出張経費の精算ってどうする?精算時の注意点、領収書・クレジットカードの取り扱いを解説

社員の出張時には出張経費が発生し、出張が終わると経費精算をおこなわなければなりません。
今回はこの出張経費についての解説や、出張経費の精算をおこなう際の注意ポイント、出張経費精算システムなどを紹介していきます。

出張経費の精算とは?

出張経費の精算ってどうする?精算時の注意点、領収書・クレジットカードの取り扱いを解説
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まずは確認として、出張経費とは何か、出張が入ったときのおおまかな流れを紹介します。
出張経費の精算に関する基本情報を把握しましょう。

そもそも出張経費とは何か?

出張経費とは、業務上で出張をおこなう際に発生する交通費や宿泊費などの費用のことを指します。社内規則として出張旅費規程が定められている企業は、その規定に基づいて経費を精算します。
また経費精算をおこなう際の会計の勘定科目は、一般的に「宿泊費」「旅費交通費」として処理されます。

出張経費精算の流れ

一般的に出張が発生すると、下記のようなフローが発生します。

①出張申請

出張の予定が入った社員は、出張届に用件、行き先、日時およびそのほかの必要な事項を記載して上長に申請をおこないます。
合わせて、何らかの理由で出張費が通常より高額になる場合は、この段階で上長に金額の許可を得たり、仮払い申請をおこなったりします。

②上長承認

出張者本人の上長は、部下からの出張申請の内容を確認します。問題がなければ承認をおこないます。承認する上長は出張旅費規程に沿っているかどうか、ここでしっかりチェックする必要があります。

③交通、宿泊先の手配

出張申請の承認が下りたら、出張者本人は、出張日程の必要に応じて、交通手段や宿泊先の手配をおこないます。
ここまでが出張日当日までにあらかじめおこなっておく内容です。

④出張経費立替

一般的に出張のときに発生した費用は、一旦出張者本人の立替で支払いをおこないます。ただし、出張費が高額の場合は仮払いがある企業もあります。
出張後の経費精算では、領収書の添付が必要になるため支払いの際は必ず領収書はもらうように、あらかじめ社内周知しておきましょう。

⑤出張経費の申請

出張から帰ってきた社員は、出張で発生した費用の経費申請をおこないます。経費精算書には、日時、出張内容、行き先、そのほかの必要な事項を記載し、領収書を添付して上長に承認を得ます。

⑥経理へ提出

上長に承認を得た経費精算書は経理に提出します。
 
経理側では、提出された経費精算書が正しいかどうか確かめるために、過払いの有無や領収書の確認、金額の検算などのチェックをおこないます。

⑦経理による経費精算

経費精算書に特に問題がない場合は、精算書の内容に従って会社の会計ソフトや仕訳帳に記載し、費用を立て替えた社員への支払い手続きをおこないます。
ここまで終わると出張経費の精算が完了となります。

なんとなくイメージしただけでも出張費の経費精算は、出張者本人、その上長、経理担当がおこなわなければならないことが別々にあり、少しややこしい印象があるのではないでしょうか。

出張経費の精算をおこなう際の注意

出張経費の精算ってどうする?精算時の注意点、領収書・クレジットカードの取り扱いを解説
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上記の出張経費の精算フローで紹介したように、出張経費の精算は少し複雑です。また出張先や訪問先などが一様ではなく、申請ごとに内容も異なります。円滑に清算業務をおこなうにはどのような点に気を付ければ良いのでしょうか。
ここでは、気を付けるべきポイントとして2つ紹介します。

社内の出張規程の徹底

出張費を含め、経費精算に関しては、誤った申請を防止するためにあらかじめ申請する側へ規定を周知することが最も重要です。
しかしながら、最終的には経理で経費精算書の正誤確認しなければいけません。出張旅費規程が定める金額の上限を超えていないか、出張経費の対象にならない費用項目の申請がないか、など規定にのっとった経費の利用がされているかしっかりチェックをしましょう。
また申請内容のなかには、出張中に私用で遠回りした分の交通費や、申請済みの通勤費と二重の申請が含まれてしまっているケースがあります。この対策として、交通費などはまとめず、時系列で申請の明細を書いてもらうなど、申請方法を工夫する必要もあります。

領収書の保管徹底を促す

経費精算の申請の際は、申請書と一緒に領収書の提出を義務付けましょう。なぜなら、領収書は支払いがなされたことを証明するための書類になるからです。
万が一、出張者が領収書を無くしてしまったときはレシートや利用明細表が代用できる場合もありますが、経費精算時の添付資料としてどの書類を認めるのか、という点は企業のスタンスとして定めておく必要があるでしょう。
いずれにしても、出張者に対して、領収書の取得と提出を徹底するようにしましょう。

知っておきたい電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、1998年7月に制定された法律で、国税関係帳簿書類のすべて、または一部を電子データによって保存することを認めています。したがって、従来は、経費精算した領収書の原本を一定期間保管することが必要でしたが、電子帳簿保存法に対応していれば領収書をデータで保管することが可能になりました。
詳しくは、国税庁の「電子帳簿保存法関係」を参照してください。

参考:電子帳簿保存法関係|国税庁

出張経費の精算でクレジットカードは使用可能か?

