出張管理システムとは?導入のメリットやサービス5選の紹介あり!

近年、社会では働き方改革関連法が順次施行され、従業員の生産性や仕事の効率性が重視されています。営業活動や勤怠管理にシステムを導入して、従業員の業務負担の軽減に成功した企業も多いのではないでしょうか。今回は出張時に発生するフローを効率化する出張管理システムについて紹介します。

出張する際の通常の流れ

出張管理システムとは?導入のメリットやサービス5選の紹介あり!
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通常、企業は、出張における取り決めを「出張旅費規程」として設けています。これには、出張の定義やその期間の労働の扱い方、費用に関する事項などが示されています。
そして、従業員は出張の予定が入ると、この出張旅費規程に基づき下記のような工程が発生します。

  1. 出張申請
  2. 上長承認
  3. 交通、宿泊先の手配
  4. 出張者本人が費用立替
  5. 経費申請
  6. 上長承認
  7. 経理部が経費精算

出張者本人の申請から、経理部の経費精算処理までの流れを簡単に示していますが、出張者本人、上長、経理と多くの工程があることがわかります。
出張は、その期間、往訪先、交通手段、宿泊の有無などが一様ではなく、申請ごとに内容が異なります。また、出張で発生する費用は、多くの場合、会社の経費として処理されます。
そのため、申請が適切であるか、出張者本人に適切に支払われるのか、というチェックにも細心の注意が必要です。

このような、出張に関する申請や出張者の管理、経費精算処理に関する業務を出張管理といいます。この出張管理については、それぞれの企業で出張旅費規程や承認プロセスなどを設け、管理がおこなわれているのです。

出張管理の現状の課題

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上記で紹介した出張管理業務ですが、企業の現場ではどのような課題を抱えているのでしょうか。
出張管理の現状の課題は、一般社団法人日本CFO協会が287社を対象に行った出張旅費に関するアンケート調査にみることができます。

参照:出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策|一般社団法人日本CFO協会

出張管理の課題①:出張旅費規程の理解が不十分な従業員がいる

1つ目の課題は、出張旅費規程の理解が不十分な従業員がいるということです。
「出張旅費規程を従業員は理解しているか」というアンケートをおこなったところアンケート実施企業のうち29%が「理解が不十分」「理解していない」と回答しています。つまり、約3割の企業の従業員が自社の出張旅費規程を把握していないということです。
出張旅費規程には、どの経費が出張旅費規程に含まれるか、限度額はいくらまでか、などが定められている場合が多いです。この認識が誤っていると、従業員は知らず知らずのうちに社内規制を違反してしまう可能性があります。

出張管理の課題②:海外航空券の規定は明示されていない企業がある

2つ目は、海外航空券の規定は明示されていない企業があるということです。
海外出張における航空券の規程は、「明示されていない」「あまり明示されていない」と回答した企業が52%ありました。これは、会社側から従業員に海外出張時の航空券の規程をはっきりアナウンスしていないということになります。
海外出張となると交通費は普段の移動より高額になる可能性が高く、低コストとはいえません。少しでも多くの利益を運用するためには海外出張のコスト削減も考えなければいけない部分です。会社から従業員へアナウンスして規定の徹底を促す必要があります。

出張管理の課題③:上司による出張旅費規程の違反チェックが不十分

3つ目は、上司による出張旅費規程の違反チェックが不十分という点が挙げられます。
「上司が部下の出張旅費規定を守ってるか」というアンケートでは「上司がほとんどチェックしていない」「上司のチェックが不十分」と回答した企業が41%ありました。
会社の経費を使う際に、規定の遵守は必須です。旅費に関しても上司がしっかりチェックして、組織の経費管理をおこなうべきといえるでしょう。

出張管理の課題④:多くの企業で出張旅費の不正が発生している

4つ目は、出張旅費の不正が発生しているという点です。
出張旅費規程の違反の発生有無に関しては、75%の企業が「多かれ少なかれ発生している」と回答しています。
上記のアンケート結果にも見られますが、旅費規程に関する従業員の認識の甘さを利用した不正請求がおこなわれている可能性も考えられます。

出張管理の課題⑤:多くの企業で出張経費に関するコスト削減の取り組みがされていない

最後に、出張経費に関するコスト削減の取り組みがされていないということが挙げられます。
出張旅費のコスト削減の取り組みの有無に関して国内出張では29%が「取り組んでいない」、国外出張では、52%「取り組んでいない」と回答しています。
したがって、出張経費に関するコスト削減の取り組みがされていない企業が多く存在することがわかります。会社を経営するうえでコストが0円になることはありません。しかしながら、削減することは可能です。地道なコスト削減が会社にとって利益になりうる可能性もあります。出張旅費においても余分なコストがかかっていないか確認し、不必要な経費はカットするべきなのではないでしょうか。

出張管理システムとは?

