営業活動を効率化して生産性を向上するには?6つのおすすめのツールも紹介

売上を向上させ、企業を成長させるために営業活動は必要不可欠です。
ただ、単に営業活動といっても、その業務は多岐に渡ります。
そんな営業活動を効率化することができると、成果をさらに向上させるためのきっかけになるかもしれません。
この記事では、自社の営業活動においてどんな業務が効率化できるのか、またどのようなシステムやツールを使うことで業務を効率化できるのかを紹介します。

営業活動を効率化するには

営業を効率化するには
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企業が成長し続けるには、売上や利益を継続して伸ばす必要があります。そのうえで重要な役割を担うのが営業職です。
営業担当が売上を獲得し収益を向上させることにより、新たな投資や人員の拡大へつなげることが可能になります。

企業が継続して売上を伸ばすうえで重要となるのが、営業担当の生産性向上です。
生産性とは、投下した労働量に対して産み出された成果物の割合を意味しています。
またこの生産性を向上させるためには「①投下する労働量を減らす(=業務工数・時間を減らす)」「②産み出される成果物の量を増やす(=売上・利益を上げる)」という2種類の手段で実現することが可能です。
以下では、具体的にどんな施策を打ち出すことができるのかを紹介します。

営業活動にかかる時間やコストを削減する

1つ目は営業活動にかかる時間やコストを削減する方法です。
例えば、営業活動をおこなう際には、対象企業の選定や提案活動を実施するための顧客の事前調査や資料の作成、また実際に訪問する際に発生する移動時間など、営業活動に付随した業務や作業が発生します。

こういった時間を削減し、本来時間を投資するべき営業活動に集中することで、より効率的な営業活動をおこなうことが可能になります。
具体的には、営業活動を支援するさまざまなシステム、ツールが提供されているため、費用とのバランスを考慮しつつ自社に最適なものを導入して、営業活動を効率化するといった方法が挙げられます。

同じ労働量で得られる売上、利益を増やす

もう1つが同じ労働量で得られる売上、利益を増やすという方法です。簡潔にいうと営業担当それぞれの質の向上です。
1件の商談の質を向上させることにより、同じ稼働時間であっても生産性を向上させることが可能になります。

ただしこの場合では、より優秀なマネージャーが営業担当の教育をおこなう必要があり、また育成にも時間がかかってしまうため、生産性を高めるうえで即効性の高い手段ではありません。

営業活動で効率化できるポイント

営業効率化ポイント
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ここでは上で述べた営業活動の時間やコストについて、どのように効率化が図れるかを紹介します。
顧客管理・ノンコア業務・移動時間・タスク管理など自社の営業担当がどういった業務に時間を割いているか一度棚卸しして整理してみてはいかがでしょうか。

顧客情報・リスト管理

営業活動をおこなううえで重要なのがターゲットとすべき顧客の選定です。
「どの営業担当」が「どの商材」を「いつ」「誰に」提案していたかを把握するために多くの時間や工数をかけている企業も多いのではないでしょうか。

顧客管理のためのシステムやツールを活用することで、より効率的に顧客管理をおこなうことが可能になります。この顧客を管理するためのシステムは、SFAやCRMといったものが挙げられます。

ノンコア業務

営業活動をおこなうにあたり、訪問する企業の事前調査や想定課題の抽出、実際に提案する商材の資料や契約書の作成など、直接的な営業活動ではなく間接的な事務業務、いわゆるノンコア業務が多く発生します。

こういった作業は営業代行サービスや業務委託などのサービスを活用することである程度効率化することができます。
そうすることで、本来時間を割くべき営業活動の時間を確保することが可能になり、効率的な販促活動へ繋げることが可能です。

移動時間

お客様へ訪問する際にどうしても発生してしまうのが移動時間です。
スマートフォンなどを活用することで、移動時間中にもメール対応や資料の確認をすることはできますが、遠方のお客様の訪問になるとどうしても長時間拘束されてしまい、効率よく営業活動を推し進めることができなくなってしまいます。

またこの際、移動にかかる金銭的コストも当然のように発生します。
もし必ずしも訪問が必須でないのであれば、Web会議や電話などを利用して移動時間および移動コストを抑えることも効率化の1つの手段として有効かもしれません。

タスク管理

マネジメントを任されている人であれば、自身の部下がどういったお客様を担当し、それぞれの顧客に対してどういった対応をしているのか、進捗の管理も含めてしっかりと把握する必要があります。
Excelなどを用いてメンバーごとに個別に管理することも可能ですが、タスク管理ツールや日報管理ツールといったツールを活用した方がより効率的に管理することができます。

こういったツールを活用することにより、効率的に各メンバーの業務を把握し、売上を伸ばすためにどういったアクションを実施すべきかという戦略設計の時間をより多く確保することが可能になります。

