SFA（営業支援システム）との連携が可能

文書管理機能も備えているグループウェア5選④：J-MOTTO

➤ 公式サイトでチェック

• 会員制サービスで入会後は最大3カ月までは無料で使うことができる
• 日々の業務に使える25機能を基本料金内で利用することが可能
• 専門スタッフからのサポートを受けることができる

文書管理機能も備えているグループウェア5選⑤：eValue NS 2nd Edition

➤ 公式サイトでチェック

• ドキュメント管理・ワークフロー・グループウェアをオールインワンで提供する総合型グループウェア
• 見たい情報や頻繁に使う機能がひと目でわかるデザインで直観的な操作が可能
• スマホやタブレットでも文書の閲覧・編集をすることができる

文書管理システム24選比較一覧表

文書管理機能も備えているグループウェア5選比較一覧表

自社に合う文書管理システムを選ぼう

自社に合う文書管理システムは見つかりましたか？
文書管理システムにはさまざまなものがあります。そのなかで自社に合うシステムを選ぶためには、利用目的を明確にすることです。
自社が置かれている状況や抱えている課題を明確にすることで、自社にとって必要な機能を把握することができ、自社に合うシステムを見つけやすくなります。また、文書管理システムを導入することで、コストや業務効率の部分でどれくらい効果が得られるのかも把握しておきましょう。
そうすることで導入後の効果の実感を得られやすくなります。

今回紹介したシステムを選ぶ際のポイントや必要な機能を押さえたうえで、文書管理システムを選んでいきましょう。