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上記で紹介した課題の解消法として、出張管理システムの導入が有効です。
出張管理システムとは、出張申請からチケットの手配、経理での旅費精算までの出張をおこなううえで必要な工程を一元管理するシステムのことです。
加えて、出張先の現地情報をあらかじめ確認できる危機管理機能や、出張先の動きを可視化できる機能があります。またシステムで管理することで出張の履歴が残るため、そのデータから最適な出張ルートを解析することもできます。

このような出張コストの削減を目的とした施策のことをBTM(Business Travel Management)と呼びます。自社でBTMを実行しようとすると、時間や費用がかかるため、出張管理システムのサービスが存在しています。

出張管理システム導入のメリット

ここでは、出張管理システムを導入することで生まれるさまざまなメリットを紹介します。
現状の出張管理に関する課題解決に繋がるのではないでしょうか。

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出張規定を厳守して不正防止

多くの会社には、出張時の交通手段や宿泊費の上限金額などが定められた出張旅費規程が存在します。
通常、出張の予定が入ると出張者本人がその規定に従って交通の手配や宿泊先の予約を取っていることが多いでしょう。そして、そこで生じた費用は本人が一旦立て替えて後日、経費精算が行われます。
しかし、システムを導入して、あらかじめ交通手段や宿泊費の制限を越えないように設定をおこなえば、自動的に規定を超える経費は使用することができなくなります。これにより、カラ出張や規程違反の経費利用など従業員の不正を防止することができます。

経費削減ができる

出張管理システムを法人契約した場合、鉄道会社や航空会社、ホテル、レンタカー会社などから法人契約限定の割引を受けられる場合があります。サービス内容は変わらず、割引によってコストを抑えれるため、出張費に関する経費を削減することができます。

出張管理のプロセス効率化

従業員にとって、出張の際に工数がかかるのは、交通や宿泊先の手配や経費精算ではないでしょうか。
出張管理システムは、出張する際に必要な社内申請や交通手配、経費精算などすべてを一括で管理できるため、出張時にかかる手間を減らすことができます。削減した時間はほかの業務に使うことができ、業務効率の向上に期待できます。

緊急時の対応がスムーズ

システムで出張に関するデータがすべて管理されるため、出張者がそれぞれどんな交通経路で移動しているか、宿泊先はどこなのか、など出張者のだいたいの動きを把握することができます。そのため自然災害やテロなどの有事があった際、確認先が明確で自社の従業員の安否をスムーズに確認することができます。
またサービスによっては、現地の情勢や渡航者データを提供してくれるサービスもあるため、危険な状況から従業員を守るリスクヘッジとして活用することができます。

おすすめの出張管理システム5選

ここでは、出張管理システムを5個紹介します。サービス導入時の参考にしてみてはいかがでしょうか。

出張管理システム①:Concur Travel(コンカートラベル)

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Concur Travelは、世界トップシェアの出張・経費管理クラウドベンダーであるコンカー社によって運営されています。クラウド型の出張管理システムで、場所や時間を選ばずに出張予約ができ、スケジュール管理や経費精算までを円滑にすることができます。
出張スケジュールや出張費の管理を容易にする多くの機能が搭載されており、出張者が多い企業や海外出張が多い企業にとっては、出張管理の処理を効率化し、ガバナンスと経費のコストカットが期待できます。
また出張中の従業員の所在もシステムで確認することができ、有事の際の安全確認も滞りなくおこなうことができます。

出張管理システム②:BT-Compass(コンパス)

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BT-Compassは、イオングループの旅行会社であるイオンコンパス社が運営しており、JALやANAの航空券や新幹線、ホテルの予約を1つのポータルに結合した出張管理システムです。出張に関する手配を一括管理することで、出張費の現状分析をおこない、経費削減に期待できます。また法人契約をおこなうことで法人専用のお得なプランを予約することも可能です。
精算に関しては、BT-Compassから一括で会社に請求をおこなうため、出張者本人の立替や経理の精算業務の負担削減にも有効です。

出張管理システム③:J’sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)

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J’sNAVI NEOは、旅行やビジネス渡航のプロフェッショナル・JTBビジネストラベルソリューションズ社によって開発されました。出張の申請からチケットの手配、精算まで一連の業務の効率化を最優先して考え抜かれ、出張に関係する部門の業務をワンストップで完了することができる出張管理システムです。
システム形態はクラウドかオンプレミスかが選択でき、システムの利用人数も問わないため、企業規模や状態に合わせて利用することができます。
同社独自の高度な出張手配と管理機能に合わせて、経費精算機能も連携しているため、出張者や承認者や経理の業務効率化と生産性向上に期待ができます。

出張管理システム④:Racco(ラッコ)

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楽天社が運営する総合出張予約・管理サービスRaccoは、約10,600社に活用されています。有料の出張管理システムが多くありますが、こちらは初期費用や月額利用料は0円で利用することができます。
予約制御機能があり、出張の予約データは管理画面に集約できるため、「誰が」「いつ」「どこに」「いくら」を管理者がリアルタイムで確認することができます。そのため、従業員の動きも常に把握することができ、災害時のリスク管理もおこなうことができます。
他にも法人限定プランでお得に出張の計画を組むことができたり、かかった出張費を請求書をまとめたりすることができます。

出張管理システム⑤:AI Travel(エーアイトラベル)

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AI Travelは、無駄な時間とコストが多い出張手配業務をデザインとテクノロジーの力で解決し、出張手配にまつわるさまざまな負担を削減することに特化した出張管理システムです。
具体的には、国内外の出張手配や出張ワークフローの一括管理、出張経費の一元管理・分析、会計ソフトのデータ入力などが可能です。サポートには専門のコンサルタントがつき、データを活用した改善策の立案や分析、出張コストの適正化を支援してくれます。
2017年にはグッドデザイン賞(Webサービス部門)を受賞しており、複雑な出張管理をわかりやすく表現できているとして評価されています。

出張管理システムはコストの削減と労働生産性の向上をもたらす

出張管理システムを導入することで、出張に関する経費が可視化でき、企業のコスト削減につながります。また出張手配や経費精算の業務がサービスで一括管理できることで業務負担が減り、従業員のコア業務に集中できる時間を増やすことができます。
上記で紹介したサービスから自社の出張業務の特徴に合うサービスを見つけてみてはいかがでしょうか。

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