営業活動を効率化するのにおすすめのツール

営業効率化おすすめツール
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ここまで、どんな営業活動を効率化できるのかを4つの切り口で紹介しました。
この章では効率化を実現するために活用できる具体的なツールを、「どんなツールなのか」、「どんな業務を効率化できるのか」という切り口で紹介します。

ERP

ERPとはEnterprise Resource Planningの頭文字をとったものであり、企業の資源であるヒト・モノ・カネを有効活用するためのシステムです。
ERPとは、しばしば基幹システムとも呼ばれ、人事情報や在庫状況、受注状況、会計など企業内のあらゆる情報を一元管理するためのツールです。

ERPを導入することで、異なる部署の情報をより効率的に把握することが可能になり、これまで情報共有に割いていた時間を削減することが可能になります。
ERPについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

関連記事:ERPとは何か?わかりやすく解説|導入のポイント、クラウド型ERPまとめ

CRM

CRMとはCustomer Relationship Managementの頭文字をとったものであり、顧客管理システムと呼ばれます。
CRMを利用することで顧客データを統合し、既存顧客や見込み顧客へのメールの配信、アンケート機能やセミナー・イベントの集客管理などが可能になります。

またさらに、顧客との取引状況の現状を把握したり、顧客満足度の向上に向けた活動をおこなったり、さらにそれを可視化したりすることも可能です。
CRMについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

関連記事:CRMとは?導入のメリット、SFAやMAとの違いなどCRMの疑問すべて解決

SFA

SFAとはSales Force Automationの頭文字をとったものであり、営業支援システムのことを指します。
CRMがどちらかというとマーケティング向けのサービスであるのに対し、SFAは営業向けのサービスです。
SFAでは、顧客データ管理機能に加えて、どういった商談を実施しているのか、売上の推移、案件獲得に向けたToDo管理、見積等の書類作成、日報管理などを管理することができます。

これらの機能を活用することで営業状況全体を可視化することができ、次にどういうアクションを実施すべきかをよりスピーディに判断することが可能になります。
SFAについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

関連記事:SFAとは?導入前に知っておきたい8つのメリットと5つのポイント

オンライン商談ツール

オンライン商談ツールとは、訪問し対面した状態での商談ではなく、インターネット越しに商談を実施するためのツールです。
オンライン商談ツールを活用することで、これまで訪問するために費やしてきた移動時間や移動コストを削減することが可能です。
また特別な場合を除いて訪問する必要がなくなるため、これまで遠方だから商談を実施することができなかった顧客とも接点を作ることが可能になります。

必ずしも訪問が必要でない場合はオンライン商談ツールを活用することでより効率的に営業活動をおこなうことが可能になります。
オンライン商談についてさらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

関連記事:オンライン商談とは?ツール導入前に知っておきたい5つの活用シーンとメリット

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、これまで獲得してきた名刺をクラウド上にアップロードし、管理するためのツールです。
サービスによってはカメラ認識機能(OCR)も取り入れられており、スマートフォンで写真を撮影するだけで自動的に文字が認識され、ユーザーが手入力する手間を省略できます。
この名刺管理ツールには、個人で利用するタイプのものから法人契約で利用するタイプのものまであります。

いずれの場合でも名刺をアップロードしておくだけで、どこにいても過去に獲得した名刺情報を獲得することができるというメリットがあります。
また法人として利用する場合には各従業員が獲得した名刺をシェアすることも可能になり、訪問先のどの人と自社内の誰が会っているのかなどを把握することができるので、効率的に顧客へアプローチすることができるようになります。
名刺管理ツールに関して詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

関連記事:法人向けクラウド名刺管理17選、名刺管理をもっと簡単に。

タスク管理ツール

タスク管理ツールはToDo管理や進捗の管理、資料の共有、コメントの追加、情報の検索などができるツールです。
タスク管理ツールを導入することで複数名でプロジェクトを進めている際にも、各人が実施すべきタスクが何か、またどの程度進捗しているかを把握することができ、よりスピーディにプロジェクトを推進することが可能となります。

タスク管理ツールについて知りたい方は以下の記事をご覧ください。

関連記事:おすすめのタスク管理アプリ10選|共有・カレンダー・PC連携の機能比較表あり

営業活動を効率化して、生産性を向上させよう

営業活動には、商談や接客だけでなく、付随するさまざまな業務があります。
これらの付随業務はシステムやツールを導入することで効率化することも可能です。
自社の営業活動において、どういった業務があるかをまずは洗い出したうえで、営業効率を上げることができるシステムやツールを導入し、より売上向上につながるような効率化を実現していきましょう。

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