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出張のための交通や宿泊を手配する際は、フライト検索サービスやホテル検索サービスを利用して予約をするということもあります。このようなときに、クレジットカードを使った決済ができれば支払いのストレス軽減されます。しかし、同時にクレジットカード決済をした出張経費の精算は可能なのか、という疑問も生まれます。
ここでは出張経費の精算におけるクレジットカードの利用について説明していきます。

出張者本人によるクレジットカードの支払い

結論としては、領収書をきちんと取得できれば出張経費として精算することは可能です。上記でも紹介したように、支払いの証として領収書が発行されるため、領収書の取得は社内で周知徹底しておきましょう。
ただ、注意しておきたいのは、領収書が発行されないサービスを利用した場合です。このような場合にはカードの利用明細などで代用できる場合もあります。したがって、社内ではクレジットカードの経費精算における規定を明確に決めておいたほうが良いでしょう。

頻繁に経費精算をするなら法人カードの利用も

もし、頻繁に出張が発生するという企業や特定の部署であれば、法人用のクレジットカードを利用するという手段もあります。
使用分は法人口座から引き落としになるため、経費を使用する社員が立替で支払う必要がなく、経費申請が発生しないため社内の経理担当の業務負担を減らすことができます。また法人用のクレジットカードの利用は一覧で確認できるため、経費の計上漏れが出にくくなると考えられます。

出張経費精算システムとは?

ここまで出張費の精算の流れや押さえておきたい注意点についてなどを紹介してきました。
しかしながら、会社の規模が大きくなったり、社員が増えたりすると、どうしても経理の負担は大きくなってしまいます。そんな課題の解決策として、出張経費精算システムの導入が挙げられます。
出張経費精算システムとは、出張をおこなう際に発生する出張経費の精算や承認、経費精算をデータでおこなうことができるシステムです。出張者本人、上長、経理担当など多くの人の時間と手間がかかっていた業務を効率化することに期待ができます。

おすすめの出張経費精算システム5選

それでは、どのような出張経費精算システムがあるのでしょうか。
ここではおすすめの出張経費精算システムを5つ紹介します。それぞれ料金や機能が異なるため、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

経費精算システム①:jinjer経費(ジンジャー)

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  • 人事、勤怠管理、労務などのサービスと連携ができる
  • 各申請に対して部署ごと、個人ごとにワークフローを設定できる
  • 「駅すぱあと」と乗換案内連携しているため、通勤費や旅費交通費などの精算ができる
プラン 初期費用 月額料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 電子帳簿保存法の対応 会計ソフトとの連携

HR Light

100,000円

300円/1ID

あり

クラウド

×

×

HR Standard

150,000円

600円/1ID

あり

クラウド

×

×

HR Premium

200,000円

1,000円/1ID

あり

クラウド

×

×

経費精算システム②:楽楽精算

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  • 出張申請をシステムに入力すると、訪問先や経路、金額などに社内規定の違反がないか自動でチェックする機能がある
  • 経費を事前に渡す仮払金の運用に対応し、返金額や精算額を自動計算する
  • 交通系ICカードをリーダーにかざすと、履歴を読み取り、経費申請のデータとして利用できる
プラン 初期費用 月額料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 電子帳簿保存法の対応 会計ソフトとの連携

100,000円~

30,000円~

あり

クラウド

経費精算システム③:Concur Expense(コンカーエクスペンス)

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  • 出張中に使用した経費の計算や精算が自動的におこなわれる
  • システム内で経費規程を事前に定義し、不正経費支出を自動検知することでガバナンスの強化ができる
  • 交通系ICカードと連携し、定期区間は自動で除外して精算できる
プラン 初期費用 月額料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 電子帳簿保存法の対応 会計ソフトとの連携

Standard

0円

41,500円~

クラウド

Professional

問い合わせ

問い合わせ

クラウド

経費精算システム④:Traveler’sWAN(トラーベラーズワン)

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  • 日本特有の精算文化に対応した国産システム
  • 外貨での仮払いや、柔軟な為替計算ができ、複雑な海外出張手配の手間を減らせる
  • BPOサービスを組み合わせて伝票チェックなどの単純作業をアウトソースできる
プラン 初期費用 月額料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 電子帳簿保存法の対応 会計ソフトとの連携

SaaS型

400,000円~

20,000円/50ライセンス

30日間

×

クラウド

プライベートクラウド

230,000円/100ライセンス

×

クラウド

オンプレミス型

1,650,000円

53,000円/100ライセンス

×

オンプレミス

経費精算システム⑤:eKeihi(イーケイヒ)

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  • 2,000社以上の導入実績、国内シェア上位
  • 領収書はスマホで撮影して清算書に反映ができる
  • 経費精算以外にも社内諸届、稟議書、年末調整申告書などに社内のあらゆる書類の電子化ができる
プラン 初期費用 月額料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 電子帳簿保存法の対応 会計ソフトとの連携

eKeihi Cloud

0円

29,000円~

30日間

クラウド

eKeihi

650,000円~

年間72,000円~

30日間

オンプレミス

いつでも正しい出張経費の精算をおこなえるように

いかがでしたか。
業務で出張が頻繁にあるわけではない社員の場合、出張経費の精算フローに慣れていないため、ミスが生じてしまう場合があります。故意的ではない場合でも、経費の不正利用が疑われてしまう可能性もあるため、最終的には経理側での経費精算書の正誤確認が重要です。
しかしながら、会社の規模が大きくなるにつれて、社内の精算書を漏れなく確認する作業は負担が大きいのではないでしょうか。そんなときは、出張経費精算システムの導入をおすすめします。

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