出張経費を削減させる方法とは?複雑な出張経費の精算をラクにするシステム5選も

出張経費とは、出張の際にかかる交通費や宿泊費などのことを指します。その出張経費を節約および適正化させるためには、出張管理システム導入や出張旅費規程の作成などが有効です。
今回は、そもそも出張経費の対象となる項目や出張経費の削減方法、さらに複雑になりがちな出張経費の精算を効率化させる出張経費精算システムなどを紹介していきます。

更新日:2020.4.22

出張経費とは?どのような経費が含まれる?

出張経費とは、業務上で出張をおこなう際に発生する費用のことを指します。何を費用の対象とするかは企業によってばらばらですが、一般的には下記のような項目が挙げられます。

  • 交通費
  • 宿泊費
  • 食事代
  • 出張手当(日当)、など

会社の売上の伸び悩みや景気が良くないときなどには、社内で経費削減の動きをおこなうことも多いでしょう。無駄な出張経費が発生していないか、今一度、確かめてみることがおすすめです。

出張経費を削減する方法

珈琲と飛行機
©ZinaidaSopina – shutterstock

上述したように、出張経費は法律ではその範囲が決まっていないため、企業ごとに対象となる費用が異なります。そのなかでも無駄な出張費を発生させないためには、出張経費の削減方法としてどういったことが考えられるでしょうか。
ここでは、3つ紹介していきます。

出張の数を減らす

単純に出張数を減らすことができれば、出張経費の削減に直結します。無駄な出張はしていないか、Web会議システムやオンライン商談ツールなどツールを用いてオンラインで対応することはできないか、など出張内容に対して見直しをおこなってみると良いでしょう。

出張管理システム(BTM)を導入する

出張管理システムは、出張申請やチケットの手配など出張をおこなううえで必要な工程を一元的に管理できるシステムです。出張先までかかる費用や時間において最適なルートを手配してくれたり、鉄道会社や宿泊施設などの法人割引を受けられたりします。そのため、出張経費の削減に期待ができます。

法人クレジットカードを利用する

出張経費の決済をするときに、法人用のクレジットカードを利用することも検討してみましょう。
法人クレジットカードは、出張経費そのものを削減できるものではありません。しかし、決済の際に、法人クレジットカードの使用するこで、マイルやポイントを貯めることができます。
法人クレジットカードによっては、貯まったマイルで海外出張の航空券を手配できたり、ポイントを使ってホテルを手配できたりします。
このように、法人クレジットカードを有効に活用すれば、少しお得に出張を手配することができます。また、クレジットカードなので、経費精算の手間も削減することができます。

出張旅費規程を作成する

出張が多い企業では、出張旅費規程の作成もおすすめです。この規定を作成することで、まず出張費の範囲が明確になります。加えて、出張先の距離に応じて支給額を固定したり、費用項目ごとに金額の制限を設けたりすることができます。これにより、イレギュラーな出張費が生じにくくなり、出張先や回数からだいたいの必要な経費もわかるようになります。

経費精算の手間を省く!出張経費精算システムとは?

出張経費に関するルールを決めることで、経理の経費処理がスムーズになります。とはいえ、会社の規模が大きくなったり、社員が増えたりすると、経費申請の数は増えていくいきます。そのため、どうしても経理の負担は大きくなってしまうでしょう。そんな課題の解決策として、出張経費精算システムの導入が挙げられます。
出張経費精算システムとは、出張をおこなう際に発生する出張経費の精算や承認、経費精算をデータでおこなうことができるシステムです。出張者本人、上長、経理担当など多くの人の時間と手間がかかっていた業務を効率化することに期待ができます。

おすすめの出張経費精算システム5選

それでは、どのような出張経費精算システムがあるのでしょうか。
ここではおすすめの出張経費精算システムを5つ紹介します。それぞれ料金や機能が異なるため、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

経費精算システム①:jinjer経費(ジンジャー)

出張経費の精算ってどうする?精算時の注意点、領収書・クレジットカードの取り扱いを解説
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 人事、勤怠管理、労務などのサービスと連携ができる
  • 各申請に対して部署ごと、個人ごとにワークフローを設定できる
  • 「駅すぱあと」と乗換案内連携しているため、通勤費や旅費交通費などの精算ができる
プラン 初期費用 月額料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 電子帳簿保存法の対応 会計ソフトとの連携

HR Light

100,000円

300円/1ID

あり

クラウド

×

×

HR Standard

150,000円

600円/1ID

あり

クラウド

×

×

HR Premium

200,000円

1,000円/1ID

あり

クラウド

×

×

経費精算システム②:楽楽精算

出張経費の精算ってどうする?精算時の注意点、領収書・クレジットカードの取り扱いを解説
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 出張申請をシステムに入力すると、訪問先や経路、金額などに社内規定の違反がないか自動でチェックする機能がある
  • 経費を事前に渡す仮払金の運用に対応し、返金額や精算額を自動計算する
  • 交通系ICカードをリーダーにかざすと、履歴を読み取り、経費申請のデータとして利用できる
プラン 初期費用 月額料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 電子帳簿保存法の対応 会計ソフトとの連携

100,000円~

30,000円~

あり

クラウド

経費精算システム③:Concur Expense(コンカーエクスペンス)

出張経費の精算ってどうする?精算時の注意点、領収書・クレジットカードの取り扱いを解説
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 出張中に使用した経費の計算や精算が自動的におこなわれる
  • システム内で経費規程を事前に定義し、不正経費支出を自動検知することでガバナンスの強化ができる
  • 交通系ICカードと連携し、定期区間は自動で除外して精算できる
プラン 初期費用 月額料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 電子帳簿保存法の対応 会計ソフトとの連携

Standard

0円

41,500円~

クラウド

Professional

問い合わせ

問い合わせ

クラウド

経費精算システム④:Traveler’sWAN(トラーベラーズワン)

出張経費の精算ってどうする?精算時の注意点、領収書・クレジットカードの取り扱いを解説
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 日本特有の精算文化に対応した国産システム
  • 外貨での仮払いや、柔軟な為替計算ができ、複雑な海外出張手配の手間を減らせる
  • BPOサービスを組み合わせて伝票チェックなどの単純作業をアウトソースできる
プラン 初期費用 月額料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 電子帳簿保存法の対応 会計ソフトとの連携

SaaS型

400,000円~

20,000円/50ライセンス

30日間

×

クラウド

プライベートクラウド

230,000円/100ライセンス

×

クラウド

オンプレミス型

1,650,000円

53,000円/100ライセンス

×

オンプレミス

経費精算システム⑤:eKeihi(イーケイヒ)

出張経費の精算ってどうする?精算時の注意点、領収書・クレジットカードの取り扱いを解説
HPより

➤ 公式サイトでチェック

  • 2,000社以上の導入実績、国内シェア上位
  • 領収書はスマホで撮影して清算書に反映ができる
  • 経費精算以外にも社内諸届、稟議書、年末調整申告書などに社内のあらゆる書類の電子化ができる
プラン 初期費用 月額料金 無料トライアル スマホアプリ システム形態 電子帳簿保存法の対応 会計ソフトとの連携

eKeihi Cloud

0円

29,000円~

30日間

クラウド

eKeihi

650,000円~

年間72,000円~

30日間

オンプレミス

いつでも正しい出張経費の精算をおこなえるように

出張経費に関しては、法律で決まりがないため社内で出張旅費規程をしっかり作成し、周知することが大切です。そうすることで、出張経費の適正化および無駄のない経費の使用ができるようになるでしょう。また出張経費精算システムを利用することで、経理側の業務負担も軽減されます。今回紹介したシステムのなかにはトライアルが可能なものもあるため、ぜひ試してみてください。

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